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Comprobando los pagos de una empresa

¡Los tickets de toda la vida han desaparecido!

A ver, no nos llevemos todavía las manos a la cabeza: cuando vas a la gasolinera o a un bar te siguen dando un papel al pagar, pero desde 2013 ya no es el mismo de siempre.

¿Sabes lo que es una factura simplificada? Viene a ser la sustituta de los tickets, algo de lo que te hablamos enseguida.

Hay una cosa, eso sí, que no cambia: para que tu empresa pueda demostrar y declarar gastos hace falta que conserve los documentos de justificación de pago durante unos añitos.

Acabamos de contar una verdad a medias. Sigue leyendo, que vamos a hablar largo y tendido de cómo justificar gastos en una empresa y al final volveremos para descubrirla.

Qué es un comprobante de pago (y por qué lo necesitas para justificar tus gastos de empresa)

Pedro ya lleva unos años en tu empresa. Hay confianza en él, por lo que lo envías a visitar a uno de tus proveedores estrella en Madrid, que queda a 400 kilómetros. Le gusta conducir, así que coge su coche.

A mitad de camino para en la gasolinera, le pone 50 € de diésel a su Volkswagen y los paga con un billete que lleva en la cartera.

A cambio recibe un papel, que vendría a ser el comprobante de pago.

Ese comprobante es un documento justificante del pago de 50 € que acaba de hacer Pedro, pero no tiene por qué tener validez de cara a la Agencia Tributaria.

Puede ser un ticket, una factura simplificada o una factura completa.

Si es un ticket, además de a Madrid Pedro habría viajado al pasado, porque llevan sin utilizarse desde 2013. Fueron sustituidos por las facturas simplificadas, aunque la gente sigue confundiendo los términos.

Si fuera una factura simplificada o una factura completa sí que te serviría de cara a Hacienda, aunque tendrías que conservar el papel físico durante un máximo de 5 años, con todo el engorro que conlleva.

De no hacerlo, tu empresa no podría justificar los tipos de gastos para los que haya tirado el comprobante de pago, por lo que podría verse en problemas con la Agencia Tributaria con carácter retrospectivo —hasta un máximo de 5 años, eso sí—.

Así que queda claro: en teoría, hay que conservar los documentos justificantes de pago —en teoría; lee hasta el final, que la verdad a medias de antes iba por ahí—.

Pero… ¿qué tipos de documentos hay?

Hemos mencionado las facturas simplificadas —los tickets de antaño— y las completas. Para rematar el trío de comprobantes de pago nos faltarían los recibos de compra.

¿Recibo, ticket o factura?

Pedro ya está en Madrid, y ha quedado para comer con el proveedor en un restaurante del centro.

A la comida invita Pedro, que tiene como misión portarse muy bien y acercar la relación entre ambas empresas. Eso huele a gastos de representación, pero a la hora de declarar el gasto ante Hacienda vuelve la pregunta: ¿qué tipo de justificante de pago necesita?

De acuerdo con el nuevo reglamento de facturación —decimos «nuevo» porque es como se conoce, aunque sea el de 2013: Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre—, se pueden presentar tres.

Recibo de compra

El recibo de compra justifica que hayas hecho un pago… y nada más.

Es lo que te dan, por ejemplo, cuando pagas una compra en el supermercado, y es de carácter meramente informativo. No tiene efectos fiscales; no se puede contabilizar.

Como usuario, te puede servir para gestionar devoluciones o para probar que has pagado por un producto o servicio, pero ya está.

En los recibos de compra suele aparecer esta información:

  • Los datos del vendedor
  • Los productos o servicios por los que has pagado
  • El precio, con los impuestos desglosados
  • La fecha del pago
  • El método de pago elegido

Y no, lamentablemente no sirve como justificación de pago de nada. Salvo que quieras devolver el producto comprado o justificar que has pagado por él, puedes deshacerte del documento sin problema.

Factura simplificada o ticket

Las facturas simplificadas se entregan antes de que se produzca el pago, por lo que no indican que el pago haya sido necesariamente realizado.

En cambio, y esto te interesa, sí que sirven como documento contable. Vamos, que es lo que te va a pedir Hacienda como justificante de pago para que te lo puedas desgravar.

¿Y qué es una factura simplificada? ¿Qué incluye? ¿Cuál es la diferencia entre una factura simplificada y un recibo? ¿Y con una completa?

Habitualmente, la factura simplificada —conocida hasta 2013 como tickets o tickets de compra— contiene esta información:

  • Número de factura correlativo
  • La fecha de expedición
  • El nombre o razón social de la empresa emisora
  • La identificación somera de los productos y servicios prestados
  • El precio total a pagar, con el tipo de IVA aplicado

A diferencia de la factura completa, como ahora veremos, aquí no hace falta que aparezcan los datos de tu empresa para que Hacienda la acepte como comprobante de pago válido, salvo que quieras deducir el IVA —enseguida vemos qué hace falta en ese caso—.

Y la pregunta final: ¿qué requisitos tiene la factura simplificada? ¿Se puede aplicar siempre?

La respuesta es que no. Para poder coger la vía rápida con esto de las facturas, Hacienda establece que debe darse alguno de estos dos supuestos:

  • Que el importe no sea mayor a 400 €, con el IVA incluido
  • O que sea una factura rectificativa

Existe un tercer supuesto, aunque solo es aplicable a operaciones que no excedan los 3.000 € —también con el IVA incluido— y figuren en el Reglamento de Facturación aprobado mediante el RD1493/2003:

  • Ventas al por menor en general
  • Ventas o servicios de ambulancias
  • Ventas a domicilio a un consumidor
  • Transportes de personas y equipajes
  • Servicios de hostelería y restauración (bares)
  • Salas de baile y discotecas
  • Servicios telefónicos que no permitan el conocimiento del portador
  • Servicios de peluquería y estética
  • Uso de instalaciones deportivas
  • Servicios de fotografía
  • Aparcamientos de vehículos
  • Servicios de videoclub
  • Tintorerías
  • Peajes

¿Y si no?

Pues si no, factura completa.

Factura completa

¿Qué es una factura completa y qué diferencia hay con la simplificada?

Fácil: en el caso de la completa también deben aparecer los datos del receptor —los de tu empresa, incluyendo el CIF—, y el importe total a pagar tiene que estar desglosado por conceptos, que a su vez deben quedar descritos de forma detallada.

Es decir, la completa es un modelo con más nivel de detalle que la simplificada. 

Ambas tienen validez de cara a la Agencia Tributaria, eso sí, por lo que volviendo a Pedro y el proveedor… ¿Qué tendría que pedir Pedro en el restaurante como justificante de pago y que tu empresa pudiera contabilizarlo?

¿Recibo, factura simplificada o factura completa?

Seguro que has acertado: una factura simplificada —o una completa, pero los restaurantes no son muy dados a emitirlas—.

Ojo, eso sí: para que tu empresa pueda deducirse el IVA de la simplificada, esta deberá contener dos campos adicionales de información:

  • El CIF de tu empresa
  • La dirección fiscal

Así que Pedro tendrá que molestar un poquito más a los camareros del restaurante, pero estos no tendrán problema en crearle una que incluya esa información.

Cómo justificar gastos de empresa según las formas de pago

Nos acercamos a la resolución de la verdad a medias de la introducción del post, y lo hacemos hablando de las formas de pago.

En función de la modalidad elegida, la justificación se hará de una forma u otra. 

¿Qué hay que conservar cuando se hace un pago por transferencia? ¿Y uno online? ¿Y si pagas en efectivo?

Vamos a ver cada caso.

Cómo justificar pagos en efectivo

Desde julio de 2021, el pago máximo en efectivo es de 1.000 €. 

Antes era de 2.500 € pero Hacienda, en su lucha contra el fraude, bajó el límite hasta esa cifra tan redonda con una nueva ley de pagos en efectivo.

Atención, que en los pagos en efectivo Hacienda incluye, además del dinero en mano, los cheques y los pagos hechos con tarjeta en mano también.

¿Y qué necesitas como comprobante de pago en estos casos?

Sea como sea, algo de esto:

  • Un recibo
  • Un justificante validado por la entidad autorizada para recibir el pago
  • Una certificación acreditativa del ingreso

Recuerda, por otro lado, que esto solo te sirve para acreditar un pago. 

Para justificarlo y poder contabilizarlo te hará falta una factura, simplificada o completa.

Por lo tanto Pedro, al pagar con un billete de 50 € la gasolina de su viaje a Madrid para ver al proveedor, tendría estas opciones:

  • Pedir una factura completa en la gasolinera con los datos de tu empresa
  • Pedir una factura simplificada con el CIF y la razón social de tu empresa
  • Pedir un recibo → En este caso, sabrás que Pedro ha pagado 50 € pero no podrás deducir el gasto

Si tu política de gastos de empresa admite el reembolso de pagos realizados en efectivo, mira lo que tenemos en el Pocket 🤗

Justificar pagos por transferencia

Pongamos ahora que haces un pago mediante una transferencia bancaria, como cuando le pagas la nómina a Pedro.

¿Qué utilizar como justificante de pago en este caso?

Dependiendo del banco que utilices, lo normal es que puedas descargarte un justificante en formato PDF donde se indique:

  • La razón social de tu empresa, la titular de la cuenta
  • La dirección fiscal de tu empresa
  • El IBAN y BIC de tu cuenta, la ordenante
  • El importe de la transferencia
  • La fecha de la transferencia
  • El concepto de la transferencia
  • El nombre y apellidos del beneficiario, Pedro
  • El IBAN y BIC del beneficiario, Pedro

Ese documento sería suficiente como justificante de la transferencia.

Justificar pagos con tarjeta

¿Y los tickets electrónicos? ¿Qué hay de los comprobantes de pago cuando usamos la tarjeta?

Lo normal es que recibas o un justificante de pago en papel si este se hace de forma presencial —la gasolinera, el supermercado o el restaurante, como hemos visto antes— o uno digital, por email.

Dependiendo del servicio o producto que compres a nivel online, te pedirán un correo al que enviarte el comprobante o te dirán que te lo descargues desde la propia web o app.

Esto, como imaginarás, puede derivar en un auténtico caos para tu departamento de finanzas.

Pedro aparecerá con todos los gastos fruto del viaje a Madrid para ver al proveedor, pero es que además de Pedro también llegará María, que hizo lo mismo pero viajando a Bilbao.

Y Montse, Álex, Carlos, Cristina, Julia, Dom… Todos ellos con su propia hoja de gastos.

La solución para prevenir ese caos es sencilla: tu empresa debería contar con un buen método de control de gastos como, por ejemplo, las tarjetas para gastos de empresa 🙃

Y de justificar pagos a contabilizarlos… 

…solo hay un paso.

Y esta es la media verdad que decíamos en la intro del post. Rescatamos: 

«Para que tu empresa pueda demostrar y declarar gastos hace falta que conserve los documentos de justificación de pago durante unos añitos».

Y es eso, una verdad a medias. 

Es cierto que antes tocaba pedir el justificante de pago —ticket o factura—, dárselo a finanzas, que el departamento lo contabilizara a mano y lo almacenara durante 5 años: ¡horror!

Ahora, en cambio, con la app de Pleo de gestión de gastos homologada por la Agencia Tributaria, ya no hace falta conservar nada en papel: una vez Pedro fotografía el justificante de pago en la aplicación, se sube y automáticamente se registra correctamente en tu contabilidad.

Y fin de la historia. 

Con Pleo, la gestión de gastos se vuelve más sencilla que nunca. Palabrita ✌

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