Cómo pueden conseguir los equipos de finanzas el equilibrio adecuado entre confianza y control

Los empleados quieren sentir que confías en ellos. Y los equipos de finanzas no quieren perder el control sobre el gasto.

Aunque adaptarse a nuevos procesos puede ser una barrera infranqueable para muchos equipos de finanzas que prefieren lo malo conocido, dar pasos hacia una confianza plena sobre tus empleados puede ser un cambio hacia lo bueno por conocer.

Nadie quiere ser vigilado con lupa, pero la sobreconfianza en tu equipo también puede suponer algún que otro problema. El concepto de la confianza es un espectro, así que encontrar el equilibrio correcto pasa por una comunicación abierta, políticas de gasto claras y unos controles de gasto indicados.

La confianza y el control fueron temas recurrentes en nuestro último evento de Beyond en Madrid (¡puedes revisar de lo que hablamos aquí!), así que hemos reunido los mejores consejos para que tu empresa encuentre ese balance que tanto buscas.

Empodera a tu equipo

La autonomía y la responsabilidad (o sea, la confianza) son una de las 5 cosas que más motivan a los trabajadores. Y la prueba está en que invertir en esa confianza y en transparencia tiene un impacto positivo real sobre la empresa en su conjunto.

Las empresas con mayor nivel de confianza en sus empleados también son más rentables, con mejores resultados económicos. Así que sí. Empoderar a tu equipo te interesa y mucho.

De hecho, empoderar a los trabajadores para gastar de forma autónoma supone muchas ventajas (y no solo para tu empresa). Cuando los empleados tienen más confianza en su empresa, no solo aumenta su productividad, sino que deciden quedarse por más tiempo en la empresa y colaboran con más ganas con sus compañeros. Un empleado más feliz es un empleado menos estresado. Y eso mejora su desempeño.

Confiar en los empleados para que gasten de forma autónoma puede no ser algo que nace naturalmente de nosotros, pero todo empieza por dar un primer paso. Si dejas que tus empleados gestionen sus propios gastos, te sorprenderás al descubrir que gastan incluso menos que cuando gestionas los gastos por ellos. Puede que sea la responsabilidad de estar a cargo de su gasto o el hecho de tener que responder sobre ello, pero sea lo que sea, es más fácil tanto para el equipo de finanzas como para ellos. 

El control es simplemente cuestión de mantenimiento

El control es una tarea pendiente, pero no tiene por qué ser algo negativo. Es parte de las responsabilidades de alguien del equipo de finanzas. Y según Johnny Bray, CFO de Vistair y ponente en nuestro evento de Beyond, “el equipo de finanzas tiene que ponerse al día para hacer las cosas de forma más eficiente”. Los procesos manuales, las hojas de Excel, los recibos que se pierden… Modernizar todas esas tareas interminables y agotadoras es una necesidad para que los equipos de finanzas puedan controlar correctamente su contabilidad.

El ingrediente secreto para un mejor control

Puede parecer simple, pero compartir la información abiertamente en una empresa para poder gestionarla correctamente es clave. Promover un ambiente de colaboración y trabajo de equipo puede mejorar la comunicación en toda la empresa.

El problema es que, a veces, los empleados no tienen muy claro cuáles son las reglas de gasto y los equipos de finanzas acaban siendo vistos como “los malos”. Ellos controlan los presupuestos, así que ellos son los que deciden cuánto gasta quién. A nadie le gusta que le persigan por un ticket a final de mes o para que rectifique un gasto que ya ha pasado. Y por eso, Finanzas puede acabar con una mala (e injusta) reputación.

De hecho, solo el 40 % de los empleados son totalmente conscientes de los objetivos y estrategias de su empresa. El estrés crónico en ellos viene muchas veces precisamente de eso. De no saber cuál es la dirección que ha tomado la empresa y, en consecuencia, un peor trabajo en equipo.

Después de todo, las inconsistencias en los informes financieros acaban derivando en una pérdida de control sobre toda la empresa y esa confusión sobre en qué se puede gastar y en qué no, hace imposible que los empleados actúen de forma coherente. Que tu equipo no esté al día de las normas puede llevarte a gastar demasiado, salirte de los presupuestos y a perder el control de tus finanzas.

¿Entonces cuál es el ingrediente clave? La transparencia. Tener políticas de gasto claras y bien comunicadas es una forma segura de recuperar el control y minimizar problemas como que un empleado tenga que adelantar su propio dinero. Si no tiene ningún sentido seguir una receta cuando el pastel ya está dentro del horno, tampoco lo tiene explicar las normas tras que el gasto esté hecho. Solo añade confusión al asunto.

Las empresas que comparten sus “rutas de vuelo” con los empleados reducen la incertidumbre sobre hacia dónde se dirigen y por qué.

Existen muchas formas de recuperar el mando por parte de tu equipo de finanzas, pero usar una cuidada selección de controles de gasto es un buen punto de partida.

¿Qué beneficios suponen los controles de gasto?

Los controles de gasto son indispensables para ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos. Son claves para mantener unos buenos resultados financieros y de operaciones, además de respetar las normativas y leyes vigentes.

Hay controles de todas las formas y colores, y con diferentes tipos de ventajas:

• Preventivos: Los controles preventivos ayudan a reducir la probabilidad de “actividades” indeseadas antes incluso de que ocurran. Documentación proactiva, autorizaciones y procesos bien definidos para identificar riesgos son necesidades básicas para un control de calidad.
  
• Detectivos: Al contrario que los controles preventivos, los controles detectivos ayudan a encontrar errores después de que hayan ocurrido y eso los hace fundamentales para trabajar correctamente. La forma más directa de control detectivo es la conciliación.
  
• Correctivos: Creados tras un proceso de detección, los controles correctivos se utilizan para enmendar errores o irregularidades que han escapado a los controles iniciales. Un ejemplo: congelar una tarjeta tras que el fraude ya haya ocurrido.

Un proceso bien equilibrado debería incluir todas las formas de control para que ningún error pase desapercibido. Los fallos aparecerán sí o sí hasta en la empresa más estricta, así que es importante tener procedimientos que reduzcan el daño.

Cómo puede ayudar Pleo

Encontrar el equilibrio entre confianza y control no es fácil, pero es demasiado importante conseguirlo. Y por eso en Pleo hemos diseñado nuestros controles de gasto personalizables.

Son fáciles de configurar y te dan autonomía total sobre los gastos de tu empresa, tanto si tus empleados están viajando, adelantan dinero en efectivo, salen con un cliente a comer o simplemente necesitan comprar algo puntual.

• Presupuestos: Añade Etiquetas para cada proyecto y controla mejor el gasto de cada uno. ¿Tienes que gastar algo más para un cliente en concreto? Asigna la Etiqueta asociada a ese cliente a un gasto para asegurarte de que no te sales de presupuesto. Incluso puedes configurar notificaciones para cuando te estés acercando al límite.
  
• Aprobaciones en múltiples pasos: Una única persona no puede revisar todos y cada uno de los gastos de una empresa. Con Pleo, puedes dividir el proceso de revisión entre diferentes miembros del equipo, tanto a nivel de equipo como de empresa. También puedes definir umbrales para que algunas personas revisen los gastos de cantidades concretas y asegurarte de que se enfocan en lo realmente importante.
  
• Límites de gasto: Cada empleado que decidas añadir a Pleo tendrá acceso solo a la cantidad exacta de dinero que elijas. En vez de controlar de forma individual cada tarjeta, simplemente puedes ajustar su límite de gasto cuando lo necesites y en tiempo real. También puedes definir límites por transacción para que no gasten de más en una única compra.

Además, también puedes dar forma a tu propia política de gasto con nuestro generador de políticas de gasto. Si les comunicas claramente cuánto pueden gastar en dietas, cómo pueden reservar alojamientos, las reglas del kilometraje y los límites para presentar los tickets, el equipo de finanzas podrá ser totalmente transparente sobre cuánto dinero gastar y en qué.

Retomar el control de las finanzas de tu empresa es más fácil de lo que crees y conlleva un mayor nivel de confianza entre tus empleados y el equipo de finanzas. Echa un vistazo a nuestros controles de gasto para descubrir cómo Pleo puede automatizar tu proceso de gestión de gastos y facilitarle la vida a todo el mundo.