Tarjeta para empresas y empleados en 2022: ya está aquí la gestión inteligente de gastos

¿Inteligente? No, no: nos atrevemos a decir que superdotada.

Porque la gestión de gastos de empresas con sus tarjetas para empleados y empleadas ya lleva un tiempo creciendo, pero nos la jugamos a que en este 2022 va a dar un salto definitivo.

Vamos a escribir este post sobre la gestión y control de gastos como si fuera una canción que va de menos a más; una que empieza lento y termina por todo lo alto.

En otras palabras: quédate hasta el final, que la chicha está en el postre.

Qué son las tarjetas para empresas y empleados

A medida que crece un negocio, lo hacen las obligaciones y eso de delegar se vuelve una cuestión capital.

¿Conoces lo de ser un cuello de botella? En nuestro caso es cuando una parte muy pequeña del personal de una empresa tiene que realizar acciones sin las cuales el resto del equipo es incapaz de avanzar.

Cuando esto pasa —y te confirmamos que pasa—, agilizar los procesos y hacer al personal más independiente suelen ser las mejores soluciones. Y por ahí van los tiros en lo que respecta a una buena tarjeta para empleados.

Podríamos definirla como una tarjeta de débito, crédito o prepago, física o virtual, para que los empleados y empleadas de una empresa gestionen los gastos asociados a su actividad laboral. 

Es decir, son tarjetas que una empresa da a los miembros de su equipo para que estos las utilicen para pagar gastos relacionados con su trabajo. Cuando las tienen, como veremos enseguida, se evitan papeleos varios a la vez que aumenta el control de gastos del negocio.

No nos adelantemos, que hemos dicho que iríamos de menos a más.

Qué tipos de tarjeta para empresas y empleados hay

Seguro que a estas alturas ya te han venido a la mente las famosas tarjetas de Ticket Restaurant o de Ticket Transporte. Te lo confirmamos: son tarjetas para gastos concretos. 

Pero hay muchos otros tipos de tarjetas, así que vamos a clasificar todas las posibilidades.

Tarjetas de crédito, débito o de prepago

Las tarjetas para empleados suelen estar asociadas a una cuenta bancaria que la empresa nutre de forma conveniente, como un monedero.

Como cualquier otra cuenta de banco, las tarjetas que se pueden emitir son de tres tipos, y de ahí nace la primera forma de clasificarlas:

• Las de crédito no restan el dinero de la cuenta hasta cierto día del mes.
• Las de débito restan el dinero de la cuenta de forma instantánea; cuando no queda, la tarjeta da error.
• Las de prepago (también conocidas como tarjetas monedero) cuentan con un límite, distinto a la cantidad de dinero existente en la cuenta bancaria.

¿Ya te vas haciendo una idea de cuáles darías al personal de tu empresa? 😉

Tarjetas físicas o virtuales

La tarjeta para empresas y empleados, sea física o virtual, es igual que las que llevamos normalmente en la cartera… o en el móvil. 

Puede ser Visa o Mastercard y coincide tanto en el aspecto como en lo que aparece en la tarjeta —fecha de expiración, nombre, número, código de seguridad, etc.—.

Si es una tarjeta virtual, más de moda en estos tiempos, se puede vincular con Apple Pay o Google Pay para que el trabajador realice pagos cómodamente desde el móvil.

Hasta aquí muy similar a lo que conoce todo el mundo, ¿no?

Tarjetas para gastos concretos o uso general

El uso que se le puede dar a la tarjeta marca la tercera forma de clasificarlas.

Por un lado tenemos las tarjetas que son para gastos concretos, que solo se pueden utilizar en ciertos contextos. Es el caso de la Mastercard Ticket Restaurant o la Mastercard Ticket Transporte.

Con la Restaurant, el trabajador que la posea puede pagar en cualquier establecimiento del mundo que acepte tarjetas de este tipo. Serán bares y restaurantes, claro está. Salvo sorpresa mayúscula, ningún Zara Home del planeta aceptará pagos con esta tarjeta.

Y lo mismo con la de Transporte; solo la pueden utilizar trabajadores que se desplacen en transporte público para comprar sus billetes o bonos de autobús, metro y tranvía. Las gasolineras no aceptan esta tarjeta, por cierto.

Resumiendo: la tarjeta de empresa para gastos concretos sirve solo para un fin. Si alguien intenta utilizarla para otra cosa, el terminal le dará error.

Y luego tenemos la tarjeta de empresa para usos generales, que se puede utilizar para realizar cualquier tipo de transacción… siempre que haya dinero. 

Estas, indudablemente, aportan mayor libertad al trabajador, la primera de las ventajas que te contamos a continuación.

Ventajas, hasta ahora, de la tarjeta para empresas

Las hemos dividido en dos: las que son para el trabajador y las que recaen sobre la empresa que las utiliza.

Ventajas para el trabajador

Las tarjetas para empleados les ofrecen estas ventajas:

• Libertad e independencia: claro, para realizar un gasto de empresa no tendrá que pedir permiso. Se sentirá más empoderado, necesidad básica de la que te hablábamos en el post sobre tendencias del futuro laboral.
• Comodidad con la reducción del uso del dinero en efectivo: el uso de cash se reduce considerablemente, lo que evita cosas como preocuparse por dónde está, cuánto queda, transportarlo y no perderlo.
• Rapidez: en cualquier transacción. Solo tendrá que sacar la tarjeta, pagar y pedir el ticket, sin preocuparse de si con ese gasto se quedará sin margen para la cena de esa noche con su pareja, que igual están de aniversario y toca celebración.
• Adiós papeles: el empleado pide el recibo, le hace una foto y adiós ticket. Y también hasta luego al problema de acumularlos todos y dárselos al departamento de contabilidad.

Ventajas para la empresa

Ya has visto que las ventajas para el equipo no son pocas, pero las ventajas para la empresa y, especialmente, para el departamento financiero, no se quedan atrás: 

• Ahorro de tiempo: el departamento de contabilidad tendrá que lidiar con muchos menos aspectos en cada cierre mensual o trimestral al automatizar el control de gastos.
• Seguridad: poniendo límites a los gastos de un empleado tendrá la seguridad de no gastarse un dinero del que no puede prescindir.
• Control de los empleados: el back office del proveedor de estas tarjetas de empresa le permitirá analizar quién o qué equipos de la empresa gastan más, en qué categorías de gasto y en qué fechas.
• Adiós papeles, aquí también: si la gestión de recibos y facturas era un problema engorroso para los empleados, para los departamentos financieros es todavía peor… pues tienen que recuperar y llevar el control de los tickets de todos los trabajadores de la empresa. El alivio en este caso es mayúsculo.
• Generación de la hoja de gastos en tiempo real: la gestión de gastos por parte de los empleados permitirá al departamento financiero controlar la contabilidad del trimestre en real time. 

Y esto es solo hasta ahora, que este año esto de la tarjeta para empresas y gestión de gastos viene pisando fuerte.

2022: llega la gestión de gastos realmente inteligente 

Sí, este es el postre, con el que íbamos a acabar por todo lo alto.

Hasta ahora todo parece muy idílico y bonito. Sobre el papel, así es, y lo refrendamos con estadísticas:

• Hemos preguntado a muchos de los administradores de empresas que trabajan con Pleo y con el uso de las tarjetas por parte de los empleados se están ahorrando, de media, 11,5 horas al mes cada uno… lo que hace un total de 138 horas al año.
• Teniendo en cuenta el tiempo, la consultora Aberdeen ha calculado el coste en euros de cada gasto reportado por los empleados. Y este es de —sujétate, que vienen curvas— 18,88 €. Echa cuentas.

Emplear tarjetas de empresa gestionar los gastos de tu negocio, definitivamente, merece la pena visto lo visto 😏

Pero… ¿y si el empleado se deja la tarjeta en casa…

…Y tiene que hacer un gasto relacionado con su trabajo? 

¿Y cuando hace un gasto de empresa en efectivo porque no aceptan tarjetas?

Generalmente aquí le toca pagar —con su tarjeta corporativa o con efectivo—, pedir el recibo o factura y llevarlo a contabilidad, que ya veremos cómo y cuándo se lo devuelve.

Desaparecen de un plumazo esas ventajas que decíamos de evitar los papeles, rapidez en las transacciones, despreocupación, empoderamiento, ahorro de tiempo por parte del departamento de contabilidad, seguridad, control y generación automática de la hoja de gastos.

Y encima luego hay que hacer cuentas con todos los empleados que hayan tenido que poner algo de su dinero.

Un inconveniente de lo más molesto, vamos.

Pero… ¿y si no fuera necesario?

¿Y si la solución tecnológica proveedora de la tarjeta de empresa para empleados también cubriera estas situaciones?

• Si el empleado se deja la tarjeta de empresa en casa, no pasa nada: paga con la suya cómodamente y sube una foto a una aplicación de gastos en su móvil. Y a los 5 minutos tiene el dinero de vuelta en su cuenta bancaria personal.
• Si lo que hace es pagar con su propio efectivo, lo mismo: sube el gasto y al cabo de pocos minutos, o cuando él quiera, lo tiene de vuelta en la cuenta bancaria que elija.

Es darle la vuelta a la tortilla: ya no es perder todas esas ventajas que contábamos, sino empoderar todavía más al empleado y, a su vez, que la empresa tenga un control total y absoluto sobre todos los gastos que este genere, pague con lo que pague.

Bien: pues esa realidad ya se está dando en 2022. Es única en Europa, tiene de nombre Pleo y de apellido Pocket ☝

En la familia Pleo también hay cosas como una facilidad pasmosa de uso de la aplicación y una experiencia del cliente fuera de lo común.

Pero no hemos venido a hablar de nuestro libro, así que te animamos a que pruebes nuestra tarjeta de empresa y compruebes que los rumores son ciertos 😃