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Invoice management guide

Vivimos en una época de transformación en muchos sectores. Pero otros parece que no cambian nunca.

Como por ejemplo: recibir y pagar facturas.

La gestión de facturas es todo un reto para las empresas en Europa. Y no lo decimos nosotros. Lo dicen los datos.

En una encuesta reciente entre cientos de administradores de finanzas del Reino Unido, descubrimos que para la mayoría de empresas, las facturas suponen más del 50 % de todo su gasto. Y para la mitad de los equipos de finanzas, ese porcentaje alcanza el 75 %.

Así que el proceso que se sigue con cada factura es muy importante.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento emitido por una empresa para registrar una transacción con un cliente. En ella se incluye el producto o servicio prestado, cuánto se debe por ello, cuándo se realizó la transacción y las condiciones del pago.

Habitualmente cada factura tiene un número de referencia único que ayude a ambas partes a registrarla correctamente.

¿Qué es la gestión de facturas?

La gestión de facturas es el proceso a través del cual las empresas reciben, controlan, pagan y contabilizan las facturas que reciben de sus proveedores.

Pueden ser productos como material de oficina u ordenadores. También pueden ser servicios como softwares, suscripciones o agencias. O incluso suministros (internet, luz o agua).

Algunas facturas se reciben y pagan una única vez. Otras llegan puntuales cada mes. Y seamos sinceros: algunas llegan en el peor momento para las cuentas de tu empresa.

Cómo funciona habitualmente la gestión de facturas 

Imagina que tu equipo de IT pide diez ordenadores nuevos para renovar los que utiliza tu equipo cada día. Algo genial para los que reciben su nuevo ordenador, pero algo no tan divertido para el resto de personas a cargo del pago y seguimiento de la factura.

La factura se enviará a alguien del equipo de IT ya que fueron ellos los que hicieron el pedido (aunque todavía existen facturas en papel, la inmensa mayoría son digitales).

Probablemente, el equipo de IT no tenga la opción de pagar miles de euros independientemente y tendrá que introducir manualmente los datos de la factura en tu sistema. Es ahí cuando llegará a manos del equipo de finanzas para su aprobación. Y con suerte, no habrá errores.

Tu equipo de finanzas tendrá que revisar la factura y, si todo les parece bien, aprobarán el pago.

También se tendrá que decidir cuándo pagar esa factura ya que una cantidad así puede tener gran impacto sobre el presupuesto de la empresa.

¡Ah! Y queda todavía un paso: cuando se realiza el pago, las cuentas de la empresa se tendrán que actualizar para recoger la transacción.

Los problemas de la gestión de facturas tradicional

Al hablar con los administradores de finanzas nos dimos cuenta de una cosa: cada parte del proceso de las facturas trae consigo algo de estrés. 

Y podemos dividirlo en los diferentes pasos.

Para el 18 % de los profesionales con los que hablamos en Reino Unido, el proceso de recibir una factura es el más ineficiente. Ya sea porque tienen que perseguir a los proveedores para que la envíen a tiempo o porque pierden tiempo comprobando si ha sido pagada o no.

Para otros, la aprobación de cada factura era un gran problema. Siempre hay que comprobar si hay errores o discrepancias, y de haberlas, es probable que la factura tenga que volver al proveedor. Además, pierden tiempo revisando documentos que en la mayoría de casos son correctos.

Pero la contabilidad es la que se lleva la palma en esto del estrés. Para casi una cuarta parte de los encuestados (el 23 % para ser exactos), introducir los datos manualmente y el tiempo que pierden con cada factura son el verdadero problema.

¿Crees que tus facturas son totalmente digitales? No estamos tan seguros

El proceso de gestión de facturas ha avanzado bastante en las últimas dos décadas.

Aunque llegaron nuevos softwares para digitalizar el proceso (y supusieron un avance), todavía hace falta mucho trabajo manual al gestionar una factura.

De hecho, al preguntar a los administradores de finanzas sobre su proceso de gestión de facturas, “pérdida de tiempo” y “introducción de datos manuales” eran 2 de las 3 opciones más elegidas.

“Cómodo y rápido” fue una opción mucho menos popular.

Cómo funciona la gestión de facturas automatizada

Pleo Facturas es el nombre de nuestro sistema de gestión de facturas. Y va un paso más allá que las herramientas que puedas tener en este momento.

Gracias a esta herramienta tendrás un único lugar para controlar, pagar y contabilizar todas y cada una de las facturas que reciba tu equipo.

Con Pleo Facturas, tu gestión de facturas es mucho más rápida y tendrás más visibilidad sobre todo el proceso (desde el mismo momento en que llegue la factura).

Procesar manualmente 120 facturas cada mes lleva 10,5 horas. Eso son 126 horas al año. Y con Pleo, te lleva menos de 1 hora al mes. O sea: solo 12 horas al año.

La información clave de cada factura se registra al momento. Y a partir de ahí, automatizamos todo el proceso para introducir la información.

Con todas tus facturas en un mismo sitio, es posible tener una visión en tiempo real de qué hay que pagar y cuándo. Una ventaja que te permitirá mejorar el control de tu gasto.

¡Ah! Y se acabaron los pagos fuera de plazo. Pura tranquilidad.

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