Gestión de compras: la revolución tecnológica en relaciones, procesos y funciones

Hace un tiempo, el departamento de compras se dedicaba a buscar proveedores, comprarles y hala, resuelto.

Tenía una labor bastante sencilla. 

La evolución de los mercados, de la relación con los clientes y sobre todo, de la tecnología y sus posibilidades, ha propiciado que el departamento de compras se convierta en un elemento estratégico de la empresa.

Con la gestión de compras como bandera.

El porqué, lo vemos enseguida, con la importancia y el objetivo de la gestión de compras.

También nos vamos a sumergir en los riesgos del proceso de compras y en cómo la tecnología ha llegado a revolucionarlo todo. Mucho ojito con este punto, que los avances han puesto la gestión de compras y aprovisionamiento patas arriba.

Acabaremos a lo grande, viendo seis estrategias de compras para que tú, como CFO, puedas darle un impulso a la rentabilidad de tu empresa.

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Pues venga, ¡a la mesa! 😋

La importancia de la gestión de compras

¿Hasta qué punto es importante la gestión de compras en una empresa?

Puf, pues lo cierto es que bastante. 

Bastante, bastante, de hecho. Y te lo vamos a demostrar con los beneficios de llevar una gestión eficiente de compras.

Mira:

• Con una gestión de compras adecuada, los costes de aprovisionamiento bajan, lo que hace que aumenten los beneficios y la rentabilidad
• Gestionar bien las compras minimiza el riesgo de que la cadena de suministro caiga y no puedas satisfacer las necesidades de tus clientes
• Gestionar tan bien la cadena de suministro acaba derivando en aportar más valor, lo que mejora la satisfacción de tus clientes
• También te permitirá optimizar tus stocks y llevar la gestión de inventarios a otro nivel
• Dedicarle tiempo y esfuerzos a la gestión de compras también te ayudará a mejorar y afianzar la relación con tus proveedores 
• Y por supuestísimo, optimizará la calidad de los productos o servicios que vendas a tus clientes

¿Y sabes en qué deriva todo esto?

Eso es: en minimizar los costes, aumentar el beneficio y la rentabilidad de la empresa, garantizando su continuidad a medio y largo plazo 🫶

¿Ves?

La gestión de compras es importante… y como tal, las cosas también pueden salir mal 😣

¿Vemos los riesgos del proceso y errores en la gestión? 

Riesgos y errores en la gestión de compras 

La gestión de compras y pedidos tiene su aquel. Es fácil cometer errores; qué le vamos a hacer.

Afortunadamente, estás leyendo estas líneas y puedes prevenir.

Un error común es el de no analizar todo el proceso de compras. Es decir, los pasos desde que tu empresa tiene una necesidad hasta que se aprueba el contrato y se ejecuta la compra.

Analizándolo para tu empresa, seguro que te encuentras puntos débiles que puedan interrumpir la cadena de suministro.

Otro error es el de no planificar. Las prisas, que son malas consejeras. 

Una gestión de compras ideal consigue que tu empresa compre el producto adecuado en el momento adecuado. Y con prisas ya sabemos que eso es poco probable que suceda 😐

La falta de políticas de compras es otro gran riesgo del proceso de compras, ojo. Sin ellas, se podrían tomar decisiones en contra de los intereses de tu empresa y acabar comprando productos o demasiado caros, o del todo innecesarios.

Venga, que vamos con más: los proveedores. Tener demasiados resulta que puede ser un problema. 

No por el hecho de que haya muchos, que sí es cierto que entorpece el proceso de compra de existencias. Pero bueno, no tiene por qué ser necesariamente un riesgo.

Es lo que dejas de ganar al trabajar con pocos, centralizando la compra en cuantos menos, mejor. Podrías ganar si aumentas las compras, ¿no? 😊

La evaluación de proveedores también es necesaria, para confirmar que están cumpliendo con los acuerdos que hayáis establecido y, por qué no, identificar posibles mejoras.

Quién sabe si tras una evaluación se esconde un acuerdo mejor o la sustitución de un proveedor por otro que resulte ser el mejor hasta la fecha.

También es importante controlar la orden de compra en todo momento. No es plan de hacerle una compra al proveedor y cuando llegue el pedido, llegó.

No.

Lo suyo es que hagas seguimiento y controles que se están cumpliendo los acuerdos establecidos. Con eso te asegurarás de evitar retrasos innecesarios en las entregas y problemas de stock en el inventario.

Pues sí que había riesgos, ¿eh? 😂

Afortunadamente, la tecnología ha evolucionado hasta el punto de ayudarte a prevenirlos, mitigarlos… y mucho más.

El papel de la tecnología en la gestión de compras

Y de pronto, la tecnología.

Qué lejos quedan aquellos faxes emitiendo una solicitud de compra 📄

La tecnología ha llegado para revolucionarlo todo, convirtiendo al departamento de compras en ese elemento estratégico diferencial de la empresa.

Lo hace a partir de evolucionar sus funciones, el proceso de gestión de compras… y la relación con los proveedores 👇

La tecnología… y las funciones de compras

¿Cuáles son las funciones del departamento de compras?

¿Qué hacen los responsables de compras?

En compras se encargan, a priori, de gestionar el abastecimiento, recibir los pedidos, revisarlos y aprobarlos.

A priori, claro, porque lo cierto es que las funciones van más allá… todo impulsado por la tecnología:

• Hacen la selección de proveedores, negocian los contratos y los evalúan
• Compran los bienes y servicios
• Gestionan las órdenes de compra
• Hacen la gestión de inventarios
• Gestionan los gastos y los riesgos

El papel de la tecnología en todas estas funciones es sencillamente fundamental.

Las relaciones y la gestión de los proveedores han cambiado de sobremanera, como veremos enseguida.

El proceso de aprovisionamiento también ha sufrido cambios, al poder realizarse las órdenes directamente a través de plataformas digitales especializadas en cuestión de segundos.

De esta manera, los pedidos se efectúan sin confusión y todo queda registrado en el sistema.

No habrá habido problemas en el pasado con lo de «Yo lo que dije fue…» 😅

Las gestiones de compra también se llevan a cabo de forma cómoda. Es facilísimo ver dónde se encuentra un pedido, conocer la fecha de entrega, pedir la devolución o el reemplazo y gestionar la recepción, cosa que antes no se hacía.

Del mismo modo, la tecnología ha proporcionado la capacidad de gestionar el stock de forma semiautomática, ahorrando tiempo en la organización y recuento y reduciendo los errores humanos al mínimo.

Y finalmente, los gastos. Antes, las facturas de los proveedores llegaban en papel con los pedidos, vía fax o por email, y compras lo derivaba a contabilidad. O no, y luego se perdían y adiós al IVA deducible 👋

A final de mes se hacía un recuento de las compras, se calculaba el gasto, se miraba el presupuesto anual… y se tomaban medidas para intentar cumplir.

Ahora, con la tecnología, los gastos pasan a formar parte del sistema en tiempo real, en cuanto se dan. Las facturas se gestionan de forma ordenada y la cantidad de dinero a pagar en cada ejercicio se optimiza.

Gestión de gastos con tecnología 1 – 0 Gestión de gastos a la antigua ✅

La tecnología… y el proceso de gestión de compras

Sí, la tecnología también ha alterado —para bien— las fases del proceso de compras de una empresa.

Este consistía en identificar la necesidad y hacer una solicitud de compra. 

Luego se presentaban los proveedores, se negociaba con ellos y se elegía. 

Tras eso, se recibían los productos y servicios y se procesaban los pagos si así lo estipulaba el contrato. Se registraba la documentación —órdenes de compra, facturas…—, se contabilizaba y pasaba a hacerse la gestión del inventario.

Volvemos a lo mismo: pon el modo off tecnológico.

¿Cómo haces todo eso sin tecnología?

Eran procesos lentos, poco efectivos y llenos de errores que luego había que subsanar. La cadena de suministro se veía interrumpida y los procesos se demoraban, y las consecuencias la sufrían los clientes primero y las empresas después 😩

La digitalización de las tareas vino a cambiarlo todo. Desde el principio, además.

Las necesidades que hay que cubrir ahora se conocen mucho antes. 

Gracias al procesamiento de datos y a la inteligencia predictiva, estas afloran incluso antes de que los clientes hagan sus compras.

Y eso permite gestionar mucho mejor el proceso con los proveedores, así como lo que viene después.

Gestión de compras avanzada, ojito 😬

Los pagos digitales son otra muestra de que el proceso se ha agilizado. 

El registro y gestión de documentación, como las facturas y órdenes de compra, también. 

Y la gestión del inventario y contabilidad; tooodo ello con un marcado toque tecnológico de principio a fin.

¿Que no?

Factura electrónica, softwares de contabilidad…

Gestión de gastos con tecnología 2 – 0 Gestión de gastos a la antigua ✅

La tecnología… y las relaciones con los proveedores

Ya lo has visto: la relación con tus proveedores es capital en la gestión estratégica de compras.

La tecnología, nuevamente, a escena 🤖

Facilita mucho, por ejemplo, el intercambio de información. Al relacionaros en un entorno meramente digital, la gestión de datos, la colaboración y la comunicación fluyen. Y con ello, la relación mejora.

La tecnología ha permitido que te comuniques con un proveedor ruso, que tiene su propio alfabeto, entendiéndoos en tiempo real.

Con esa mejora, puedes hacer al proveedor partícipe de todo tu proceso, incluido el de venta. Esto impulsa una colaboración más estrecha y motiva al proveedor a mejorar su producto, convirtiéndolo así en protagonista del aumento de valor.

Además, en lo que se refiere al proceso clásico de búsqueda de proveedores, evaluación, negociación y ejecución de las compras, cuentas con programas de gestión de compras y software especializado que te ayudarán a automatizarlo todo.

¿Conoces el e-procurement?

Es un sistema de gestión de compras que agiliza enormemente todas las etapas del proceso de compra que tienen que ver con los proveedores, permitiéndote ahorrar tiempo y costes, eliminar errores humanos y optimizar la cadena de suministro. 

La tecnología también trabaja los riesgos financieros asociados a los proveedores.

Del mismo modo que antes, sin ir más lejos: haciendo análisis avanzado de datos de forma automática, obteniendo previsiones y destapando riesgos que tendrás que mitigar de una forma u otra.

También podrás dar con comportamientos sospechosos por parte de proveedores que tengan toda la pinta de acabar en un señor fraude.

Si es que la tecnología… 🥰

Gestión de gastos con tecnología 3 – 0 Gestión de gastos a la antigua ✅

Fin del partido. Vamos a las estrategias, va.

Técnicas y estrategias de gestión de compras para un mejor desempeño financiero

No podemos terminar este artículo sin hablar de técnicas y estrategias de compras, que la tecnología no ha hecho más que potenciarlas.

Aquí van algunas.

#1 Emplear la matriz de Kraljic

El nombre no pertenece a un triplista de la antigua Yugoslavia, sino a un economista esloveno que en 1983 inventó una técnica para clasificar los productos y servicios.

Lo hizo a través de una matriz, en la que los colocaba según el orden de importancia estratégica y al mismo tiempo, por lo complejo que era gestionar su suministro.

De ese modo, salían cuatro cuadrantes:

• Productos críticos, de alto impacto estratégico y alta complejidad de suministro
• Productos estratégicos, de alto impacto estratégico y una dificultad moderada de suministro
• Productos tácticos, con un impacto estratégico significativo pero fáciles de suministrar
• Productos leverage, sin apenas impacto estratégico y fáciles de suministrar

Con la matriz clara, tu empresa podrá asignar recursos adecuadamente y enfocarse en los productos y servicios más importantes, facilitando así la gestión de compras.

#2 Define categorías de compra

Mira, una técnica de compras bien sencilla, pero necesaria cuando cuentas con un buen surtido de productos y servicios que comprar.

Se trata de, al igual que haces cuando vendes productos en una tienda online, categorizar y agrupar todo lo que vas a comprar.

¿Por qué?

Porque te permitirá trabajar con distintos grupos de forma independiente, aplicando estrategias diferentes para cada uno con el fin de, por ejemplo, reducir costes.

#3 Negocia con tus proveedores

E intenta conseguir un mejor acuerdo.

No se trata de exprimirlos para conseguir pagar menos, pero con la carta de un historial inmaculado de pagos puedes jugar a mejorar las condiciones.

Podrías, por ejemplo, conseguir hacer los pagos a 60 días en vez de a 30, tiempo suficiente para que los productos o servicios que compres salgan al mercado y se vendan, dándole más aire a la tesorería de tu empresa.

Pero oye, que si encima consigues que te rebajen el coste… pues mejor: bien sea pagando menos por un producto u obteniendo un producto mejorado al mismo precio.

A negociar 🤜🤛

#4 Compra de forma colaborativa

Obviamente, cuando compras a un proveedor en grandes cantidades sueles obtener un mejor precio.

El problema es que normalmente no necesitas tanta cantidad, por lo que los descuentos ni los ves. O no son tan jugosos, al menos.

¿La solución? Aliarte con otras empresas que necesiten comprar lo mismo que tú y realizar pedidos en masa, para obtener precios mínimos y poder reducir los costes.

#5 Emplea programas y sistemas de gestión de proveedores (SRM)

Al igual que el e-procurement era un catálogo excepcional para encontrar nuevos proveedores y procesar tus compras con ellos, los SRM son programas para gestionarlos.

La relación con tus proveedores es fundamental para que la gestión de compras vaya como la seda, y nada como un software para gestionarla.

Haz seguimiento de su desempeño, evalúa su cumplimiento de los acuerdos que hayáis firmado y colaborad conjuntamente en proyectos para hacerles partícipes de vuestro proceso de venta.

#6 El plus: gestiona los gastos en proveedores con Pleo

Mira, la sexta estrategia es un vivo ejemplo de lo que la tecnología puede hacer por tu departamento de compras.

Se basa en los gastos. O en su gestión, más bien.

Cuando emitas una orden de compra, paga con las tarjetas de empresa de Pleo y el proveedor recibirá el dinero al instante, sin las esperas clásicas de las transferencias.

Las facturas del proveedor podrás gestionarlas fácilmente con un módulo especial, y contabilizarás cada gasto en cuanto se ejecute. 

De forma automática, además, haciendo gala de la automatización de procesos propia de la tecnología.

Evitarás que se pierdan los gastos, optimizarás tu calendario fiscal empresarial… y darás fluidez a la cadena de suministro, facilitando la gestión de compras al máximo.

Recuerda, es aquí: llevando la gestión de gastos con Pleo 🙃