Informe de gastos: cómo gestionar los gastos de tu empresa de forma eficiente

Pagar una comida, hacer un viaje o comprar una mesa para tu empresa va mucho más allá de la compra en sí.

Los 50 € de la comida, los 700 € del viaje o los 90 € de la mesa no son solo cifras.

Son indicadores valiosos para la estrategia de tu negocio y, también, gastos deducibles que influyen directamente en su rentabilidad.

Lo que se ingresa menos lo que se gasta, es lo que se gana.

Está claro que estás enfocado en controlar y contabilizar lo primero, pero ¿tiene la atención necesaria lo segundo?

Debería 🧐

Y aquí es donde entran en juego los informes de gastos.

Te contamos por qué debes usarlos en tu negocio para controlar mejor la tesorería, así como los tipos de gastos y qué información deben contener.

Informe de gastos: sí o sí

Los informes de gastos, las notas de gastos, las hojas de gastos, los reportes de gastos… o como les quieras llamar, son documentos cruciales para la contabilidad de tu empresa.

También crea unos patrones de gasto fiables.

Así, llevar el control presupuestario y predecir cuánto se va a gastar el mes o la semana que viene, reducirlo o ajustarlo a tu antojo, se convierte en pan comido.

Y no solo eso 😎

Estos datos que aporta el reporte de gastos son valiosísimos para reembolsar en su justa medida a quien haya protagonizado el gasto.

Además, como CFO te permiten tomar decisiones informadas con respecto a estrategias, asignación de recursos o sobre políticas de gastos.

La claridad dentro de la organización es directamente proporcional a la ausencia de fraudes y a un cumplimiento fiscal y legal más riguroso.

Así cuando lleguen las auditorías —que vendrán— no tendrás nada que temer. 

Ya… 😒

Sabemos que el reporte de gastos, en sí mismo, no tiene impacto fiscal directo y tampoco permite la recuperación del IVA deducible automáticamente, pero sí que es una herramienta fundamental para tener esos dos parámetros bajo control.

Tipos de gastos que puedes incluir en el informe de gastos

¿Te preguntas qué gastos se pueden incluir en el informe de gastos de una empresa?

Pues casi todos… los que pueda hacer tu equipo y que luego pueda pedir el reembolso. A menudo son gastos variables.

Los informes de gastos de viaje son los más comunes, por eso los gastos de viaje son los que encabezan esta lista:

• Transporte
• Alojamiento
• Comida
• Seguros de viaje al alquilar el coche 
• Peajes
• Tarifas de aparcamiento
• Kilometraje

Estos son los tipos de gastos más utilizados, pero también formarían parte del informe de gastos los derivados de los servicios de profesionales independientes, por ejemplo.

¿Que necesitas un fontanero y lo paga alguien de un departamento? Eso va en un informe de gastos.

¿Un abogado? También al informe de gastos 📝

Y lo mismo si decides mimar a tus clientes mientras aplicas estrategias de publicidad y marketing.

Que les obsequias con bolígrafos corporativos o llaveros; refléjalo en el informe de gastos como gasto de representación.

Y ojalá no pase pero, ¿y si alguien comete un error derivado del trabajo y recibes una sanción con multa por ello?

También es un gasto variable y puntual; por lo tanto, puede constar en el informe de gastos.

Los cursos, seminarios, libros u otras inversiones para mejorar conocimientos también pueden tener hueco en el informe de gastos.

Igualmente, y aunque a todos nos gusten muy poco, las comisiones bancarias, las tasas de cambio o los intereses de los préstamos están ahí; hay que pagarlas y también se pueden añadir en el informe de gastos. 

¡Ah! Y los gastos de comunicación como paquetería, correo postal o similares, también 🤗

En resumen, el informe de gastos hace un registro exhaustivo de todos los costos que luego se reembolsan a tu equipo, generalmente variables y puntuales.

Además del gasto, ¿qué debe contener el informe de gastos?

Una tabla de gastos completa y eficaz para el departamento de finanzas debe contener varias cosas además de los gastos en sí mismos.

Estos datos van a aportar más claridad y transparencia y facilitan la revisión, aprobación y reembolso de esos gastos 😌

¡Ahí van en orden!

#1 Información del empleado y de la empresa

En el encabezado debe constar la información completa de la empresa: nombre, dirección, CIF y datos de contacto —teléfono, email, etc—.

Y si es un informe de gastos de un trabajador, también los suyos: nombre, cargo, departamento, número de identificación y datos de contacto.

#2 Periodo del informe de gastos y motivo

La hoja de gastos de una empresa debe indicar el periodo que abarca.

Esto es algo muy importante para conocer el flujo financiero real, para identificar tendencias de gasto, para practicar correctamente las deducciones fiscales, para ajustar la política de gastos o para gestionar de forma ágil los reembolsos de los gastos de viaje 🤨

Por ejemplo, las hojas de gastos mensuales aportan datos financieros cada mes. Por lo tanto, mejoran la capacidad de tomar decisiones y permiten unos reembolsos más rápidos y precisos, pero aumentan significativamente la carga administrativa 😔

Es importante elegir bien cuál va a ser la periodicidad de estos informes de gastos según las necesidades y obligaciones específicas de tu empresa.

#3 Detalle del gasto y justificantes

La tabla de gastos de una empresa, también conocida como hoja de gastos, debe estar bien detallada con:

• Fecha
• Concepto
• Descripción
• Importe
• Categoría

Un ejemplo de un informe de gastos —bien hecho— incluiría todo esto, se firmaría y ¡listo! 😇

Cómo impacta una buena gestión de los informes de gastos en tu empresa

En eso estamos de acuerdo.

Pero también ayuda —y mucho— a reforzar las relaciones con tus trabajadores e, indirectamente, también con tus proveedores y clientes.

Si tus empleados están conformes con la política de de gastos de la empresa, la entienden, la aplican y reciben sus reembolsos en tiempo y forma, estarán satisfechos y ese bienestar se transmite; efecto dominó.

Esto trae como resultado una cultura empresarial más integrada y la moral del equipo más alta 🙂

Y ojo, que los informes de gastos son una mina de oro; ayudan con más cosas si los gestionas adecuadamente.

Porque las tablas para organizar gastos permiten un análisis fiable de tus finanzas. Así, establecer patrones, hacer estimaciones o proyectar gastos es mucho más fácil.

Anticipación ✌️

Y para que así sea, tu informe de gastos debe tener un formato único para facilitar la conciliación de los datos y reducir las cargas administrativas lo máximo posible.

Porque si al final te pasas semanas cruzando datos, adiós anticipación.

Inconvenientes de los informes de gastos

Uy. 

¿Se acabó lo bueno?

Tenemos que decirte que sí.

Los informes de gastos están muy bien, pero no son perfectos 😅

Rellenar un informe de costos y gastos en un documento de Word o Excel requiere mucho tiempo y hay cabida para el temido error humano. 

Equivocarse tecleando un número u olvidarse de incluir un dato son cosas que pasan más de lo que nos gustaría.

Aunque no solo eso.

En los informes de costos y gastos también existen malas prácticas que constituyen un error. Un error malintencionado: los fraudes financieros 🤬

Otras veces, el informe de gastos está bien, pero no se adjuntaron los comprobantes que justifican el gasto.

Y muchas otras se entregan fuera de plazo.

Ninguna de estas cosas está en tus manos —o sí— pero impactan en tu trabajo, en tus decisiones y en la rapidez con la que operas.

Si esto ocurre sistemáticamente y tienes que llamar a cada trabajador para verificar datos —si es que te diste cuenta—, conseguir un duplicado de un recibo o pedirles que envíen —de una vez— el informe de gastos… 🤯

Los reembolsos que tienes que hacer no van a llegar en tiempo.

Lo mismo con tus deducciones fiscales; no podrás recuperar el IVA deducible de un gasto que no puedes justificar, por ejemplo.

Y aunque nos pongamos en el caso de que en tu empresa ninguna de estas cosas ocurre porque son todos muy aplicados, la carga administrativa de gestionarlos y verificar que no haya errores es muy alta.

Está claro que los informes de gastos manuales son tediosos, llevan un montón de tiempo —a ti y a quien los rellena—, son propensos a errores y peligran dependiendo de su formato.

¿Crees que es seguro tener los informes de gastos por ahí, impresos en archivadores o en una carpeta en tu red?

Definitivamente, no.

La solución para mejorar los informes de gastos: la digitalización y la automatización

¿Sabías que con la digitalización puedes llegar a todas partes?

Bibliotecas de todo el mundo invierten y han invertido muchos esfuerzos en digitalizar documentos, manuscritos, mapas y otros materiales valiosos.

Y no solo bibliotecas, sino organismos de todo tipo: juzgados, servicios de salud, entidades bancarias…

Y la pregunta es: ¿para qué?

Porque cuando tienes algo digitalizado estás a golpe de clic para compartirlo y no hay temor de perderlo, de que se deteriore o de que te lo roben.

Pues esto puede pasar en tu querido departamento de contabilidad y finanzas, sí.

Y automatizar, ¿es necesario?

Por supuesto.

Imagínate que estás en un hospital y que la persona encargada de registrar los datos de la dosis de medicación que necesitas comete un error, ¿qué pasa?

Que puede costarte la vida 🫣

Con los informes de gastos pasa lo mismo, pero hablando de la vida de tu empresa.

Porque un mal dato puede llevarte a hacer cálculos estratégicos erróneos y también a recibir alguna sanción.

¿Si podemos hacer que los datos se registren solos de forma automática y precisa por qué no vamos a hacerlo? 

Los informes de gastos, mucho mejor con un software como Pleo

Has visto que los informes de gastos son una herramienta indispensable para tu empresa, ¿no?

Pues hay algo mucho mejor para gestionar esos gastos: se llama Pleo.

Y es el claro ejemplo de digitalización y de automatización de procesos.

A través de sus tarjetas de compras y de una app de gestión financiera en la nube consigue mantener a raya los gastos sin papeleo, sin largos tiempos de espera, sin tickets y facturas que se pierden o se borran y sobre todo, ¡sin esfuerzo!

Adiós a todas las problemáticas de los informes de gastos que sufren los CFO y sus equipos: errores humanos, posibilidad de fraudes, visibilidad reducida, cargas administrativas desmesuradas…

Y ¿qué hace Pleo para conseguirlo?

• Registra los gastos de tu equipo automáticamente al pagar con tarjeta
• Los categoriza sin que tengas que hacer nada
• Crea informes de gastos en tiempo real con esos datos
• Puedes establecer topes de gasto o restricciones de uso para un empleado o grupo de empleados
• Te permite exportar en un clic todos los datos para contabilizarlos

Qué maravilla. 

Además, no hay que guardar tickets ni facturas.

Una foto desde la app sirve como justificante de pago ante la Agencia Tributaria y si hay por ahí facturas electrónicas, Pleo las reúne y las guarda fácilmente.

¿Qué más se puede pedir?

Olvídate de los tediosos e inexactos informes de gastos y empieza a utilizar Pleo, el mejor software de gestión de gastos 🙃