La comunicación es la clave para reducir los costes

Hay varias cosas que pueden hacer que tu equipo entre en pánico en el trabajo, y la principal es la temida conversación sobre el "recorte de gastos". Como las empresas siguen atravesando tiempos de incertidumbre financiera, no es de extrañar que los presupuestos se revisen continuamente. Pero esto no hace que la noticia sea más fácil de tragar...

Cuando hay una sensación generalizada de que una empresa está recortando costes, la gente tiende a asustarse y ahí es donde la empresa sale mal parada. O al menos, eso es lo que opina Caroline Matthews, Directora de Operaciones de Koto, una agencia digital y de branding. "Se trata más de cambiar el comportamiento que de decirle a alguien que no puede hacer algo".

Decidir qué gastos recortar primero

No es fácil. Es difícil saber exactamente por dónde empezar y qué presupuestos pueden recortarse primero, sin provocar una ola de pánico o consecuencias indeseadas. "Pero cuando se trata de recortar gastos, un enfoque holístico puede traer más ventajas”.

Caroline Matthews, Directora de Operaciones de Koto, explica: "Costes innecesarios es un término poco habitual. Yo creo que hay que analizar bien todos los costes para ver lo importantes que son, lo valiosos que son para la empresa y cuál es su función real".

"A nivel microeconómico, podemos fijarnos en los gastos de una persona concreta o de un evento en concreto y empezar a preguntarnos a qué se deben. Todo se basa en la comunicación: ¿para qué sirve esto? ¿Cuál es su papel en la empresa? ¿Cuál es su verdadero impacto? Y si todas esas cosas son positivas, entonces es un coste necesario. Se trata de ser consciente".

En la mayoría de las empresas, suelen ser las actividades de equipo las primeras en ser eliminadas. "Hay que entender el impacto de los recortes de gastos. El principal gasto que uno se plantea recortar es el de "diversión", y eso es triste porque las personas son la parte más importante de la empresa, y asegurarse de que se les recompensa correctamente es absolutamente vital".

Mantener a todo el mundo en sintonía

Como los presupuestos requieren una reevaluación continua, puede haber fluctuaciones en lo que su equipo puede y no puede gastar (ya sean gastos de hotel, vuelos o suscripciones). Hay mucho que tener en cuenta y mucho que informar a tu equipo a la hora de establecer límites de gasto.

"Para que la empresa adopte medidas de ahorro de costes, primero hay que considerarlas a nivel macroeconómico y luego analizar en detalle cómo se aplican", afirma Caroline. "Hay que determinar exactamente dónde está el ahorro de costes y dar orientaciones reales y unas expectativas claras sobre por qué debe aplicarse. También hay que dirigirse a los responsables de cada departamento, elaborar políticas de gasto y ofrecerles orientación y un nivel de protección para que lo entiendan".

Una forma de mantener a tu equipo en sintonía es crear una política de gastos a medida. De este modo, tus empleados podrán comprar lo que necesiten para el trabajo sin tener que pasar por el aro de la aprobación o la justificación de determinadas compras. Una política de gastos eficaz cubrirá la mayor parte de los casos, detallando una serie de normas y consejos sobre en qué se puede gastar el dinero. Además de alinear a todos, ayuda a evitar cualquier problema con gastos excesivos.

Cómo el control reduce los gastos innecesarios

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