Contabilidad online: el impacto de la tecnología en el día a día del CFO

¿Recuerdas aquella época en la que lidiar con papeleos infinitos y hojas de cálculo interminables para llevar la contabilidad de tu empresa era lo normal?

Jaaaaa 🤭

Gracias a la evolución tecnológica que ha experimentado la contabilidad, has podido dejar ese engorro de trabajo atrás para centrarte en lo realmente importante: la nueva forma de llevar la gestión financiera de tu empresa.

Porque estamos de acuerdo en que la contabilidad online ha sido un punto de inflexión claro en este proceso, ¿no?

Hoy en día ya no cabe en tu cabeza el hecho de gestionar asientos contables sin utilizar la tecnología… y eso está muy bien.

Te ahorra tiempo, trabajo y demás disgustos que conocemos todos.

Y ojo, que esto va a más: la tecnología está cada vez más presente, y está cambiando por completo las funciones principales de los CFOs como tú.

Así que es hora de abrazar bien fuerte a la amiga tecnología y aprovechar al máximo sus ventajas para hacer que tu empresa funcione mejor 👌

Y eso vamos a tratar.

Atiende, porque vamos a hablarte de la importancia de digitalizar procesos, de las ventajas de apostar por la contabilidad online y a final te enseñamos algún software contable —quince, ni más ni menos— que podría interesarte.

Vaaaamos allá 💪

La importancia de digitalizar procesos y automatizar: los beneficios de un software contable

La digitalización y automatización de la contabilidad es todo un superpoder para los CFOs y, hoy por hoy, ya no hay excusa. 

Hay mil posibilidades tecnológicas a tu alcance para hacerte la vida más fácil —la laboral, al menos—.

¿Cómo de fácil?

Lo más evidente es que, llevando tu contabilidad online, ahorras tiempo y esfuerzo al hacer que tareas repetitivas y tediosas se conviertan en automáticas y eficientes. 

Esto también implica reducir los errores humanos, la posibilidad de tomar decisiones informadas y minimizar riesgos financieros. 

Que está muy bien, ¿no? Vaya con la contabilidad online 😮

Pero eso no es todo en cuanto a ventajas del software contable, no.

Al apostar por un sistema de contabilidad online, obtienes un control y una visibilidad total. Que oye, es lo suyo. Eso de buscar entre montones de papeles u hojas de cálculo es cosa del pasado y a ti, plim.

Súmale que puedes acceder en tiempo real a esa info y que toooda está juntita en la misma base de datos: ¿qué obtienes? El combo total. 

Y por si fuera poco, la información en tiempo real te permite detectar tendencias, cambios y oportunidades antes de que se conviertan en problemas o se te escapen de las manos. Es como tener una bola de cristal para tu negocio 🔮

En resumen: la digitalización y automatización en la contabilidad es todo un as bajo tu manga. 

Es como tener una máquina ultrapoderosa para gestionar mejor el efectivo, tomar decisiones inteligentes y hacer que la empresa cumpla los objetivos financieros planteados.

¿Hay ganas de digitalizarse y hacer la contabilidad online o qué?

Pues mira, puedes empezar por aquí, por los tipos de software de contabilidad.

Software de contabilidad online: tipos y características

Hay muchos tipos de programas para empresas y, si nos referimos a software contable, tela marinera 😱

¿Cómo clasificamos?

Podemos ordenar los softwares contables dependiendo de la forma de uso:

• Software contable en la nube: muy útil si tienes equipos remotos; tendrás todos los números disponibles desde cualquier lugar
• Software contable de escritorio: no necesita Internet, pero ojo, es peligroso si no tienes copia de seguridad 🔐

Y atendiendo al tamaño de empresa que pueden abarcar:

• Softwares de contabilidad general: el tipo más común. Un todoterreno para cualquier empresa. Sirve para realizar un registro de las transacciones financieras, gestión de cuentas, balance de ingresos y gastos y también para generar reportings financieros
• Softwares de contabilidad para pymes: están diseñados teniendo en cuenta las particularidades de estas empresas. Hacen que la contabilidad sea más simple y suelen ser asequibles y fáciles de utilizar 
• Softwares de contabilidad para grandes empresas: ofrecen características avanzadas y te permiten centralizar la contabilidad de todas las sedes —si las hubiera— en un solo lugar

¿Y ya?

En cuanto a clasificaciones, sí. Pero oye, hay más características que deberías considerar.

Quizá la más importante es si presenta —o no— los impuestos por ti. Un buen software de contabilidad online debería ayudarte a calcularlos correctamente y a estar al día con las regulaciones fiscales.

También sería interesante que garantizara la seguridad de los datos financieros. Es decir, que además de facilitarte la gestión financiera, también funcione como guardián toda la información crítica ⚔️

Otras preguntas que deberías hacerte:

• ¿Es un programa escalable?
• ¿Tiene soporte?
• ¿Tiene prueba gratuita?
• ¿Cumple con la normativa?

Y sobre todo: ¿cumple con tooodas las necesidades que tiene tu empresa en cuanto a contabilidad online? ¿Conciliaciones bancarias, quizá? ¿Cálculo y presentación de impuestos?

Ahora te hablamos de las 14 propuestas, pero antes… ¿a qué vas a tener que enfrentarte al digitalizar la contabilidad?

Los retos del CFO en el cambio a la contabilidad online

Los cambios no son fáciles y resistirse es de lo más normal. 

A veces son necesarios para que el negocio siga a lo suyo. La evolución tecnológica es como un tren: avanza rápido y debes subirte al vagón de la innovación… o te quedas atrás y a sufrir las consecuencias.

¿Qué hemos aprendido del covid, además de a estornudarnos en el codo? Que las empresas con los procesos más automatizados sobrevivieron más y mejor que las que no.

Lo que ha servido, al menos, para que muchas hayan cambiado por completo su forma de valorar todo lo que aporta la transformación digital.

A pesar de eso, el hecho de digitalizar la contabilidad y otros procesos es un cambio cultural que afecta a todos los eslabones. 

Y ahí tienes uno de los mayores retos como CFO: liderar esa transformación y luchar contra la resistencia al cambio.

Debes ser un verdadero líder para convencer a tu equipo de que la digitalización es el mejor camino. 

Esto no solo hará que la empresa funcione más rápido y sin los típicos errores en la contabilidad, sino que tu equipo podrá concentrar su talento y habilidades en otras tareas 👩🏻‍💻

Otro desafío que puede aparecer en este escenario es la necesidad de integrar varios sistemas en uno. Que parece fácil, pero no lo es.

Hay que identificar todos los sistemas de gestión que había instalados en la organización y adoptar un modelo de gestión integrada. Una vez puesto en marcha el trabajo, tendrás que medir y comprobar que la implementación ha sido un éxito. 

¿Qué más?

La elección. Hemos dicho que programas había muchos, ¿no?

Debes garantizar que las necesidades específicas de la empresa queden cubiertas, que se cumplan los requisitos de presupuesto —no solo económicos, sino también de plazos— y que tenga opciones de escalabilidad si ves el tope del negocio mucho más arriba.

Dicho esto, vamos con algunas opciones, con nombre y apellido.

Los 14 mejores programas de contabilidad: los softwares contables más utilizados

Hay un poco de todo en lo que se refiere a software contable: gratuito, de pago, de código libre…

Nuestro consejito es que revises al dedillo cada uno de ellos hasta que decidas cuál es el mejor programa de contabilidad para tu empresa.

Nosotros te contamos alguna cosa de cada uno, pero muy por encima. 

Venga, no nos liemos. Ahí van.

#1 NetSuite

Aplicación financiera orientada a que tu empresa escale a través de la automatización de procesos y análisis de datos en tiempo real.

Lo que viene a ser ahorrar tiempo por un tubo en la contabilidad online, vamos.

Ofrece una visión global de todas las operaciones y muchas funcionalidades como son la posibilidad de acelerar el cierre financiero, gestionar gastos, inventarios, auditar ingresos, creación de libros contables, etc.

El precio oscila los 500 € al mes, que tienen su aquel. Pero merece la pena. 

#2 HubSpot

Uno de los más conocidos en los últimos tiempos. 

Permite a tu empresa crecer, automatizar procesos y mejorar tus relaciones con los clientes, ya que se integra con su propio CRM.

Es una herramienta de contabilidad online muy versátil y completa, apta para empresas de todos los tamaños.

Funciona, asimismo, como pegamento. Une todos tus departamentos para que trabajen en armonía y así todo fluya mucho mejor, muy al estilo de los ERP que decíamos en los programas de gestión.

#3 Contasol

Otro de los más conocidos, aunque más discretito que los anteriores. Lo has usado en algún momento de tu vida seguro, o por lo menos has oído hablar de él.

Resulta atractivo por su versión gratuita —bastante completa— y por tener una interfaz facilona. Además, no tiene límite a la hora de introducir empresas, asientos o más usuarios.

Es un software pensado para pymes, aunque con poca escalabilidad en su modalidad gratuita.

Como aspectos negativos podemos decir que tiene un soporte limitado; no hay nadie para ayudarte que no sea la comunidad de usuarios —aunque si pagas, obviamente, sí que te ofrecen este servicio—.

Y se estima que el tiempo medio que tarda en ponerse a funcionar al 100 % de rendimiento en tu empresa es de, aproximadamente, una semana. Que puede ser mucho o poco, según los ritmos que manejéis para la activación del proyecto. 

#4 Alegra

Potente programa con funcionalidades de todo tipo que te permite gestionar gastos, ingresos, facturas y clientes. Siempre de forma rápida y organizada.

Trabaja en la nube, lo que te permite un acceso inmediato a todos los datos desde cualquier lugar y tiene la ventaja de que la información se actualiza en tiempo real.

Top, top, top.

#5 Sage contabilidad: contaplus

Uno de los programas más utilizados en España. 

Es un software muy completo que también hace de todo: facturas, IVA, nóminas, conciliaciones bancarias, etc. 

Además, te permite tener toda esa información ordenada y a la vista y conectarte con otras aplicaciones adicionales de forma muy cómoda.

Tiene diferentes planes de pago dependiendo del volumen que quieras abarcar.

Es ideal si tu empresa está en fase de crecimiento, ya que se irá adaptando como anillo al dedo en el momento de escalar.

#6 ALTAI

Se podría decir que este es uno de los softwares que mejor se adapta. 

Te permite personalizarlo todo al máximo. Tooodo lo que te puedas imaginar. Es casi como tener un programa hecho a medida 📐📏

Con él podrás llevar una contabilidad automática de tus facturas, introducir asientos en tu libro, gestionar el inmovilizado, generar certificados y muchas más cositas.

La única pega que podemos ponerle es que requiere instalación local, aunque desde la web te permite consultar toda la información.

#7 Anfix

Más que un software, aunque está más pensado para la contabilidad online de pymes.

Es capaz de crear facturas personalizadas, contabilizar facturas simplificadas y tickets de gastos, presentar impuestos y llevar de manera automática la contabilidad de tu empresa.

Con este software podrás reducir en un 80 % el tiempo que dedicas a gestionar la contabilidad de tu pyme —o eso dicen ellos en su web—.

Su uso, además, es totalmente en la nube. No tendrás que instalar nada de nada en local.

#8 PGConta

Al contrario que el anterior, este software contable no permite el uso en la nube. 

Su mejor característica es el precio, y puedes conseguirlo mediante un único pago. Solo tendrás que pagar un plus cuando saquen alguna actualización nueva. 

Y por lo demás… no podemos mentirte. Cumple con todas expectativas para llevar una adecuada gestión contable y fiscal en caso de que tu empresa sea una pyme: crear cuentas, contabilizar facturas, hacer balances…

Además, el manejo es simple. No se puede pedir más. 

#9 SeniorConta

Este también es un programa contable para utilizar en la nube. 

Es fácil de usar —como casi todos— y además tiene prueba gratuita. 

En caso de que te lo quieras quedar hay diferentes planes, que van desde los 200 eurines hasta los 450 mensuales.

Ofrece un mix de todo eso que necesitas de contabilidad online: facturación, gestión de cobros y pagos, modelos de impuestos, gestión de asientos contables, cálculo de impuestos, etc.

#10 a3innuva Contabilidad

Ofrece servicios a cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño.

Es un software online que permite el acceso en tiempo real, cuenta con entrada inteligente de facturas, cálculo de impuestos, generación de amortizaciones y mucho más.

Tiene un soporte muy potente, así que ni tan mal.

#11 Contasimple

La solución más económica y al alcance de tu bolsillo; nunca mejor dicho, porque podrás utilizar este software de contabilidad online desde tu propio móvil.

Así de fácil.

Permite hacer de todo: gestionar facturas, presupuestos, albaranes, gastos, llevar un control de horas de tus empleados y de los stocks… vamos, de todo.

#12 Zoho Books

Este es un supersoftware. Te permite manejar tus finanzas, preparar declaraciones tributarias, automatizar flujos de trabajo, crear informes, recopilar transacciones o cualquier cosa que pase por tu cabeza. 

Puedes conseguir un plan de prueba gratuito, aunque los precios son muy populares. Van desde los 12 hasta los 200 € al mes.

#13 Gespymes

Estamos hablando de un software contable —también para pymes— bastante, bastante intuitivo.

Llevar la contabilidad online de tu pyme con este software contable lo simplifica todo.

Su precio es moderado en comparación con otros del mismo estilo; va desde los 15 euritos hasta los 50.

Sin embargo, como todo en la vida, no es perfecto: tiene bastantes limitaciones en cuanto a integraciones con otras soluciones. Una pena. 

#14 Wave

Un buen software si tu empresa es pequeña o mediana.

Ofrece las soluciones de contabilidad básicas que puedes esperar encontrar en una aplicación de este estilo.

Crear facturas, analizar el flujo de caja, gestionar cobros, hacer un seguimiento de las inversiones y demás tareas serán pan comido para Wave, otro de los software de contabilidad para pymes de la lista.

No es un software contable, pero al loro con Pleo

Sin trampa ni cartón: Pleo no es un software contable. Pero desde luego es el mejor ejemplo para avanzar hacia la era digital 😎

No importa que tengas una empresa enooorme o una microempresa; sea lo que sea, Pleo es tu alternativa.

Es justo lo que necesitas para complementar ese software contable que —¿tanto?— te ha costado elegir. 

¿Por qué?

Pues porque ambos se integran y hala, a trabajar juntos.

Pleo te va a ayudar con toda la parte de gestión de gastos.

Desde la aplicación y con un solo clic puedes exportar todos los datos a tu software de contabilidad online y este ponerse al lío. Así sabrás cuánto se gasta, cuánto se cobra y, lo más importante, cuánto te queda.

Liberarte de todas esas tareas rutinarias de gestión hará que te centres en lo realmente importante: llevar la rentabilidad de tu empresa a cotas más altas.

¿Cómo? Pues ya lo sabes: combinando tu software de contabilidad online con la gestión de gastos vía Pleo 😉