IVA soportado y repercutido: cómo deducir los gastos de empresa

¿IVA soportado y repercutido?

¿Pero esto qué es? 😤

Si soy una empresa… ¿no se trata de pagar IVA y luego deducírtelo?

Pues sí, sí, tal cual. Los gastos deducibles de una empresa no se conciben sin IVA. El que adelantas cuando pagas… y luego te deduces si cumple ciertos requisitos.

Lo que pasa es que ese IVA tiene nombres diferentes. 

¿Si lo factura tu empresa y lo pagan tus clientes, cómo se llama? ¿Y si es el IVA que paga tu empresa en un gasto relacionado con su actividad?

Pues de eso precisamente queremos hablarte en este post.

IVA soportado y repercutido, allá vamos, con la Ley del IVA como marco legal.

¿Qué es el IVA repercutido?

Cuando tu empresa vende un producto o servicio, bien a un particular o a otra empresa o autónomo, lo hace añadiéndole al precio el famoso porcentaje de IVA.

El IVA en España marca que el tipo general sube hasta un 21 %, por lo que si tu empresa vende un servicio de 1.000 € en la factura aparecerán 210 € de IVA que tendrá que pagar el comprador.

A ese IVA que emite tu empresa se le llama IVA devengado o repercutido, que viene a ser lo mismo, aunque desde ahora nos referiremos a él como IVA repercutido.

Así que si queremos responder en pocas palabras a la cuestión de qué es el IVA repercutido, diremos que es el generado por tu propia empresa cuando haces una venta.

¿Qué es el IVA soportado?

Cambiemos los papeles y ahora en vez de vender, tu empresa compra.

Al adquirir un producto o un servicio, el IVA que te repercute la empresa vendedora es IVA soportado para ti.

Es decir, el IVA soportado es el IVA que paga tu empresa cuando compra un producto o un servicio.

¿Y el IVA soportado es el deducible?

Algo así, pero cuidadito… porque no todo el IVA soportado es deducible 😌

Entonces… ¿cuál es la diferencia entre el IVA soportado y repercutido?

La diferencia entre IVA soportado e IVA repercutido es sencilla: el soportado lo pagas cuando tu empresa compra y el repercutido lo guardas cuando haces una venta.

Para luego dárselo a Hacienda, claro 😂

Porque recuerda que el IVA es un impuesto que no se paga directamente al Estado, sino que las empresas como la tuya lo recaudan, lo guardan y, en cada declaración, se lo entregan a la Agencia Tributaria.

Así que a modo de resumen finalísimo y para dejarlo clarinete del todo, ¿cuándo es IVA soportado o repercutido?

Cuando pagas por él es soportado y cuando lo cobras en nombre del Estado, repercutido.

Y luego, al hacer la contabilidad, magia: al final del trimestre no tendrás que devolver todo el IVA repercutido que hayas recaudado, sino que le restarás el IVA soportado deducible... y solo devolverás la diferencia.

Y menos mal, que si no… 😰

Cómo calcular el IVA soportado

¿Que cómo se calcula el IVA soportado?

No tiene mucha historia: tan solo has de reunir todas las facturas recibidas por tu empresa y sumar el IVA.

Pero cuidado, que volvemos a la advertencia de antes: no todo el IVA soportado tiene que ser necesariamente deducible, aunque entraremos en eso enseguida.

De momento quédate con lo básico. Tu empresa compra productos o servicios pagando un porcentaje adicional de IVA y pide las facturas, que luego harán falta para el cálculo y posterior deducción.

Cómo calcular el IVA repercutido

Pues se calcula exactamente igual que el soportado, pero a la inversa: añadiendo el porcentaje de IVA correspondiente a la base imponible del producto o servicio que vendas, sumando todo… y listo.

Vamos a ver ejemplos, que con ellos siempre es más facilito.

Ejemplos de IVA soportado y repercutido 

Pongamos que tu empresa vende un SaaS por suscripción mediante el cual tus clientes pueden editar fotografías y hacer montajes sencillos con plantillas.

El sueño de todo diseñador gráfico, vamos 😆

Tu empresa tiene en nómina una plantilla que trabaja en una oficina de Madrid. Todo bien hasta ahí.

De las ventas que hagáis por suscripción saldrá el IVA repercutido.

Diremos que cada primero de mes se renuevan 1.000 suscripciones a 10 € mensuales de base imponible.

A vuestros usuarios no les cobraréis 10 €, sino 10 € más el 21 % de IVA, lo que hace un total de 12,10 €.

Tu empresa ingresará 12,10 € por usuario pero ojo, solo serán tuyos 10 €; los otros 2,10 € los esperará el Estado en la próxima declaración.

Así pues, con esos números, te plantas con que un mes de octubre cualquiera estás facturando 10.000 € + 21 % de IVA, dando un total de 2.100 € de IVA repercutido.

¿Y los gastos?

Resulta que tu empresa paga todos los meses una herramienta SaaS de 100 € + IVA para que tu equipo pueda compartir todas las cuentas de correo de la empresa.

Además, la gestoría tiene un coste fijo de 200 € + IVA mensuales, y ese mes de octubre cualquiera has hecho una inversión de 2.000 € + IVA por tener que comprar dos ordenadores de sobremesa nuevos para que tu equipo pueda trabajar.

Los gastos e inversiones de ese mes de octubre se van a 2.300 € + IVA, resultando 483 € el IVA soportado.

En este ejemplo de IVA soportado y repercutido, en el mes de octubre tu empresa habría recaudado 2.100 € de IVA repercutido y se habría gastado 483 € de IVA soportado, por lo que al hacer la contabilidad el IVA a pagar a Hacienda se quedaría en 1.617 €.

Pero hay casos en los que esto podría no ser así; si una parte de esos 483 € no fuera deducible, la cosa cambiaría.

Y aquí llega el meollo de la cuestión 🔥

Cómo deducir el IVA soportado en los gastos de empresa

¿Todo el IVA de los productos y servicios que adquiera tu empresa es deducible?

¡No!

Ojalá 🥲

Si así fuera, la cosa sería sencilla: gasto en nombre de la empresa y hala, a la cuenta, y así voy reduciendo la cantidad a pagar devolver de IVA repercutido.

Pero no, no es tan fácil.

IVA soportado deducible

El IVA soportado solo será deducible cuando el producto o servicio adquirido sea necesario para que tu empresa desempeñe sus labores.

El IVA soportado de un ordenador es deducible, porque el ordenador lo utiliza tu equipo para trabajar.

El IVA soportado de un paquete de papas que se pide alguien de tu equipo cuando está repostando gasolina en un viaje de empresa no es deducible, porque las papas no se consideran necesarias para que desempeñe su labor.

Pero el IVA de la gasolina que ponga al repostar sí, por ejemplo.

Dicho esto, imagina el gris legal. Porque hay veces que el IVA soportado deducible no está nada claro, ya que el gasto se hace sobre un producto o servicio que se puede utilizar para fines profesionales y personales al mismo tiempo, como un coche de empresa.

El coche te lleva de viaje por España para visitar clientes y proveedores, pero también puedes utilizarlo para ir de tu casa al trabajo.

En ese caso, ¿qué pasa?

El Estado tiene claro que demostrar que el uso es únicamente profesional puede ser realmente complicado, así que a también existe la posibilidad de deducirse tan solo una parte del IVA soportado pagado al adquirir un producto o servicio.

Bueno, y por no hablar del IVA soportado en actividades exentas; en ellas no se repercute IVA, por lo que no habrá nada que deducirse en cuanto al impuesto indirecto.

Ejemplos de gastos en los que el IVA es deducible

Dicho esto, ¿qué tipos de gastos conllevan un IVA deducible para tu empresa?

Aquí una pequeña lista:

• Servicios de profesionales independientes, como el IVA que se le paga a un abogado laboral que te ayuda con los contratos, a un fontanero que va a arreglar un problema en el baño o a un profesional del diseño que os hace una web nueva
• Consumos de explotación que incluyen las compras de mercaderías necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa, como maderas en el caso de una fábrica de muebles o las prendas para una tienda de ropa, etc. 
• Arrendamiento y cánones, como el alquiler del local en el que tienes la oficina
• Otros servicios exteriores como el WiFi, los suministros o el dinero invertido en publicidad
• Los espectáculos y servicios recreativos, siempre que estos sean gastos de representación para promocionar tu empresa
• También será deducible el IVA asociado a los gastos de viaje; cuando mandes a tu equipo por ahí a reuniones o conferencias, el IVA generado en el desplazamiento, hostelería y restauración será deducible en su totalidad

Y aunque parece que esta lista engloba todos los tipos de gastos, ni de lejos. Los que que se quedan fuera; mira, mira 👀

IVA soportado no deducible

El IVA soportado no deducible es el de aquellos gastos no relacionados con la actividad de tu empresa.

Y el de aquellos que tu empresa no pueda declarar por no tener el justificante de pago 🧾

Siempre que tu empresa haga un pago, pide la factura. Si luego no te deduces el IVA no pierdes nada, pero si no la pides y luego caes en que sí que podías… mal asunto.

Ah, y ojo, que también necesitarás que no hayan pasado más de cuatro años desde el momento en que se emitió la factura. Si vas al día con tu contabilidad esto no debería suponer el menor problema 🙃

Ejemplos de gastos no deducibles de IVA

El paquete de papas que decíamos era solo el principio; mira.

• Alimentos, bebidas o tabaco
• Joyas, alhajas, piedras preciosas y objetos elaborados total o parcialmente con oro o platino
• Los espectáculos y servicios de carácter recreativo que no sean gastos de representación. Si invitas a un cliente a ir a un partido de fútbol, el IVA de la entrada sí que te lo puedes deducir; si tu empresa invita a diez personas de la plantilla a ver un partido, en cambio, el IVA soportado no será deducible
• Los gastos destinados a atenciones a clientes o terceras personas

¿Nuestra recomendación? 

Justificante de pago y sentido común.

Si es fácil justificar que el gasto es necesario para tu empresa, entonces no lo dudes y dedúcete el IVA.

Si tienes tus dudas… mejor no, que Hacienda puede ponerse intensita ☠

Cómo Pleo te ayuda a contabilizar el IVA y los gastos

Cuando tienes las notas de gastos aprobadas y justificantes de pago reunidos, toca hacer la contabilidad.

La cuenta contable del IVA repercutido es la 477 Hacienda Pública IVA repercutido, mientras que la cuenta del IVA soportado es la 472 Hacienda Pública IVA soportado.

Para hacer la contabilidad del IVA te tocará añadir los asientos contables correspondientes a dichas cuentas, de modo que al IVA repercutido le restarás el IVA soportado deducible… y eso será lo que declares a Hacienda con el modelo 303.

El IVA soportado no deducible lo podrás añadir como si fuera un gasto más en la cuenta contable que proceda, como pueda ser la 600 Compra de mercaderías.

Facilito sobre el papel, sí, pero ahora echemos la vista atrás.

¿Tú sabes la de tiempo que hace falta invertir para contabilizar el IVA correctamente?

Los miembros de tu equipo, al solicitar la factura de todo aquello que gasten en nombre de tu empresa, al rellenar la nota de gastos, al guardar las facturas y al aclarar cualquier duda que tenga contabilidad a la hora de procesar esos gastos.

Tu equipo financiero tiene que revisar todas las notas de gastos, confirmar que todos los justificantes de pago son correctos y están libres de errores, hacer los asientos contables e integrar los gastos en el sistema.

Y eso si no hay errores, que como se extravíe un papel o se borre la tinta de un ticket ya está la marimorena montada.

Pero pongamos que no, que va todo sobre ruedas. Igualmente, el tiempo a invertir es enorme con tanto, tantísimo gasto y papeleo… y exportación al sistema contable del mismo.

¿Y lo fácil que es cometer un error humano al introducir datos a mano?

¿Y lo poco que le importa eso a la Agencia Tributaria?

Si hay errores en el sistema contable y se declaran, a Hacienda le da completamente igual y puede haber sanción.

Y con esto llega la gran pregunta: ¿no será mejor ahorrarle tiempo a todo el mundo repartiendo tarjetas inteligentes y evitar errores sincronizando los gastos de forma automática?

Si la respuesta es sí, que debería, el siguiente paso es Pleo. 

Por una contabilidadad compatible con tus gastos de empresa🥂