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Haber tipos de gastos, por haber, hay hasta la saciedad.

Empresas que los conozcan todos, se deduzcan el 100 % de sus posibilidades cada trimestre fiscal y lleven un control absoluto de todo lo que va a salir de la caja, ya no hay tantas.

Con este post, en el que te vamos a hablar de los tipos de gastos con los que se va a encontrar tu pyme o startup, no pretendemos que os convirtáis en una empresa como la que te acabamos de describir… Pero sí que toméis conciencia de que, muy probablemente, tenéis margen de mejora. 

Y es que es esencial conocer los gastos a los que se enfrenta una startup o pyme, especialmente en los primeros meses/años de vida del negocio.

Venga, que arrancamos.

La importancia de conocer los distintos tipos de gastos 

Sí, conocerlos es más importante de lo que parece.

Todos sabemos de sobra que una comida durante un viaje de trabajo es deducible, pero ¿lo son los intereses de la amortización cuando la actividad se desarrolla en un domicilio particular, por ejemplo?

Dudas como estas las hay a montones y en este post no las vamos a resolver todas. Cada empresa es un mundo, tiene unas características y juega en un contexto distinto, por lo que tus gastos serán probablemente diferentes a los de la pyme situada al otro lado de la calle, o a los de una startup ubicada en Halfway, Oregon.

Como empresa, te recomendamos que tras leer este post orientativo —aunque sea una checklist muy completa no deja ser una orientación— te pongas manos a la obra con el equipo financiero y empecéis a categorizar.

Porque sí, esa es la primera recomendación: los gastos hay que controlarlos… y categorizarlos.

Estas son las razones:

  • Sobre todo al principio, los negocios cuentan con poco margen de error ante la escasez de recursos. Todo lo que sea aumentar esos recursos y evitar pasos en falso será muy positivo, y controlar los gastos categorizándolos te ayudará a conseguirlo.
  • Muchos, pero muchos de los tipos de gastos que vas a ver a continuación son deducibles. Llevar la cuenta de todas las categorías hará que no te dejes ninguno en el próximo ejercicio contable.
  • Al tenerlos categorizados la empresa podrá crear partidas presupuestarias para ellos, controlarlos de mejor manera y disponer de unos libros de contabilidad extremadamente precisos.
  • Y finalmente, porque poner el ojo en cosas en las que no habías pensado antes te puede ayudar a identificar oportunidades de las que antes no eras ni consciente.

Todo eso se traduce, de una manera o de otra, en dos palabras: control y ahorro

Tipos de gastos de una empresa: categorías generales

Te decíamos que cada empresa es una historia, y que es imposible listar todos los gastos específicos que existen porque no acabaríamos, y la que escribe estas líneas también es un gasto para Pleo.

Sí que podemos, en cambio, clasificártelos de dos formas: una más general que comparten casi todas las empresas que existen y otra hablando de los tipos de gastos por categorías más concretas.

Vamos con esa clasificación general:

Gastos directos o indirectos 

Los gastos directos son aquellos que guardan una relación directa con la producción y realización de los productos o servicios ofrecidos por tu pyme o startup. Los gastos indirectos también, pero no son estrictamente necesarios para ello.

Por si no queda claro, tiramos de ejemplo: los gastos directos de una empresa podrían ser los de las materias primas, los de envío, los sueldos de los empleados o lo que cuesta una herramienta necesaria para llegar a producto o servicio final.

Los indirectos podrían ser los costes de comercialización de esos productos o servicios, como por ejemplo los gastos de inversión en publicidad para anunciarse en Google.

Gastos fijos o variables 

Otra clasificación genérica es la que distingue los gastos fijos de los variables. 

Los primeros no dependen nunca del volumen de producción o actividad, permaneciendo siempre invariables; los segundos, en cambio, sí que aumentan o descienden en función de si tu empresa tiene más o menos éxito —es decir, que vende más o menos productos o servicios—. 

El alquiler de las oficinas, por ejemplo, sería un gasto fijo porque siempre es el mismo, mientras que como variables podríamos tener la compra de materias primas, los servicios subcontratados o las comisiones por el uso del datáfono, entre otros.

Gastos operativos o no operativos 

Por operativos nos referimos a todos los gastos que tiene tu empresa para desarrollar su actividad, como por ejemplo los sueldos del personal o el coste de la conexión a Internet de la oficina.

Los gastos no operativos, por el contrario, son lo que comúnmente conocemos como «imprevistos»; es decir, nunca están considerados en ningún presupuesto, pero pueden darse por hechos fortuitos. Las multas o las demandas laborales entrarían dentro de esta categoría general. También se conocen como gastos inesperados.

Gastos discrecionales u obligatorios 

Los gastos obligatorios son aquellos que tu empresa tiene que pagar sí o sí. No se pueden cambiar o retrasar, por lo que no hay escapatoria. Para identificarlos solo hay que hacerse una pregunta: ¿qué pasa si no se hace el pago? 

La respuesta general viene en forma de recargo por retraso, así que cuidado 😉

El alquiler de las oficinas, por ejemplo, entraría en esta categoría. Si se van acumulando meses sin pagar lo más probable es que haya que abandonarla, o cuando se pague habrá que abonar una parte adicional de intereses sobre el precio del alquiler.

Los discrecionales, también conocidos como gastos flexibles, son todo lo contrario: gastos totalmente prescindibles, a menudo relacionados con el ocio, fácilmente reducibles o eliminables. Te hablamos, por ejemplo, de los gastos derivados de comer fuera cuando no es necesario, de un corte de pelo o de una cuota de gimnasio.

20 categorías más específicas de gastos de empresa

Si con esas clasificaciones más generales no te basta y quieres llevar un control mucho más exhaustivo, aquí van unos cuantos tipos de gastos diferenciados por categorías concretas. 

Recuerda que el departamento financiero de la empresa tendrá que confirmar qué gasto de los incluidos en cada categoría es deducible y cuál no; no lo será necesariamente por aparecer en esta lista, aunque la mayoría lo suelen ser. 

#1 Alquiler del espacio de trabajo 

¿Tu empresa se encuentra en una fase más inicial, arrancando en un coworking, o ya está ubicada en unas oficinas propias alquiladas en un edificio del centro de la ciudad?

Ambos alquileres se incluirían en esta categoría, que no tendría sentido si el negocio se desarrolla totalmente desde una casa —o desde el famoso garaje— particular. 

#2 Gastos de suministros 

Tanto si tu empresa trabaja totalmente en remoto como si lo hace en unas oficinas, los suministros como el agua, la luz o el gas también son un tipo de gasto a considerar.

La fibra óptica que da acceso a Internet y las facturas de teléfono, tanto las tuyas como las de tus empleados si utilizan números de empresa, irían también aquí.

#3 Gastos de papelería y oficina 

Un clásico. Hablamos de bolígrafos, libretas, carpetas, grapadoras, toallitas desinfectantes —muy en boga en los tiempos que corren—, bolsas de basura y todo tipo de material utilizado para la limpieza de la oficina.

Ojo, que los ordenadores e impresoras, aunque los relacionemos mentalmente con lo anterior, son más propios de la siguiente categoría.

#4 Mobiliario y maquinaria 

Palabras mayores si lo comparamos con los gastos anteriores.

Aquí nos referimos a escritorios, sillas y todo tipo de muebles presentes en la oficina —esté esta en casa o no—, así como de activos como los ordenadores de sobremesa, portátiles, impresoras, escáneres y demás máquinas.

En los casos en los que los precios son altos y la vida del objeto es larga, se puede optar por amortizar el gasto en varios años, al igual que sucede con las propiedades.

#5 Gastos de marketing y publicidad

Aquí entrarían todos los gastos derivados de dar a conocer tu empresa. Partiendo de ahí, todo lo que te puedas imaginar.

En esta categoría entraría el coste de cualquier tipo de anuncios: campañas en la red de búsqueda de Google, Ads en una red social, banners en una web o newsletter en particular, anuncios de radio o televisión…

O ya, en un plano más físico, los generados por carteles, trípticos, folletos, catálogos y demás. 

¿Y si una empresa me hace un rediseño de la web… ? ¿Y si ficho a un community manager para que me gestione el Instagram…? ¿Esos costes irían aquí?

Si quieres, sí. Y teniendo en cuenta el coste variable de las campañas y la cantidad de factores y personas que intervienen en todo el proceso, quizá sea buena idea añadir un plus de control con las tarjetas Pleo 🙃

Si decides que esos gastos vayan a otra categoría, continúa a la sexta.

#6 Gastos de servicios profesionales independientes

Todos los servicios profesionales que pague tu empresa irían en esta categoría.

Aquí la lista da mucho de sí. Se pueden incluir desde agencias de marketing a profesionales que trabajen por cuenta propia, como el consultor SEM que te va a llevar la campaña que genere el gasto en Google Ads de la categoría anterior o el diseñador gráfico que dé con el logo perfecto para tu identidad visual.

Y no acaba ahí: asesores fiscales o mercantiles, consultores de cualquier tipo, empresas externas de limpieza o el mismo fontanero que salvó la oficina de una inundación también generan gastos a contabilizar en esta extensa categoría.

Las dos primeras figuras cobran especial importancia en el mundo startup: los asesores fiscales se centran más en los impuestos —que tienen su categoría aparte—, mientras que el asesor mercantil está especializado en contratos, ampliaciones de capital, venta de acciones, revisión de contratos con inversores y diseño de rondas de financiación, entre otros aspectos.

Pues vaya con los gastos profesionales, ¿no?

#7 Gastos generales de administración y dirección, gestión, legales y de contabilidad

Los separamos de la categoría anterior porque creemos que son suficientemente distintos y numerosos como para disponer de una propia.

Con gastos generales de administración, por ejemplo, nos referimos a aquellos no derivados de la producción destinados a organizar y controlar la empresa, como pueden ser los salarios de miembros del equipo dedicados a este fin.

A la hora de hacer oficial la empresa también aparecerán los incómodos gastos de gestión, provocados por la notaría para constituirla, así como los generados por el registro mercantil al darle el nombre a la sociedad. 

Seguimos para bingo con los de la asesoría laboral al dar las altas de todos los trabajadores y trabajadoras en la Seguridad Social, elaborar los contratos y demás. La guinda del pastel llega con los gastos de contabilidad, que aunque sean poquitos —y con las tarjetas Pleo el gasto contable se reduce— también hay que tenerlos en cuenta.

Como bonus de esta categoría farragosa incluiremos los gastos legales. Esperemos que no te encuentres con ellos, pues son los derivados de llevar a cabo una acción legal, como un juicio o una reclamación. Abogados, consultorías legales… Lo dicho: esperamos que nunca tengas que hacerles frente. 

#8 Gastos de diseño web y software

Nos pasamos al mundo online, que tampoco se queda cojo en cuanto a gastos.

Cuando hablamos de tu propia web puedes incluir el coste del dominio, del hosting que aloje la página y cualquiera de mantenimiento por parte del servidor, si lo hubiera.

Los pagos recurrentes a herramientas online también se incluyen aquí: hablamos de las famosas suscripciones SaaS —Software as a Service, como Pleo—, tan a la orden del día, que pueden proporcionar servicios de todo tipo. 

Desde editar fotografías o crear vídeos explicativos de soporte, hasta analizar llamadas con clientes o facilitarte un chatbot, pasando por organizar equipos y horarios, gestionar nóminas y, básicamente, casi todo lo que te puedas imaginar. 

Las suscripciones suponen una de las categorías más abultadas de gastos recurrentes de una empresa. Y, por cierto, aunque a priori parezca que pueden ser un follón de controlar, con la sencillez de las tarjetas Pleo no lo son en absoluto 😊

#9 Gastos de representación 

Cuando tu empresa «sale al exterior» para buscar nuevos clientes y proveedores o mejorar sus relaciones con los ya existentes, aparecen a escena lo que se conoce como gastos de representación.

Son todos aquellos destinados a mejorar la imagen de tu empresa ante clientes y proveedores, actuales o futuros.

#10 Gastos de ocio, entretenimiento y bienestar 

Hablamos de entradas a eventos deportivos, congresos, actos culturales y espectáculos de todo tipo.

Si son para el propio personal de la empresa, inclúyelos en esta categoría.

Si son para clientes o proveedores automáticamente pasan a convertirse en gastos de representación, de los que te hemos hablado justo arriba.

#11 Dietas y asignaciones para gastos de viaje

Aquí nos referimos a las comidas, a los alojamientos y a todo tipo de gastos derivados del hecho de que un empleado o empleada de tu empresa desarrolle su actividad fuera de la misma. 

Te hablamos de los billetes de tren o avión, taxis, alquiler del vehículo, comidas y cenas en restaurantes, etc.

En esta categoría también encontraríamos los famosos gastos de locomoción, que son los que adelanta el trabajador o trabajadora de su propio bolsillo para realizar un desplazamiento de trabajo.

#12 Gastos del vehículo 

Si alguien utiliza su propio coche para desplazarse con motivos laborales fuera del lugar de trabajo habitual se genera una compensación económica conocida como «kilometraje», otro tipo de gasto a tener en cuenta.

Asimismo, si en vez de usar el suyo propio alquila un vehículo para poder hacer su trabajo, el coste del propio alquiler, los gastos de gasolina, cambios de aceite, seguro o reparaciones también los puedes considerar.

#13 Gastos de transporte 

¿Tu empresa hace envíos a sus clientes? Lo que te cobre la empresa de reparto son los conocidos como gastos de transporte, otra partida de gastos a controlar a nivel contable.

#14 Gastos de personal 

Otro tipo de gasto muy obvio: el que tiene que ver con los suelos de la plantilla. 

Es decir, aquí deberían estar contempladas las nóminas de todos los trabajadores y trabajadoras de la empresa, así como los bonus por cumplir objetivos o las comisiones pactadas que se lleven, como pueda ser la que reciban por conseguir un buen cliente para el negocio.

Los impuestos que aparecen en las nóminas te recomendamos que los quites de aquí y los pongas en la siguiente categoría.

#15 Impuestos y tasas 

El coste de la Seguridad Social de cada trabajador, por ejemplo, iría en esta partida, donde también puedes incluir los impuestos generados por tu empresa —como el Impuesto de Sociedades o el IVA—, así como los derivados de las propiedades en los que esta se desarrolla.

#16 Beneficios para empleados 

Cuando quieres retener talento, cuidar de tu plantilla se antoja esencial. 

En esos casos se suelen ofrecer beneficios como los clásicos planes de ahorro para la jubilación, seguros médicos privados o seguros de vida. Y otros más modernos como gimnasio, ticket de guardería o transporte y hasta suscripciones a plataformas de entretenimiento o apps de meditación. 

Sin irnos tan lejos, los regalos de empresa para empleados —un termo con tu logo, una camiseta o el pata negra por Navidad— también los puedes incluir en esta partida de beneficios.

#17 Seguros del negocio 

Hasta que no abres tu propia empresa no te das cuenta de la cantidad de seguros que existen. Algunos son obligados y otros no, pero por haber… ¡Uf! 

Aquí un listado de ideas:

  • Seguros de accidentes
  • Seguros para cubrir bajas laborales
  • Seguros para demandas 
  • Seguros multirriesgo
  • Seguros de caución
  • Seguros de responsabilidad civil
  • Seguros para colectivos

¡Será por seguros!

#18 Licencias y permisos 

Para vender cierto tipo de productos o prestar determinados servicios hacen falta licencias y permisos expedidos por la Administración competente. 

La gran mayoría de las veces, estas licencias o permisos cuestan un dinero… que, por supuesto, tendrías que contabilizar como un tipo de gasto más.

#19 Gastos financieros 

Hablamos de los intereses y las comisiones bancarias. 

Los préstamos a startups o pymes, incluso aunque sean del tipo ICO —que tienen un interés bajísimo—, suelen estar sujetos a un interés que representa la ganancia del prestamista. Esos intereses son otro tipo de gasto a tener en cuenta.

Por otro lado, el coste de apertura y mantenimiento de las cuentas bancarias de la empresa también deberían considerarse, así como las comisiones de las tarjetas de los equipos y los costes de utilizar TPVs, sean estos fijos o variables en función del pago.

#20 Gastos de formación

Terminamos con los gastos de formación, que aparecen cuando tu plantilla hace cursos, acude a conferencias o hace talleres para mejorar sus habilidades.

Imagina una situación en la que se busque una expansión internacional. Es muy factible que determinados miembros del equipo necesiten mejorar su nivel de idiomas y tengan que hacer, por ejemplo, algún curso intensivo de inglés.

Tipos de gastos hay muchos: controla y vencerás 

Y parecía que no, ¿eh?

Y como te decimos, esto son solo categorías más o menos genéricas, que luego es muy probable que tu empresa tenga más gastos propios del sector.

Lo importante es que no se te pasen y los controles todos, pues a nivel contable lo agradecerás y empezarás a ahorrar desde el día 1 d.C. —después de la Constitución de la empresa—.

Te hemos hablado también varias veces de Pleo y nuestra tarjeta virtual para empresas, porque te facilitan mucho esa labor de control. Solo añadiremos que puedes probar el plan gratuito para confirmar que estamos en lo cierto y que te esperamos por aquí ✨

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