Caja chica: su importancia y cómo gestionarla de principio a fin

Toda empresa tiene que hacer frente a gastos pequeños e improvisados, ajenos a los presupuestos.

No hay otra 🫤

La compra de material de oficina, por ejemplo.

O un café en el bar antes de visitar a un proveedor o cliente.

O una bombilla para reponer la que se ha estropeado en el cuarto de baño.

Si un trabajador se va a la tienda a por 6 bolígrafos para la reunión que cuestan 15 €, ¿qué hace?

¿Solicita permiso primero al —posiblemente atareado— manager del equipo para que le aprueben el gasto?

¿Rellena su nota de gastos y el reembolso se va a las semanas y semanas?

Y decimos relativamente porque... ¿qué son 15 € en comparación con el presupuesto total del ejercicio? Pero claro, te pones a sumar esos pequeños gastos imprevistos y hala, ya tienes una cantidad considerable.

La caja chica es una reserva de dinero en efectivo que se guarda tu empresa para hacer frente a los gastos de este tipo, los menores.

Y hay que saber cómo gestionarla, porque si no... caos: gastos descontrolados, no sabes dónde se va el dinero, no te deduces todo lo que podrías, etc.

Todo mal 😱

Pero para eso estamos aquí: para hablar de la caja chica. 

De por qué es importante, de qué gastos puedes incluir y de cómo gestionarla para disfrutar de todas las ventajas que te vamos a contar a continuación.

Vaaaamos allá con la caja chica, venga.

La importancia del modelo caja chica

A priori parece poca cosa.

Al ser un fondito de emergencia para pequeños gastos improvistos, ¿cómo va a ser importante?

Pues lo es, lo eeeeeees 🙃

Y te lo vamos a demostrar desde sus beneficios, a los que ya te hemos introducido hablándote del caos que supone tanto proceso de aprobación y reembolso para gastos tan pequeños.

Beneficios de una gestión de caja chica óptima

La fluidez es el primero, sí.

La caja chica de una empresa aporta ritmo. Elimina las esperas del todo innecesarias para acometer gastos menores.

Al existir un fondo de, por ejemplo, 1.500 € para estos gastos, cuando se dé cada uno de ellos no tendrá que pasar por el típico proceso de preaprobación y reembolso.

La persona responsable de la caja chica —uy, que nos adelantamos— le da ese dinero al trabajador, que lo gasta sin temor y aquí todos contentos.

Pero hay más ventajas, que te resumimos a continuación:

• Eficiencia: sí, gracias a la caja chica, tu equipo no perderá tiempo de más y podrá centrarse en aquello en lo que es más productivo.
• Control: que sean pequeños gastos en efectivo no quiere decir que no se controlen; al revés. El uso de la caja chica te permitirá controlar esos gastos menores que de otra manera se perderían en el olvido, permitiéndote así optimizar el calendario fiscal para empresas y pagar menos impuestos.
• Flexibilidad: el problema de los gastos es que cada cobrador impone sus propias reglas. En algunos sitios no te aceptan tarjeta, en otros no te dan una factura completa, en otros les va fatal un billete de 50 € por no tener cambio, etc. La caja chica aporta una flexibilidad tremenda, al dotar de efectivo a tu equipo para resolver cualquier pequeño pago que se le ponga por delante.

Y terminamos con otra ventaja que sacamos de la lista: fomentas el gasto responsable.

Tu equipo no estará adelantando su propio dinero, sino el de la empresa. La empresa le está dando efectivo para que lo gaste según crea conveniente.

Esa autonomía acaba derivando en una sensación de sentirse valorado y eso, a su vez, en fidelidad y retención de talento, una tendencia del futuro laboral 🤟

Ni tan mal esto de la caja chica, ¿eh?

Sigamos; vamos ahora con los gastos de la caja chica.

Ejemplos de gastos de caja chica

Cierto es que la caja chica es un tipo de fondo fijo, sí, pero cuando hablamos de este segundo concepto nos solemos referir a fondos de emergencia mucho más significativos.

Ya sabes lo que dicen: si pasara algo y la empresa no pudiera operar durante un tiempo determinado, ¿cómo te cubres de ese riesgo financiero?

Ahorrando y guardando en la caja un fondo de emergencia o fondo fijo que os permita operar durante un tiempo sin ingresar.

Así que lo dicho: la caja fija es un fondo fijo pero no EL fondo fijo, o no al menos el fondo que comúnmente se conoce como fondo de emergencia.

Aquí estamos hablando de gastos menores, tales como estos:

• Material de oficina, como la compra de bolis, grapadoras, clips...
• Papelería, como libretas, agendas, etc. 
• Envío de paquetes pequeños por mensajería
• Alimentación: cafés o tés en una cafetería, botellitas de agua para una reunión, etc.
• Material para pequeñas reparaciones en la oficina, como bombillas o fusibles
• Gastos de locomoción como el taxi, los billetes de autobús o el parking
• Productos de higiene, como el desinfectante, las toallitas, el jabón para fregar los platos...

Como ves, entran todo tipo de gastos, con la condición de que sean menores.

Gastos de viaje, imprevistos en materiales de oficina... un poco de todo, sí 😌

¿Vemos ahora cómo gestionar la caja chica?

La gestión de la caja chica, de pe a pa

Venga, que vamos a darle la estocada —casi— final al post hablando del manejo de la caja chica. De su gestión.

¿Qué pasos deberías seguir para hacer del control de la caja chica uno de los puntos fuertes de la empresa?

#1 Establece los umbrales de referencia

La caja chica, en concepto, es un fondo fijo.

Una cantidad fija de dinero que siempre está o debe estar ahí para afrontar, en este caso, gastos menores como los vistos anteriormente.

¿Cuál es el fondo de la caja fija? ¿Cuánto dinero debe contener?

Obviamente, dependerá de tu empresa: ¿3.000 €? ¿1.000? ¿5.000?

Sea el valor que sea, debe respetarse en todo momento y tras cada reposición, en la caja chica debe constar exactamente esa cantidad.

Además del dinero, tendrás que definir a partir de qué umbral toca hacer una recarga.

Porque claro, tu equipo irá agotando la caja del dinero para el negocio —la chica, la de los gastos menores—, y este siempre habrá que reponerlo.

Pero claro... ¿cuándo? 🙄

Aquí se suele elegir un porcentaje, como por ejemplo el 20 %.

Si tienes un fondo fijo en la caja chica de 3.000 € y estableces un 20 % de umbral mínimo para la recarga, cuando el dinero de la caja sea menor a los 750 € tocará hacer reposición. 

Y dejarla en 3.000 € de nuevo, claro.

#2 Y elige al responsable de la caja chica

La caja chica la tiene que gestionar una persona.

Y cuando haga el pago y le den la factura simplificada, también debe saber qué hacer con ella o a quién llevársela.

Recuerda que esto es algo totalmente ajeno a la nota de gastos 😉

La persona responsable aprobará en última instancia esos pequeños gastos, sacará el dinero de la caja y gestionará las facturas como marque el procedimiento de la caja chica, que viene a continuación.

#3 Determina el procedimiento de la caja chica: ¿cómo se utiliza?

Lo normal es que todo lo relativo al funcionamiento de la caja chica venga definido en las políticas de gastos de empresa.

Es ahí donde tienes que determinar aspectos como estos:

• ¿Cómo se solicitan los fondos de la caja chica?
• ¿Cómo se justifica cada gasto pagado con dinero de la caja chica?
• ¿Cuál es el límite de cada gasto del dinero que sale de la caja chica?
• ¿Quién es la persona encargada de su custodia, solicitudes y registro de los gastos?
• ¿Qué gastos no están cubiertos por la caja chica?
• ¿Qué consecuencias tiene el mal uso de los fondos de la caja chica?

Toooodo tiene que venir definido en las políticas, para que en el momento en que alguien necesite esos fondos... sepa exactamente qué hacer sin hacerle perder el tiempo a nadie más 😊

#4 Repón el fondo de la caja chica cuando proceda reponer

Lo dicho anteriormente: establecido el umbral límite, en cuanto este se rebase tocará pasar a la acción y reponer el dinero de la caja chica hasta dejarla al 100 %.

¿Y de dónde sale el dinero de la caja chica que sirve para pagar por gastos no contemplados en los presupuestos?

Pues de los propios presupuestos 😂

Dicho fondo fijo, claro, sí que tendrás que presupuestarlo ejercicio tras ejercicio. 

Y cuando se acabe —o le quede poco, más bien—, tendrás que acudir a las cuentas de la empresa para sacar efectivo, como si fuera un gasto más.

#5 Lleva el control interno de la caja chica y monitoriza

Aunque se trate de fondos y pequeños pagos en efectivo, la caja chica también se controla para que no se pierda ningún gasto.

Para llevar el control interno tendrás que definir en las políticas los procedimientos de pago y registro de cada gasto. 

¿Se solicita el ticket? 🤔

¿Dónde se guarda? 🤔

¿Cómo se registra el gasto? ¿En un sistema de control de caja chica y más conceptos o dónde? 🤔

Controlas los gastos de representación, ¿no?

O los gastos de locomoción.

O los gastos de gestión.

Pues los de la caja chica, también, aunque a priori sean más pequeños ☺️

Y tras el control, con esa información, ya sabes lo que hay: tomar decisiones para mejorar la rentabilidad.

¿Reducir el fondo fijo de la caja chica, quizá?

¿Prohibir en las políticas que se abone algún tipo de gasto con fondos de la caja chica?

¿Aumentar la cantidad de fondos?

Eso ya lo decides tú como CFO, y para ello nada como la herramienta complementaria perfecta de la caja chica ✌️

Pleo y la caja chica, complementarios a más no poder

La caja chica presenta el pequeño inconveniente de tener que hacer los registros de cada gasto a mano.

Claro, sin los pagos con tarjeta... es lo que hay, ¿no?

Pues con Pleo, no ✊

¿¡Cómo!?

Lo que lees: con Pleo, cada vez que tu equipo pague por un gasto con fondos en efectivo de la caja chica, solo tendrá que hacer una foto al ticket para registrarlo.

Una foto, sí, a través de la app del teléfono móvil.

Fácil, fácil.

De ese modo, el ticket quedará registrado en el sistema, listo para su control, sin necesidad de que la persona responsable de la caja chica lo registre a mano.

Y luego, pues lo mejor de lo mejor: con el gasto de la caja chica en el sistema junto a los demás, podrás visualizarlo cómodamente desde el panel de control para tomar las decisiones que te decíamos antes.

Qué, ¿hacen o no hacen buena pareja? 🫶

Si sigues pensando que falta algo, pues vamos con la traca final: Pleo agiliza enormemente toooodos los aspectos relativos a los gastos más allá de la caja chica.

Los gastos de los pagos con tarjeta, por ejemplo.

Y los reembolsos de los pagos en efectivo con fondos personales.

Y el registro de facturas, sean completas o simplificadas.

Ahora sí, ¿no?

La app para gastos de empresa de Pleo y la caja chica, supermatch 🖤