Qué es la nota de gastos y por qué tiene los días contados

Se dice, se comenta, que a la nota de gastos —también conocida como hoja de gastos— le quedan dos telediarios.

Como solución a muchos de los numerosos problemas de todo departamento de contabilidad que se precie, desde Pleo lo tenemos claro: el control de gastos ha pasado a otra dimensión, y las notas de gastos son las grandes damnificadas —para alegría de muchos—.

Pero antes de decirles adiós por siempre jamás vamos a contarte qué son, qué rol tienen en las empresas, cómo hacer una y por qué deberías dejarlas marchar tú también.

Venga, que nos ponemos en marcha.

¿Qué es una nota de gastos?

Es un documento, físico o digital, que recoge los gastos que genera cada empleado o empleada fruto de su trabajo y que tiene que adelantar de su bolsillo.

Hasta hace no demasiado, cuando una persona hacía un viaje de trabajo pagaba con su propio dinero y la empresa se lo reembolsaba.

¿Cómo demostraba esa persona que había tenido este gasto o este otro? 

Con el combo nota de gastos más tickets y facturas que justificaran esos importes, que podían ser del tipo:

• Gasolina
• Alojamiento
• Comidas y cenas
• …

Las empresas casi nunca avanzaban estos importes al trabajador, que tenía que ponerlo de su bolsillo y luego reclamar lo que era suyo con la hoja de gastos que iba rellenando.

El documento, que no era oficial sino que lo definía cada empresa en función de sus políticas internas, solía tener campos como el nombre del proyecto o proveedor, el concepto del gasto, el importe exacto y la fecha.

Se antoja imprescindible, y así era.

Era.

El papelón de las notas de gastos en el control y la gestión de una empresa

Usamos el pasado porque creemos que las notas de gastos —u hoja de gastos, término empleado de forma indistinta— ahora serían más un problema que una solución.

Su función principal era que un trabajador anotara todo el dinero que había adelantado para tu empresa de su bolsillo.

Luego tu departamento de contabilidad tenía que ver la nota contable, revisar todos los conceptos, tickets y facturas, validarla e integrarla en los libros generales de contabilidad, además de compensar al empleado.

Era un instrumento CRUCIAL, en mayúsculas, para llevar un control de gastos efectivo. Y, acorde a su importancia, los problemas que generaba no eran pocos.

Cuando en un bol mezclamos gastos pagados con efectivo, tickets a los que se les borra la tinta, facturas con conceptos dudosos y compensaciones en euros al empleado, el resultado es un agujero negro productivo y de confianza que no desearía nadie:

• ¿Qué pasa si María, por ejemplo, añade un concepto a su nota de gastos que a priori no cubre tu empresa? ¿Se le devuelve el dinero? ¿Se dialoga con ella?
• ¿Y si Pedro presenta un gasto de 30 € en su nota y en el ticket que lo justifica, pagado en efectivo, no se distingue bien si la cantidad es de 20 o de 30 €?
• Y lo que puede ser todavía peor: ¿y si un departamento completo se encuentra visitando a proveedores y clientes de todo el país y sus miembros se presentan un 30 de junio con 1.300 tickets?

La situación, que parece de risa pero no lo es, se ha dado durante muchísimos años en la gestión de gastos de empresa. 

Esos problemas existían y, en muchos casos, siguen existiendo.

Casos de fraude, dudas, desconfianza, distancia entre empresa-trabajador, inseguridades por adelantar un dinero que no se sabe cuándo o si será devuelto…

Pero sin las notas de gastos todo ese caos no haría más que aumentar, por lo que siempre han sido más que necesarias… hasta ahora. Pero no vayamos tan rápido.

Cómo hacer una nota de gastos: ¿Excel o software?

La nota de gastos es un documento físico o digital.

Que sea físico sí que es algo muy muy del pasado; desde que aparecieron los ordenadores, llevar registros con tablas informatizadas no solo es muy cómodo, sino también sencillo.

Ahora bien: ¿qué solución informática elegir?

Teniendo en cuenta que se trata de generar una tabla, crear las columnas que quiera tu empresa para llevar el control e ir añadiendo gastos para luego pasarla al sistema contable, te puedes «complicar» lo que quieras.

Estas son las dos soluciones más extendidas, de largo.

Control de gastos en Excel: el modo tradicional

Informática + Tablas = Excel, y eso es así en la gran mayoría de los casos.

Excel ha sido durante muchos años el lugar en el que hacer las hojas de gastos por una sencilla razón: casi todo el mundo conoce la interfaz, se pueden crear plantillas y distribuirlas digitalmente entre todo el equipo.

Para ahorrar trabajo a contabilidad, todo el equipo debería usar la misma plantilla, de forma que absolutamente todos los registros queden estandarizados.

Y Excel… pues bueno, ya lo sabes: puedes crear plantillas de hojas de gastos de forma sencilla, con tus propias necesidades.

Lo de la personalización y versatilidad es importante. No olvides que el modelo de hoja de gastos que utilice tu empresa lo defines tú. 

Los campos habituales que te hemos contado  —proveedor, concepto, importe, fecha— son eso, habituales, pero podrían no ser suficientes para ti.

¿Y si en tu empresa llevas un control exhaustivo de los distintos tipos de gastos y utilizas categorías? Puedes añadir una columna extra que haga referencia a esta categoría y listo, solucionado.

Excel, de todos modos, pronto se vio superado por los software de contabilidad y nota de gastos, ideales para empresas con muchísimo personal que necesitaban un nivel extra de automatización.

Control de gastos en software de contabilidad: modo online

Lo que nos lleva a la segunda forma de controlar los gastos adelantados por cada empleado: los programas informáticos especializados.

Se trata de soluciones de software diseñadas solo para este fin. Es tan sencillo como indicar los campos que se desean tener, crear una hoja por trabajador e instarle a que la vaya rellenando.

El valor añadido de esta nota contable informatizada en comparación con la hoja de gastos en Excel es que se puede exportar más fácilmente al sistema de contabilidad de tu empresa.

Sí: el proceso habitual es añadir los gastos a la nota contable, que tu empresa la valide con los justificantes presentados por el trabajador y que luego la integre en la contabilidad general.

Esa integración se puede llevar a cabo de forma rápida con los software de notas de gastos y contabilidad, un claro ejemplo de automatización de procesos.

Sobre el papel, ideal. Todos los registros quedan seguros y accesibles en el sistema; el empleado puede verlos y la empresa también. Felicidad a partes iguales.

Pero no resuelve otro de los grandes problemas de las notas de gastos: el papeleo.

La acumulación de cientos —por no decir miles— de tickets y facturas que el empleado debe conservar y entregar a contabilidad llegado el momento.

Y entonces llegaron las apps para gestionar gastos

La tecnología no se detuvo en Excel y los software de contabilidad. 

A estas alturas, los dos telediarios ya han pasado y podemos ubicarnos en una realidad más actual: la de las apps de gestión y control de gastos.

Una app, al final, no deja de ser un software para el teléfono móvil, por lo que a priori las ventajas con respecto a los software que acabamos de ver no deberían ser demasiadas.

Pero resulta que sí, que lo son.

Una app para gestionar gastos como Pleo, por ejemplo, permite a María y Pedro —nuestros protagonistas anteriores— hacer una foto al ticket o recibo, subirlo en cosa de dos segundos y olvidarse del papel.

¿Te imaginas la cantidad de tiempo que se ahorran María, Pedro y, sobre todo, tu equipo de contabilidad?

Y es que la cosa no acaba ahí: el sistema, una vez registrados los gastos de María, Pedro y cualquier persona de la empresa que adelante dinero de su propio bolsillo, actualiza las categorías establecidas y los libros de contabilidad de la empresa, sin necesidad de transcribir datos a mano ni de hacer nada extra.

La tarea —subir el gasto a la app— se ejecuta una vez y el resto sucede de forma automátizada, que además de euros también nos gusta ahorrar tiempo y errores manuales que pueden salir caros. 

Y en este punto es cuando toca decirle a la nota de gastos «adiós vieja amiga, adiós». 

Todo bien automatizado. 

5 ventajas añadidas de gestionar tus notas de gastos con una aplicación

La desaparición del papeleo ya es una buena razón para que te decantes por una app de gestión de gastos en vez de por un software estándar o una hoja de Excel, pero vamos a ir más allá.

#1 Seguimiento de gastos en tiempo real

Con la app funcionando en tiempo real ya no hace falta esperar a que María vuelva de su viaje a Bilbao y Pedro del suyo a Mallorca, hagan recuento de todo lo que se han gastado y lo trasladen a sus notas de gastos. 

Qué va.

En cuanto María y Pedro hagan la foto del ticket que han pagado de su propio bolsillo, el gasto aparece en el sistema y tu departamento de contabilidad solo tiene que aprobarlo para que se sume a las cuentas generales, por lo que podrás hacer seguimiento en tiempo real.

#2 Informes avanzados de gastos

Lo bueno de llevar el control de gastos de este tipo con una aplicación como Pleo es que se pueden definir tantas categorías y equipos de personas como quieras.

Eso quiere decir que el grado de personalización es altísimo, para que el sistema se adapte perfectamente a las necesidades de tu empresa.

Una vez definido, podrás generar informes personalizados que indiquen qué categorías, equipos o empleados generan más o menos gasto, las cantidades exactas, los conceptos o las fechas, que a su vez te ayuden a tomar decisiones que mejoren el rumbo de tu empresa.

#3 Registro de tickets automatizado 

¡Hasta lueguito, papeles!

Con la app de control de gastos María le hace una foto al ticket, y como Pleo está homologado por la Agencia Tributaria esa captura ya cuenta con la validez legal necesaria para que no haga falta conservar el papel original.

¿Recuerdas los problemas derivados del papel de los que hablábamos? Que si la tinta se borra, que si se acumulan y se entregan todos al final… Pues ya les puedes decir ciao 👋

#4 Menos errores

Errar es de humanos y todos tenemos derecho a equivocarnos.

Eso no evita que un error en contabilidad se pueda convertir en un quebradero de cabeza para cerrar las cuentas de un trimestre, por ejemplo. 

Y cuando llevamos las notas de gastos de forma manual o a través de un software —que no una app—, estos errores suceden una y otra vez. 

Es el factor humano; no hay nada que hacer, salvo tratar de reducir esa dependencia de la persona, algo que logras con las apps para gestionar gastos.

#5 Se reduce el tiempo invertido por todos 

A muchos empleados les puede parecer que rellenar su nota de gastos está de más: «Encima que adelanto dinero de mi bolsillo, ¿he de invertir tiempo para rellenar esta hoja además de conservar los tickets?».

En finanzas hay que revisar esa nota y cotejar con los papeles presentados por el trabajador, y luego integrarla en la contabilidad general.

Con una app de notas de gastos, el empleado solo tiene que hacer la foto y subirla, y en contabilidad solo tienen que aprobarla. El sistema se encarga de todo lo demás.

Fin.

Cuando esa app de notas de gastos es Pleo 

A estas alturas ya tienes que saber qué es una nota de gastos y por qué es absurdo tratarlas de la forma tradicional por la cantidad de ventajas competitivas que implica utilizar una app.

Pero espera, que no hemos acabado: ¿Y si… y si esa app es Pleo?

Con Pleo vas un paso más allá, porque aparecen dos conceptos nuevos a tener en cuenta: la tarjeta de empresa y Pocket.

Las tarjetas de empresas son para que tus empleados y empleadas las usen para sus gastos derivados del trabajo, de modo que no sea necesario que adelanten dinero propio.

Si María acaba de soltar 30.000 € como entrada para un piso es perfectamente posible que no le venga muy bien adelantar 600 € de su bolsillo en su próximo viaje de trabajo a Barcelona, ¿no?

En ese caso, utiliza la tarjeta Pleo para pagar el tren, el alojamiento y las cenas con los proveedores; y de un plumazo desaparece su preocupación de liquidez. 

Pero… ¿y si la tarjeta se le olvida en casa y se da cuenta cuando ya está en el tren rumbo a la ciudad condal?

¡Que no cunda el pánico!

Ahí no queda otra: María va a tener que adelantar los gastos de su propio bolsillo. Pero con Pleo Pocket es tan sencillo como notificar cada gasto en la app y esperar a que el equipo de contabilidad lo apruebe.

En cuanto esté aprobado —incluso aunque se pague en efectivo—, el balance personal que refleja las cuentas entre empleado y empresa se verá actualizado, y María podrá solicitar el pago cuando quiera, mediante el sistema que prefiera.

¡Qué fácil todo!

¿Ves como ya puedes dejar atrás sin ningún temor las hojas de gastos, las hagas en Excel o con un software de contabilidad?

Una app para gastos de empresa como Pleo te lo soluciona muy bien 🤟