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¡Novedad! Pleo Invoices: una manera más rápida de procesar tus facturas. Descubre cómo.

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Desde softwares hasta seguros de salud. Todo el mundo necesita comprar cosas para el trabajo. No hay forma de evitarlo. Los responsables de la oficina siempre tienen que tener la despensa llena, el equipo de ventas no para de comprar billetes de tren para sus reuniones… Ya sabes a lo que nos referimos.

Pero para algunas empresas, tener esos gastos bajo control es todo un reto. Porque cuanta más gente gasta, más rápido se pierde la coordinación con el equipo de finanzas.

Pongamos por ejemplo que eres parte de una empresa de software. Es probable que necesites externalizar el trabajo de desarrolladores web para un nuevo proyecto, pagar las suscripciones a otros programas o comprar los billetes para que tu equipo instale el programa en las oficinas de tus clientes. Con todo ese movimiento de dinero, puede ser complicado controlar quién está gastando qué (y dónde). Y lógicamente, tus finanzas se acaban descoordinando porque cada uno va a su ritmo.

Pero, ¿y si en vez de dejarte llevar por el descontrol, apostaras por un sistema que se adapta a tu empresa y te ofrece unos flujos de trabajo eficientes y un control detallado de cada gasto?

Flexibilidad total, control absoluto 💪

Esto es justo lo que ofrecen las herramientas de gestión de gastos de Pleo. Un control que te permite conseguir tus objetivos mientras respetas las reglas, mantienes el negocio viento en popa y tu gasto no se dispara.

Veámos cómo funcionan estas herramientas para diferentes tipos de empresas.

Elijas una o todas las herramientas, tendrás visibilidad sobre quién está gastando cuánto y dónde. Y no te saldrás del presupuesto.

¿Quieres gestionar el gasto de tu equipo de forma más eficiente?

Sin duda, ha sido un año complicado en lo que a dinero se refiere. Por culpa de la incertidumbre económica que estamos viviendo, es posible que quieras gastar el dinero de tu empresa con más cuidado.

Y eso no tiene por qué significar deshacerte de tu política de gastos actual. En Pleo encontrarás permisos flexibles para prevenir gastos no deseados. Como por ejemplo: nuestros Límites de gastos.

Elige entre definir un límite mensual o por tarjeta. Puedes limitar el gasto de tu equipo a 500 € al mes o 2.000 € en total (como equipo). También puedes descartar un límite por tarjeta y elegir un límite en cada gasto. Así, si limitas el gasto por transacción a 200 €, cualquier compra por encima de esa cantidad se rechazará automáticamente.

Además, hemos introducido límites de gasto temporales. Los administradores podrán hacer cambios temporales en el límite de cada usuario por tiempo limitado. Algo muy útil cuando un empleado necesita comprar algo fuera de lo habitual.

Imagina que alguien de tu equipo de ventas necesita hacer un viaje de empresa pero el billete de avión y el alojamiento se pasan del límite de gasto normal. Los administradores de tu cuenta solo tendrán que aumentar el límite de gasto temporal para que pueda hacer esa compra específica. Después del viaje, el límite volverá a ser el de siempre.

“Los límites de gasto son geniales para asegurarte de que no estás gastando demasiado. Con esta herramienta de control podemos revisar la compra y ver si realmente es necesaria” - Frederik Kirkeby Beth, Jefe de operaciones en True Gum

¿Quieres limitar el gasto en efectivo?

En Pleo tenemos una herramienta genial que te permite bloquear las retiradas de efectivo en cajeros. Si no quieres que tus empleados saquen dinero con su tarjeta de empresa porque es más difícil controlar el gasto, no hay ningún problema. Simplemente tienes que desactivar esta opción y ganarás más control sobre cómo tus empleados usan sus tarjetas Pleo.

¿Control y visibilidad extra sobre algunos gastos en concreto?

Con Pleo, no se te escapará ni un gasto.

Una forma de mantener el control es definiendo Umbrales. Esto te permite modificar las aprobaciones de cada gasto en función de la cantidad. Por ejemplo: si un gasto supera los 500 € debe ser aprobado por el Director de finanzas. Si no lo supera, basta con que lo revise alguien del equipo de finanzas.

Y seguro que te enamoras de nuestro proceso de aprobación de múltiples pasos. Podrás asignar el rol de Revisor de equipo a alguien para que apruebe los gastos de un miembro del equipo y el rol de Revisor de empresa para aquellos que tengan que aprobar gastos a nivel de empresa (como administradores o contables). Si los combinas bien tendrás aún más visibilidad y control.

Si quieres, podrás añadir más control sobre tus facturas y elegir entre varias opciones de programación. Con Pleo, puedes programar el pago de tus facturas en 15, 30 o 60 días (o incluso en la fecha límite). Esto te permite controlar mejor el flujo de dinero y detectar automáticamente facturas duplicadas.

¿Quieres evitar que las tarjetas Pleo acaben en las manos equivocadas?

Es muy fácil. Hemos diseñado controles para solucionar errores o irregularidades y reducir el riesgo para tu empresa.

Lo primero es la opción de congelar las tarjetas. Ya sean físicas o virtuales, puedes congelarlas en segundos para evitar más gastos. Esto es muy útil si tienes sospechas de un fraude o has visto actividad sospechosa en una cuenta.

También puedes eliminar usuarios de tu cuenta de Pleo en un par de clics. Si alguien se va de la empresa, de lo único que tienes que preocuparte es de retirarles el acceso a su tarjeta Pleo desde la app.

¿Quieres visualizar tus gastos de forma más sencilla?

Sabemos lo importante que es tener una visión global del gasto de tu empresa en todo momento. Por eso, hemos diseñado unas herramientas que te ayudarán a revisar mejor el gasto.

Las Categorías son muy útiles para la conciliación. Cuando alguien paga algo con su tarjeta de Pleo, nuestro sistema asigna automáticamente ese gasto a una categoría en base al comercio. Puede ser desde entretenimiento o viajes, hasta alimentación. Estas categorías te ayudan a dar el contexto necesario al equipo de finanzas para justificar un gasto (y hacer que las cuentas cuadren).

¿Necesitas todavía más detalles? Los administradores y contables pueden definir Etiquetas para que les ayuden a controlar todo tipo de dimensiones relacionadas al gasto de empresa. Pueden definirlas en Holded o directamente en Pleo. Una etiqueta les permitirá entender a qué proyecto corresponde el gasto, qué equipo ha hecho la compra o a qué cliente está vinculada.

Y también puedes usar nuestra última herramienta: Etiquetar presupuestos. Esto permite a los administradores crear un presupuesto usando una Etiqueta. Así podrás visualizar mejor y controlar aún más el gasto en tiempo real. Imagina que eres una empresa de construcción con muchos clientes. Solo tienes que definir una Etiqueta para cada uno y se asignará automáticamente cada gasto a un presupuesto. Te notificaremos cuando hayas superado el 75 % y el 100 % del presupuesto para que no se te vaya de las manos.

“Nos encanta porque podemos tener diferentes normas para cada persona en la empresa. Le podemos dar más acceso y libertad de gasto al equipo de operaciones, mientras que para el resto mantenemos unos flujos de aprobación más estrictos.” - Harry Woods, Controlador Financiero en BeZero Carbon

Si estás teniendo dificultades para controlar a dónde va el dinero de tu empresa, el control de gastos de Pleo es lo que buscas. Personaliza las herramientas para que se adapten a tu empresa y descubre lo maravilloso que es que tu equipo de finanzas y tus empleados trabajen (y gasten) en armonía. Date una vuelta por la amplia variedad de herramientas de control de Pleo y verás cómo el gasto de tu empresa se coordina por sí mismo.

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