Automatización de facturas: ventajas, características y cómo implementarla

¿Qué ha llevado por el camino de la amargura tradicionalmente a las empresas?

Las facturas, sin duda.

La facturación de empresas ha sido siempre un foco de problemas y de pérdidas de tiempo: errores, retrasos en los pagos, reclamaciones, documentos extraviados... 😢

Afortunadamente, la automatización de facturas ya es una realidad más que asentada en el tejido empresarial de todo el mundo.

Ya no es raro ver empresas que cuentan con un software de automatización de facturas que las emite, envía, recibe y valida de forma automática.

O con uno que escanee las facturas en papel y registre sus datos en el sistema de automatización y control digital, para que alguien lo apruebe rápidamente e integre los resultados en los libros contables de la empresa.

Sí, la automatización en las empresas en lo que se refiere a facturación ha dejado de ser una novedad... y te vamos a contar por qué.

Lo haremos viendo las ventajas de la automatización de la facturación, sus características y cómo implementar el proceso en tu empresa.

Y al final, solo al final, te presentamos a la pareja de baile ideal del software de facturación automática por el que termines decantándote 🤗

¿Vamos?

La extrema importancia de la automatización de facturas

Y tú dirás... ¿pero es realmente importante hacer ese pequeño esfuerzo y pasarse al lado de la automatización?

Vaaaaya que si lo es 😅

Hablamos de que mientras no lo hagas, estás perdiendo tiempo y dinero. Así en general.

¿Que no?

Mira, vamos a comparar ambas situaciones.

Tu empresa sin automatización de facturación

¿Qué sucede si no tienes un sistema de gestión automatizada de facturas?

Pues que tu liquidez las pasa canutas: los pagos salen cuando salen, los cobros llegan cuando llegan, te pueden sancionar por un error, existen los pagos duplicados...

Todo eso repercute en las cuentas de la empresa, donde hay de todo menos control, que es lo que más te interesa como CFO.

Ese control, además, lo podrías hacer en tiempo real si tu empresa automatiza la gestión de facturas, con informes a golpe de clic que te ayudarán mucho.

Y en lo que respecta a tu equipo, piénsalo: ¿cómo estará más motivado?

¿Realizando tareas repetitivas de picar datos a mano una y otra vez? De facturas de tus proveedores, de gastos de viaje, de compras de otros departamentos...

¿O trabajando en tareas en las que puedan aplicar su creatividad, sentirse realizados al influir positivamente en los KPIs financieros y cumplir los objetivos planteados?

Ahí queda 🤟

Con automatización de facturas

La automatización de las facturas emitidas y recibidas de las empresas es toda una maravilla, empezando por eso mismo que veníamos diciendo: desaparecen las tareas repetitivas.

Y esas tareas repetitivas minan la moral y el ánimo de cualquiera, por lo que ya solo con eso debería ser suficiente hacer el esfuerzo.

Pero no: la automatización de procesos relacionados con la facturación de las empresas también elimina los errores humanos fruto de registrar los datos a mano.

«¿Qué dice en esta nota de gastos, es un 8 o un 3? ¿Un 1 o un 7?» 

Nunca más ⛔

Además, automatizar el envío de facturas te trae un aumento de las probabilidades de que las cobres a tiempo, lo que reduce el típico riesgo financiero de quedarte sin liquidez.

La relación con tus proveedores también mejorará. 

Si aplicas la automatización de la recepción de sus facturas, así como el pago a proveedores, lo tienes hecho.

Pago de facturas a proveedores a tiempo, el proceso que fluye... sí, la gestión de proveedores óptima la tendrás más a tiro si automatizas.

Por no hablar del ahorro de papel, de espacio y de dinero en salarios destinados al procesamiento de facturas a mano.

Un programa de automatizar facturas es bastante más barato que ese conjunto de factores.

Y tú, como CFO, también te beneficias directamente de la automatización de facturas: obtienes información en tiempo real para tomar decisiones estratégicas y controlar las finanzas.

Y con todo eso, el premio gordo está al final: el aumento de la rentabilidad 🖤

Entonces qué, ¿te apuntas a esto de automatizar todas las facturas de tu empresa?

Características de la facturación automática

De forma específica, ¿qué puede hacer por ti la automatización de facturas?

Porque automatizar facturas tenemos claro lo que es en términos generales, sí. 

Pero más concretamente... ¿de qué estamos hablando?

Pues de contar con un programa válido legalmente hablando que se encargue de cosas como estas:

• Automatización de facturación en la nube
• Automatización de facturas de proveedores, empezando por la recepción
• Automatización del procesamiento de facturas
• Automatizar la aprobación y pago de facturas
• Automatizar el envío de facturas a clientes

¡Toma ya! 👏

Dentro de esos procesos, por ejemplo, la automatización genera fichas de clientes una sola vez y luego, al hacerle otras facturas recurrentes ya no hace falta introducir los datos nuevamente.

También se controla que la numeración sea correcta entre una factura y otra, teniendo en cuenta las fechas.

Asimismo, mantiene las condiciones comerciales con cada cliente: descuentos, fechas de vencimiento, impuestos... Porque a ver: ¿hablamos de IVA en España? ¿De IVA intracomunitario? ¿De IVA como exportador a países de otros continentes?

Además, la automatización de la facturación te ayuda con el cálculo de impuestos que, obviamente, hace de forma automática.

También centraliza la información de varios departamentos relativos a la facturación, así como de las distintas transacciones.

Envía recordatorios para los pagos, almacena las facturas en la nube sin pedirlo y permite programar su envío automático.

Cómo automatizar las facturas implementando un software de gestión

Vale, ya lo tienes claro y quieres lanzarte a ello.

Para disfrutar de todas estas fantasías financieras, tendrás que hacerte con un sistema de procesamiento de facturas automatizadas.

¿Qué proceso deberías seguir?

Es sencillo:

1. Eliges el software de entre las decenas de opciones disponibles, ¡será por programas y SaaS que automatizan la facturación!
2. Configuras la solución elegida: datos de tu empresa, de tus clientes, de tus proveedores, formato de las facturas, aspecto, numeración, etc.
3. Formas al personal que vaya a utilizarlo, para que sepa cómo actuar desde el minuto uno otras hacer la transición
4. Y a partir de ahí ya solo te queda monitorizar los resultados y optimizar el proceso para ir ahorrando cada vez más y más tiempo y dinero

Y tu rentabilidad, siempre hacia arriba 📈

¿Hasta dónde llegan los brazos de los software de automatización de facturas?

Estos software hacen un poco de todo.

Vienen a cubrir ambas caras del proceso de facturación: cuando es tu empresa la que emite la factura y recibe pagos, y cuando es al revés.

Si te pagan

Si es tu empresa a la que pagan, la automatización te permite crear las facturas precisamente así, automáticamente, y añadir los datos correctamente, sin errores.

Y ojo, que si el programa está homologado, será el que te facilite trabajar con la factura electrónica, requerimiento legal inevitable.

También te permite el envío automático de las facturas a tus clientes, así como de recordatorios para asegurar los pagos.

Y va más allá el asunto: una vez recibes el pago, el programa lo registra y, cuando quieras, lo exporta a tus libros contables.

¿Tú te imaginas la cantidad de tiempo que te ahorras con eso? 

Y estamos hablando solo de la parte «positiva», en la que tu empresa emite facturas y recibe cobros.

Con los gastos vamos ahora. 

Si eres tú quien paga

¿Y si te toca pagar a ti?

Aquí hay incluso más chicha, que ya sabes que los gastos también son fuente de problemas históricamente hablando.

Uno de los principales viene del hecho de que los gastos ayudan a reducir la cantidad de impuestos que debes pagar.

Pero para ello, el gasto tiene que estar debidamente justificado, y para eso necesitas facturas.

Si hablamos de las facturas de tus proveedores es más o menos sencillo: te envían la factura, la recibes, la procesas, la validas, la pagas, la incluyes en tu contabilidad y la almacenas para poder justificar.

Los programas de facturación te ayudan a automatizar todo ese proceso, por lo que ese tipo de gasto de empresa lo tienes bien cubierto.

Pero... ¿y los demás?

¿Y si alguien de tu equipo se va de viaje de trabajo y en un restaurante, cenando con un cliente, le dan un ticket o factura simplificada en papel?

¿Cómo te llevas eso al mismo programa que recibe y procesa las facturas de los proveedores para poder deducírtelo como gasto de representación? 🙄

Pues con una aplicación para escanear facturas de tus gastos que te permita leer tickets y llevarte los datos a tu software de facturación.

Sin errores, ojo, que es precisamente aquí donde se generan.

Al rellenar una nota de gastos a mano y luego leerla e introducir los datos, también a mano, en el software.

Al llevar un ticket en la cartera y perderlo, y con él las posibilidades de deducirte ese gasto de empresa.

Al procesar un gasto dos veces.

¿Seguimos o no hace falta? Seguro que te suena 😂

Pues para todos esos casos, un software de automatización de facturas te puede ayudar, siempre y cuando trabaje de la mano de una aplicación para escanear facturas que esté homologada por Hacienda.

Que por cierto... 👇

Pleo, la pareja de baile de tu software de automatización de facturas

Aquí tenemos al invitado sorpresa a esta fiesta de la automatización: Pleo 👋

Pleo es un software de gestión de gastos que se conecta con todos —o casi todos, por cubrirnos las espaldas— los programas de automatizar facturas que merecen la pena.

¿Y qué hace?

Pues eso: se encarga de toooodo lo que tiene que ver con los gastos, de principio a fin, incluyendo las facturas.

Funciona con tarjetas de empresa, que personalizas a tu antojo y repartes entre los miembros de tu equipo para que, al gastar, paguen con ella.

Cuando alguien paga por un gasto de empresa y recibe la factura, llega la magia de la automatización ✨

• Si es una factura electrónica o digital, sea simplificada o completa, Pleo lee los datos y los integra en el centro de control, todo un paraíso para los CFOs
• Si es una factura física, sea simplificada o completa, una simple foto será suficiente para leer los datos e integrarlos en el centro de control

Uno de los puntos fuertes de Pleo es que como es una solución homologada por la Agencia Tributaria, tras hacer la foto podrás deshacerte del ticket o factura en papel.

Hacienda nunca te la pedirá, siempre y cuando tengas la foto, que servirá de  justificante.

Pero eso no es todo: ¿tienes las compras y gastos online algo dispersos, en los correos de la empresa?

¿PDFs extraviados?

Pleo cuenta con un módulo de gestión de facturas que te permite rastrear las bandejas de entrada, encontrar los PDF relativos a los gastos, leerlos, procesar los datos y almacenar la factura en la nube.

Todo ello de forma automatizada, además; es la máxima expresión de la automatización de procesos. 

Lo demuestran hechos como que con Pleo puedes generar reportings financieros automáticamente, o programar el pago de las facturas a tus proveedores.

Y la guinda del pastel viene en forma de la exportación de datos: ¿trabajas con un software de automatización de facturas que también lleve tu contabilidad?

Pleo, en segundos, exporta los datos de los gastos, para que optimices el IVA deducible, el Impuesto de Sociedades y, con ellos, el calendario fiscal tributario.

¿Quién da más? 🙌

¿Nadie?

Entonces qué, ¿ves una mejor pareja para tu software de facturación automática que llevar la gestión de gastos con Pleo? 🫶