E-procurement: tipos, ventajas y ejemplos de aprovisionamiento electrónico

¿Cómo gestionas las compras que haces a tus proveedores? 🙄

¿Y sus contratos? 🙄

¿Cómo comparas precios entre varios proveedores? 🙄

¿Y cómo realizas los pagos y gestionas las facturas? 🙄

Es posible que las adquisiciones con algún proveedor todavía se gestionen con papeleo de por medio. O no, y que ya sea todo digital, pero de forma aparentemente caótica.

¿Y todo esto por qué?

Por el e-procurement o gestión de compras a proveedores.

Su versión en castellano sería aprovisionamiento electrónico, pero como es una forma de trabajar que ha venido para quedarse y tiene un futuro prometedor, de aquí en adelante nos quedamos con la inglesa.

E procurement, e procurment, eprocurement... todo vale, aunque nosotros vamos a usar el guioncito y la forma estándar de la palabra: e-procurement.

Qué es el e-procurement y cómo se relaciona con la gestión financiera

El e-procurement hace referencia a los sistemas automatizados y electrónicos de los procesos de compras y ventas entre empresas.

Es decir, para tu empresa supone un medio fantástico para gestionar las compras que haces a tus proveedores.

Desde varios puntos de vista, además; va mucho más allá de la posibilidad de realizar pedidos online.

Aspectos como la negociación de contratos, la facturación, los presupuestos y pagos a proveedores hacen del e-procurement un interesantísimo aliado para el control financiero de tu empresa.

Aterrizando un poco el concepto, el e-procurement al final es una plataforma online en la que solo participan tu empresa y sus proveedores.

Desde ella puedes comparar precios a la hora de elegir proveedores, gestionar los contratos con cada uno de ellos, analizar presupuestos…

Y también realizar predicciones de gastos, simplificar el proceso de facturación y estandarizar el pago a todos los proveedores, evitando así el caos habitual.

Lo que se puede hacer es mucho. De hecho, existen cuatro tipos de e-procurement:

• E-sourcing, para dar con nuevos proveedores
• E-tendering, para comparar precios entre distintos proveedores
• E-auctioning, para que los proveedores pujen por tu proyecto
• E-ordering, para gestionar todos los pedidos que haga tu empresa

Si tu empresa trabaja con un único proveedor que solo os suministra un único producto, puede que no le veas mucho sentido a incorporar el e-procurement en tu día a día.

Pero a poco que el volumen sea mayor —de productos, de proveedores o de ambas cosas—, el e-procurement sin duda puede haceros un buen papel.

¿Te imaginas tener centralizadas en el mismo lugar todas las gestiones con cualquiera de tus proveedores? 

Tu cabeza igual ya está echando humo calculando el tiempo que se va a ahorrar, pero tenemos que seguir 😂

Ventajas y desventajas del e-procurement

Como todo en esta vida, el e-procurement tiene ventajas e inconvenientes, y aquí nos gusta ser justos y ponerlo todo sobre la mesa.

Empecemos con las cosas buenas, va 😌

Ventajas del e-procurement

A rasgos generales, el e-procurement te va a regalar un bien preciadísimo: control financiero.

Y no solo eso, sino también ahorro de costes e información muy valiosa.

Lo hace automatizando los procesos relacionados con la adquisición de productos y servicios para tu empresa por parte de sus proveedores, optimizando la cadena de suministro.

Eso, a su vez, elimina los errores humanos propios del flujo de trabajo: que si te había pedido 5.000 y no 9.000, que si necesitamos el producto para mañana mismo, que dónde están las facturas con distintos tipos de IVA, etc.

Todos esos errores asociados a la gestión de proveedores se esfuman: hasta luego 👋

Y claro, las personas implicadas en los procesos de adquisición podrán dedicarse a otras cosas. Habíamos dicho tiempo y ahorro de costes, ¿no?

Por otro lado, contar con una plataforma de gestión directa entre tu empresa y los proveedores mejorará y agilizará enormemente los procesos de comunicación.

También podrás hacer un seguimiento centralizado de todos los pedidos. Pero todos, ¿eh? Contando los de cada proveedor que tenga tu empresa en ese momento. 

Y con los datos financieros podrás hacer predicciones de gasto y optimizar mejor los recursos financieros de la empresa, tomando decisiones bien informadas.

La última ventaja del e-procurement para tu empresa es la transparencia; todas las adquisiciones y contratos se gestionarán desde la misma plataforma, donde quedará registrada cada transacción.

Resumiendo; aquí las ventajas del e-procurement:

• Mayor control financiero
• Tiempo, para tu equipo y para ti
• Optimización de la cadena de suministro y ahorro de costes
• Automatización total de las tareas relacionadas con los proveedores de tu empresa: compras, categorización, aprobación, facturación, pagos, etc.
• Eliminación de errores humanos
• Mejora de la comunicación y relaciones con tus proveedores
• Seguimiento centralizado de todas las adquisiciones de tu empresa
• Visibilidad de datos financieros, con los que podrás hacer predicciones de gasto y optimizar los recursos
• Transparencia

Pues está bien, ¿eh?

Y todo con una solución de e-procurement sencilla... que, lamentablemente, también tiene su otra cara de la moneda 😑

Desventajas del e-procurement

Los inconvenientes y desventajas del e-procurement están directamente relacionados con su naturaleza: la tecnología.

Si falla de alguna forma, drama.

Por ejemplo, la seguridad de los datos podría verse comprometida en caso de que alguien logre acceder al programa.

Y si lo que falla no es la seguridad sino todo el sistema, la solución deja de funcionar y las adquisiciones temporalmente se paran.

Y claro, hace falta contar con ciertos conocimientos técnicos para poder utilizar la solución, que aunque sea sencilla no deja de ser una novedad, por lo que habrá que capacitar al personal y podría suponer una pequeña molestia al principio para los proveedores.

Otra desventaja del e-procurement es la compatibilidad con otros sistemas o herramientas con las que trabaje tu empresa.

Sería interesante que se conectara, por ejemplo, con tu software de facturación y contabilidad, cosa que depende de la solución que escojas.

Y la última desventaja, aunque mínima, es que se trata de una plataforma cerrada. Restringida.

Solo pueden acceder a ella las partes implicadas; es decir, tu empresa y sus proveedores.

No es una solución abierta a la que puedan entrar otros posibles proveedores con un precio sensacional sin invitación.

Hasta aquí las desventajas del e-procurement, que se resumen en:

• Dependencia del correcto funcionamiento de la tecnología; si falla, no podrás hacer nuevas adquisiciones, rastrear pedidos o elaborar informes
• Seguridad: si falla, los datos podrían verse comprometidos
• Capacitación para tu equipo, para que aprenda a utilizar la solución
• Incompatibilidad con otros sistemas y herramientas de tu empresa
• Restricción, al ser una plataforma privada a la que tus futuros proveedores solo pueden acceder por invitación

¿Ganan las ventajas o los inconvenientes? Por aquí lo tenemos claro 😅

El e-procurement en acción

Y todo esto, ¿se llega a aplicar de verdad? Sí 👍

¿Y las empresas que trabajan con buenos volúmenes de adquisiciones, las utilizan? No todas las que deberían por puro desconocimiento, pero sí, hay casos de uso 👍

Para saber cómo se están beneficiando las empresas del e-procurement, solo tienes que imaginarte el día a día de las compras a proveedores.

Un centro educativo privado, por ejemplo, necesita comprar material didáctico para las aulas y deportivo para las actividades al aire libre.

Sin e-procurement, el responsable de compras puede irse a la web de Decathlon, hacer un pedido enorme y recibirlo en la escuela.

La parte de las aulas no es tan sencilla; el papel lo compra de un proveedor, los bolígrafos, lápices, rotuladores y subrayadores de otro, y los pupitres de un tercero. 

Salen tres facturas —mínimo, cuatro contando la de Decathlon—, no tiene la aprobación de un responsable superior y los pagos los hace con dinero de su propio bolsillo.

Y como luego sobre material o haya comprado cosas innecesarias, ya está el lío montado.

Con un sistema de e-procurement, el centro educativo cuenta con una herramienta en la que pueden cargar el catálogo de sus proveedores, con descripciones de productos, fotos y precios.

El mismo responsable puede hacer el pedido de todo lo que necesite el centro desde ahí mismo, en cuestión de minutos. Recibe cuatro facturas, sí, pero quedan registradas en el sistema y antes de pagarlas, un responsable superior da el visto bueno para que lo haga.

Y no las abona con su propio dinero, sino que lo hace con una tarjeta de empresa de una solución de gastos integrada en el sistema de e-procurement, evitando así adelantar parte de su salario y los reembolsos posteriores 👏

También podrá hacer un seguimiento personalizado de los envíos y todos los responsables podrán acceder al sistema para ver los movimientos, dándole transparencia al proceso financiero.

Centros educativos, clínicas, talleres mecánicos, organizadores de eventos, hoteles y restaurantes... cualquier empresa que realice adquisiciones de forma más o menos regular sería un buen ejemplo de e-procurement.

Un ejemplo de e-procurement 

Vamos con uno real, de una empresa que sí existe y que adoptó una solución de e-procurement para mejorar sus procesos de adquisición.

La empresa en cuestión se llama Bright Peak Therapeutics y se dedica a investigar y desarrollar terapias novedosas para el tratamiento del cáncer y otras enfermedades.

Te imaginarás la cantidad de materiales que harán falta para ejecutar su trabajo, ¿no?

Antes de confiar en una solución de e-procurement, su control financiero era nulo.

Los trabajadores hacían sus pedidos a los proveedores de forma individual. Si alguien necesitaba algo, lo compraba y le pasaba la factura a la empresa.

De esa forma, ojo:

• Nadie, al comprar, sabía si otra persona había realizado antes un pedido de materiales similares
• La empresa no tenía claro si las facturas que recibía tenía que pagarlas o no, porque no sabía si las había aprobado un responsable; y cuando se decidía a pagarlas, alguna vez lo hacía dos veces por confusión
• Era imposible saber quién había comprado qué

El caos total.

Al subirse al tren del e-procurement, experimentaron una gran mejoría en el proceso de compra de materiales.

Las facturas generadas con cada compra eran aprobadas por una persona responsable antes de abonarlas, y nunca se pagaban dos veces por confusión.

Y finalmente, empezaron a generar informes automáticos, que queremos pensar que ayudaron a su director financiero a tomar decisiones informadas y a optimizar el uso de sus recursos financieros.

Cómo implementar un sistema de e-procurement en tu empresa paso a paso

¿Empiezas a sospechar que el e-procurement es justo lo que necesita tu empresa?

Pues estos son los pasos que deberías seguir 👇

1. Piensa en las necesidades de tu empresa al respecto. ¿Dónde falla la gestión de proveedores? ¿En qué momento se pierde el control financiero?
   
2. Busca una solución de e-procurement adecuada. Aunque casi todas tienen las mismas prestaciones, necesitas que se integre con tus otras herramientas financieras. Además, tus adquisiciones podrían requerir campos identificativos adicionales; el sistema que escojas, en ese caso, tendría que permitirte esa personalización sin coste adicional. Resumiendo: estudia las opciones que veas, compara y decídete por una que se pueda integrar con otras herramientas y ayude a resolver tus necesidades específicas.
   
3. Invita a tus proveedores a que se unan al sistema, fórmalos y que integren su catálogo electrónico, describiendo cada producto al detalle. O si no, que al menos te den toda la información y sea tu equipo el que la cargue en el sistema, para que el catálogo esté disponible cada vez que se necesite realizar una compra.
   
4. Forma al personal responsable de compras a proveedores en la herramienta. Que aprendan a usarla de principio a fin.
   
5. Y cuando quieras seleccionar o evaluar nuevos proveedores, invítales a la solución para que suban sus catálogos y puedas comparar precios.

A partir de ahí, ya es ir iterando y aprovechando todas las ventajas y beneficios asociados al uso de esta tecnología, que ya hemos visto que no son pocos 🙃

Tendencias y futuro del e-procurement

¿Y qué nos depara el futuro al respecto del e-procurement?

Pues con las inteligencias artificiales, imagina.

Habrá herramientas con aprendizaje automático que detecten patrones a la hora de realizar adquisiciones, de modo que las tareas automáticas se automaticen todavía más, regalándote más tiempo a ti y a tu equipo.

También podrás predecir las adquisiciones con un margen de tiempo más amplio e identificar mayores oportunidades y riesgos potenciales, lo que aumentará tu margen de maniobra para superar a la competencia que siga sin utilizar esta tecnología.

Además, esta capacidad tecnológica se empleará, presumiblemente, para prevenir el fraude, uno de los objetivos de la legislación al respecto de la facturación electrónica. Lo hará desde el rastreo y verificación de transacciones en tiempo real.

Y en términos generales, el e-procurement seguirá evolucionando de una forma u otra para ofrecer aquello para lo que fue creado: reducir costes, optimizar procesos y ahorrarle tiempo a tu empresa.

Gastos fuera del radar del e-procurement

¿Qué se hace con ellos?

Te hablamos, por ejemplo, de los gastos de representación derivados de la comida con un cliente, de una noche de hotel en un viaje de trabajo o de una compra puntual hecha en efectivo a un proveedor no habitual.

Esos gastos también son importantes para acabar pagando menos en cada ejercicio fiscal 👌

¿Cómo se integran con las grandes adquisiciones a tus proveedores habituales?

Bueno, pues la forma más sencilla es que recurras a otro tipo de tecnología complementaria que se integre con las mismas herramientas con las que lo hace el e-procurement.

Pleo, por ejemplo, es una solución de control de gastos que proporciona tarjetas empresariales a tu equipo para que acometan cualquier tipo de gasto que se les ponga por delante.

¿Incluidos a proveedores?

Incluidos a proveedores, sí.

Puedes configurar tu sistema de e-procurement para que los pagos a proveedores habituales se hagan con una tarjeta Pleo. 

Y así se nutren directamente de la cuenta bancaria de la empresa, fusionando ambas tecnologías en una.

¿Cómo? 

Los informes de gastos en tiempo real de Pleo serán como los del e-procurement, pero incluyendo también esos otros «pequeños gastos», para que tengas toda la información a la hora de tomar decisiones de peso.

Y seguimos, que esos pequeños gastos dan todavía más guerra. 

El e-procurement nunca contemplaría ese menú de mediodía de un trabajador en un viaje de negocios y todo lo que implicaría: que si factura simplificada, que si IVA deducible, que si comprobación de la nota de gastos...

Pagando el menú con una tarjeta Pleo, solucionado: adiós papeleo, adiós nota de gastos y hola IVA deducible.

Y para finalizar, esos pequeños gastos —unidos a los derivados de las adquisiciones que hagas con el sistema de e-procurement que elijas— se irán directos a tu software de contabilidad con solo un par de clicks.

Todo bien, ¿no? 😎

Nada, nada: para la tecnología, más tecnología.

Adquisiciones y proveedores con e-procurement, y para la gestión de gastos, Pleo: el match perfecto para el control financiero 🖤