La facturación electrónica ya está aquí: descubre todo lo que tienes que saber

¿Ya has echado un ojo a El manual de los directores financieros para 2024? Entonces seguro que ya te suena esto de la facturación electrónica (si aún no lo has leído, no esperes más y descárgalo aquí).

En cualquier caso, las nuevas normativas sobre facturación electrónica van a llegar pronto y son una llamada de atención importante para muchas empresas en toda Europa.

Pero no te agobies. Hay tiempo para prepararse. En este artículo te explicamos exactamente lo que necesitas saber para prepararte de cara a los cambios que se vienen.

Sabemos que todavía se están debatiendo modificaciones para esta normativa en cada mercado. Este artículo se actualizará siempre que el estado de alguno de ellos cambie.

¿Qué es eso de la facturación electrónica?

Las facturas electrónicas (e-invoices en inglés) son un tipo de facturas digitales. Nada revolucionario pero bastante complicado. Y es que el simple hecho de pasar a digital tu proceso de facturación no será suficiente para cumplir con la normativa europea.

Esta propuesta pretende recuperar más de 11.000 millones de euros de IVA al año deshaciéndose de los registros en papel, fomentando la firma digital y, gracias a ello, eliminando los casos de evasión y fraude fiscal.

Lo cierto es que la mayoría de empresas se están subiendo a la ola de la transformación digital sin miedo. Aún así, todavía escuchamos historias de equipos de finanzas que imprimen y gestionan manualmente copias de facturas, poniendo en riesgo sus datos, duplicando tareas y perdiéndose la oportunidad de gestionar mejor su información. Y por eso, las nuevas normas de la facturación electrónica buscan fomentar la eficiencia y que los datos sean más precisos, además de cumplir con toda la normativa que entrará pronto en vigor.

Las nuevas leyes de facturación electrónica ya están presentes en la mayoría de países de Europa continental, pero existen diferencias. Sigue leyendo para entender cómo afectará a tu empresa dependiendo de su ubicación.

Muchos países, muchas normativas

Busca tu país en la lista para conocer cómo te afectará la nueva normativa.

España

El 15 de septiembre de 2022, se aprobó definitivamente la Ley Crea y Crece.  Esto significa que las empresas y los trabajadores autónomos deberán realizar la facturación electrónica en sus transacciones.

Este reglamento aún no ha recibido la aprobación definitiva del Consejo de Ministros. Una vez que se haya publicado y aprobado la normativa (difícil saber cuándo), comenzará a contar el tiempo disponible para que las empresas afectadas se adapten.

En la primera fase participarán todas las empresas y trabajadores por cuenta propia con una facturación anual superior a 8 millones de euros. Tendrán un período de 1 año.

En la segunda fase participarán el resto de empresas y autónomos (aquellos con una facturación anual inferior a 8 millones de euros). Estarán obligados a aplicar esta medida en un plazo de 2 años.

Reino Unido

Las normativas de facturación electrónica todavía no son obligatorias en el Reino Unido. Pero teniendo en cuenta que son cada vez más comunes en toda Europa, es probable que acaben llegando a las islas. Por eso, ir empezando a encararlas no es una mala idea. Sobre todo si quieres contar con las herramientas necesarias desde ahora.

Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre gestión de facturas (incluyendo cómo Pleo puede ayudarte a automatizar el proceso y olvidarte de las facturas impagadas para siempre). 

Francia

Hace poco, Francia decidió posponer su facturación electrónica obligatoria entre empresas (B2B) y la presentación de informes electrónicos B2C (con personas físicas). Pero eso no significa que no vaya a hacerse realidad. De hecho, en 2025 pondrán en marcha una prueba piloto voluntaria para que empresas de medio y gran tamaño utilicen facturas e informes electrónicos. Algo que será obligatorio en septiembre de 2026, y a lo que seguirán en 2027 el resto de pequeñas empresas.

Cabe señalar que el Senado francés ha presentado una contrapropuesta para trasladar algunas de las obligaciones de la nueva ley de facturación de septiembre de 2026 a julio de 2025. Esta nueva propuesta debe volver a la Asamblea Nacional para su aprobación, por lo que el resultado aún no está claro. Si se aprueba la propuesta del Senado, todas las empresas tendrán que ser capaces de recibir y procesar facturas electrónicas antes del 1 de julio de 2025. Además, las grandes empresas tendrán que poder emitir facturas electrónicas para esa fecha.

Alemania

Alemania introducirá nuevas normativas sobre facturación electrónica en el sector B2B a partir de enero de 2025. Las facturas electrónicas que cumplan con la normativa europea se convertirán en el estándar del país, aunque las facturas que no sigan ese estándar seguirán siendo aceptadas (hasta su desaparición gradual entre 2026 y 2028).

Dinamarca

Dinamarca nos lleva algo de ventaja. En 2022, el país nórdico lanzó una nueva Ley de Contabilidad que convirtió la facturación electrónica en algo obligatorio. Esta ley impone requisitos más estrictos para los proveedores de software de contabilidad (incluida la capacidad de emitir, recibir, procesar y archivar facturas electrónicas). A partir de ahora, todas las empresas deberán utilizar sistemas de contabilidad digital que cumplan las normas del Gobierno.

Suecia

Aunque no existe un calendario claro para la desaparición progresiva de las facturas que no cumplan con la normativa europea, Suecia ha expuesto claramente las ventajas de pasarse a la facturación electrónica. De hecho, también se han presentado solicitudes formales al Gobierno para que estudie la posibilidad de adoptar la facturación electrónica obligatoria en los sectores B2B y G2B (entre gobiernos y empresas).

Países Bajos

Aún no existen normas obligatorias para la facturación electrónica en los Países Bajos, pero el país ha dado pasos hacia la digitalización de los flujos de trabajo. Y lo han hecho introduciendo los pedidos electrónicos a través del Proyecto de Compras Públicas Paneuropeas Online (PEPPOL). Así que, por aquí también, hay que seguir atentos a cualquier novedad por si los Países Bajos siguen los pasos del resto de Europa.

No es fácil estar al día de la normativa sobre facturación electrónica. Casi nada es definitivo y hay muchos cambios en el aire. Así que si en algún momento te vuelven a surgir dudas, vuelve a este artículo. Lo iremos actualizando a medida que sepamos más cosas sobre el tema para que siempre estés al día.