Programa de factura electrónica: beneficios y obligaciones al respecto

¿Qué cosas en la vida son inevitables?

Acabar pasando la varicela, por ejemplo.

O hacerse mayor.

Y si eres empresa, pagar impuestos cuando hay beneficios o tomar decisiones complicadas 😑

Pues bien, añade un elemento más a la lista de inevitables: los programas de factura electrónica, al menos en España.

Ya sabes, programas especializados en la gestión de facturación electrónica. Te ayudan a crear, enviar, firmar facturas electrónicas... y cualquier tarea relacionada.

Pero volvamos al principio: ¿los programas de facturación electrónica son inevitables? 

Por todo lo que te aportan, deberían serlo. Pero no, de momento sí que puedes prescindir de ellos, aunque pronto no habrá vías de escape.

Sigue leyendo, que te contamos con calma y hay bastante que decir 😌

Tipos de factura electrónica y sus usos

Pero a ver, puntualicemos primero: ¿factura electrónica? ¿Eso qué es?

¿Una factura en formato electrónico, como un PDF, ya se considera factura electrónica?

Una factura con formato estructurado no es un PDF en el que se muestra información alfanumérica, sino un archivo que contiene los datos en bloques estructurados.

¿Y cómo lees dichos bloques de información?

Con programas especializados, como los software de factura electrónica 🙂

Así pues, ¿a qué opciones nos referimos cuando decimos «factura electrónica»?

• A una digital con un formato estructurado
• A una digital que no lo tiene, y que sí que es ese PDF o Word... o incluso una factura empresarial en papel escaneada

¿Cuándo se utilizan unas y otras?

Lo más fácil es explicar cuándo es obligado el uso de la factura electrónica con formato estructurado, porque los documentos normales los tenemos más que vistos.

La de veces que te habrán enviado una factura en PDF los proveedores o cuando tenéis otro tipo de gasto, ¿no?

O las que habréis generado vosotros en PDF también, empleando cualquier sistema de facturación. Uno para hacer una factura online sin esfuerzo.

Pues bien: las que nos importan, las de formato estructurado, hoy en día son obligatorias cuando tu empresa le emite una factura a la administración, que en particular trabaja con el programa Facturae.

Si le emites una factura a un cliente que es particular, como si se la das en papel: no es obligado ni que esté en PDF.

Pero ahora enseguida te contamos un poco más; ¿vemos los motivos por los que pasarte al formato electrónico?

Razones para utilizar un programa de factura electrónica

Lo cierto es que los programas de factura electrónica con formato estructurado solo traen beneficios para tu empresa.

Ni qué decir tiene que son programas donde la gestión de la facturación electrónica es integral:

• Son programas para crear facturas electrónicas
• Son programas para firmar facturas electrónicas
• Son programas para enviar facturas electrónicas y también recibir
• Son programas para ver facturas electrónicas, leer el formato estructurado y hacer seguimiento

En fin, que hacen de todo, y siempre desde el mismo software de facturación electrónica.

La comodidad es la primera razón por las que pasarte al uso de estos programas, y se complementa con el hecho de que se pueden conectar con otros software importantes.

Como el de contabilidad, o con el ERP que utilices, para que todos los datos estén sincronizados.

Obviamente, estos programas, como grandes ejemplos de tecnología financiera, son capaces de automatizar procesos y ahorrarle tiempo —y errores— a todo el mundo.

Elaboran informes en cero coma y, desde sus paneles de control, puedes visualizar el estado de las cuentas sin esfuerzo.

Y los archivos también los almacena, claro, y además de forma segura. 

Mucho mejor tener los documentos protegidos con protocolos de seguridad que metidos en un cajón bajo llave, ¿no? 😅

Si es que estos programas...

¿Resumimos?

Esto es lo que le aporta a tu empresa un programa de facturación electrónica 🥰

• Ahorro de tiempo y ausencia de errores humanos, sinónimo de productividad total
• Contabilidad sencilla, así como presentación de impuestos y ahorro del IVA deducible al poder conectarse con otros programas
• Facilidad para hacer análisis
• Seguridad de las facturas y los datos
• Acceso fácil a todas las facturas y datos —para ti, claro—, lo que te permite tomar decisiones informadas

Y con eso, ya sabes lo que hay: el ansiado aumento de la rentabilidad del negocio 🫶

La razón definitiva por la que necesitas pasarte a un software de factura electrónica

Espera, que no hemos acabado.

Todavía hay una razón más poderosa que las anteriores para que te pases a un programa para crear facturas electrónicas online y otro tipo de gestiones.

No es otra que la que te hemos dicho antes: en España va a ser obligatorio por ley, en concreto por la Ley Crea y Crece.

Recién iniciada la primavera de 2024, todavía no se ha aprobado el reglamento que obligará a las empresas a adoptar la factura electrónica dentro de un plazo.

En cuanto se apruebe —que debería ser en breve—, las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año dispondrán de un año para hacer el cambio. Y las empresas que facturen menos, en un principio tendrán dos. 

Pero no uno cualquiera, sino uno homologado por la Agencia Tributaria.

¿Se te ocurre una razón mejor para hacer el cambio? 

Tampoco hace falta que te esperes a que se agote el límite: esos beneficios que has visto antes los tienes disponibles desde ya.

¿Qué requisitos tiene que cumplir la factura electrónica?

¿Van a ser distintos de los de una factura no digital?

En absoluto.

La emitas con el formato estructurado o no, la factura electrónica debe contener la siguiente información, como siempre:

• Número de factura
• Fecha de emisión de la factura
• Concepto
• Los datos identificativos tanto del emisor como del receptor de la factura: razón social, dirección fiscal y CIF o NIF
• La base imponible, los impuestos que se aplican y el importe total

Y como requisito final, cuando entre en vigor el reglamento será estrictamente obligatorio que la factura se emita desde un programa de factura electrónica aprobado por la Agencia Tributaria 👌

Pleo, más un programa de factura electrónica... éxito total

El mero hecho de emplear un programa de facturación electrónica ya hemos visto que te trae tooooda una serie de fantásticas ventajas.

Ahora bien: ¿qué te llevas si a eso le sumas gestionar los gastos de tu empresa con una solución como Pleo?

Funciona con tarjetas de empresa y una app de control, de modo que repartes las tarjetas entre tu equipo, las configuras —puedes poner límite de gasto—... y a trabajar.

Cuando Pedro se va de viaje de trabajo, usa la tarjeta para pagar los gastos y a ti te aparecen al instante en el panel de control 👍

Si María sale a comprar material de urgencia para la oficina, paga con la tarjeta... y el gasto, nuevamente, se lista al instante 👍

Y así, gasto a gasto, los vas reuniendo todos. No habrá IVA que se te olvide y te aseguras la optimización del Impuesto de Sociedades.

¿Y si se te escapa una factura porque Pedro pierde el ticket que le han dado en el restaurante?

¿Y si alguien borra el email con la factura digital antes de pasársela a tu equipo? ¿Se pierde ese gasto?

Cuando alguien de tu equipo paga con la tarjeta y recibe la factura, le hace una foto desde la misma app... y ya estaría.

En la combinación está la clave

Presentado Pleo, imagina lo que podrías hacer con la combinación con un software de factura electrónica.

Maravilla, ¿no?

Por un lado tienes las facturas emitidas por las ventas que hagas. Empleas un programa para realizar facturas electrónicas como hemos visto... y listo.

Y por otro, las facturas que recibes.

Si son de tus proveedores, cuando se adapten a la ley te la enviarán a través de los programas aprobados por Hacienda.

¿Y cuando no? 

¿Un restaurante también te va a enviar una factura electrónica cuando Pedro pague la cuenta tras una cena con clientes?

Claro que no; en ese caso, Pedro saca el móvil, paga con la tarjeta virtual —o física; eso ya lo decide él—, le hace una foto a la cuenta... y ya tienes la factura en el sistema, lista para contabilizarla.

Y el flujo de caja de la empresa, bien contento por ser el óptimo en todo momento.

Y tú, a dormir como un tronco por las noches por saber que no podrías estar haciéndolo mejor.

Recuerda: la clave, combinar un programa de factura electrónica con la gestión de gastos vía Pleo ✌️