Cómo implementar la transformación digital (sin dolores de cabeza)

La tecnología ha cambiado cómo hacemos prácticamente todo, así que no debería sorprendernos ver cada vez más automatización en el mundo laboral. De hecho, en nuestro Manual de los directores financieros para 2024 descubrimos que el 68 % de los responsables de las tomas de decisiones ya están llevando a cabo la transformación digital en sus empresas.

La forma en la que gestionamos los negocios ha pasado de los agotadores Excels a una tecnología de lo más puntera, y eso les ha ahorrado mucho tiempo, dinero y esfuerzo a las empresas. Y si a eso le sumamos que el modelo de trabajo híbrido parece haber llegado para quedarse, las empresas cada vez dependen más de softwares para mantener sus equipos más conectados y alineados que nunca.

Pero está claro que implementar ese tipo de cambios no se consigue de la noche a la mañana. Introducir nuevos procesos, software y herramientas puede ser algo largo (por no decir complicado). Transformar digitalmente cómo tu equipo y tú trabajáis requiere trabajo: desde definir una estrategia y presupuestarlo todo, hasta mantener esa transformación viva. Aquí tienes las claves para implementar con éxito esa digitalización en tu trabajo.

Paso a paso

En cuanto abriste el melón de la transformación digital, es probable que te dieras cuenta de la cantidad de procesos que se pueden automatizar para liberar el tiempo de tu equipo y permitirles que se enfoquen en tareas realmente importantes. Pero ante tantas oportunidades, es indispensable tomárselo con calma y priorizar las áreas que realmente necesitas digitalizar primero.

Introducir una nueva forma de trabajar lleva tiempo. Algo que Jamie Sargent, Presales Solution Consulting Manager en Oracle Suite, destacó en nuestro evento Beyond.

“Cuando la gente empieza a pensar en implementar la transformación digital tiende a pensar “¿Qué sistemas o procesos necesito cambiar”. Eso les lleva a revisar un proceso y antes de darse cuenta ya están revisando tres, cuatro o cinco sistemas de toda la empresa”, nos contaba Jamie. “No hay que intentar abarcarlo todo, hay que escoger uno o dos [procesos para automatizar], esos que están más a tu alcance e ir a por ellos.”

La estrategia siempre por delante

Como con todo nuevo proceso, necesitas un buen plan para que funcione. Introducir una nueva forma de hacer las cosas puede ser una tarea complicada, sobre todo si estás modificando un proceso que lleva años sin cambios (un ejemplo: la gestión de gastos). Así que, para empezar, necesitas tener un buen plan sobre la mesa con los principales objetivos claros y el criterio para considerarlo un éxito bien definido.

Tu estrategia debería asegurarse de que la implementación de la transformación digital esté alineada con la dirección, misión y objetivos de tu empresa. Asegúrate de cuestionar y poner en duda si el proceso está contribuyendo al crecimiento, presupuesto, rentabilidad o cualquier otra métrica que sea relevante para toda la empresa.

Involucra (y alinea) a todo el mundo

Introducir un nuevo proceso es todo un reto. Implica cambiar una rutina que puede llevar años en tu empresa. Para hacer esa transición lo más fluida posible, necesitas comunicar claramente los cambios internos que implica y ofrecer la formación y ayuda necesarias para tus equipos.

“Hay un largo listado de razones por las que las personas son reticentes a este cambio. Existe un apego emocional a los sistemas que utilizan. Lleva mucho esfuerzo cambiar sistemas, evaluar los procesos que están vigentes y cuestionarnos si son tan buenos como podrían”, nos contaba Jamie. “Como profesional de las finanzas, diría que este sector tiene aversión al riesgo, así que hay que gestionar y trabajar las ideas del cambio y el miedo a lo desconocido”.

También vale la pena considerar el impacto de estos nuevos procesos en cuanto a la cultura de la empresa y las operaciones de la misma. Al definir una estrategia, asegúrate de controlar los riesgos que puedan surgir a cada paso.

Mantén el pulso de la transformación digital

Incluso con una buena estrategia, todo el equipo a favor de los cambios y una lista definida de los procesos prioritarios a digitalizar, implementar con éxito la transformación digital no será posible sin un esfuerzo continuo y estable para mantener esos cambios.

Para conseguirlo, asegúrate de recibir feedback de tus equipos de forma regular sobre las nuevas herramientas y procesos y estate al día de las últimas novedades tecnológicas. Cuestiona cada día qué funciona y qué no en función de cómo evolucione el negocio.

El compromiso real con la digitalización de tus procesos es clave para el éxito y, a largo plazo, podría suponer un ahorro importante de tiempo y dinero para tu empresa. Aunque esta idea lleva sobre la mesa más de una década, ser capaz de adaptarte a un modelo de trabajo digital es más importante que nunca para que tu empresa sea competitiva. Este es el momento de entregarse sin miedo a la transformación digital.