Aplicación para escanear facturas: características y programas para tu empresa

Las facturas en papel están en vías de extinción, al menos en lo que respecta al mundo B2B.

La factura electrónica, obligada para todos a partir de algún momento de 2026, elimina cualquier factura o ticket en papel de la ecuación.

Pero hasta entonces, ¿qué? 🙄

¿Cómo te llevas a un registro digital el ticket que le han dado a la buena de Marta en un restaurante durante un viaje de trabajo?

Porque conservar el papel no es una opción: podría perderse, quedarse sin tinta... y hala, adiós a contabilizar y deducirte el gasto.

No, no: hay que saber digitalizarlas, y para ello nada como una aplicación para escanear facturas, tema en el que nos vamos a sumergir —bien sumergidos— a lo largo de las próximas líneas.

En ellas veremos la normativa en España que regula esto de la digitalización de facturas, qué es el famoso OCR en las facturas, el proceso de digitalización, los criterios para elegir... y una lista —la lista completa, de hecho— de programas para escanear homologados.

Vamos fuerte, sí 😂

¿Empezamos?

La importancia de digitalizar las facturas y los tickets de tu empresa

Al final, la importancia de digitalizar facturas acaba donde acaba: en la rentabilidad.

¿No te lo crees?

Si digitalizas las facturas en papel que le hacen a tu empresa por los gastos, te ahorras el espacio físico.

Porque claro, a la pregunta de cómo archivar facturas digitalmente se responde de la misma forma: en digital. En la nube, o en un disco duro, o en la memoria de un programa instalado en un dispositivo electrónico.

Y el ahorro de espacio físico es más rentabilidad, ¿no?

Como lo es la seguridad de saber que no vas a perder la factura. No se va a romper, ni se va a quedar sin tinta, ni se va a quedar olvidada en cualquier carpeta. 

Y si te aseguras no perderla, te la deduces. Y si te la deduces, tu rentabilidad aumenta. 

La digitalización de facturas también te trae eficiencia y eficacia. La eficiencia viene del hecho de poder acceder a las facturas digitalizadas desde cualquier parte del mundo.

¿Quieres consultar algo estando de viaje? No, ya no hace falta que llames a tu equipo de contabilidad; buscas en el registro digital y ya está, ahorrándole tiempo a todo el mundo.

¿Y la eficacia? Pues viene de automatizar el proceso de picar los datos de las facturas en el teclado. Si lo haces a mano, los errores afloran y hay que dedicar tiempo a subsanarlos.

¿Y qué son la eficiencia y eficacia si no un paso más hacia el aumento de la rentabilidad?

Es definitivo: aplicación para escanear facturas, un sí total 🙌

La normativa en España sobre la digitalización de tickets y facturas

Al loro, que la ley tiene algo que decir al respecto.

Ya en 2007 se aprobaron la Orden EHA/926/2007, de 10 de Abril, de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, y la Resolución de 24 de octubre de 2007 sobre homologación del software de digitalización.

Fue el primer paso de la digitalización de facturas, que está culminando en el reglamento que terminará de obligar a las empresas a emplear la factura electrónica en el mundo B2B.

¿Qué decían aquellas regulaciones?

Pues que era legal digitalizar facturas y deshacerse de los papeles, aunque para eso la aplicación para escanear facturas tenía que estar homologada.

Al usar una aplicación homologada, tu empresa y la Agencia Tributaria os aseguráis de que la imagen escaneada es fiel a la realidad.

¿Y si escaneas una factura con un programa para escanear no homologado? Pues que sí que tienes la obligación de conservar los papeles originales.

Pero lo dicho: estamos inmersos en mitad de un proceso que va a obligarte a emitir facturas electrónicas a otras empresas... y a recibirlas.

Directamente, además: sin papel.

Pero hasta entonces, lo que prevalece es la normativa actual: puedes escanear facturas y tickets de tus gastos, pero si no lo haces con un programa homologado, debes conservar el papel.

Dicho esto, ¿nos metemos un poco más en harina con las aplicaciones para escanear?

Características de toda aplicación para escanear facturas

Te pones a buscar aplicación para escanear facturas... y échale horas, que las opciones no son pocas, como veremos enseguida.

¿Qué distingue unas de otras?

Pues la precisión, por ejemplo; si la app escanea una factura y te devuelve textos que no se leen, maaal 👎

La velocidad es otra característica interesante; ¿recuerdas los míticos escáneres, que tardaban cinco minutos en digitalizar una hoja tamaño A4? 😅

Ahora, estas aplicaciones, en tan solo unos segundos pueden escanear, leer la imagen para convertirla en datos y hacer con ella lo que quieras: almacenarla, enviarla por correo electrónico, exportar los datos a tu software de facturación...

El límite de escaneos también debe ser tenido en cuenta.

¿Y eso?

Pues porque emplean una tecnología llamada OCR o reconocimiento óptico de caracteres. El OCR permite leer digitalmente los números y letras que aparecen en el papel.

El OCR y las facturas digitalizadas, con sus datos bien reconocidos, están íntimamente relacionados 🫶

Pues bien: las aplicaciones suelen limitar el uso de lecturas OCR.

¿Y qué más?

¿Los formatos, quizá? Porque todo el mundo conoce el PDF, ¿pero le va bien el PNG? ¿Y el JPEG?

También es interesante que el programa de escanear facturas permita una validación manual humana; es decir, un proceso de aprobación.

Por si acaso, ¿no? Aunque no sea taaaan automático.

La identificación de duplicados es otra característica común. Si escaneas una factura dos veces, ¿te avisa?

Y para terminar, obviamente, vamos con una pareja crucial: ¿qué precio tiene? Y sobre todo: ¿es una de las aplicaciones homologadas por la Agencia Tributaria, para que puedas deshacerte de los papeles?

Hacemos un resumen rápido de las características antes de continuar 👇

• Precisión 
• Velocidad de uso
• Alternativas para decidir qué hacer con el resultado
• Límite en escaneos OCR de facturas
• Formatos de exportación
• Posibilidad de validación manual de los datos
• Identificación de duplicados
• Homologación
• Precio

Las ventajas de las lecturas OCR

Pues sí; resulta que la tecnología OCR no está bien, sino genial. Fenomenal.

Con esa precisión eliminas los errores leyendo datos, por lo que puedes hacer los registros contables automáticamente sin temor a equivocarte.

También puedes controlar fácilmente los documentos escaneados y los datos extraídos, lo que te da agilidad para hacer el control presupuestario, analizar y gestionar los gastos de empresa, tomar decisiones informadas, etc.

¿OCR y facturas? Todo ventajas, sí.

¿Qué información deben extraer las aplicaciones para escanear facturas?

Apliquemos la lógica: estamos hablando de aplicaciones para escanear facturas para contabilizar. Para escanear tickets de compra y llevarte el gasto a tu contabilidad.

¿Qué le pides a las facturas en imagen digital que luego se convierten en datos?

Pues lo mismo que a una factura en papel, claro:

• Datos fiscales del emisor de la factura
• Datos fiscales del receptor, en caso de no ser una factura simplificada
• Número de factura
• Fecha de la factura
• Concepto
• Base imponible, impuestos aplicados y cantidad total

Lo dicho: lo lógico.

El proceso de escanear facturas

¿Quieres empezar a escanear porque lo leído hasta ahora te ha sonado muy bien?

Empieza pensando por qué: ¿qué objetivo tienes? 

¿Ahorrar espacio? ¿Reducir el consumo de papel? ¿Ahorrar tiempo optimizando el proceso administrativo?

Con eso claro, pasa a la chicha: ¿cuántas facturas vas a digitalizar? ¿Todas las que recibas en papel? ¿Cuántas son al mes?

La previsión de gastos quizá te dé alguna pista en este punto 😌

También tendrás que elegir la aplicación para escanear facturas, algo que estás haciendo muy bien si ya has llegado hasta aquí leyendo.

Define entonces el proceso de trabajo: ¿cómo se escanean las facturas? ¿Quién lo hace? ¿Dónde se envían una vez escaneadas?

Añade esa info en la política de gastos, implementa el programa... y a funcionar.

Para acabar, un bucle: haz seguimiento, evalúa el proceso y mide. 

¿Se cumplen los objetivos? Genial, sigue así.

¿No se cumplen? Pues a ver cómo se mejora... y así una y otra vez.

Fácil, ¿no? 🤙

Ojo: criterios para elegir aplicación para escanear facturas

¿Vamos acabando?

Antes de pasar a los programas, repasemos un poco las características, que también serán los criterios que debes considerar para quedarte con uno u otro.

Decíamos esto:

• Límite de escaneos OCR, que aseguran la calidad
• Velocidad y facilidad de uso
• Opciones de registro o envío de los datos escaneados
• Formatos ofrecidos
• Si permite la validación manual
• Si identifica facturas duplicadas
• Si es una aplicación homologada, para que puedas tirar luego la factura original en papel
• Y el precio, claro

Y ahora sí, llegó el momento: ¿con qué aplicación para escanear facturas te quedas?

Vaaamos con ellas.

Todos los programas para digitalizar facturas homologados

¿Todos, todos?

Todos, todos, sí. O al menos, los homologados que te permiten deshacerte del papel una vez hagas el escaneo.

Los tienes aquí, en el listado actualizado por la Agencia Tributaria.

Algunos son para autónomos y pymes, otros para empresas de todos los tamaños, algunos reconocen duplicados, otros no, los hay más lentos, más fiables... en fin, que hay de todo.

DE-TO-DO.

Nosotros solo vamos a rescatar alguno.

#1 Holded

Holded es un conocido software de facturación que, mira tú por dónde, tiene un OCR para leer facturas en papel, escanearlas y conservarlas.

Tiene la garantía de ser una empresa muy reconocida, por lo que en principio te puedes fiar de lo que ofrezcan los escaneos.

Otro aspecto positivo es que cuenta con app tanto en iOs como en Android, por lo que además de en la aplicación online, podrás consultar los datos de las facturas desde tu móvil en cualquier parte del mundo.

Como programa de facturación especializado, también identifica facturas duplicadas y, en efecto, está homologado para digitalizar facturas. De hecho, está apostando fuerte por la transición a la factura electrónica.

Como punto a mejorar podríamos poner el del precio, pues el límite de escaneos OCR al año es, en el plan más caro —199 €/mes—, de 1.500.

¿Suficiente? 😐

#2 Anfix

Mira, otra tecnología financiera la mar de interesante.

Está especializada en contabilidad e impuestos, por lo que también toca el palo de la facturación y tiene un OCR de reconocimiento.

Te ayuda con la facturación de la empresa, especialmente con la emisión. También con el control de la tesorería, a llevar la contabilidad ejercicio tras ejercicio y a presentar los impuestos.

Un todo en uno, vamos, que también cuenta con app para el móvil y obviamente está homologado por la Agencia Tributaria para el escaneo.

Entre sus planes, el más barato —1,49 €/mes— te permite un máximo de 60 escaneos al año, mientras que el premium —67,49 €/mes— llega hasta los 1.500 escaneos anuales.

Volvemos a preguntarte: ¿suficientes? 

1.500 escaneos al mes son 125 al mes.

¿Tu empresa no reúne más de 125 facturas de gastos al mes, en serio? 🧐

Solo Marta, en el viaje de antes, ojo:

• Factura de los billetes de tren
• Factura del hotel
• Factura del taxi con el que va a la cena
• Factura del restaurante donde cena
• Factura del taxi de vuelta
• Factura del desayuno en el bar

Suponiendo que sea un viaje de un día, que podría ser de más.

Si sois una empresa grande, con un equipo numeroso que reúne muchos gastos de viaje en sus notas de gastos... 1.500 escaneos podrían quedarse cortos.

¿Qué tal si dais con una solución especializada en el escaneo de los gastos y que se centre en ellos?

¿Qué programa de la lista cumple con esas premisas?

En la página 7 del documento de Hacienda aparece Pleo, antes de 365 Agile Expenses y después de OnBase Digitalización Certificada.

#3 Pleo, la mejor aplicación para escanear facturas

Para eso y muuuuucho más.

El hecho de estar en esa lista ya le convierte en solución homologada por la Agencia Tributaria, por lo que si te lo quedas para tu empresa, te despides de los incómodos papeles.

¿Y qué más?

Pleo facilita enormemente el seguimiento de gastos a partir del trío gasto-registro-contabilidad, algo de lo que no pueden presumir la grandísima mayoría de programas de esa lista.

¿Cómo lo hace?

Pues funcionando con tarjetas de empresa; reparte las tarjetas Pleo a tu equipo y configura cada tarjeta individualmente con límites de gasto.

Luego, cuando tu equipo se vaya de viaje o tenga un gasto de trabajo, que emplee las tarjetas para pagar... y ahora, ahora viene la magia.

Cuando Marta paga con su tarjeta Pleo en un restaurante la cena con un cliente, le dan un ticket.

Lo que hace es, en ese momento, abrir la app del móvil, hacerle una simple foto al ticket, enviarla a que se valide su responsable... y listo 🤟

Así de fácil, sí:

• La factura simplificada o ticket se organiza digitalmente con un módulo especial de gestión de facturas
• El gasto se registra y se categoriza automáticamente, aunque se revisa antes en cuestión de segundos por si hubiera que modificar algo
• El gasto pasa a formar parte del total, que tú, como CFO, puedes revisar en tiempo real para tomar las decisiones que estimes oportunas
• Y llegado el momento «legal» donde declarar el ejercicio, desde Pleo puedes exportar todos los tipos de gastos a tu software de contabilidad en un par de clics

Con eso te aseguras la ausencia de errores y optimizar tu ejercicio fiscal; tu Impuesto de Sociedades lo agradecerá —aunque más bien, el efectivo de la caja—, así como el IVA.

Gracias al control de gastos férreo, no hay IVA deducible ni gasto que se te escape.

Por no hablar de la productividad: nada de picar datos a mano, de sacar números de un PDF o de molestar a los demás consultando datos en facturas ya almacenadas.

Porque claro, Pleo está disponible desde el móvil de todo el mundo y desde el panel de administración para los managers.

Si es que... ¿hace falta más para elegir este dos en uno como es Pleo?

Ya sabes: aplicación para escanear facturas... y para llevar una gestión de gastos de diez ✌️