El arte de gestionar suscripciones y mantener los gastos recurrentes bajo control

«¡9,99 € al mes! La damos de alta, que eso es nada y menos y tardamos 3 minutos».

Y listo, con esa suscripción ya tienes un gasto recurrente más.

Que es poquito, sí, porque 10 € al mes no hacen daño a nadie, pero si esa alta se hace sin control se puede asentar un precedente del todo peligroso.

Porque después de una suscripción viene otra.

Y luego otra.

Y luego otra, claro, que «10 € al mes por este gran servicio» son una risa.

Y a la que te quieres dar cuenta, tu empresa tecnológica tiene tropecientas suscripciones activas, se está dejando una auténtica pasta mes a mes, las cuentas no salen y, lo que es peor, nadie sabe por qué.

¡Ay, las suscripciones! A herramientas SaaS, a las cápsulas de café, a la prensa diaria o al gimnasio de al lado de la oficina 🏋️‍♂️

Qué importante —¡mucho!— es tener las suscripciones bajo control. Gestionarlas, saber qué aportan y cómo afectan exactamente a las cuentas de tu empresa.

Y de eso te vamos a hablar en las próximas líneas: del arte de gestionar suscripciones.

Gestión de suscripciones: status actual

¿Qué mejor que nuestros clientes para saber cómo ven el tema de las suscripciones?

Preguntamos a 104 personas que utilizaban Pleo, de las cuales 74 eran administradores —CFOs y jefes de equipo— y el resto, usuarios de la plataforma.

Y atención, porque nos dijeron cosas muy, pero que muy interesantes.

El 65 %, por ejemplo, afirma que el gasto de las suscripciones supone un tercio o más del gasto total de su empresa.

¡Toma ya! Como para no administrarlas 😅

El 15 % no sabe cuánto se gasta su empresa realmente en suscripciones, y al 65 % le gustaría conocer el coste total de las suscripciones de su empresa.

Es decir, hay cierto desconocimiento del coste total… y deseo de saberlo.

Igual te estás preguntando que si las empresas realmente utilizan suscripciones a herramientas SaaS o a servicios. 

Pues bueno, el 87 % de los encuestados afirma que en su empresa tienen entre una y quince activas, y la mayoría de ellos más de cinco.

Por si había alguna duda 😂

Cuanto más grande es la empresa, además, más suscripciones activas tienen.

Finalmente, y ese es el motivo que nos ha llevado a escribir este post, más de la mitad de los encuestados afirma estar preocupado por las suscripciones activas.

Las duplicadas que, al no controlarse, generan un gasto de más de forma innecesaria.

Y fíjate que todo empieza con ese aparentemente inocente «9,99 € al mes es nada».

A ver, seamos claros: las suscripciones a herramientas SaaS y otros servicios son necesarias.

Son baratas, son cómodas por lo fácil que es darse de alta y de baja y, sobre todo, le hacen la vida más fácil a las personas que las utilizan.

Un antivirus, por ejemplo. Tu empresa lo paga una vez al año, le pone licencias a tu equipo y hala, a despreocuparse de que entre un virus a destruir todo lo que encuentre a su paso.

O una herramienta de diseño, imprescindible para crear materiales promocionales arrastrando elementos y cambiando textos a partir de plantillas bien sencillitas de usar.

Las suscripciones son nuestro pan del día a día.

Cuando administras las suscripciones con cabeza, pasan estas cosas

Está claro que están ahí, son necesarias y hacen que todo el mundo sea más productivo.

Pero administrar las suscripciones es otra historia. 

Si sigues los consejos de luego y lo haces bien, ¿qué consigues?

Mira, mira 👀

El gasto nunca se descontrola

Lo peor que te puede pasar si no gestionas las suscripciones de tu empresa con cierta pericia es que el flujo de caja las pase canutas día sí, día también.

Evítalo, que lo de tener controlada la liquidez de la caja es cosa seria.

No dejes que las suscripciones —ojo, la encuesta arrojaba que las suscripciones suponían un tercio del gasto total— se ventilen el dinero disponible un mes de octubre cualquiera.

Supón que tras una reunión de equipo todo el mundo viene motivadísimo y pam, tu empresa da de alta 30 suscripciones con un pago anual medio de unos 300 €.

Por decir algo, ¿eh?

Los meses pasan, los servicios contratados se utilizan y todo va genial, pero de pronto llega el año y se ejecuta la famosa renovación automática que nadie desactivó al dar el alta un año antes.

Y en un abrir y cerrar de ojos, en el mismo día, en la caja de la empresa hay 9.000 € menos 💸

Que ya harás los ajustes que proceda, sí, pero es que también hay que hacer frente a otros tipos de gastos como puedan ser las nóminas, que no pueden esperar.

O a los impuestos.

Y si no hay dinero, dramita 😱

La gestión de gastos de tu empresa pasa por controlar las suscripciones de forma estricta, sabiendo su impacto real en la tesorería de tu empresa mes a mes.

Si llegas a saber que en un par de meses iban a volar 9.000 € podrías haberte preparado para ello y fin del problema.

Transparencia total

Administrar las suscripciones con cabeza pone todas las cartas sobre la mesa.

Saber qué herramientas utiliza cada departamento, cuánto cuestan y cuántas personas las emplean a diario da una idea muy precisa de los recursos que necesita para funcionar.

Cada equipo, sin excepción.

Imagina que haces lo que te vamos a contar luego y de la noche a la mañana te conviertes en un as del control de las suscripciones.

Y de pronto te pones a analizar y ves que en IT el gasto en herramientas SaaS con modelos de suscripción es de 40 € al mes, cifra que asciende a los 1.300 € mensuales en el equipo de ¡ventas!

¿Cómo es posible que en ventas se dejen 1.300 € al mes y en IT solo 40 €?

Bueno, pues solo tienes que revisar bien qué pasa. Quizá en ventas haya varias personas utilizando una misma herramienta con varias suscripciones activas cuando no es necesario, cosa que no pasa en IT porque «controlan más del tema».

Al final es información valiosísima para tomar decisiones que te lleven a optimizar el uso de los recursos con los que cuenta tu empresa.

En este caso, a ventas se le dice que sí, que las herramientas que están utilizando están bien pero que son multiusuario, y el gasto pasa de 1.300 mensuales a tan solo 80.

Y hala, de repente te quitas de encima un gasto de 1.220 € al mes, que te van de maravilla para cualquier otra cosa realmente importante. 

Al escribir esto no hemos querido atacar al departamento de ventas de ninguna empresa, pero teníamos que coger a alguien como conejillo para explicar el ejemplo 🐇

Resumiendo: la información es poder.

Las sorpresas desagradables, para los demás

Las sorpresas que son buenas gustan a todo el mundo cuando las recibe, pero las desagradables… quita, quita.

Y las suscripciones que no se controlan son una caja de sorpresas, en un 99 % desagradables.

Cuando te pones a los mandos y empiezas a controlar ves que ¡oh, sorpresa!, de las arcas de tu empresa siguen saliendo religiosamente 15 € al mes para pagar una herramienta que solo utilizaba Sara, que dejó el trabajo hace siete meses.

Por no hablar de esa renovación automática para tres meses más cuando realmente ya no se necesita esa herramienta, que el proyecto terminó. Un mes de propina aún lo pagas, ¿pero tres?

Y la renovación anual de la que te hemos hablado antes… la peor de las sorpresas que nadie querría en su empresa.

No, no nos gustan las sorpresas desagradables. Evítalas aprendiendo a administrar las suscripciones de tu empresa, que con esos consejos lo vas a tener clarinete.

6 consejos para gestionar tus suscripciones y mantener el gasto bajo control

Hemos visto el porqué y ahora nos metemos en el cómo.

Cómo controlar los gastos mensuales de tu empresa, particularmente el que tiene que ver con las suscripciones, claro.

Hosting, almacenamiento en la nube, herramientas financieras, suscripciones de comida en la oficina, de café, de prensa diaria, de email marketing, el Slack, Spotify, el gimnasio y un largo, larguísimo etcétera de herramientas y servicios.

Hay suscripciones para dar y regalar, y seguro que tu empresa utiliza varias.

Vamos a ver cómo gestionarlas y tener bajo control esos gastos recurrentes para evitar las situaciones poco apetecibles que te hemos contado arriba.

#1 Clasifica las suscripciones por tipos

Mira, el primer paso para poner orden es clasificar.

Como tantas cosas de esta vida, vamos 😅

Reúne todas las suscripciones que generen gasto a tu empresa y haz una clasificación temática.

Herramientas financieras, herramientas de marketing, herramientas de diseño, herramientas de almacenamiento, suscripciones para servicios offline, etc.

Incluso puedes hacer una clasificación por departamentos, de modo que sepas qué suscripciones se utilizan solo en un equipo en concreto, cuáles en varios y cuáles son propias de toda la empresa, como pueda ser el café ☕

#2 Ponte recordatorios de renovaciones

Mira qué cosa más simple: se trata de tener bien presente la fecha de alta de una suscripción, ver cuándo se cumple el ciclo de renovación y ponerte un aviso para decidir si sigues con ella o no.

Hay servicios que puede que tu empresa necesite para un proyecto en concreto pero luego, nada.

¿Para qué pagar meses de más?

Ponte una alarma para todas las suscripciones y, llegado el momento, decide qué hacer con ellas… por si más que darlas de baja te interesa cambiar de plan 👇

#3 Revisa planes y si se utiliza mucho, coge el anual

Porque sí, muchas de las suscripciones existentes tienen varios planes disponibles.

Está el mensual, que se paga mes a mes.

Si no tienes muy claro cuánto vas a querer usar esa suscripción, lo mejor es que vayas pasito a pasito.

También es buena idea si la quieres probar antes de pagar una anualidad entera.

Hay herramientas y servicios que también ofrecen pagos trimestrales, otra buena opción si no te quieres mojar antes de lanzarte a la piscina con todo.

Y finalmente están los planes anuales, que suelen tener descuentos asociados en comparación con el pago mensual o trimestral.

Este consejo va enfocado a que dediques algo de tiempo a decidir cuál es la mejor opción antes de cada alta o renovación.

#4 Controla en todo momento la suma total del gasto

Jamás tienes que perder de vista cuánto dinero te está costando la suma total de las suscripciones activas.

Jamás.

Darse de alta en una herramienta, como decíamos antes, es rapidísimo. No hay permanencia, solo te piden el número de tarjeta y el acceso es instantáneo.

Facilitar el alta de esa manera las aumenta, como es normal, y sin darte cuenta te puedes plantar en un gasto recurrente considerable.

Considerable hasta el punto de hacer algo más que cosquillas a tu tesorería. Recuerda la estadística anterior: un 65 % decía que el gasto en suscripciones rondaba la tercera parte del gasto total de su empresa.

Si en los presupuestos está definido que los gastos recurrentes nunca jamás pueden exceder un umbral determinado, conocer el total de las suscripciones se antoja más que capital.

«¿Puedo dar de alta esta herramienta?»

El jefe de equipo mira el dato de la suma total y, sabiendo que entra dentro del límite, asiente directamente y se evitan preguntas y consultas de más, ahorrando un tiempo valioso para todo el mundo.

#5 Mantén un control estricto de las altas y registros

Pasan los meses y de pronto hay que tirar de una herramienta online de la que se sabe que hay una suscripción activa, pero nadie conoce los detalles.

¿Cómo se accede? Poniendo el email y solicitando la contraseña.

¿Y qué email se pone? Pues el de la persona que la dio de alta.

¿Y quién la dio de alta?

…

…

Otra pérdida innecesaria de tiempo para solucionar el problema, mucho más común de lo que parece.

Para gestionar las suscripciones correctamente hay que ponerse con ello desde el minuto 0.

Debe quedar registrada de alguna forma quién la dio de alta, cuándo lo hizo, cómo lo hizo y para qué, así como cualquier información que pueda ser de utilidad para el futuro, como que por ejemplo el alta se hizo aprovechando una oferta de Black Friday a un precio muy por debajo del estándar.

¿Te acuerdas que decíamos que la información era poder? ✊

#6 Centralízalo todo en el mismo lugar

El consejo supremo para gestionar suscripciones: cuando alguien quiera saber cualquier cosa relativa a una de ellas, que sepa dónde acudir.

Y que solo tenga que acudir ahí y a ningún sitio más.

Si no está ahí, no existe.

Hablamos de qué suscripciones activas hay, cuánto cuestan, cuándo se dieron de alta, quién las dio de alta, quién las utiliza, cuál es el ciclo de facturación, los justificantes de pago generados, etc.

Todo.

Imagina que no es así, y que cada equipo lleva las suscripciones por su cuenta.

Llega el momento de presentar el trimestre y claro, hay que reunir las facturas, que las suscripciones son un buen pico —¡un tercio del totaaaaal!—.

Desde contabilidad toca preguntar a todos por las facturas y justificantes de pago, que generalmente estarán en el correo electrónico.

¿Y si el único usuario de una herramienta está de vacaciones en la selva de Borneo y no vuelve hasta dentro de tres semanas? 

¿Y si alguien ha eliminado un email con una factura por error?

¿Y si el que usaba esa herramienta no la dio de baja antes de irse de la empresa?

Bfffff qué de líos 😫

Con todo bien centralizadito en el mismo sitio, todos esos problemas se terminan porque se pueden prevenir primero y si no, solucionar después sin mayor demora.

Con Pleo, control de gastos y suscripciones todo en 1

Mira mira, si es que con Pleo te ahorras no solo dinero, sino todas las complicaciones derivadas de las suscripciones de un plumazo.

Sí, somos una solución de control de gastos para tu empresa que toca todos los palos… y desde hace poquito, también el del control de las suscripciones.

Porque tenemos un área nueva en la aplicación que te permite verlo absolutamente todo de las suscripciones activas de tu empresa.

Con un panel de analítica muy apañado que te muestra el gasto recurrente total, las fechas de alta, las notas añadidas a mano… En fin, toda la información que necesitas para evitar los gastos innecesarios e inversiones de tiempo que están de más.

Con esta nueva funcionalidad, mira qué fácil es: le das una tarjeta de empresa a Pedro, para que sea independiente al tener gastos derivados del trabajo.

Pedro se da de alta en una herramienta SaaS para elaborar informes visuales, porque necesita hacerle una presentación con muchos datos a uno de tus mejores clientes.

Pedro ha pensado en probarla con ese cliente y si va bien, quedársela para el futuro de la empresa.

Al darla de alta, quedará reflejada en la vista general de las suscripciones de Pleo, de modo que cualquier administrador pueda entrar a ver qué es, por qué está dada de alta y el coste generado.

¿Y las facturas?

¿Qué pasa si Pedro se va de vacaciones justo cuando hay que presentar los justificantes?

No pasa nada, porque Fetch es capaz de extraer los documentos de las bandejas de entrada del correo electrónico en cuestión de segundos.

Transparencia total, sin sorpresas desagradables como renovaciones anuales que no esperas, suscripciones duplicadas o desiertas que nadie usa y la seguridad de que las suscripciones son un recurso que solo suma y nuuunca resta.

Todo ventajas con la vista general de las suscripciones; no digas que no 🙃