¿Cuánto sabes sobre los gastos de tu empresa? 4 buenas artes para el antes, durante y después del gasto

Si con un chasquido de los dedos fueras capaz de analizar los gastos que acometió tu empresa el año anterior, ¿qué saldría?

¿El total habría superado el presupuesto asignado?

¿Habría gastos innecesarios o estaría todo en orden?

Saberlo te ayudaría a no cometer los errores dos —o más— veces y, por ende, a crecer.

Y de eso queremos hablarte: de lo importante que es conocer los gastos de tu empresa —especialmente en estos tiempos de inflación—  y de cuatro buenas artes que puedas poner en práctica desde ya.

¿Empezamos?

La era de la opacidad con las notas de gastos

Para conocer todo lo relativo al gasto de tu empresa, hasta no hace mucho había que recurrir a nuestra primera protagonista de hoy 🌝

La nota de gastos.

Ay, las tan temidas y detestadas notas de gastos, tanto para tu equipo como para finanzas y contabilidad 😰

Eran la forma en la que cada empleado comunicaba a la empresa los gastos que había tenido durante un viaje, una comida o cualquier eventualidad relacionada con el trabajo.

La justificación la hacía con los tickets o facturas, o a veces ni eso porque decía que había pagado en efectivo y que el restaurante no le había dado nada.

Y claro, tu empresa tenía que creerle, resultando en una falta de transparencia de lo menos apetecible 😑

¿Y si realmente no tuvo esa comida, sino que almorzó en casa de un amigo y le dijo a la empresa que se gastó 20 € de su propio bolsillo cuando nunca fue así?

Y así con todo.

Opacidad, desconfianza y a verlas venir trimestre a trimestre, a ver si se consiguen los objetivos… o no, porque un gasto que se controla con notas de gasto no tiene vuelta atrás.

Y si corren tiempos difíciles… peor aún 😵

Notas de gastos + inflación, mal asunto

Conocer los gastos se antoja vital para tenerlo todo bien controladito.

Porque ahora piensa en la era de las notas de gastos y añádele una buena dosis de inflación, que la cosa se complica.

Todo, en general, es más caro.

Todo cuesta más.

¿Te das cuenta del riesgo que supone funcionar con notas de gastos cuando si a eso le sumas la inflación de precios?

A la hora de revisar las cuentas y hacer números, el drama está servido. 

Como algún empleado haya ido solo un poquito más lejos de lo que debería, todo por los aires.

Y claro, solo lo ves al final del mes o trimestre, con su nota de gastos, cuando ya es demasiado tarde 😩

El gasto siempre hay que tenerlo bajo control, tanto en tiempos de inflación como de bonanza.

Y por eso lo suyo es que lleves a cabo prácticas que te ayuden a controlar los gastos de tu empresa antes, durante y después de que sucedan.

Como estas 👇

Buenas artes para el antes, durante y después del gasto

Te vamos a dar cuatro: dos para antes de que el gasto tenga lugar, una para cuando se procesa y otra para el después.

Ponlas en práctica y verás qué maravilla lo de tener los gastos de tu empresa bajo control 😌

#1 Para el antes: desarrolla una política de gastos

Si creas un documento accesible para todo tu equipo que indique cómo debe gastar cada uno, la gente gastará bien. Y cuando no lo haga, nadie podrá quejarse.

Una política de gastos de empresa define cosas como:

• Cuál es el límite permitido para cada tipo de gasto
• Cómo debe acometerse el gasto: si con tarjeta o efectivo, si hay que pedir factura o con el ticket vale, etc.
• Si hay que pedir permiso previo a un responsable para que lo apruebe
• Cómo funcionan los reembolsos en cada tipo de gasto, en caso de que se pague en efectivo

Y todo tipo de aclaraciones y consideraciones que el empleado tenga que saber sí o sí antes de gastar en nombre de la empresa.

Con una política de gastos de empresa bien definida, distribuida y accesible para todos, tendrás las de ganar siempre.

Y si no es suficiente…

#2 Para el antes: fija límites personalizados

Si te da miedo que alguien gaste demasiado a pesar de tenerlo prohibido según la política de gastos, siempre puedes poner límites.

En tiempos de recesión e inflación es completamente comprensible.

Hablamos de límites reales, en las tarjetas.

No puedes limitar un pago en efectivo, pero a ver quién se arriesga a pagar 400 € con billetes de su propio bolsillo sin tener la certeza de que luego la empresa se lo va a reembolsar.

¡Ja!

Sí que puedes, en cambio, repartir tarjetas de empresa inteligentes a tu equipo y ponerles un límite.

Sin miedo, además. 

Una tarjeta inteligente no hace que tu equipo gaste más y más y más sin ningún tipo de control, sino que esa libertad de movimientos le vuelve más responsable y comprometido, tendencia de un futuro laboral cada vez más presente.

Pueden ser límites personalizados; porque de Marta te fías mucho al llevar cinco años en la empresa, pero a Pedro, que empezó hace dos meses, apenas lo conoces.

Valora el límite de cada uno y decide si se lo pones temporal o por pago individual. Es decir, si asignas un presupuesto para cada trabajador —600 € al mes para Marta y 200 € al mes para Pedro, por ejemplo— o un límite por pago.

El límite por pago marca el máximo que podrían pagar Marta o Pedro con su tarjeta de empresa.

Si le pones 400 € a Marta, la tarjeta funcionará siempre que la cantidad a pagar sea menor a esos 400 €. Si es superada aunque sea solo por un céntimo, la tarjeta dará error de forma automática.

Con Marta quizá no lo veas necesario porque conoce bien la empresa y sus políticas y sabes que es poco probable que se equivoque.

¿Pero qué pasa con Pedro? 😅

Igual tiene un gran corazón y mucha bondad, pero anda algo despistado en su primer viaje de trabajo y decide irse a un hotel de 300 € la noche, para estrenarse a lo grande.

Si no le pones el límite, Pedro podría pagar con la tarjeta de empresa y luego ya rendiría cuentas, con el consiguiente mal rollo o reprimenda.

Si le pones un límite de 100 €, la tarjeta dará error y tendrá que pedir otra habitación o adelantar dinero de su propio bolsillo para que luego se lo reembolses, una temeridad que ya hemos visto que es probable que evite.

Y ojo, que el error también podría cometerlo Marta, que un descuido lo puede tener todo el mundo.

Así que ya sabes: limita, adelántate y elimina el problema de raíz y vencerás 💪

#3 Para el durante: aprobación del gasto en tiempo real

Qué maravilloso sería que cualquier empleado tuviera que esperar a la aprobación de su responsable para ir hacia adelante con un pago, ¿eh?

Pero, ¿cómo se haría? 

¿Cómo se haría si Pedro está en Barcelona y su responsable en Madrid haciendo sus cosas?

El método arcaico es que Pedro le dé un telefonazo y le pregunte que si dejarse 300 € en eso está bien y si es así, proceder.

El método moderno, tecnológicamente posible, es que Pedro haga el pago con la tarjeta y suba la factura simplificada a la app mediante una foto y con un comentario añadido explicando lo que sea.

En el momento en el que le da a «Enviar», su responsable, que está en sus cosas, recibe una notificación en el móvil.

La ve y es Pedro, que acaba de pagar 300 € por una habitación, algo excesivo y que no debería hacer.

Por lo tanto, rechaza la transacción y le dice a Pedro que no, que el límite son 120 €, como bien indican las políticas de empresa.

Pedro solo tiene que volver y tratar de que le cambien la habitación, a una cuyo coste sea de 120 € como máximo.

Como el pago ha sido hace solo dos minutos, el hotel no tendrá inconveniente alguno en hacer el cambio y aquí paz y después gloria.

Controlar el gasto en tiempo real es todo ventajas 🤙

#4 Para el después: analiza los gastos y no te volverá a pasar

Si la persona responsable no le hubiera rechazado la transacción a Pedro, este se habría alojado en esa habitación superior y ya no habría nada que hacer.

Y si en vez de un Pedro hay catorce personas más que acaban de empezar y tienen que viajar, ojo, que la cosa se descontrola.

Hay tipos de gastos para aburrir 🫠

Lo suyo es que puedas analizar como mejor te venga: ¿por categoría?

¿Por persona?

¿Por equipo?

Es posible que, sin saberlo, los de ventas se estén portando de forma magnífica y que en recursos humanos se estén excediendo un poquito.

Eso quizá te ayude a concluir que el responsable de ventas ha hecho mucho hincapié en cómo debe gastar su equipo y que el de recursos humanos no lo ha considerado necesario, por lo que hay que dar un ligero toque de atención.

El análisis también te puede decir en qué cosas se está gastando de forma innecesaria.

«¡Pero cómo! ¿2.400 € al mes en gastos de representación? ¿A santo de qué?»

La información es poder.

Utilízala para no tropezar dos veces con la misma piedra, mejorar los procesos y cumplir con los objetivos incluso en épocas en las que vienen mal dadas.

Y para todo eso (y más), nada como una app de gastos de empresa

No te esperes a las notas de gastos o a revisar los extractos bancarios mes a mes para tener el gasto bajo control, que se te puede ir de las manos y tu equipo podría no sentirse cómodo.

¿Por qué no pones en práctica esas cuatro buenas artes de ahí arriba y empiezas a controlar el gasto como toca desde ya, antes de que sea demasiado tarde?

Para eso no tienes que contratar a ningún experto que optimice vuestros procesos de trabajo y con ellos, la forma de acometer los gastos.

Qué va.

Por aquí te ayudamos a crear tu propia política de gastos, para que no te quede nada en el tintero.

Para las otras tres prácticas —fijar límites, aprobar los gastos en tiempo real y analizarlos para extraer conclusiones y tomar las decisiones adecuadas— solo necesitas apoyarte en la tecnología.

En una solución de cuatro letras la mar de maja, porque además tiene un plus.

P-L-E-O ✌

Con la política de gastos creada, empieza el control.

Reparte nuestras tarjetas de empresa inteligentes y establece límites personalizados para cada una.

Elimina las notas de gastos, los tickets y las facturas al registrar el justificante de pago con la app y hala, papel al contenedor azul y a otra cosa 🙃

Porque sí, Pleo es una solución aceptada por la Agencia Tributaria y es algo que podrías hacer con nosotros.

Despreocúpate de lo que pueda pasar; los responsables de los equipos podrán aprobar o rechazar gastos en nombre de la empresa, y adiós sorpresas 👋

Y analiza cómo y cuándo quieras todos los gastos que tenga tu equipo, y toma las decisiones oportunas a tenor de los resultados.

Qué, ¿hay ganas de Pleo o no?

Pues por si todavía te queda alguna duda, piensa en la ola que te va a hacer la gente de contabilidad cada vez que te vea por el trabajazo que les vas a ahorrar cada mes.

Porque sí, sí, con dos o tres clics te puedes bajar un documento para cargar en cuestión de segundos los gastos en tu software contable; adiós errores humanos.

Y ojo, que si lo haces bien, nuestra funcionalidad Cashback hace que te salga completamente gratis.

¡Poca broma!

Toma el control solicitando tus tarjetas empresariales y a por todas 🤟