Cómo hacer un informe de gastos sin morir en el intento

Los informes de gastos son documentos valiosos para las finanzas de tu empresa.

Hasta aquí estamos de acuerdo, ¿no?

Pero… ¿cómo hacer un informe de gastos que tenga valor?

¿Cómo hacer un informe de gastos que no sea un caos?

¿O que se ajuste al presupuesto que tienes establecido para los gastos?

¿Y que, además, te ayude a hacer reembolsos rápidos y precisos?

O… ¿cómo hacer un informe de gastos que te permita tomar decisiones basadas en datos reales?

¿O detectar oportunidades de ahorro, optimizar las deducciones fiscales, evitar el malgasto o hacer que tu empresa tenga mayor rentabilidad?

Te contamos cómo hacer un informe de gastos que se encargue de todo eso… y mucho más 🥰

¿Qué debes saber como CFO antes de hacer un informe de gastos?

Antes de ponerte manos a la obra con la confección del informe de gastos debes tener claras varias cosas:

• Cuál es el objetivo de la hoja de gastos
• Qué tipos de gastos se incluyen
• Cuál va a ser la periodicidad de esa hoja de gastos: quincenal, mensual, trimestral, anual o por cada gasto
• Cuál va a ser la estructura y el formato
• Que todos esos gastos deben estar bien justificados con facturas y tickets

Aunque lo fundamental antes de pensar en cómo hacer un informe de gastos es definir la política de gastos que va a liderar ese proceso.

Cuanto más uniforme sea el trámite y también el formato de tu hoja de gastos, más eficiencia ganarás 😉

Lo verdaderamente importante: ¿cómo hacer un informe de gastos?

Aquí llega el meollo de la cuestión: ¿cómo hacer una hoja de gastos y no morir en el intento?

Pues aquí van los pasos que debes seguir 👇

#1 Define qué tipo de informe de gastos va con tu empresa

Es importante que, cuando tengas delante un informe de gastos, sepas a qué se refiere: a un proyecto, a un trabajador, a un freelance o a un departamento concreto...

También es importante que adaptes lo mejor posible el informe de gastos a tu actividad 🧐

La plantilla de hoja de gastos de una empresa dedicada a productos cosméticos no va a ser igual que la de otra empresa que se dedique a vender servicios de paquetería.

Esta periodicidad puede ser como quieras: semanal, mensual, trimestral… Dependerá de tus necesidades, de cuánta información necesites tener y cuándo.

Y, por último, que decidas qué datos mínimos debe contener: 

• Número del informe para hacer el seguimiento de gastos
• Información general de la empresa, incluido el departamento
• Información del responsable del gasto
• Fecha en la que se realizó el gasto, que debe coincidir con el recibo que va adjunto
• Naturaleza del gasto: gastos de viaje, material de oficina, gastos de representación, servicios profesionales independientes o el tipo de gasto que sea
• Importe incluyendo impuestos
• Método de pago
• Descripción del gasto
• Motivo del gasto
• Cantidad total gastada

#2 Asegúrate de que todos tienen formación para hacer un informe de gastos y de que no hay errores

Saber cómo realizar un informe de gastos te afecta a ti y a todos los miembros de la empresa que tengan gastos relacionados con el trabajo.

De hecho, a ti, como CFO, te afecta el doble.

Porque además de crear y presentar un informe con tus propios gastos, eres el máximo responsable de gestionar los del resto del equipo, que no serán pocos si la empresa es grande.

Es fácil cometer algún error involuntario como introducir mal un dato o perder algún recibo.

También lo es añadir un gasto —por desconocimiento— que no está directamente relacionado con el trabajo y que aunque no se haga con mala fe, te desmonta el informe 🤯

​​Para que nada de esto ocurra, la solución es la política de gastos; la Biblia que va a contener toda la información sobre las condiciones y requisitos de los gastos.

#3 Elige una herramienta

¿Es necesario elegir una herramienta para hacer un informe de gastos?

No, pero te recomendamos que lo hagas para que ahorres tiempo, automatices el proceso y consolides las notas de gastos.

Lo que te vaya mejor 😅

#4 Tener todos los recibos, tickets y facturas en un mismo lugar

Antes de empezar con la temida hoja de gastos, el responsable del gasto debe recopilar todos los recibos y facturas de los gastos que se van a incluir.

Y, a poder ser, que estén categorizados para que sea más fácil ese tedioso proceso de cómo hacer un reporte de gastos.

Los gastos de viaje a un lado, los gastos de locomoción a otro, los de oficina a otro, los gastos de eventos a otro… y así con todos 😬

Para que a la hora de interpretar el reporte de gastos la información esté claramente dividida y organizada, facilitando un análisis más rápido y preciso.

#5 Hora de rellenar la tabla de gastos

Pongámonos en el caso de tener que rellenar el informe de gastos a mano porque no hay un software que haga ese proceso automáticamente.

Se debe hacer con pies de plomo 🫣

Después de esto, se suman los importes por categoría, luego el total general de gastos y el informe queda listo para presentar.

#6 Una vez enviado, el informe llega a finanzas

La parte más tediosa y costosa de cómo hacer un informe de gastos viene ahora, una vez que han enviado la nota de gastos y el responsable la tiene ante él.

Debe empezar por revisar que todo esté bien, que cada gasto coincide con su ticket y que no hay erratas.

No es que no haya que fiarse de quien confeccionó el informe de gastos; hay que verificar que todo esté bien. Hasta tus propios informes de gastos debería comprobarlos otra persona.

Saber cuál es el flujo de costos, cuál es el nivel de eficiencia en el uso de recursos, cómo gestionarlos para asegurar la estabilidad financiera, cómo se puede maximizar la rentabilidad o cómo mejorar la forma de operar, serán algunos de los valiosos datos que puedes obtener de esos informes para tomar decisiones estratégicas.

¿Cómo hacer un informe de gastos con una plantilla en Excel?

Si tu empresa incurre en pocos gastos, con una plantilla de nota de gastos en Excel sencilla será suficiente; puedes descargar algún modelo que ya exista.

En cambio, si los gastos son muchos y muy diversos deberás adaptar esa plantilla de control de gastos haciéndola a medida para tu empresa, aunque a veces resultará difícil 😪

Y si son muchos gastos, muy distintos, de muchos departamentos, de trabajadores diferentes y con reembolsos de diferente tipo —anticipado, después del gasto, etc—, quizá debas utilizar una plantilla de hoja de gastos de empresa más sofisticada. 

Mucho más 🤔

O la solución estrella: derivar todo ese trabajo en un software de gestión de gastos y olvidarte de cómo hacer una nota de gastos en Excel y también de todos los ejemplos de informes de gastos que hay por ahí.

Desventajas de hacer un informe de gastos manual

Vamos a incidir en esto: en las desventajas de hacer un informe de gastos manual. 

Además de que ingresar los datos así, aumenta la posibilidad de cometer errores —teclear costos incorrectos, omitir gastos o, peor, duplicarlos—, no automatizas ningún proceso y esto se traduce en una gran pérdida de tiempo 🥴

Y si necesitaras rechazar un gasto porque no cumple con las políticas, tampoco es fácil; cuando llegan a tu equipo de finanzas, ya han pasado semanas desde que tuvieron lugar.

¿Vas tú a decirle a Pedro que no le pagas X comida o X desplazamiento de su informe de gastos de viaje? Ya no.

Tendrías que haberlo hecho en el momento; hacerlo ahora generaría malestar.

Y no es que solo afecte a las políticas o a los reembolsos, es que también afecta a la estrategia financiera de tu empresa 😳

¿En qué datos te basas para tomar decisiones?

¿Sabes si vas a tener flujo financiero para hacer una inversión, por ejemplo?

Pues no, porque aún no llegaron los informes de gastos y no sabes cuánto líquido tienes disponible.

Y cuando lleguen, tampoco lo vas a saber inmediatamente.

Vas a tener que masticar primero todos los datos de los informes de gastos para obtener lo que buscas. Y entonces, la inversión que querías hacer igual ya no es tan rentable después de tanto tiempo.

Las ventajas de hacer un informe de gastos de la mano de la tecnología

La llegada de la tecnología financiera a tu departamento ha revolucionado cómo hacer un informe de gastos de arriba abajo.

¿El uso de la tecnología permite la entrada de datos automatizada, actualizada y que se categoriza sola en todo momento? ✅

¿Te ayuda a mantener a raya los gastos? ✅

¿Es posible la integración con otros sistemas contables y tener datos cruzados en un clic? ✅

¿El cumplimiento de la política de gastos es más exhaustivo? ✅

¿Ofrece más seguridad al almacenar los datos en la red? ✅

¿Las auditorías son más sencillas con datos digitales? ✅

¿Las hojas de gastos se entregan a tiempo, estén donde estén tus trabajadores? ✅

¿Las aprobaciones de gastos inesperados y los reembolsos son más rápidos? ✅

¿Hay posibilidad de identificar tendencias, áreas de gasto elevado y oportunidades de ahorro de forma ágil y con datos reales? ✅

Está claro que aplicar la tecnología a los informes de gastos no tiene más que ventajas; de eso ya te hemos convencido, solo nos falta contarte cómo 🤭

Más importante aún: ¿cómo hacer un informe de gastos de primera con la ayuda de la tecnología?

Pues bien, llegado este momento, tenemos que presentarte, sí o sí, a Pleo.

De hecho, los va a simplificar y a automatizar tanto que ya no los verás con los mismos ojos 🙃

Tu equipo, tampoco.

Todos estaban hasta el gorro de pasarse horas rellenando los dichosos reportes de gastos, preguntándose cómo hacer un informe de gastos correcto y temiendo por si, al hacerlo mal, les reembolsarías o no.

Pleo es un software de gestión de gastos que ofrece tarjetas de compras y una app donde registrar datos, aprobar gastos y revisarlos fácilmente.

Tu gente paga con las tarjetas, hace una foto al ticket, ¡y listo!

Ese costo queda registrado para que tu departamento lo contabilice 🥳

¿Y si hacen un gasto en efectivo? También. Solo tienen que registrarlo en la app.

Otra ventaja de Pleo es que pueden hacerlo todo al momento, estén donde estén.

Así no hay cabida para olvidos, tiempo para perder el ticket o para que la tinta de este se borre.

Tampoco la hay para gastos inesperados o fraudes, ejemplos de riesgos financieros.

Pleo va de la mano con la política de gastos de tu empresa, ayudándote a aprobar los pagos de tu equipo a golpe de clic y ofreciéndote la posibilidad de poner límites a sus tarjetas, así no habrá sorpresas.

Qué bien, ¿no? 😊

Pues todavía hay algo más valioso y es que Pleo te ofrece datos actualizados toooodo el rato, para que puedas tomar decisiones informadas de forma más ágil.

Venga, deja de preocuparte por cómo hacer un informe de gastos y céntrate en contratar Pleo, lo mejor que vas a encontrar para la gestión de gastos de tu empresa 😎