La cuenta 678, una de gastos extraordinarios para tu contabilidad

La cuenta 678 Gastos excepcionales, otro cajón de sastre.

¿Verdad o mentira? 🙄

Bueno… según se mire, aunque nosotros somos partidarios de que sí, que así es.

De la cuenta 678, el PGC (Plan General Contable) dice literalmente que es «para contabilizar las pérdidas y gastos de carácter excepcional y cuantía significativa que atendiendo a su naturaleza no deban contabilizarse en otras cuentas del grupo 6».

Atendiendo a la definición oficial tiene pinta de que sí que es un cajón de sastre, ¿no?

Pero como en Pleo huimos de las definiciones oficiales porque no las vemos particularmente prácticas, vamos a hablarte de la cuenta 678 Gastos excepcionales con nuestras propias palabras y a contarte por qué creemos que sí, que es un cajón de sastre, como sucede con la cuenta contable 629.

Queremos que te vayas de aquí sabiendo lo que es, para qué sirve y qué puedes incluir en ella, que ya sabes que en la Agencia Tributaria no perdonan los fallos 🫤

La cuenta 678

La cuenta contable 678 se llama coloquialmente «la de los gastos extraordinarios o excepcionales».

Pertenece al grupo 6 o subgrupo 67 del PGC, Pérdidas procedentes de activos no corrientes y gastos excepcionales.

Vamos, que si de pronto tu empresa tiene un gasto importante que no esperaba y a su vez este no tiene cuenta propia, irá a la 678 Gastos excepcionales.

¿Qué se consideran gastos extraordinarios?

Gastos extraordinarios, gastos excepcionales… Lo mismo da que da lo mismo para el caso que nos ocupa.

Se trata de gastos significativos que tu empresa no espera y que, en este caso, no pertenecen a otra cuenta.

Imagina que de pronto, y ojalá que no, la tostadora de la cocina que tenéis en la empresa genera un incendio, y tu compañía pierde activos no asegurados.

Ese gasto posterior, tan poco frecuente e inesperado como significativo, irá a la cuenta 678 Gastos extraordinarios.

Ejemplos de gastos extraordinarios que se contabilizan en la cuenta 678

Los incendios como el provocado por la tostadora que acabamos de ver generan gastos extraordinarios en una empresa, sin duda.

Pero… ¿qué más?

¿Qué otros gastos podemos considerar como extraordinarios? 

Y de todos estos, ¿cuáles no tienen otra cuenta contable en la que ser incluidos y, por tanto, habría que ubicarlos en la 678 Gastos excepcionales?

Inundaciones y otros accidentes

Siguiendo la línea de los incendios, las inundaciones producidas en tu empresa también generan un gasto que debería incluirse en la cuenta contable 678 Gastos excepcionales.

O pongamos también que tu empresa sobrecarga la red eléctrica con algún aparato defectuoso, todo cortocircuita y se echan a perder varios equipos informáticos.

En resumen: accidentes 😰

Accidentes de los que molestan, tanto por no ser esperados como porque le cuestan dinero a tu empresa.

Los gastos generados por este tipo de accidentes se incluyen en la cuenta 678 Gastos excepcionales, sí.

Multas y sanciones

Pero ojo, que la 678 Gastos excepcionales también sirve para contabilizar las multas o sanciones que puedan recaer sobre tu empresa.

Una sanción de la Agencia Tributaria por un despiste contable o un problema en la carretera cuando tienes a tu equipo de viaje son más ejemplos de gastos típicos de la cuenta 678 Gastos excepcionales.

Y atención, importante: que un gasto se incluya en la cuenta 678 no tiene por qué ayudarte a rebajar necesariamente el pago del Impuesto de Sociedades.

Cuenta 678: gastos deducibles vs no deducibles

Pues sí.

El hecho de que un gasto se incluya en la cuenta contable 678 Gastos extraordinarios no implica que sea necesariamente deducible.

Un gasto, independientemente de la cuenta contable en la que haya que ubicarlo, solo será deducible cuando esté directamente relacionado con la actividad de la empresa.

Según los casos que acabamos de ver, los gastos derivados de un incendio/inundación/otro tipo de accidente provocado en el trabajo sí que serían deducibles.

Si hay un siniestro moviendo materiales o si hay que compensar a terceros por daños medioambientales son otras situaciones cuyos gastos hay que incluir en la cuenta contable 678 Gastos extraordinarios por no tener cuenta propia.

Y claro, en el caso contrario —cuando no es un gasto directamente relacionado— pues no será deducible, como sucede con las multas y sanciones.

¿Y ahí qué hacemos? ¿Cómo contabilizar las multas y sanciones dentro de la cuenta 678 Gastos extraordinarios?

¡Con una subcuenta!

Como en el resto de cuentas contables del PGC, es habitual crearse una subcuenta e incluir en ella los gastos no deducibles de la cuenta contable a la que pertenecen.

Se trata de añadir simplemente una numeración adicional, como podría ser la 67810. 

En la cuenta 67810, que diremos que es nuestra cuenta contable de gastos no deducibles de la 678, ubicaremos todos los gastos extraordinarios fiscalmente no deducibles al liquidar el Impuesto de Sociedades.

Como las multas y sanciones, en efecto.

Unas últimas palabras sobre la cuenta 678

Pues al final resulta que sí, que la cuenta contable 678 sí que era un poquito cajón de sastre, como la cuenta 629.

Solo queda añadir que es una cuenta contable que si todo va bien no se emplea demasiado; el darle uso suele venir en compañía de malas noticias, así que esperamos que no tengas que utilizarla en exceso 🙏

En caso de que así fuera, ya sabes que en Pleo tienes un aliado para facilitarte mucho la vida a efectos contables.

¿Que se ha llevado el coche la grúa durante una reunión con un cliente?

El pago en el depósito y el de la multa se hace a través de Pleo y hala, todo se categoriza de forma automática y no se invierte más tiempo del necesario.

Ni el desafortunado trabajador que ha provocado la multa ni tu equipo de contabilidad.

¿Que tiene que ir un fontanero a arreglaros esa fuga de agua antes de que la oficina se convierta en un parque acuático? 🏊‍♂️

Se le paga a través de Pleo y más de lo mismo.

Sea cual sea el tipo de gasto, de la cuenta 678 Gastos extraordinarios o no, mientras se pueda pagar con una tarjeta de empresa de Pleo el proceso será sencillo, rápido… y no dolerá más de la cuenta 🙃