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Control e innovación. A priori, una pareja sin mucho futuro. Pero una pareja que, bien combinada, pueden sorprenderte.

Cuando hablamos de control en el trabajo, nos vienen a la cabeza las trabas, la falta de autonomía o los “no” a la creatividad y la iniciativa. Y no hay lugar a dudas: un entorno laboral demasiado controlador acabará por hacer que los empleados se frustren con los procesos burocráticos y acaben por dejar la empresa.

Pero un control bien llevado, puede hacer que tu cultura de empresa (especialmente en la gestión de gastos) evolucione a una estructura sana basada en la transparencia y confianza. De hecho, no solo hará que todos estéis alineados. También hará que las finanzas de la empresa estén bajo control.

Cómo afrontan el control financiero los líderes innovadores 

Empecemos por el principio: ¿qué significa realmente control?

Control (nombre): Regulación, manual o automática, sobre un sistema.

Es verdad que visto así, el control no encaja mucho en un entorno innovador con el foco puesto en los empleados. Pero tener ese mismo control sobre tu gestión de gasto es indispensable. Y no tiene por qué ser sinónimo de burocracia.

De hecho, con una mentalidad abierta se pueden implementar control y regulación en la gestión de gastos a través de límites de gasto claros y políticas de gasto que aclaren las normas del juego.

En realidad, el control no es algo malo. Simplemente es necesario.

¿Por qué el control de gastos es bueno para todos?

Con un sistema claro para reportar los gastos y procesos que realmente funcionan, los equipos de finanzas pueden estar tranquilos con el dinero de la empresa. Y además, el resto de los miembros del equipo dejarán de adelantar dinero de su bolsillo y tendrán claro qué pueden comprar y qué no.

Una política de gasto que deje claras las normas del juego

El control debería ser sinónimo de transparencia. Y es que a veces no es fácil saber cuánto y en qué puede gastar el dinero tu equipo. Especialmente entre diferentes departamentos y entidades. De hecho, no existe una política de empresa estándar que funcione en todas las empresas. Los presupuestos varían entre proyectos, vuelos, alojamientos y demás. Precisamente por eso es importante que tu política de gasto deje claro cada caso. 

Con una política de gasto pensada exclusivamente para tu equipo, los empleados se sentirán libres de comprar lo que necesiten para trabajar sin necesidad de buscar una aprobación constante (o justificándose hasta la saciedad). Una política de gastos efectiva cubrirá casi todos los escenarios gracias a reglas y recomendaciones claras. Además de alinear a todas las partes, te ayudará a evitar el gasto innecesario.

Visualiza tu gasto como nunca antes

Ahora más que nunca es indispensable saber a dónde se va el dinero de la empresa, en qué ámbitos se invierte y cómo se reparte. Y el control no llega solo con establecer reglas. También se puede hacer realidad de varias maneras como, por ejemplo, fijando límites de gasto individuales antes incluso de repartir las tarjetas al equipo. Con un gasto de empresa transparente, la visibilidad sobre el nivel de gasto será todavía mayor. Y te dejará espacio para identificar hábitos de gasto y oportunidades para reorganizar los presupuestos.

Es algo que nuestros clientes pueden corroborar. Tal y como nos cuenta Steve Parks (CEO de Convivio): “Es más una sensación de que el gasto está bajo control porque puedes ver en vivo qué está pasando. Hay una visibilidad real. Puedes saber que hay un proceso y que los contables tienen todo bajo control. Visibilidad real y no esa sensación de que los tickets se acumulan en un cajón.”

Tu equipo sentirá que confías en ellos

Control no debería ser sinónimo de un desequilibrio de poder. Con unas expectativas de gasto y unas reglas claras, los miembros de tu equipo siempre estarán al tanto y sentirán que confías en ellos para comprar todo lo que necesitan para trabajar. Por no hablar de que reducirás la probabilidad de que tengan que adelantar dinero de su bolsillo. Y está demostrado: los equipos felices son buenos para tu negocio. Esto no va se sangre, sudor y lágrimas. Va de confianza.

No lo decimos nosotros. Lo dice la ciencia. Según la investigación de Harvard Business Review, los trabajadores de empresas con gran confianza en ellos afirman tener un 106 % más de energía en la oficina, un 50 % más de productividad y una reducción del estrés del 74 % (en comparación con los de empresas con baja confianza en los trabajadores).

Establecer reglas claras junto a límites de gasto, empodera a tus empleados para que tomen decisiones con confianza. Y lo mejor de todo: no tendrás que actuar como una figura controladora aprobando o rechazando cada gasto.

Mejora los procesos de trabajo entre el equipo de finanzas y el resto de la empresa

El trabajo en equipo hace que el trabajo salga adelante. Y todavía sale mejor con procesos de colaboración entre diferentes departamentos. Cuando el departamento de finanzas tiene el control de todo el gasto (en todos los departamentos), los equipos trabajan más coordinados y son más eficientes. Con presupuestos predefinidos y la oportunidad de reorganizar en qué se gasta el dinero, el trabajo saldrá mejor.

Los equipos y directores financieros son, muchas veces, ignorados a la hora de definir la estrategia y visión de las empresas. La mayoría de veces, los que se ocupan de cuidar del dinero de la empresa son percibidos como obsesos de los números (con tiempo solo para el Excel). Pero los líderes de finanzas cada vez son más importantes para los CEOs gracias a los datos que manejan y la información clave que tienen para el futuro de la empresa.

Mientras seguimos tratando de entender y definir qué significa realmente ser innovador en el trabajo, es hora de revisar la narrativa que impera sobre el control. Especialmente en el mundo de la gestión de gastos. Los líderes de finanzas más innovadores saben perfectamente que el control no tiene por qué significar restricción. De hecho, lo ven como todo lo contrario.

El control es una parte necesaria del trabajo. Una parte indispensable que ayuda a las empresas a estar preparadas, ser ágiles en la toma de decisiones y estar tranquilas. No sé para el resto, pero para nosotros suena bastante bien.

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