10 tips para llevar una mejor gestión de gastos de una empresa

Controlar los gastos de una empresa siempre ha sido una cuestión capital.

Los que terminan no deduciéndose por olvido o por haber perdido el ticket provocan que el beneficio al final del trimestre se vea reducido de forma considerable.

Y eso, en los tiempos que corren, donde el panorama es más digital que nunca, no deberías permitirlo en tu empresa.

Por ello, hoy te vamos a hablar de qué es exactamente la gestión de gastos de una empresa, y lo acompañaremos de 10 tips que te faciliten la labor.

Lo primero es lo primero: la gestión de gastos de tu empresa, bajo control

Cuando hablamos de gestión y control de gastos nos referimos a conocer exactamente qué sale de la caja, cuándo lo hace y en concepto de qué.

¿Cuánto dinero se va en este proveedor?

¿Y en esta suscripción mensual?

¿Y en los gastos de viaje de María cuando va a ver a un cliente a Barcelona?

Ya sabemos que tipos de gastos en una empresa hay muchos, y también que si la empresa es joven o de nueva creación, el margen económico es mucho menor que el de otra que esté más consolidada en su mercado.

Por ello y porque si gastas menos el beneficio final aumenta, la gestión de gastos debería ser tu prioridad. Y por si eso fuera poco, mira qué otras ventajas trae:

• Te deduces todo lo deducible porque no te dejas nada, lo que se traduce en un ahorro de dinero. 
• Detectas gastos innecesarios: aquellos que reducen el capital de la empresa que no son estrictamente necesarios para que esta prospere, como alguna suscripción a un SaaS al que ya no se le está dando uso.
• Tomas decisiones presupuestarias informadas: controlando los gastos podrás realizar informes y analizar patrones para gestionar mejor el presente y futuro de tu empresa basándote en datos reales.
• Priorizas tus recursos: al conocer al detalle la tipología de gastos de tu empresa, podrás organizar mejor dónde haces el esfuerzo económico.

En definitiva: una efectiva gestión de gastos de una empresa trae control y ahorro, algo que agradecerás desde el primer minuto.

10 tips para gestionar los gastos de tu empresa

No te íbamos a hablar de lo importante que es la gestión y control de gastos y dejarlo ahí; que no cunda el pánico.

Optimizar y controlar gastos no es complicado si te organizas un poco, y a lo largo de estos 10 tips te lo vamos a demostrar.

#1 Desglosa los gastos de tu empresa

Un negocio gasta mucho más de lo que parece y si no, échale un ojo a nuestra guía de tipos de gastos, en la que hablamos de hasta 20 categorías diferentes.

Bueno, pues la noticia es que para saber gestionarlos, primero hay que conocerlos al detalle. Uno de los primeros pasos será, por tanto, el desglose de gastos de tu empresa.

Porque no es lo mismo ni se trata igual un gasto fijo que uno variable, un operativo que uno no operativo o uno discrecional que uno obligatorio.

Haz una clasificación, categoriza por clases de gastos, apunta los importes, las recurrencias… en definitiva, una relación de gastos real, con todo lujo de detalles.

En paralelo a este deglose tendrás que mirar el siguiente punto.

#2 Define bien tu política de gastos de empresa

Pedro está visitando a un proveedor en un viaje de trabajo a Madrid. Han quedado para cenar, pero irá a verle a sus oficinas por la mañana.

A la hora de comer, si Pedro quiere ir a un restaurante donde no emiten factura —solo ticket— en el que además está estropeado el datáfono, ¿podrá contabilizarlo como gasto para su empresa?

¿Esta le reembolsará el dinero de la comida aunque lo haya pagado en efectivo y presente tan solo un ticket que perfectamente podría haber sido de cualquier otra persona?

Todos estos detalles —y muchos más— tienen que estar perfectamente definidos en tu política de gastos de empresa. 

Una buena política indicará qué gastos se cubren y cuáles no, los límites, la documentación necesaria para justificar cada gasto, las compensaciones por kilometraje y un largo etcétera para que quede ningún cabo suelto.

Cada miembro del equipo debe tener clarinete en todo momento cómo gestiona y controla los gastos la empresa, a fin de evitar discrepancias y ahorrar tiempo y esfuerzos.

#3 Pon especial atención en el kilometraje y las dietas

Este apartado es una puntualización del anterior, porque son dos clásicos de la gestión y control de gastos de una empresa.

Las dietas son los gastos generados por esa persona que viaja con motivos de trabajo. El alojamiento, el transporte, la comida… todos tendrán que estar perfectamente definidos en la política de gastos de viaje.

¿Y el kilometraje? Ya te hablamos del precio del kilometraje en España: es una compensación que se le da voluntariamente al empleado por desplazarse por motivos de trabajo.

Si María tiene que pasar un fin de semana en Madrid visitando a un proveedor y para el viaje se lleva su coche, es normal que su empresa intente compensarla de alguna forma: gasolina, desgaste de las ruedas, seguro, etc.

#4 Vigila bien el pago a proveedores

Los proveedores son una parte fundamental de la supervivencia de tu empresa. Sin ellos, desaparecería la capacidad del negocio para desarrollar su actividad. 

La parte mala —aunque evidente— es que los proveedores también cobran y, por lo general, suelen implicar un porcentaje significativo del total de los gastos a final de mes.

Establece tu propia política de pagos a proveedores, en la que se especifique: 

• El método de pago: transferencias bancarias, cheques, domiciliaciones o pagarés, entre otros.
• La fecha de pago: a mes vencido, un día en concreto o la misma semana en la que se abonan las nóminas, por ejemplo.
• La garantía de tu empresa, que especifique la compensación del proveedor en caso de no poder cumplir con su parte del acuerdo.

En materia de proveedores, cuanto más claro quede de antemano, mejor —y obviamente muchísimo más control—.

#5 Controla la gestión de gastos mensuales 

Los gastos recurrentes, esos que hay que pagar religiosamente a final de mes. No son pocos, y tampoco son especialmente pequeños. 

Estos son los gastos mensuales de una empresa más comunes:

• Salarios del equipo
• Cuotas a la Seguridad Social
• Alquileres
• Pago a proveedores
• Pago de servicios de la oficina —agua, gimnasio, suministros, etc.—
• Herramientas online
• …

Organizar los pagos mensuales te vendrá de perlas para llevar una perfecta gestión de gastos de tu empresa y optimizar tu flujo de caja.

#6 Gestiona las suscripciones

Las suscripciones a herramientas y servicios online son un fijo en las empresas de hoy en día.

Para que la tuya funcione por Internet, ¿qué necesita? Una web, una pasarela de pago, un servidor, una plataforma que te permita hacer publicidad online, una herramienta para elaborar diseños, otra para gestionar las redes sociales... y si seguimos no paramos.

Llevar el control de los gastos online y gestionar las suscripciones es muy importante porque hay más de lo que parece y suelen ser gastos periódicos —mensuales o anuales—.

No queremos sorpresas a final de mes 🙃

#7 Aprovecha al máximo la gestión de informes de gastos

Supertip: una vez tengas dominada la gestión de gastos de tu empresa y controles de forma exhaustiva todo lo que sale de la caja, cuándo lo hace, cuánto y en concepto de qué, toca crecer.

Los informes de gastos que se fundamentan en datos en tiempo real te permiten tomar decisiones basadas en la realidad y en lo que está pasando hoy.

Ya no hablamos de estimaciones vagas y gastos de última hora, sino de conocer con precisión el músculo económico de tu empresa, lo que te lleva a un escenario en el que siempre sabes exactamente cuánto te puedes gastar.

Escalar tu empresa empieza por aquí.

#8 Agiliza la comprobación de gastos 

Centrándonos en los procesos llegamos a la comprobación de gastos.

¿Cómo se lleva a cabo? ¿Y su aprobación? 

Ya hemos visto que todo tiene que venir perfectamente definido en la política de gastos de la empresa, sí, pero… ¿cómo se hace?

La comprobación de gastos hasta no hace mucho se llevaba de la forma tradicional: alguien que viajaba por trabajo presentaba los papeles que justificaran un gasto u otro —que tenía que haber conservado—, la empresa daba el visto bueno y listos.

Y decimos eso de «hasta no hace mucho» porque la comprobación de gastos ha experimentado un cambio radical con las aplicaciones de control de gastos.

Ahora la cosa puede ser tan sencilla como hacerle una foto a la factura, subirla a una app y olvidarse del papel. La comprobación se hace en cuestión de minutos y nadie más pierde tiempo con el tema. Es la magia de la automatización de procesos.

Sigue leyendo, que los próximos tips van encaminados en la misma dirección.

#9 Centraliza los gastos de tu equipo con las tarjetas de empresa

Si tienes un equipo de 40 personas que viajan por trabajo, tendrás que controlar 40 canales diferentes.

Serán 40 las personas que tras cada viaje se presenten ante contabilidad con tickets, facturas y explicaciones de «he tenido que pagar esto con efectivo». Para resolver la situación con cada uno hace falta tiempo. Cada trimestre puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza.

Y hasta ese momento, no tendrás ni idea de quién se ha gastado cuánto ni por qué. 

Pero y si… ¿y si esas 40 personas tuvieran una tarjeta de empresa?

Una tarjeta con la que poder pagar cualquier cosa relacionada con el trabajo: una comida, la gasolina en un viaje, el alojamiento en el que hacer noche, las entradas del fútbol para mejorar las relaciones con un proveedor —gastos de representación—, etc.

De ese modo, ningún empleado o empleada tendrá que adelantar su propio dinero y ocupar el tiempo de contabilidad para ajustar las cuentas.

Y tú, como empresa, podrás llevar un control y una gestión de gastos muchísimo más eficiente si acompañas las tarjetas con una app especializada en el tema, lo que nos lleva al último punto.

#10 Adiós Excel, hola app para gestionar gastos 

Llevar un control de gastos en Excel estaba bien hasta no hace mucho. 

Puede seguir teniendo sentido si la empresa es pequeña y no genera muchos gastos, pero si no… las apps de control de gastos han venido para quedarse.

Que María y Pedro puedan utilizar su teléfono móvil para informar de los gastos que pagan con su tarjeta de empresa tiene muchas ventajas. 

Todo resulta más fácil si emplean el sencillo método de Tengo un gasto – Le hago una foto al ticket – La subo a la app:

• No adelantan su propio dinero
• Se sienten empoderados con su tarjeta de empresa
• Tu empresa controla en tiempo real los gastos en los que incurren
• Puedes llevar un control exhaustivo de quién gasta más y en qué categorías
• No hace falta que nadie conserve los tickets o facturas; ni María, ni Pedro ni el equipo de contabilidad 
• Y por último, pero no menos importante, integrar los gastos trimestrales es coser y cantar

Sí, contar con una app para contabilizar gastos es un ahorro enorme de tiempo… y dinero. A esas horas interminables de registros, encuadres de caja y todo tipo de comprobaciones manuales… a todas ellas les decimos adiós 👋

Ya no queda otra que la gestión de gastos inteligente

Lo que hemos visto demuestra que con lo que ofrece la tecnología sería absurdo no llevar la gestión de gastos de tu empresa con un software o aplicación que te dé información valiosa para conocer su salud financiera.

También te permitirá ahorrar tiempo y dinero, pudiendo destinar esas horas y euros extra a crecer.

Y todo esto puedes hacerlo con una app para gastos de empresa como Pleo, que además de ser fácil de usar tiene otras funciones que harán mucho más sencillo el día a día de todo el mundo: tanto los que gastan como los que controlan quién, en qué y cuánto se gasta. 

Compruébalo sin compromiso y dale a la gestión de gastos de empresa como si llevaras quince años haciéndolo ✊