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Una mano apuntando varias líneas en una tabla.

¡Din din diiinnnnnnn, que toca IVA! 🔔

Suponemos que en la Agencia Tributaria se generan situaciones así unas cuatro veces al año: aquellas en las que toca recaudar el IVA trimestral a las empresas.

Porque el IVA es un impuesto indirecto que pagan los consumidores finales, pero que recaudan las empresas aplicándolo a los productos y servicios de su actividad profesional.

Es decir, las empresas venden productos y servicios con IVA, que pagan los consumidores finales —que pueden ser particulares, autónomos u otras empresas— y que terminan en las arcas del Estado.

Así lo dicta la Ley 37/1992 al menos 😅

A lo largo de las siguientes líneas vamos a sumergirnos de lleno en el mundo del IVA trimestral para empresas, particularmente en el que tiene que ver con su declaración.

Vamos, que nos vamos 🛫

Impuestos que pagan las empresas y pymes

Vamos a hacer un repasito rápido de los impuestos que paga una empresa.

Además del IVA —que además, es indirecto—, ¿qué otros impuestos hay?

El impuesto de sociedades

El impuesto de sociedades —IS para los amigos— es a pymes y sociedades lo que el IRPF a los autónomos.

Es decir, es el impuesto que deben pagar por ejercer su actividad.

Si tu sociedad vende un SaaS, tendrás que pagar un porcentaje a Hacienda de cada venta.

Si vende formación, lo mismo.

Si vende servicios de marketing, lo mismo.

Si vende productos físicos, ¡bingo! Más de lo mismo.

El impuesto de sociedades, que en su tipo general es del 25 %, se aplica sobre cualquier producto o servicio que facture tu sociedad.

Si un mes vendes 10.000 € de una suscripción y no tienes ningún gasto, 2.500 € se irán directos a la Agencia Tributaria.

¿Clarinete?

El IVA: ¿trimestral o mensual?

A diferencia del IS, el IVA es, como decíamos, un impuesto indirecto del que tu sociedad es el sujeto pasivo.

El dinero sale del bolsillo del cliente final, las empresas como la tuya lo recaudan y luego se lo dan al Estado.

Ahora bien, ¿qué es eso del IVA trimestral? ¿Y el IVA mensual? ¿Qué diferencia hay?

En la grandísima mayoría de casos, el IVA se presenta de forma trimestral. Cuatro veces al año, al final del trimestre contable —abril, julio, octubre y enero—.

Pero hay excepciones, sí, en las que el IVA es mensual. Es decir, que se declara una vez al mes.

Nosotros nos vamos a centrar en el IVA trimestral pero para que conste en acta, tu sociedad tendría que declarar el IVA mensual si tuviera un volumen anual de 6 millones de euros o, si así lo quisiera, estando inscrita en el REDEME, el Registro de Devolución de IVA Mensual.

No es el caso de este post, donde consideramos el IVA trimestral.

Otros impuestos para las pymes y sociedades

Entre los impuestos que paga una sociedad, el IS y el IVA son, de largo, los más importantes.

Pero hay más, y qué menos que mencionarlos para que los tengas en cuenta:

  • Pago a cuenta del impuesto de sociedades
  • Declaraciones relativas a retenciones practicadas

Además, hay algunas declaraciones informativas, como estas:

  • Resúmenes anuales
  • Operaciones con terceros de más de 3.000 €
  • Entidades en régimen de atribución de rentas

Qué, ¿hay tema o no? 😂

Presentación y declaración trimestral de IVA

Hay impuestos, sí, pero nos vamos a centrar en el IVA.

En cómo declararlo, de hecho. 

Ya hemos dicho que el IVA es trimestral —salvo en esos dos casos específicos— y que es un impuesto indirecto que tu sociedad recauda para el Estado.

Y ahora viene lo bueno: ¿qué modelos hay? ¿Qué aparece en la declaración al presentar el IVA trimestral? ¿Cómo se calcula?

Vamos, vaaaaaamos.

Modelos de declaración de IVA trimestrales para sociedades

Si ya has tratado este tema antes seguro que sabes que el modelo e IVA trimestral para empresas es el 303.

¿Lo es?

Lo es.

Pero espera, que hay más modelos. Alrededor de 20 de hecho 😳

Aquí va un listado con los cuatro principales modelos relacionados con el IVA:

  • 303: modelo de declaración del IVA trimestral o mensual
  • 390: modelo del resumen anual
  • 349: modelo de declaración de IVA en operaciones intracomunitarias
  • 309: modelo de declaración de IVA para determinados regímenes especiales

Y aquí está el listado completo.

Como apunte diremos que el resumen anual, cuyo modelo 390 se presenta junto al 303 del cuarto trimestre, debe coincidir con lo presentado en los tramos anteriores.

Es decir, el conjunto de los cuatro trimestres, en su totalidad, debe dar el mismo resultado que el presentado con el modelo 390 a principios del año siguiente.

Si no coinciden… ❌

Qué elementos deben aparecer en la declaración

Al presentar el modelo 303 de IVA trimestral —o mensual, pero estamos suponiendo que tu sociedad lo presenta cada tres meses—, el documento a cumplimentar tiene datos como estos:

  • Los datos de tu pyme o sociedad
  • Las cantidades de IVA soportado e IVA repercutido
  • El tipo de IVA, que ya sabes que el IVA en España tiene tres
  • El resultado con el IVA a declarar, tras restar el IVA soportado deducible al repercutido
  • La cantidad a compensar, en caso de que el resultado de esa resta sea negativo en un trimestre dado
  • La cantidad a devolver, si al final del año la liquidación de IVA sale negativa y se opta por solicitar la devolución en lugar de dejar el importe a compensar en declaraciones futuras
  • El número de cuenta en el que quieres que te hagan el cobro

Procura no dejarte ninguno cuando cumplimentes el modelo. Ve paso a paso, casilla a casilla, y cuando lo tengas completo… repasito final y lo presentas telemáticamente desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Cómo se calcula el IVA trimestral para empresas

Aquí viene la magia.

El ahorro, vamos. Aunque de ahorro no tiene nada en realidad, pero aun así sigue siendo una alegría.

Imagina que en el segundo trimestre has recaudado 10.000 € de IVA, que Hacienda espera con paciencia al otro lado del ordenador.

Y que a la hora de hacer la declaración tu equipo contable te dice que no vais a pagar 10.000 €, sino solo 7.000 €.

3.000 € de liquidez con los que no contabas.

Ni tan mal, ¿no?

Eso es debido a la deducción de IVA.

Hablemos pues de IVA soportado e IVA repercutido.

Tu sociedad, para desarrollar su actividad, también tiene gastos que generan IVA. Pues ese IVA que estás pagando, llamado IVA soportado, te lo puedes descontar del IVA repercutido, de modo que pagues menos de lo que has recaudado.

¿Es un ahorro? En realidad no, porque esa cantidad ahorrada la has adelantado al pagar por el producto o servicio… pero como las declaraciones de IVA son a posteriori, te va a dar la sensación de ahorro total 🥰

Porque hay muchos tipos de gastos que son inevitables, que llevan IVA y que son necesarios para que tu sociedad desarrolle su actividad:

Pues el IVA asociado a todos ellos, llamado IVA deducible, lo puedes restar de forma íntegra del IVA generado por tu pyme o sociedad.

¿Qué tal un ejemplo para ver cómo calcular el IVA trimestral para empresas?

Digamos que en el tercer trimestre la tuya ha vendido 100.000 € en productos y servicios de lo que sea. 

Al tratarse del tipo general, el IVA repercutido o devengado es de 21.000 €, de modo que en la caja tenéis 121.000 €, de los cuales 21.000 € pertenecen a Hacienda en concepto de IVA.

Resulta que en ese tercer trimestre habéis pagado 600 € de WiFi, 3.000 € por una herramienta que permite a tus equipos trabajar en la nube de forma simultánea y 2.000 € por el servicio de limpieza y mantenimiento de la oficina.

Además, una agencia de marketing os ha auditado la web por 9.000 € y un consultor os ha dicho pasos a seguir en las próximas semanas por 2.000 € más.

Recapitulamos los gastos:

  • 600
  • 3.000
  • 2.000
  • 9.000
  • 2.000

El gasto ha sido de 16.600 € en total, IVA incluido. ¿Cuánto IVA hay ahí?

Tan solo tienes que dividir los 16.600 por 1,21 y lo que te dé, restárselo a los propios 16.600 €.

16.600/1,21 = 13.719 €, de modo que has tenido un gasto de IVA de 16.600 – 13.719 = 2.881 €.

¡Toma ya! Casi tres mil eurazos de IVA soportado que te vas a poder deducir y, a su vez, te van a dar esa maravillosa sensación de ahorro.

Para el cálculo final solo queda restarle los 2.881 € a los 21.000 € de IVA repercutido, de modo que la cantidad de IVA a pagar en el modelo 303 es de 18.119 €.

Los 2.881 € de IVA que quedan en tu caja tras la declaración los puedes invertir en lo que quieras 😎

Plazo de presentación y pago del IVA trimestral

¿En qué fechas se declara el IVA? ¿Y cuándo se paga?

El plazo de presentación de los trimestres de IVA, con el modelo 303, son estos:

  • Primer trimestre: del 1 al 20 de abril
  • Segundo trimestre: del 1 al 20 de julio
  • Tercer trimestre: del 1 al 20 de octubre
  • Cuarto trimestre: del 1 al 31 de enero

En enero se dan diez días más porque coincide con la presentación del resumen anual mediante el modelo 390.

Pero atención, que si tu pyme o sociedad va a domiciliarse el pago del IVA —lo más normal—, todos los períodos se reducen cinco días, de modo que tienes entre el 1 el 15 del mes correspondiente para presentarlo.

¿Y el cobro? 💸

La Agencia Tributaria visitará religiosamente la cuenta bancaria que hayas indicado en el modelo los días 20 abril, 20 de julio, 20 de octubre y 31 de enero y se llevará lo que es suyo.

Si la fecha cae en festivo, el cobro se hará en el siguiente día hábil.

¿Se puede pagar menos IVA trimestral?

Sí.

Bueno, «sí» entrecomillado, porque como hemos dicho no es que pagues menos realmente, sino que devuelves menos IVA. 

Un IVA que ha pagado tu empresa por adelantado.

Así pues, si te preguntabas cómo pagar menos IVA trimestral la respuesta es que no se puede. Pero sí puedes llevarte alegrones al final de cada trimestre 🥳

Para eso ya sabes lo que toca: tener gastos en productos y servicios que tu empresa necesite para desarrollar su actividad. Gastos con IVA, claro, que será el IVA soportado deducible que restarás al repercutido cuando toque presentar el modelo 303.

Y ojo, importante no, importantísimo: no todo el IVA que pague tu empresa va a ser necesariamente deducible.

Si es el IVA resultante de pagar algo que tu empresa necesita, entonces sí que es deducible. Si no, no.

¿El WiFi de la oficina es necesario para que tu equipo de soporte atienda a tus clientes, o para que finanzas lleve la contabilidad al día? 

Sí, claro, por lo que el IVA del WiFi sí que será deducible.

¿Y el Kit Kat que se compra en la gasolinera un trabajador que está yendo por carretera de Madrid a Barcelona para visitar a un proveedor? 

Eso no es algo que podríamos considerar un «gasto de trabajo», por lo que el IVA asociado no sería deducible.

Volvemos entonces a la cuestión de cómo pagar menos IVA trimestral: no es posible, pero sí que puedes «adelantar» cierta cantidad al comprar productos o servicios para que tu empresa desarrolle su actividad, de modo que en la declaración trimestral la cantidad a pagar sea menor.

Y te lleves una sensación de gustito genial 🙃

Pleo te ayuda a contabilizar los gastos y ahorrar IVA

Pero cómo, ¿que Pleo también te ayuda con el IVA trimestral?

¡Pues claro!

La clave para poder deducirte IVA y hacer que la cantidad final a pagar sea menor de lo previsto es tener los gastos bien controladitos.

Es saber exactamente en qué se ha gastado el dinero un trabajador, cuánto se ha pagado por un producto o servicio y tener bien a mano las facturas.

Porque sin facturas no hay paraíso.

Ni ticket, ni recibo ni nada: como justificantes de pago Hacienda exige fac-tu-ras 📄

Y con la app de Pleo es bien sencillo gestionarlas. En cuanto alguien de la empresa tenga un gasto y pida la factura, le hace una foto a la misma, en contabilidad la aprueban y hala, queda registrada en el sistema y la persona ya puede deshacerse del papel ✨

Un minuto de silencio ahora por todas esas facturas en papel perdidas en cualquier bolsillo.

Y otro por aquellas cuya tinta no resistió al paso del tiempo.

Y ahora, un largo y sonoro aplauso para ti si te decides por probar un software de control de gastos como Pleo y empezar a «ahorrar» IVA trimestral 👏

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