Control de gastos de viaje: cómo mejorar la gestión de los gastos de viaje de empresa

¡Din din diiiiinnnnnnn! 🛎️

Tu equipo se va de viaje de trabajo y hay que prepararlo todo a conciencia, por lo que se hacen las reservas pertinentes y comienza la aventura.

A los dos días vuelven con un informe de gastos de viaje. 

¿Qué contendrá?

¿Cuáles habrán sido los gastos?

Los billetes y el alojamiento ya se reservaron en la oficina, así que nada.

Taxis, 80 €, bien ✅

Desayunos, 60 €, bien ✅

Cena con el cliente, ¿600 €? Mal ❌

Y llegan las preguntas: ¿por qué tan caro? ¿Por qué no pidieron permiso?

Y las respuestas se encaminan a justificar esa cuenta tan alta... y solicitar el reembolso de ese gasto tan enorme, adelantado con dinero propio.

Si desde el minuto 0 tu empresa hubiera contado con un buen control de gastos de viaje, evitas ese conflicto y cualquier otro que se te ponga por delante cuando tu equipo sale de viaje de trabajo.

¿Vemos cómo implementar un sistema que te ayude?

Los beneficios de contar con un sistema de control de gastos de viaje

Evitar esas situaciones taaaan improductivas y desagradables es solo el primero de ellos; hay más.

Las soluciones de control de gastos y viajes también te ayudan a reducir costes de distintas formas: limitando los gastos, asegurando cada factura simplificada que te permita optimizar el Impuesto de Sociedades, etc.

Y hacerles un seguimiento así a ti te regala una información muy útil para la toma de decisiones estratégicas, ¿no?

Seguimos con el cumplimiento de las políticas de gastos de la empresa, algo que deberías haber definido ya. Y si lo aseguras, reduces los riesgos financieros y oye, más tranquilidad 👏

¿Con qué acabamos?

Con el mayor beneficio que te puedas imaginar, fruto de la suma de todas esas pequeñas ventajas que estamos diciendo: el aumento de la rentabilidad de la empresa, tu meta como CFO.

Así que sí, el control de gastos de viaje debería ser una de tus prioridades, y por eso ahora enseguida te vamos a contar cómo proceder, con un recurso final que... ojito 😉

Tipos de gastos de viaje 

Pero antes, dejemos claro qué gastos son aquellos que deberíamos controlar, por si lo de los viajes en tu empresa es algo nuevo o poco frecuente.

Los gastos de viaje se suelen dividir en tres grupos.

El primero es en concepto de dietas, que viene a cubrir los gastos de estancia y manutención.

Es decir, el alojamiento en el que pernocta tu equipo y los desayunos, comidas o cenas que tiene mientras viaja.

Los transportes se engloban en los gastos de locomoción, que viene a cubrir los desplazamientos en avión, tren, autobús, barco, coche de alquiler, taxi... y ya, porque si tu equipo viaja en coche propio se le compensa con kilometraje.

El kilometraje es el gasto de tu empresa destinado a compensar a un empleado que viaja con su propio vehículo personal, que sufrirá un desgaste derivado del trabajo y tendrá que ser recompensado.

El kilometraje, obviamente, no requerirá de facturas ni nada.

Pero los alojamientos, las dietas, los billetes de viaje, los transportes en taxi... la necesidad del control de los gastos de viaje viene por ahí ❗

Esas son las fuentes habituales de problemas, sí: que si una factura se pierde, que si una cantidad está por encima de lo que marcan las políticas, que si un gasto no se puede justificar, etc.

¿Qué haces con la gestión de gastos de viaje de ese tipo?

Lo vemos a la de ya, pero antes, ¿a qué retos te enfrentas?

Desafíos en la gestión y control de los gastos de viaje

Que estés leyendo un contenido sobre gastos de viaje de empresa y su gestión es indicativo suficiente para saber que no va a ser del todo sencillo.

¿A qué te enfrentas?

A la falta de tiempo, por ejemplo; controlar los gastos de viaje sin un buen sistema o método requiere de mucho tiempo, algo que habitualmente no abunda en las empresas.

Los informes de gastos y seguimiento... ¿cómo de precisos son? El sistema elegido tiene que permitirte saber cuánto se gasta y quién gasta en cuestión de segundos; todo lo que no sea eso, no te interesa.

El fraude financiero también es un desafío al que hacer frente. ¿Cuántas historias has escuchado de que alguien vuelve de un viaje con un gasto aparentemente excesivo?

Y si ese sistema también es capaz de agilizar el reembolso de los gastos de viaje, que a veces se ejecutan en tanto tiempo para inconveniente de tu equipo... pues mejor que mejor.

¿Qué podrías hacer para pasar por encima de estos retos y conseguir todos los beneficios que contábamos antes?

Cómo optimizar la gestión y control de gastos de viaje

Vamos ahora con consejos de gestión de gastos de viaje que te ayuden a controlarlos como marcan los cánones.

Al final te damos una herramienta total para tenerlos bajo un control más que exhaustivo. La madre de todas las soluciones; ya verás.

Pero antes... los consejos 👇

#1 Crea una política de gastos de viaje

Tener una política de gastos es bastante común en las empresas.

Contar con una política de gastos de viaje, ya no tanto 😅

¿Quién hace las reservas?

¿Qué límites hay por partida?

¿Cómo se informa de cada gasto durante el viaje?

¿Cómo se justifica para que luego lo reembolsen?

¿Cuánto tiempo hay para presentar la nota de gastos y los justificantes de pago?

Con una política completa que lo refleje todo, tu equipo sabrá qué hacer y las dudas y conflictos se reducirán. 

No desaparecerán, porque alguien siempre puede excederse del límite por alguna razón que tratará de justificar, pero sí que bajarán en número.

Aquí te hablamos sobre políticas de gastos de viaje, por cierto 😌

#2 Presupuesta los gastos de viaje con acierto

Una de las claves del control es que marques tú el punto de partida, la referencia.

¿Y de dónde salen los datos para dar con una estimación precisa?

Puedes apoyarte en los límites marcados en la política de gastos de viaje y en datos reales de otros viajes anteriores.

O si quieres rizar el rizo un poco, aquí te ayudamos con la previsión de gastos, algo más que factible con el uso de la última tecnología financiera.

Si consigues presupuestar con tino, luego solo tendrás que ir haciendo ajustes sobre la marcha, manteniendo el presupuesto bajo control en todo momento.

#3 Analiza los gastos reales y hazles seguimiento

Relacionado con el punto anterior tenemos el análisis de costos.

Es decir, una vez hayas estimado los gastos, es interesante que lleves el control presupuestario en tiempo real.

Que hagas un control de costes tal cual van llegando los gastos, para tener las cuentas actualizadas y conozcas cada uno al detalle.

De quién es, cuánto ha sido, si cumple las políticas, si se ajusta al presupuesto estimado, etc.

La clave del control de gastos de viaje está en el binomio que acabamos de ver: presupuestar y, sobre todo, hacer un seguimiento en tiempo real.

Algo que solo se puede hacer con tecnología.

#4 Digitaliza el control de los gastos de viaje

¡Pero bueno! ¿Cómo se digitaliza un control?

Pues digitalizando los procesos, claro.

¿Facturas en papel? Fuera: en cuanto las reciba tu equipo durante un viaje de trabajo, que las digitalice y te ayude con la gestión.

¿Registro manual de datos de las facturas en el programa de control de gastos de viaje? Fuera también: que la tecnología te ayude a leer datos y a incluir los gastos en el programa automáticamente.

¿Almacenamiento de facturas en papel para poder justificar los gastos de viaje ante Hacienda? 

No, no y no: digitaliza todos los justificantes de pago y ahorra espacio físico, elimina el riesgo de perder documentos o que se borre la tinta... y descansa tranquilo por las noches ante una posible inspección 😴

¿Y los cálculos? ¿Cómo prefieres calcular los gastos de viaje, con calculadora o con un sofisticado sistema que calcule de forma automática?

La digitalización de procesos en la gestión de viajes de empresa y sus gastos asociados es sinónimo de eficiencia y eficacia.

Nada como Pleo para ayudarte con el control de los gastos de viaje

Todo —todo— lo que acabas de leer lo eleva a la enésima potencia Pleo, la mejor app para controlar gastos de viaje con diferencia.

Que no lo decimos nosotros; es que por sus características es como la aplicación perfecta.

¿A qué retos nos enfrentábamos?

• A la carga de trabajo administrativo con tareas tediosas
• A la elaboración de informes de forma ineficiente
• A los riesgos de fraude
• A la falta de visibilidad en los gastos
• A los reembolsos lentos

Pues con Pleo, dificultades superadas 😮

Mira, mira qué consigue con el uso de sus tarjetas de empresa inteligentes más la app de control de gastos:

• Automatiza procesos tediosos, como el de registrar los datos de las facturas de gastos o el de exportar los gastos de los programas de contabilidad
• Elabora informes de gastos en tiempo real a golpe de clic
• Te previene de los intentos de fraude, porque todos los gastos quedan registrados con detalle en tiempo real
• Te da toda la visibilidad habida y por haber en los gastos de viaje
• Y te facilita mucho el proceso de reembolso de los gastos de viaje; primero, eliminándolo gracias al uso de las tarjetas y si no, con el sistema de balances personales

¿Y qué consejos te hemos dado para el control de gastos de viaje?

• Que crees una política
• Que presupuestes con acierto
• Que analices y hagas seguimiento de los gastos de viaje en tiempo real
• Que digitalices los procesos del control

Pues Pleo... ojo:

• Te ayuda a crear la política con una herramienta sencilla
• Te permite presupuestar con todos los datos sobre la mesa, por si quieres hacer correcciones o rolling forecast
• Te facilita muuuucho el seguimiento de los gastos de viaje en tiempo real, con su sistema de registro de gastos y panel de visualización sincronizados 
• Y lo digitaliza todo

Lo de la digitalización es cierto: si tu equipo recibe facturas en papel durante un viaje de trabajo, esta app de gastos de viaje de empresa te lo soluciona.

Y lo hace sencillo: con una foto al ticket o factura será suficiente de cara a Hacienda, ya que es una solución homologada.

Adiós al papel y hola al sistema tremendamente productivo: tu equipo viaja, paga los gastos con las tarjetas, se cargan automáticamente en el sistema, se hace una foto a la factura, se desecha el papel, vuelven a casa y nadie se preocupa ni de la nota de gastos ni los reembolsos, ambos inexistentes.

Toma estrategia; ríete del control de gastos de viaje en Excel 🤟

¿Se te ocurre una herramienta mejor para el control de gastos de viaje que te lleve de la mano hacia ese aumento soñado de la rentabilidad? 

Pim, pam, Pleo y su gestión de gastos de viaje... y de los que se pongan por delante 💪