Contratación de proveedores: tipos de contratos y el proceso de contratación

Tener proveedores top en tu empresa es más importante de lo que pueda parecer en un primer momento.

De no tenerlos, la relación con tus clientes podría resentirse, tus finanzas sufrirían y la cadena de suministro funcionaría entre mal y fatal 😐

Pero si das con proveedores con los que firmar un buen acuerdo y que lo respeten a rajatabla, alegría:

• Optimizas el rendimiento operativo de tu empresa y reduces el riesgo financiero
• Te aseguras la compra de productos y servicios específicos, para que no te falten en ningún momento
• Mejoras el compliance legal, tributario y financiero

¿Y cómo aseguras esta maravilla de beneficios?

Pues manejando al dedillo el proceso de contratación de proveedores 🙃

No se hace de cualquier manera, no. Que lo fácil es buscar cuando tienes una necesidad, elegir la opción más barata y hala, a ver si sale bien.

Eso es tentar mucho a la suerte.

Para que salgan bien las cosas, vamos a hablarte tranquilamente de la contratación de proveedores.

De qué debería incluir los contratos que firmes con ellos, los tipos de contratos que hay y el proceso de contratación de proveedores dentro de la cadena de suministro.

¿Qué debe incluir el contrato con proveedores?

Cuando te sientas a negociar y llegas a un acuerdo, ¿qué debe reflejar el contrato con proveedores que firmas?

Son varias cosas, que generalmente dependerán del contrato que estés firmando.

Habrá unas cláusulas en unos que no aparezcan en otros, porque no es lo mismo un contrato con proveedores de materia primera que un contrato de proveedor de servicios.

O que el contrato de un proveedor de productos 😌

Dicho esto, lo lógico y normal es que el contrato entre proveedor y cliente que firmes contenga esto:

• El objeto del contrato
• Los derechos y obligaciones de ambas partes
• Las condiciones
• Las garantías

El objeto se refiere a qué puede esperar cada parte de la otra, en términos generales.

Tu empresa, obviamente, el servicio del proveedor. Y el proveedor, pues el pago. Todo bajo ciertas condiciones que se detallan a continuación.

No tiene mucho misterio, ¿no?

¿Qué va a hacer el proveedor por ti, de forma específica? ¿Y qué va a hacer tu empresa por él?

Por ejemplo, las obligaciones del proveedor podrían ser las de entregarte los productos con un estándar de calidad determinado, y las tuyas consistirían en validarlos para proceder al pago.

Esos pequeños detalles son los que vienen definidos en las condiciones, que vendría a ser la letra pequeña.

¿Con qué plazo tienes que hacer un pedido?

¿Qué plazo tiene el proveedor para enviártelo?

¿Y tú para revisarlo? ¿Y para hacer el pago a proveedores?

¿Qué precios se estipulan para un determinado número de unidades? ¿Hay un rango?

¿Qué procedimiento hay que seguir para hacer un pedido?

Pues toooodo eso va en las condiciones, que tanto tu empresa como los proveedores tendréis que garantizar de alguna forma.

¿Cómo?

Pues especificando qué ocurriría si no se respetaran, tanto esas condiciones como las obligaciones 👌

¿Un recargo por no pagar a tiempo?

¿Un descuento en el próximo pedido por entrega tardía?

Como ves, el contrato con proveedores tiene que incluir bastante información, por lo que no se llega a él en dos minutos. 

Hay todo un proceso de negociación con proveedores previo, la única manera de garantizar un funcionamiento exitoso a corto, medio y largo plazo; qué le vamos a hacer 😑

Y ahora sí: ¿hablamos de los tipos de contratos?

Tipos de contratos con proveedores

La información que acabas de ver tendrás que incluirla en todos los contratos que firmes, pero los hay de tres tipos si atendemos a cómo remunerar el servicio prestado.

Contratos con proveedores de precio fijo

Con un contrato así, antes de que pase nada ya sabes exactamente cuánto dinero le vas a pagar al proveedor. La gestión de pagos a proveedores se vuelve sencillita, sencillita 🤗

Si luego hay un imprevisto y no se pueden cumplir las cláusulas por alguna razón, da absolutamente igual: tu empresa paga lo estipulado en el contrato sí o sí.

La ventaja de este tipo de contrato con proveedores es que para ti es seguro, lo que te ayuda a controlar los gastos más fácilmente.

La desventaja principal es que es posible que a la larga, el precio que pagues no sea el óptimo 🫤

¿Por qué?

Porque los proveedores con experiencia que se las saben todas pueden incluir contingencias por riesgos, al prevenir todos los cambios que puedas ir pidiendo. Y eso es un plus que se paga.

Otra desventaja es que formalizar la contratación de proveedores con estos contratos lleva tiempo. El alcance tiene que estar perfectamente definido, por lo que la elaboración del contrato te costará más que cuando no está tan claro. 

¿Cuándo se suelen emplear estos contratos?

Pues cuando las especificaciones de los productos o servicios que contratas están muy, pero que muy bien definidas... y cuando, además, existe suficiente competencia en el mercado como para poder poner un precio razonable.

Como cuando quieres comprar ordenadores u otros materiales y equipamiento para la oficina, por ejemplo 🖥️

¿Es la mejor opción para tu empresa?

Espera a ver el resto de contratos... pero sí que es, definitivamente, la opción más segura.

Contratos con proveedores por costes reembolsables

Del contrato con proveedores más seguro nos pasamos el que menos lo es.

En un contrato por costes reembolsables, tu empresa pagará dos conceptos:

• Los gastos en los que incurra el proveedor para poder prestarte su servicio o venderte su producto
• Y sus propios honorarios por el trabajo realizado

Los gastos del proveedor son algo que no puedes prever ni controlar en tiempo real, por lo que corres el riesgo de que se disparen 💸

Para suavizar el riesgo, una buena idea es que supervises tenazmente, en la medida de lo posible, todos sus trabajos y costes relacionados.

El segundo concepto, el de los honorarios, es una cantidad fija que acordaréis previamente a la contratación de proveedores, por lo que no tiene mayor trascendencia.

¿Entonces?

Pues que estos contratos con proveedores se utilizan cuando el alcance no está clarinete y no se pueden estimar los costes de forma exacta, algo que suele suceder con el desarrollo de software o proyectos de IT.

¿Qué ventajas tiene?

Pues la ventaja aquí la tiene sobre todo el proveedor, que sabe que todos sus costes los pagará tu empresa y además cobrará una cantidad pactada.

La principal ventaja para tu empresa viene desde la redacción del contrato; como el alcance no está nada claro, no tendrás que invertir demasiado tiempo preparándolo, algo diametralmente opuesto a lo que sucedía con el contrato de precio fijo.

¿Y las desventajas?

Para tu empresa son tres: que nunca sabes cuánto terminarás gastándote, que es fácil que termines pagando un poquito de más y que tendrás que echar tiempo a la revisión.

Los proveedores menos profesionales no optimizarán sus gastos, ya que correrán a cargo de tu empresa... y tú no tendrás la seguridad de estar pagando lo mínimo.

Y claro, como vas a abonar todas las facturas, tendrás que dedicar tiempo a revisarlas una a una y a pagarlas, lo que también supone una buena cuota de uso de recursos.

No parece la mejor opción para una empresa sin un buen colchón de seguridad, ¿no?

A ver la tercera 👇

Contratos con proveedores por tiempos y materiales

Ojo, que este no tiene nada que ver con el anterior, aunque suene similar.

¿Qué conocerás?

El precio que pagarás por las horas de trabajo de tu proveedor, también conocidas como «unidades».

¿Y qué no?

La cantidad de horas necesarias para sacar adelante el trabajo, o en general las «cantidades».

¿Cuándo se emplea? 

Este tipo de contrato es bastante común cuando no se puede precisar la cantidad de trabajo que será necesaria para cumplir con la orden de compra, algo que suele darse en la prestación de servicios informáticos, jurídicos, etc. 

Para servicios más puntuales, vamos.

También es un contrato utilizado cuando hay prisa por empezar, porque se define rápidamente y no cuesta nada tramitarlo, que es a su vez su ventaja más importante.

¿Y las desventajas?

Una para tu empresa es que no sabes cuánto terminarás pagando, claro, porque el coste final dependerá de una variable desconocida. 

Y la segunda y más crítica: que tus proveedores ganarán más dinero conforme vayan necesitando más tiempo, por lo que los menos profesionales no tendrán ninguna prisa trabajando.

Afortunadamente, estos contratos suelen llevar una cláusula asociada de máximo de unidades, para que cambie de tipología del contrato una vez superado ese umbral y las finanzas de tu empresa no se resientan tanto 😊

Otros tipos de contratos con proveedores

Esos que hemos visto son, por así decirlo, las opciones que tienes como contrato principal, que definen cómo se remunera cada acuerdo.

¿Hay más contratos entre proveedor y cliente?

Aquí dos muy típicos:

• El contrato de confidencialidad de proveedores sirve para que tu proveedor no revele que tiene un acuerdo firmado con tu empresa
• El contrato de exclusividad del proveedor obliga a tu proveedor a que tu empresa sea su único cliente

Obviamente, no son contratos que tus proveedores estén obligados a firmar.

El de confidencialidad sí que es más común y no muestra resistencias porque no implica mucho para ellos.

Pero el de exclusividad... ojo. Le estás diciendo al proveedor que no puede tener otros clientes más allá de tu empresa, al menos en lo que se refiere al tipo de producto o servicio que te presta.

A cambio te va a pedir unas condiciones muy favorables para él, así que debes estar preparado cuando negocies.

Hazlo solo con proveedores que sepas que son lo mejor en lo suyo y no tengan competencia 🔝

El proceso de contratación de proveedores y su papel en la cadena de suministro

Ya hemos visto qué incluir en cada contrato y qué opciones tienes disponibles.

¿En qué momento tendrías que negociar por ello a lo largo de toda la cadena de suministro?

Mira, aquí tienes el proceso completo:

1. Lo primero es que identifiques una necesidad en tu empresa, claro
2. Luego tendrás que buscar proveedores potenciales que la cubran, para lo que te puede ayudar el e-procurement
3. Entonces viene un momento clave: debes hacer la selección de proveedores y negociar con ellos todo lo que hemos visto antes de firmar los contratos, como por ejemplo las formas de pago a proveedores
4. Con la contratación de proveedores formalizada, tendrás que generar la solicitud de compra y enviársela a tus proveedores según hayáis acordado
5. Generalmente, este será el momento de hacer el pago a proveedores y contabilizar sus facturas
6. Y tras la entrega de los productos o servicios por parte del proveedor, solo tendrás que comprobar que todo esté bien para dar el proceso por finalizado

Unos contratos que, de ser favorables para tu empresa, te facilitarán mucho un mal de cabeza habitual: la gestión de proveedores, algo para lo que te ayudará mucho nuestro siguiente protagonista.

Tu alianza con Pleo, ideal tras la contratación de proveedores

Acertar con la contratación de proveedores es lo más importante, no cabe duda.

Si consigues buenos acuerdos con grandes proveedores, tendrás las bases suficientes para aumentar la rentabilidad de tu empresa 😍

Algo que solo podrás hacer si no te pierdes en el proceso de gestión de proveedores, que implica aspectos tan incómodos como, por ejemplo, el control de facturas de proveedores.

O el control de pagos a proveedores.

O la gestión y contabilización de sus facturas.

¿Sabes quién te ayuda con todo eso?

Pleo, nuestra solución de control de gastos, donde los proveedores son solo una categoría más del conjunto de tipos de gastos de tu empresa.

Pero mira, mira cómo te ayuda:

• Te das de alta y repartes tarjetas a tu equipo, tanto físicas como virtuales
• Cuando un proveedor te envíe una factura, programas una transferencia con Pleo y te aseguras de pagar dentro de la fecha y no caer en algún recargo indeseado
• Cuando hagas el pago, el gasto pasa al sistema, donde podrás controlarlo junto al resto de gastos de la empresa
• La factura podrás almacenarla cómodamente en la nube, y no se te escapará ninguna... por lo que optimizarás el calendario fiscal tributario

Automatización, rapidez, precisión, ahorro... 

¿Quién da más que el combo contratación de proveedores + la gestión de gastos con Pleo? ✌️