Cómo mejorar el proceso de facturación de una empresa

De todos los procesos básicos que tienen lugar en una empresa, ¿cuál dirías que, en general, cuenta con más margen de mejora vistos los avances tecnológicos?

Por aquí apostamos por el de facturación.

Sí: el proceso de facturación de una empresa es esencial, existe en todas —o no serían empresas— e implica taaantas cosas... que mejorarlo debería ser casi una obligación 😅

Si no está optimizado ya, claro, que igual tu empresa tiene la facturación controladísima y aquí nadie ha dicho nada.

Pero si no, ¿qué?

¿Cómo mejorar el procedimiento de facturación en una empresa?

Lo vamos a ver enseguida con todo lujo de detalles. 

Hablaremos de los procesos de facturación —hay facturas emitidas y recibidas—, de qué pasa si es ineficaz, de las mejoras... y ahondaremos en la clave de todo esto: la facturación electrónica.

Como guinda del pastel acabaremos con una herramienta que no es un software de facturación per se, pero que te hace un papel tanto o incluso más importante que este.

¿Empezamos?

El paso a paso del procedimiento de facturación de una empresa

Las empresas tienen que trabajar con facturas, tanto cuando ganan dinero vendiendo productos o servicios como cuando lo gastan al comprar.

A priori todo parece sencillo... y lo es, pero bien es cierto que el proceso —procesos— de facturación tiene su aquel.

Empecemos con las fases del proceso de facturación cuando es tu empresa la que emite la factura.

A priori es tan sencillo como emitir la factura, enviarla a quien proceda y hacer seguimiento del pago, contabilizar el ingreso y almacenar la factura.

Sí, es un ABC bastante simple 😊

Se complica un pelín, pero solo un pelín, cuando es tu empresa la que recibe la factura, como por ejemplo la de un proveedor.

Vamos a numerarlo en este caso:

1. Recibes la factura
2. La revisas y validas
3. Apruebas el pago
4. Pagas
5. Registras el pago en contabilidad
6. Y archivas la factura, conservando el documento los cuatro años que dicta la ley 

La diferencia principal radica en ese proceso de revisar, validar, aprobar el pago y pagar que no existía en el caso anterior.

Pues volviendo al principio, sí: ambos procesos tienen un margen de mejora amplísimo gracias a la tecnología financiera.

Tanto, que no mejorar el proceso de facturación para dejarlo óptimo puede dejar a tu empresa muy atrás.

Mira, mira 👀

¿A qué lleva una gestión de facturación ineficaz?

Si te quedas en las facturas en papel, en no automatizar procesos y hacerlo todo a mano, ¿a qué te expones?

Pues a cometer errores picando datos en el teclado, al pasar información de un documento a tu sistema contable, por ejemplo.

Y claro, esos errores... luego habrá que identificarlos —o es probable que te caiga una sanción— y subsanarlos, con la consiguiente inversión de tiempo que conlleva.

Además, ¿qué dices de los más que posibles pagos duplicados? Terribles para evitar alterar el flujo financiero, ¿no?

Contar con un proceso de facturación sin optimizar también implica dedicarle bastante tiempo a la revisión de los justificantes de pago que se te pongan por delante.

Y a las notas de gasto en las que el trabajador te dice cuánto dinero se ha dejado, que comparas con las facturas a ver si todo cuadra.

Y a los reembolsos.

Todo contando que las facturas justificativas que presente estén bien. Como tengan errores, falten datos o directamente no lleguen porque se han extraviado... eficiencia nula asegurada 😩

Resumiendo: hay que mejorar la facturación empresarial.

¿Cómo?

¿Cómo llegas a una gestión de facturación óptima?

Pues continuando con la lectura, que a partir de aquí se pone especialmente interesante 😉

Cómo mejorar el proceso de facturación

¿Estás preparado para saber cómo llevar la facturación de una empresa de forma óptima?

Vamos a darte mucha información en pocas líneas, así que toma nota.

Antes de tratar de mejorar los procesos de facturación, lo suyo sería empezar analizando el proceso actual para identificar oportunidades.

Entonces, cuando sepas dónde tienes que meter mano, elabora una política de facturación clara que determine aspectos como estos:

• Formato en que se emiten las facturas
• Cómo se envían
• Cómo se tratan las facturas recibidas si son tickets
• Dónde se almacenan
• Cómo se hace seguimiento de los pagos y cobros pendientes
• ...

También tienes que asegurarte, de alguna forma, que las facturas emitidas salen a tiempo. 

Si no salen, no llegan a los destinatarios y si no llegan, no las cobras y cuidadito con el riesgo financiero de la liquidez.

Asimismo, si llegan, pero no se pagan, también deberías considerar contar con un sistema de seguimiento de facturas pendientes de pago.

Para facilitarlo, ¿qué tal si ofreces distintas alternativas para el pago, empezando por los pagos digitales?

Para cuando es tu empresa la que las recibe, el sistema debe considerar que sus datos se verifiquen y la factura se apruebe de forma fluida, para no ralentizar el proceso completo que hemos visto antes. 

El almacenamiento de las facturas también es importante: debes establecer dónde se guardan, cómo se guardan y cómo se accede a ellas, y que todo quede perfectamente definido.

Y para terminar, el trío final.

Capacita a tu equipo, para que todo el mundo sepa qué hacer en lo que respecta a las facturas emitidas y recibidas. Que ponerlo en la política de facturación está bien, pero si das un pasito más... mejor.

Establecer indicadores en el proceso de facturación para analizar el rendimiento te ayudará a saber si los cambios aplicados han sido una gran idea, una buena idea a secas o una pésima. 

Puedes elegir entre varios: porcentaje de facturas emitidas que se cobran a tiempo, que se pagan fuera de plazo, que se pierden para justificar los gastos, etc.

¿Y el último?

Que automatices.

La automatización financiera es una realidad, y la facturación también forma parte de ella 🤗

Qué, ¿te has quedado con ganas de más?

Pues vamos a por más, claro que sí.

Consejos adicionales para optimizar el proceso de facturación

Por si fuera poco lo anterior, aquí van algunos consejos extra para la factura empresarial:

• La precisión lo es todo, así que asegura como sea la ausencia de errores: de haberlos al pasar datos de un sitio a otro, dedicarás tiempo a encontrarlos y subsanarlos... y que solo sea eso, tiempo, y no dinero para pagar una multa
• A las facturas recibidas y tickets no pueden faltarles datos; si faltan, di adiós al IVA deducible
• Todo el buen trabajo realizado con el proceso de facturación se puede ir al traste si luego calculas mal los impuestos
• Los conceptos en tus facturas emitidas tienen que ser claros como el agua, pues ha sido fuente tradicional de conflictos con la Agencia Tributaria
• Puedes ofrecer incentivos por pronto pago a tus clientes; de ese modo, por un pequeño coste reduces los pagos tardíos
• Y acabamos recomendándote que analices todo el proceso con regularidad; al igual que haces al principio para sacar conclusiones, repítelo regularmente cuando ya estés funcionando —en teoría— de forma óptima

Vamos a subir la apuesta y hablar de velocidad, venga 🚀

Cómo acelerar el proceso de facturación de empresas

Si ya has aplicado mejoras en los procesos de facturación, pero notas que podría ir mejor, quizá sea buena idea dar un empujón.

¿Cómo lo das?

Pues poniendo el foco en la maravillosa tecnología, empleando facturas recurrentes que se generen solas y envíen también solas.

Tú solo debes estar ahí para cobrar... y ni eso. Si ofreces distintas alternativas de pagos digitales, como hemos dicho antes, se procesan automáticamente, tú los cobras de forma pasiva y listo.

¿Para qué implicarte más si la tecnología te permite automatizar la facturación?

Aunque sin duda, el mayor acelerón que puedes dar es si te pasas a la facturación íntegramente digital.

Pero íntegramente, ¿eh?

La solución total está en la facturación digital

Sí, en dejar atrás los papeles y hacer una gestión de facturación digital en su totalidad.

Incluso cuando al bueno de Luis le dan un ticket en un restaurante durante un viaje de trabajo, sí. Eso también puede ser digital gracias a la tecnología, como veremos enseguida.

¿Qué beneficios tiene la gestión de facturas de forma completamente digital?

Pues sobre todo el de la eficiencia operativa, porque podrás hacer mucho más en muuuuucho menos tiempo.

Fíjate si hay diferencia entre pasar los datos de 80 facturas a mano a un registro de gastos, o hacer 80 lecturas con una aplicación para escanear facturas, registrar los datos automáticamente y olvidarte 😌

También reducirás los costes, lo cual es evidentísimo: ¿qué sale más barato, un programa para emitir facturas digitales o la nómina de la persona que las elabora a mano? Y es solo la punta del iceberg; la automatización del proceso de facturación da para mucho.

La digitalización de procesos relacionados con la facturación también te facilita el seguimiento y control en tiempo real, que a ti como CFO te viene que ni pintado para tomar decisiones informadas.

Por otro lado, la gestión digital de las facturas es más segura gracias a los protocolos de las finanzas cloud, por ejemplo, y mucho más sostenible porque el uso del papel desaparece, al menos cuando es tu empresa la que las emite.

Pero ojo, que la bala definitiva viene al final: si haces tratos con otras empresas, la factura electrónica no solo es una opción, sino que va a ser una obligación desde algún momento de 2026.

La única forma de trabajarla será empleando un programa de facturación homologado, que por cierto... ¿vemos cómo pueden ayudarte?

Lo que hacen por tu empresa los programas de gestión y facturación

Seguimos entrando en materia, cada vez más profundamente, para hablarte esta vez de las posibilidades que te dan los programas de gestión y facturación.

Entre otras cosas, esto:

• Emitir facturas con la numeración relativa correcta
• Registrar las transacciones cuando te hacen un pago 
• Hacer seguimiento de los pagos y cobros
• Enviar las facturas automáticamente, así como recordatorios de pago una vez se aproxime o sobrepase la fecha de vencimiento
• Generar reportings financieros para comprender, de un vistazo, la salud de las cuentas de la empresa
• Trabajar con los datos a salvo gracias a sus protocolos de seguridad
• Y, como hemos dicho, cumplir con la ley

Sí, los programas de factura electrónica homologados por Hacienda van a ser de uso obligatorio para hacer negocios B2B desde algún momento de 2026, aunque para algunas empresas lo será incluso desde 2025.

Así que si quieres cumplir con la ley, tendrás que emplear uno.

Pero oye, si te fijas, todo eso que has visto es con respecto a las facturas emitidas. A los cobros. A las facturas generadas por tu empresa.

¿Qué sucede cuando es al revés y hablamos de gastos? 🙄

Pues que tienes que buscar un complemento para el software de facturación... y es ahí donde vamos a poner la guinda 🍒

Pleo, el no va más para mejorar el proceso de facturación

El procedimiento de facturación en una empresa no será óptimo del todo hasta que no se cubran tanto las facturas generadas como las recibidas.

Hay que contemplar los gastos, una fuente tradicional de problemas que provocan la ineficiencia que comentábamos antes.

¿Y cómo gestionas los gastos de maravilla, de forma complementaria a las facturas?

Pues con una solución como Pleo, la puntilla de toda mejora del proceso de facturación.

Decíamos que, cuando es tu empresa la que gasta:

• Recibes la factura
• La revisas y validas
• Apruebas el pago
• Pagas
• Registras el pago en contabilidad
• Y archivas la factura, conservando el documento los cuatro años que dicta la ley 

Pues bien: Pleo no recibe facturas. Para eso ya tienes el email, o la presencialidad en un bar durante un viaje de trabajo, por ejemplo.

Pero todo lo demás... ojito.

Para comprenderlo, tienes que saber cómo va.

Pleo funciona con una app de control y tarjetas de empresa, que repartes a tu equipo.

Cuando este tenga algún gasto de trabajo, paga con la tarjeta de Pleo y el gasto se registra automáticamente tras ser revisado y validado por el manager.

¿Y si hablamos de la gestión de la factura de un proveedor?

Pues lo mismo: la procesas con Pleo y puedes hacer el pago programando una transferencia o directamente con la tarjeta.

Al final, venga de donde venga el gasto, todo se reduce a revisarlo, validarlo, pagarlo y registrarlo. Todo con Pleo.

¿Y la factura también la archiva?

Pues sí, Pleo tiene un sistema de gestión de facturas que además de localizarlas entre decenas de cuentas de correos electrónicos, las almacena en la nube.

¿Y si a tu equipo le dan una factura en papel durante un viaje de trabajo? 🤨

Pues que puedes hacerle una foto con Pleo, registrarla automáticamente... y deshacerte del papel, porque se trata de una solución homologada por la Agencia Tributaria.

Adiós papel, adiós pérdidas de la factura, adiós a las notas de gasto y adiós a los infinitos problemas relacionados.

Hola productividad, hola excelencia en la facturación de tu empresa y hola optimización del calendario fiscal para empresas.

Si es que Pleo... 

¿No venías buscando cómo mejorar el proceso de facturación de tu empresa? Pues ya sabes dónde es: en la mejor gestión de gastos conocida ✌️