Gastos de empresa que se contabilizan en la cuenta contable 629… o no

¿Y esta forma de empezar tan directa?

¿Es que acaso ya hemos hablado de la cuenta 629 Otros servicios en una primera entrega de este post doble?

Así es 👉 Qué es la cuenta contable 629

Pero esta segunda parte es más que necesaria, y lo es porque aunque sepas de contabilidad nos la jugamos a que quizá, solo quizá, puede que se te esté escapando alguna cosilla de la cuenta 629.

Y no queremos eso, que los errores en contabilidad se pagan muy caros.

Alrededor de la cuenta 629, probablemente una de las más famosas del Plan General de Contabilidad, hay mitos y verdades que vamos a intentar esclarecer en las próximas líneas.

Cuenta 629, vaaamos allá.

Gastos de empresa que SÍ se contabilizan en la cuenta contable 629

Partimos de la base de que la cuenta 629 es un cajón de sastre en el que se incluyen elementos que, por su naturaleza, no encajan en otras cuentas contables.

Y hay muchas dudas, claro, como probablemente las que te hayan traído a este post.

Vamos a empezar con los tipos de gastos más comunes que sí que se pueden incluir en la cuenta contable 629. 

Antes de arrancar, debes saber que puedes crear tantas subcuentas como desees. Por pura comodidad a la hora de organizar.

Como en la 629 entra un poco de todo, es muy frecuente que las empresas creen una subcuenta por partida, numerada a su propia voluntad con el 629 delante:

• 629010 Gastos de gasoil
• 629020 Gastos de material de oficina
• 629030 Gastos de telefonía
• Etc.

Y ahora sí, vamos allá.

Gastos de material de oficina

Ojo, primera confusión.

Si tu empresa no compra volúmenes inmensos de material de oficina, lo más recomendable es incluir los gastos en la cuenta 629. 

Peeero al loro, porque existe una cuenta contable de material de oficina existente, la 328 Material de oficina.

¿Y esta cuándo se utiliza?

Cuando los volúmenes de gastos de oficina sean tan grandes que lo aconsejable sea controlarlo mediante un inventario.

Si se elige esta opción, las cuentas a utilizar serán la 602 Compras de otros aprovisionamientos —para la adquisición— y la 328 Material de oficina —cuando se regularicen las existencias de final de año—.

Pero si el volumen de bolis, folios, carpetas, grapadoras y demás no es especialmente elevado, la contabilidad del material de oficina la haces en la cuenta 629 y listos.

Dietas y asignaciones para gastos de viaje

¿Cuál es la cuenta de los gastos de viaje? ¿La 629?

La 629.

Cuando alguien de tu equipo se tiene que desplazar por trabajo, todos los gastos que genera se incluyen en la cuenta 629.

Los conoces, ¿no?

Hay gastos de hotel, gastos en gasolina, gastos en peajes, gastos en comidas, cenas y desayunos, gastos en billetes de transporte… En fin, de todo lo relacionado con irse por ahí a trabajar.

Gastos de kilometraje

El kilometraje es una compensación que se le da a cualquier trabajador que tenga que desplazarse de su puesto de trabajo habitual.

El esfuerzo de estar por ahí en vez de con su familia, de coger su coche, de comer fuera… se paga.

Pues bien: los gastos de kilometraje se contabilizan en la cuenta 629, sí, que también es la cuenta contable para la gasolina, los peajes y/o los billetes de transporte empleados por el trabajador que tiene que irse a desempeñar su labor a otra parte. 

Gastos de restaurante

En un viaje de trabajo, tu equipo irá de restaurante prácticamente siempre que sea hora de comer. Es decir, dos veces al día, sin contar los desayunos.

Estos gastos también se incluyen en la cuenta contable 629, salvo que… bueno, no queremos hacerte spoiler; te tocará leer hasta el final.

Gastos de alojamiento

Salvo que sean viajes en el mismo día, el trabajador tendrá que pernoctar fuera de casa.

El coste de esa noche —hotel, hostal, apartamento, etc.— también va directo a la cuenta contable 629 como parte de los gastos de viaje.

De momento todo muy lógico; vamos bien.

Gastos de teléfono

La cuenta 628 Suministros, puede llevar a confusión con esta partida.

Es cierto que la luz, el gas y el agua generan gastos como lo hace el teléfono —fijo de la oficina, de cada empleado o empleada…—, pero la forma de suministrar el servicio es distinta.

En el caso de los suministros tradicionales suele haber un contador que aumenta cuanto más consumes. Al final del ejercicio, se revisa cuánto se ha consumido y se paga —corren malos tiempos para los consumidores en este sentido, sin duda—.

El teléfono es diferente. Suele haber cobros fijos mensuales, que no dependen en absoluto del consumo, y todo es digital.

Eso hace que los gastos de teléfono se incluyan en la 629, a pesar de que muchísimas empresas cometen el error de asignárselos a la cuenta 628 Suministros.

Y un inciso antes de seguir: otro error clásico del mismo perfil es el de contabilizar los gastos de gasolina en la cuenta 628, cuando le pasa exactamente lo mismo que al teléfono. No se consume de la misma forma que el agua, la luz o el gas, así que la cuenta contable para la gasolina también es la 629 ☝

Otros gastos a incluir en la cuenta 629

Ya has visto algunos de los más importantes que sí se incluyen en la 629 y comúnmente inducen a error; pero en este cajón de sastre se puede incluir prácticamente de todo. Y para muestra, un botón:

• Productos de limpieza
• Una maceta, flores...
• Copia llaves
• Gel hidroalcohólico
• ITV
• Ambientador
• Revistas, periódicos...
• Caramelos para ofrecer
• Botellas de agua
• Cable alargador
• Cargador del móvil, funda...
• Pegatinas señalizadoras
• Enmarcación de un título
• Toallitas desechables
• …

Gastos de empresa que NO se contabilizan en la cuenta 629

La otra cara de la moneda también entraña cierta confusión.

Poca, pero alguna hay, y a fin de que no cometas errores… aquí van dos tipos de gastos que se suelen incluir en la cuenta 629 y no deberían.

Gastos de representación

Cuando alguien de tu plantilla viaja con el fin de reunirse con un cliente o proveedor de cara a mejorar su opinión de la empresa o conseguir alguna venta, los gastos de viaje cambian completamente.

Pongamos que María se va a Barcelona en avión desde Madrid porque ha quedado allí con un importante proveedor, con el objetivo de mantener una buena relación comercial.

Esto es lo que sucede, paso por paso:

1. Coge su avión un miércoles después de comer
2. Aterriza a primera hora de la tarde y se va en taxi a su hotel
3. Esa misma noche invita a cenar al proveedor en un restaurante del centro, al que puede ir andando
4. Vuelve a su hotel y pasa la noche
5. Al día siguiente, el jueves, desayuna en una cafetería cercana a su alojamiento
6. Finalmente, coge un taxi de camino al aeropuerto y vuelve volando a Madrid

Casi todos esos gastos ya no son gastos de viaje, sino lo que se conoce como gastos de representación.

Y ahí está la diferencia: los gastos de representación no deben incluirse en la cuenta contable 629, sino en la 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

Pero… ¿todos esos gastos son de representación a efectos contables?

No.

Solo lo son aquellos estrictamente necesarios para llevar a cabo la «promoción» de la empresa.

Los billetes de avión, el taxi, el coste del hotel y la cena con el proveedor son gastos de representación.

El precio del desayuno al día siguiente sí que entraría como gasto de viaje y, por ende, iría a la cuenta 629 🥐

Gastos de transporte

Ojo, no hay que confundir los gastos de transporte con los de los billetes de avión de María cuando se iba a Madrid.

Ni con los de tren, ni los de autobús, ni los de ningún otro medio de transporte que lleve al personal de tu empresa cuando se mueve por trabajo.

Hemos creado este apartado para referirnos a lo que comúnmente se conoce como gastos de envío.

¿Y cuál es la cuenta de los gastos de transporte si los entiendes de esa forma?

Toma nota.

Si es tu empresa la que vende algo y tiene que enviarlo, esos gastos irán directos a la cuenta 624 Transportes.

Si la compradora es tu empresa, los gastos de envío se añaden al precio de la compra, que generalmente se contabilizan en la cuenta 600 Compra de mercaderías.

Supongamos que tu empresa compra 1.000 € en ordenadores, y te cobran 200 € por enviártelos a la empresa.

Esos 200 € se contabilizan como mayor importe de la compra; por eso se deben anotar en la cuenta 600 Compras y no en la 624 Transportes.

¡La de errores que se generan en las empresas con esto!

La contabilidad de la 629 te da sorpresas… sorpresas te da la contabilidad

No llega al nivel de la caja de Pandora, pero lo cierto es que la cuenta 629 puede generar un auténtico caos en contabilidad si no se tienen claras las diferencias planteadas.

Pero para eso está Pleo aquí 🖖

Bueno, y eso solo en nuestra línea editorial, que si te animas a descubrir un poco más…

¿Te imaginas una contabilidad sin notas de gastos? 

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