Reembolso de gastos de viaje: cómo mejorar su gestión hasta el infinito

Vaya quebradero de cabeza lo de los reembolsos de gastos de viaje de negocios, ¿no?

A priori el proceso es sencillo —gasto, factura, nota de gastos, aprobación y reembolso—, pero pueden surgir dos mil complicaciones 😐

Bueno, quizá no tantas, pero sí unas cuantas.

Como que una factura aportada no sea válida para que tu empresa se deduzca el IVA, pero el trabajador haya hecho el pago y lo solicite de vuelta.

O como que un trabajador justifique tarde un gasto, fuera de plazo.

Al final, cuando pasa algo de esto, siempre termina sufriendo alguien:

• Tu trabajador habrá pagado algo por adelantado durante un viaje de trabajo y luego tu empresa no se lo devuelve, o le pone pegas, o lo hace tardíííísimo
• La empresa no podrá justificar un gasto que tendría que poder deducirse por la naturaleza del mismo

Y encima, como se genere mal rollo entre trabajador-empresa... mal. Fatal 😫

¿Cómo se evita llegar a esas situaciones?

La importancia del control de los gastos reembolsables, especialmente en los viajes de empresa

Tu equipo, para poder desarrollar su labor, tiene que gastar.

Invitando a cenar a un cliente —gastos de representación al canto—, reservando una noche de hotel o comprando una grapadora de emergencia: lo mismo da.

Adelantar dinero para la grapadora es sencillo: qué serán, ¿un par de euros?

Pero si un empleado se va de viaje para visitar a un proveedor y se encarga él de reservarlo todo, ojito:

• 100 € de noche de hotel
• 100 € de vuelos
• 140 € invitando a cenar al proveedor
• 30 € en los taxis
• 10 € en su desayuno al día siguiente

Es decir, tiene que adelantar 380 € para que un proveedor esté contento y siga proporcionándole un servicio tan top a tu empresa.

De su bolsillo.

El problema es que los procesos de reembolso tienden a ser muy, muy, muy largos, y esos 380 € podría verlos reembolsados en su cuenta solo a final de mes, al cabo de varias semanas.

¿Te suena?

Esas semanas pueden hacerse cortas para un empleado con una cuenta bancaria suculenta, pero si tiene una que pasa penurias... el paso del tiempo hasta que reciba su reembolso pasará muy leeeento 😔

Tu empresa tiene que ponerse en el peor de los casos: el empleado necesita ese dinero como el comer y has de devolvérselo pronto.

Y para poder hacer eso, necesitas un sistema práctico.

Y así, ojo:

• Los reembolsos nunca serán un riesgo financiero, ni los de los gastos de viaje, ni los de ningún tipo de gasto de tu empresa
• Podrás incluirlos en la previsión de gastos y anticiparte en los presupuestos
• Tus cuentas serán más transparentes que nunca
• Evitarás el fraude financiero, un clásico del reembolso de los gastos de viaje
• Pagarás menos impuestos, porque no perderás nada de IVA deducible
• Tu equipo se sentirá querido y valorado, lo que se traducirá en atracción y retención de talento, una tendencia del futuro laboral

Sí, el control estricto y la gestión óptima de los reembolsos trae toda esa ristra de cosas buenas.

Y si hablamos de los reembolsos de gastos de viaje, donde no hay margen para dudas y solo cabe la improvisación, este control se vuelve imperativo. 

¿Adivinas por dónde empezar?

En efecto: por las políticas 🤗

Cómo crear una política de reembolso de gastos de viaje

Las políticas son la mano derecha del control, un recurso fantástico para todo CFO necesitado de tenerlo atado todo en corto.

En los reembolsos de los gastos de viaje no iba a ser menos.

Las instrucciones sobre cómo funcionan dichos reembolsos suelen incluirse en las políticas de gastos de viaje, como un apartado más entre varios.

En ellos suele aparecer la siguiente información:

• ¿Qué se considera gasto de viaje y qué no?
• ¿Hay límites de reembolso para determinados gastos? Por ejemplo, ¿tu empresa reembolsará cualquier cantidad cuando alguien reserve un alojamiento o hay cierto límite por noche?
• ¿Cómo debe registrar los gastos la persona que los paga cuando viaja? ¿Con una nota de gastos? ¿Con una hoja de gastos de viaje?
• ¿Qué se necesita para solicitar un reembolso? ¿Factura completa? ¿Factura simplificada?
• ¿En qué plazos se tiene que solicitar el reembolso?
• ¿Cuándo se ejecuta el reembolso una vez aprobado? ¿En qué medio?

Para crear una política de gastos de viaje en una empresa, o una política de reembolso de gastos en general, solo hay que contestar a esas preguntas y hacerlas accesibles a todo tu equipo.

Y si necesitas una ayudita, aquí tienes un generador estupendo, para que crees la tuya en un santiamén 🙃

Tipos de reembolso de gastos de viaje

Pero espera, que el proceso de gastar – justificar el gasto – reflejarlo en la nota de gastos – aprobarlo y reembolsarlo es solo una de las opciones.

La más común, pero lo cierto es que hay otras formas de reembolsar los gastos de viaje.

La cantidad dependerá si hablamos de dietas con pernocta o sin pernocta, dietas por desplazamiento, gastos de estancia, gastos de manutención, etc.

Los reembolsos exactos son como los que hemos hablado: el trabajador gasta, lo va apuntando en su informe de gastos de viaje, vuelve, le aprueban cada gasto y se lo reembolsan todo.

La tercera opción es la mixta, donde se combina una cantidad fija y el resto se reembolsa a partir de los justificantes.

¿Hay más?

Hay más 😅

Quizá no como tal, pero sí que hay dos conceptos que conviene refrescar:

• Si un trabajador coge su coche para hacer un viaje de trabajo, tu empresa tendrá que compensarle en concepto de pago por kilometraje, cantidad que viene a cubrir una estimación de coste por kilómetro hecho en vehículo propio
• Otro reembolso importante es el que haces por los servicios de profesionales independientes, autónomos que deben desplazarse a tu lugar de trabajo; generalmente te incluirán el gasto de desplazamiento en la factura

¿Qué modelo te interesa más?

Al final, si las cosas se hacen bien, las diferencias entre uno y otro deberían ser mínimas.

El informe de los gastos de viaje

El informe de gastos de viaje es otro instrumento interesante para ayudarte con el control de reembolsos.

¿Conoces la nota de gastos?

Pues es lo mismo, pero incluyendo algo de información extra que la ponga en contexto: qué viaje es, las fechas de inicio y final, el destino, el objetivo y los acompañantes.

Obviamente, tendrá que incluir cada gasto único del viaje:

• Billetes de viaje
• Alojamientos
• Comidas
• Taxis
• ...

Y por cada uno de ellos, los indispensables: fecha, concepto, base imponible, IVA y justificante aportado.

Sin ellos, tu empresa no podrá deducírselos, y ahí se pierde toda la gracia del tema.

¿Te imaginas reembolsar 7.000 € por facturas que no te puedes deducir? ☠️

Y no, el reembolso en sí no te lo puedes deducir, porque al ser un concepto no salarial está exento, libre de cotización y fiscalidad.

Así que todo bien justificado. Todo, ¿eh?

Déjalo bien claro en las políticas, ya sabes.

Los justificantes para tramitar reembolsos

Para poder deducirte cada gasto de viaje que luego reembolses a tu equipo, necesitarás los justificantes de pago.

Las facturas, vamos.

Desde la completa que te hace un hotel hasta la simplificada que te da un taxista.

Pero también para demostrar que un gasto se ajusta a las políticas... o no.

Y para justificar cómo y cuándo se ha hecho cada pago, evitando así el clásico fraude.

¿Qué debe incluir cada justificante?

Si es una factura completa, esto:

• Número de factura
• Los datos identificativos completos... de tu empresa, claro, porque el gasto deducible tiene que estar a su nombre
• Datos identificativos completos de la empresa emisora
• Fecha de la factura
• Base imponible
• Porcentaje de IVA
• Cantidad total
• Concepto

Si la factura que recibes es simplificada, la información que tendrá que incluir será esta:

• Número de factura
• Fecha de factura
• Nombre o razón social de la empresa emisora
• Identificación de los productos o servicios
• Precio total a pagar, con el IVA aplicado

¿La diferencia?

Que si tu empresa no aparece en la factura, esa factura simplificada podrás utilizarla solo para rebajar el Impuesto de Sociedades, pero nunca el IVA ☹️

Tenlo en cuenta a la hora de elaborar las políticas de gastos de viaje, que no es sencillo que los taxistas de toda la vida te hagan facturas completas.

La tecnología te ayuda con la gestión de reembolsos

Con tanto lío de papeleo, justificantes, fraudes, informes de gastos de viaje y demás... ¿sabes qué te ayuda a mantener el control, la transparencia y minimizar errores?

Así es: la tecnología financiera.

¿Qué sería de nosotros sin ella en los tiempos que corren, donde tantas cosas se reservan online y la factura electrónica está a la orden del día?

La automatización de procesos, por ejemplo, te permite evitar las tareas repetitivas y delegarlas en herramientas. 

Herramientas que no cometen errores y son tremendamente eficientes.

Te ayudan aprobando los gastos automáticamente a partir de reglas, por ejemplo.

O automatizando las transferencias para los reembolsos a tu equipo.

E insistimos: sin errores, ¿eh? 🤟

Pleo, el compañero perfecto para los reembolsos de gastos de viaje

Puestos a decir nombres, a ver qué te parece el de Pleo para gestionar los reembolsos de los gastos de viaje.

Como es una solución homologada por la Agencia Tributaria, tu equipo solo necesitará una foto a la factura desde la app para poder justificar cada gasto hecho con la tarjeta.

Tras el pago, el gasto se subirá al sistema, listo para ser aprobado.

¿Ves dónde está el punto? Ni nota de gastos, ni informes de gastos de viaje, ni facturas en papel ni comprobaciones a semanas vista.

¡Ni reembolsos! 

Porque si el gasto se paga con una tarjeta de empresa a la que además le puedes poner un límite personalizado... ¿en qué momento adelantará dinero tu equipo?

Nunca 🙌

¡Eeeeehhhhh! ¿Y si un taxista dice que no le va el datáfono y que solo acepta el pago en efectivo?

¿Y si alguien se deja la tarjeta de empresa en casa? 🙄

Ahí tu equipo sí que va a tener que adelantar dinero personal... y habrá que reembolsárselo.

Si alguien se va de viaje y por un indeseable curso de acontecimientos tiene que adelantar 150 € de dinero propio, no tendrá que esperar las clásicas dos, tres o cuatro semanas para tenerlo de vuelta en su cuenta.

Con Pleo, sube el gasto a la app, dice que lo ha pagado con dinero propio y el balance se actualiza: 150 € favorable al empleado, que podrá solicitar en cuestión de segundos.

Tantos como los que necesitarás tú para aprobar esa solicitud y hacer el pago automáticamente.

Qué, ¿ves diferencia con el reembolso de gastos de viaje de toda la vida o no? Ya sabes dónde está: en la gestión de gastos con Pleo ✌️