Automatización de procesos: a automatizar tareas, se ha dicho

A ver si te suenan estas tareas: las laaargas y repetitivas. Complejas en muchos casos. Tediosas, que consumen recursos y no parecen tan importantes.

Y aun así, hay que hacerlas para que tu empresa funcione. Qué molestas son.

Te suenan, ¿no? 

Pues bien: con la automatización de procesos te las puedes quitar de encima en un periquete.

Sí, automatizar procesos con tecnología es sencillo, rápido y tremendamente productivo.

Deja atrás las pérdidas de tiempo innecesarias, la falta de eficiencia y los gastos de más, que arrancamos con una buena dosis de automatización de procesos de negocio.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste, simple y llanamente, en utilizar tecnología para ejecutar tareas, a menudo repetitivas y tediosas.

Es decir, es aprovechar los avances tecnológicos en forma de herramientas y servicios para automatizar procesos operativos y hacer más fácil el día a día.

Que una alarma te avise para pagar una nómina, por ejemplo, ya es un buen ejemplo de automatización de procesos de negocio.

En tu empresa, la automatización de procesos te puede reportar maravillosos beneficios como aumentar la productividad, estandarizar operaciones o mejorar la satisfacción de los clientes.

Pero no nos adelantemos, que las ventajas vienen luego.

Tipos de automatización de procesos

Partimos de que automatizar procesos implica mezclar tecnología y tareas. Pero… ¿de qué forma?

Según el tipo de automatización elegido, la solución implicará unas cosas u otras, aunque siempre con el mismo fin: liberar a tus trabajadores de los procesos más tediosos y repetitivos, con todo lo bueno que eso conlleva para tu empresa.

Pero te vamos a contar cuáles son los tres tipos principales de automatización de procesos: las macros, la automatización IT o ITPA y la automatización robótica o RPA.

Automatización #1: Macros

¿Te suenan de Excel?

Una macro es un conjunto de instrucciones que se ejecutan de forma secuencial cuando reciben la orden de iniciarse.

El detonante es una activación manual por parte de alguien; desde ahí, te despreocupas y ya se van concatenando las acciones programadas por sí solas.

Un ejemplo claro y sencillo podría ser la programación de una macro en un libro de Excel que, al ejecutarla, copie los estilos deseados en todas las hojas de cálculo: la primera columna de un color, bordes de las celdas, tamaño de las celdas, etc.

Es la forma más básica de automatizar procesos, y aun así ya queda patente el ahorro de tiempo que podría suponer.

Automatización #2: ITPA

Hace referencia a la automatización de procesos IT, un avance con respecto a las macros porque facilita a los departamentos de tecnología coordinar distintos flujos de trabajo y procesos multifuncionales, ahorrando el tiempo y coste que supondría hacer las gestiones de forma manual.

¿Qué procesos ejecuta el equipo de IT en una empresa común?

Pueden administrar solicitudes, supervisar los sistemas de software y hardware, solucionar errores, controlar los sistemas de seguridad, realizar tareas de mantenimiento, etc.

En el caso de la administración de solicitudes, por ejemplo, se podría automatizar el sistema de seguimiento, de modo que este elimine las duplicadas y envíe el resto al responsable de recursos humanos que proceda.

También se podría programar un sistema de alarma mediante el que, por ejemplo, se ejecute la consola con un aviso de forma automática cuando la secuencia de comprobación —que determina si algo funciona como debería o no— falle, y que indique el momento exacto de la interrupción.

Eso evitaría tener que ejecutar las comprobaciones de forma manual y, una vez salte el error, tener que bucear en el código para buscar el momento clave que indique el origen del problema.

Automatización #3: RPA

RPA es el acrónimo de automatización robótica de procesos. 

Reduciéndolo a la máxima expresión, consiste en enseñar a un robot a hacer algo y que este lo repita 24/7.

Así es: la automatización de procesos robóticos va de enseñar tareas y secuencias de cualquier tipo al software, que aprenderá de forma autónoma y replicará cuando se lo pidas.

Simple y sencillo, ¿no?

Pongamos un ejemplo. La automatización RPA te puede ayudar a extraer datos de una web, a copiar y pegar información, a descargar archivos y ubicarlos correctamente, a analizar correos electrónicos, a nutrir una base de datos mediante una API… y un larguísimo etcétera.

Y es que la magia de la automatización de procesos RPA es que los software o bots se pueden adaptar a casi cualquier interfaz. 

Hay soluciones para todo, sin necesidad de cambiar sistemas o procesos internos para implementarlos.

Ventajas de la automatización de procesos

Entonces, ¿qué beneficios ofrece la automatización de procesos de negocio? Seguro que a estas alturas ya sabes por dónde van los tiros, pero vamos a rematar la faena con las principales ventajas de las empresas automatizadas. 

1. Aumentan la productividad, al incorporar procesos automatizados que se encarguen de las tareas que más cuestan al equipo humano.
2. Estandarizan los procesos, al llevarse a cabo siempre de la misma forma cuando se automatizan.
3. Agilizan las cadenas de varios procesos, al ejecutarse de forma automática una o varias partes de la secuencia.
4. Aumentan la transparencia y el control: otra de las ventajas de las empresas automatizadas es que en ellas se registra cualquier acción, tarea, proceso u orden, por insignificante y rutinaria que sea. Y ese registro minucioso abre la puerta al control y la transparencia. 
5. Aumenta la disponibilidad del equipo humano de tu empresa, libre de las tareas que se pueden ejecutar de forma automática mediante tecnología. Y eso, hoy en día, es un factor directamente relacionado con el sexto punto.
6. Tus clientes estarán más satisfechos, al vivir una experiencia inmejorable con tu empresa automatizada durante todo su recorrido junto a tu marca. 

Y estas ventajas de la automatización, al final, ¿en qué repercuten?

En más ahorro y beneficios para tu empresa, que es precisamente el objetivo de incorporar la tecnología en tu día a día. 

Ejemplos de automatización de procesos

¿Vamos con unos ejemplos de automatización? 

Qué mejor que ver aplicaciones del día a día para terminar de comprender y asimilar el torrente de ventajas que tiene automatizar procesos.

Y para eso hemos escogido ejemplos de cuatro sectores en los que hay mucho —pero que mucho— potencial de automatización. 

Automatización de procesos de recursos humanos

Los equipos de recursos humanos se encargan de publicar anuncios, seleccionar candidatos, entrevistarlos, incorporarlos, gestionar los días libres, las bajas… Un sinfín de cosas para las que, si se quiere escalar, se hace más necesario que nunca automatizar.

Los departamentos podrían automatizar procesos de esta forma:

• Implementando una plataforma online para la formación continua de la plantilla. En ella, gracias a la automatización de los procesos el departamento de RRHH podría registrar a las personas en las formaciones que estime oportuno y controlar quién las ha completado.
• Utilizando una base de datos que registre solicitudes de empleo de forma automática a través de formularios, pudiendo filtrar rápidamente candidatos y hacer comunicados 1 a N. Adiós a las eternas pilas de currículums.
• Empleando un sistema de solicitudes de vacaciones de los empleados, mediante un calendario sincronizado de forma automática que muestre las fechas disponibles para cada uno.

Al final, como ves, consiste en reducir plazos y aligerar procesos, lo que deriva en un plus de eficiencia y productividad para todos.

Automatización de procesos administrativos

A nivel administrativo, toda empresa se puede encontrar con tareas como la elaboración de presupuestos, atención al cliente, recopilación de datos de la red o pago de nóminas.

Si la tarea es tediosa, genera un gran volumen de trabajo y tiene una solución tecnológica, es susceptible de ser automatizada.

Aquí algunos ejemplos de automatización de procesos de negocio de un corte más administrativo:

• El uso de chatbots para ofrecer soporte. Mediante una programación secuencial lógica de preguntas-respuestas podrían atender solicitudes de ayuda de forma automatizada, resolviendo casos sin necesidad de la intervención de nadie más allá del bot.
• A la hora de elaborar presupuestos, por ejemplo, existen aplicaciones para maquetar propuestas con el aspecto de tu marca. Podrás utilizarlas como plantilla y replicarlas, aplicando los cambios que estimes oportunos en cada caso —precio, concepto, plazos, etc.—.
• La organización automática de las bandejas de entrada, mediante sistemas online que asignen los correos entrantes a los equipos correspondientes. Si por ejemplo entra un correo con un asunto determinado —que el usuario se ha visto forzado a elegir a través del formulario de la web—, este se asignaría directamente al equipo adecuado.

Las tareas administrativas son, probablemente, las más importantes de automatizar por el gran volumen de procesos repetitivos que conllevan. Menos mal que hay muchas posibilidades 🥲

Automatización de procesos de marketing 

Tu departamento de marketing también cuenta con un gran abanico de opciones para automatizar tareas y aumentar así su eficiencia.

Aquí van algunos ejemplos de automatización para este sector:

• Los autoresponders: ¡cuánto ahorro de tiempo! Consiste en programar una secuencia de correos que se envíe de forma automática tras activarse un disparador, como puede ser que un usuario se suscriba a tu newsletter. La secuencia se puede «complicar» si se añaden órdenes lógicas, por lo que las posibilidades son enormes.
• A la hora de recopilar comentarios y testimonios sobre tu producto, por ejemplo, también puedes automatizar el envío de un correo a un comprador tras X días de uso. Sus respuestas al formulario y puntuaciones podrían almacenarse en una base de datos a la que acudirá un software a recoger información para inyectarla en la página «Lo que opinan nuestros clientes».
• ¿Y los informes? En marketing es básico analizar métricas de forma periódica, para ver los márgenes de mejora y dar con nuevas oportunidades. Si se conectan los servicios de analítica de la web con una plataforma de maquetación de informes de forma visual, se pueden obtener atractivos informes en el correo electrónico de forma periódica y 100 % automática. Mírate el combo Google Analytics + Google Data Studio 😉

Automatización de procesos contables 

La automatización de la contabilidad también es posible: ¡sí, sí y tres veces sí! 

Aquí la automatización juega un papelón importante, pues todo departamento contable ha tenido que lidiar con recibos, facturas, papeles que no llegan, «He pagado esto, ¿cómo me lo devolvéis?» y demás.

Aquí van algunos ejemplos de automatización contable:

• El registro de facturas de los proveedores, que cada uno envía con su propio formato. Mediante un sistema automatizado, los datos podrían registrarse en la hoja contable y el documento colocarse en la carpeta correspondiente de la nube.
• La automatización de la contabilidad también permite generar informes de control de los KPIs clave de la empresa, de modo que el equipo pueda controlar en tiempo real cómo están yendo los objetivos trimestrales.
• Y el control de gastos.

¡Ay!¿Y de control de gastos no decís nada?

Bueno, es que aquí tenemos que hacer un alto, porque llamamos a filas a María y Pedro.

María y Pedro, que son parte de tu plantilla, generan gastos casi a diario: que si comer en un restaurante, que si visita a un proveedor, que si me voy en tren, que si pago gasolina, etc. —ya vimos que tipos de gastos hay muchos, muchos—.

Sin la contabilidad automatizada, para contabilizar y controlar esos gastos hacen falta recibos, facturas, justificaciones, espacio para conservar el papel donde no se borre la tinta y muuuucha paciencia: la de María, la de Pedro y la de todo el equipo de contabilidad.

Con Pleo, la automatización de la contabilidad y el control de gastos es una realidad: María paga en un restaurante con su tarjeta, le saca una foto con la app al ticket y se deshace de él en lo que tarde en encontrar una papelera de papel y cartón —María es modélica y recicla—.

María feliz y, en contabilidad, felices también, porque su sistema ha registrado el gasto de María y lo ha categorizado; todo de forma automática.

Pedro, en cambio, es un poco despistado; se ha dejado su tarjeta de empresa en casa y ha salido solo con efectivo.

Al pagar por la gasolina de su coche cuando está visitando a un cliente, paga con un billete de 50 € y solo tiene que hacerle una foto al ticket, subirlo a la app y mencionar que ha pagado con su propio cash.

Tu equipo de contabilidad lo aprueba y el balance personal de Pedro se ve modificado.

Pedro feliz y en contabilidad, que ya estaban felices por María, se vuelven a alegrar por poder invertir ese tiempo en otras tareas en las que la intervención humana es imprescindible.

Y tú, por tener una empresa automatizada y eficiente como ninguna, te vas a casa cada día sin la menor preocupación y feliz porque todo tu equipo se concentra en lo que importa: crear valor.

Y todo con una app para gastos de empresa como la de Pleo. Sencillo, sencillo 🙃