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Un contable cerrando negocios y la contabilidad de la empresa en fin de año

Al terminar el ejercicio hay que hacer las operaciones propias del cierre contable: variación de existencias, amortización del inmovilizado, reclasificación de deudas, periodificación de ingresos y gastos, etc.

Pero en este artículo no nos vamos a referir a ellas porque ya lo hicimos en este otro:

Sigue esta check list y cierra la contabilidad como un pro.

Aquí te vamos a dar una serie de consejos para que, al llevarlos a la práctica, no se quede ningún detalle pendiente en la contabilidad terminada.

Vamos a ello:

1.- ¿Has pagado alguna sanción? Asegúrate de que está correctamente contabilizada

Como es lógico, Hacienda tiene conocimiento de las sanciones que impone y “espera” encontrarlas en el Impuesto de Sociedades como un aumento de la base imponible.

Si no aparece puede saltar el error y la empresa deberá justificarlo y aclararlo.

Podemos evitar este trámite, que sin duda nunca es agradable, asegurándonos de que las sanciones:

  • Están debidamente contabilizadas como gasto fiscalmente no deducible. 
  • Y son tenidas en cuenta a la hora de calcular el impuesto de sociedades con el ajuste correspondiente.

2.- Ojo con los saldos negativos en el balance de situación

¿Qué es esto de los saldos negativos en el balance de situación?

Pues verás, en el balance de situación solo hay una partida que puede aparecer con signo negativo y que es la de los resultados de ejercicios anteriores (en caso de pérdidas).

Si, una vez terminada la contabilidad, listamos un balance y vemos algún signo negativo en cualquier otra partida es que hay un error.

Y, por supuesto, hay que corregirlo.

Una pista: suelen dar problemas las cuentas de las pólizas de crédito cuando hay dinero a favor de la empresa y las partidas pendientes de aplicación. 

3.- Importes de clientes no cobrados: a gasto si corresponde

Hay casos en los que la empresa cuenta con saldos de clientes que no se sabe a ciencia cierta si se van a cobrar o no, bien porque se han reclamado sin obtener resultado, bien porque se tiene información que hace dudar que se vaya a conseguir o, simplemente, porque ha transcurrido un tiempo más que considerable.

Pues bien, el momento del cierre es excelente para revisar bien estos casos y dotar la pérdida por créditos comerciales o bien su deterioro, según corresponda.

4.- Los Libros Registro de IVA también tienen que cuadrar

Para IVA lo que vale son los Libros Registro y para el impuesto de sociedades son los libros contables.

Es un rollo, sí, pero es lo que hay.

Y aunque los libros registro de IVA no formen parte de la contabilidad en sentido estricto, sí que conviene comprobar su concordancia con ella y hacer los ajustes que sean necesarios.

5.- El mayor de la caja ¿está correcto?

Con un vistazo rápido al mayor de la cuenta de Caja nos aseguramos de que no presenta saldo negativo en ningún momento, cosa que podría pasar si se hubiera contabilizado algún pago en una fecha equivocada.

6.- Si descuentas papel que no se te olvide esto

Si durante el ejercicio has descontado pagarés o letras de cambio comprueba las fechas de vencimiento y asegúrate de que las operaciones que ya están terminadas estén canceladas también en la contabilidad.

Ya sabes: que no aparezcan “deudas por efectos descontados” cuando el banco ya cobró en su día.

7.- Los intereses de los aplazamientos, ¿están bien contabilizados?

Al contabilizar los pagos de los aplazamientos de Hacienda o de la Seguridad Social a veces, con las prisas, no desglosamos los intereses que incluyen.

Comprueba que están debidamente contabilizados.

8.- Partidas pendientes de aplicación: limpieza total

Ay, las partidas pendientes de aplicación… Ese pozo sin fondo en el que todo cabe y que es tan difícil dejar vacío… 

A la fecha de cierre hay que ser implacable porque si no es imposible ponerle fin.

Solo se deben quedar ahí los importes que hasta el ejercicio siguiente no se pueden asignar, pero lo demás tiene que ir a la cuenta que corresponda (o que más se acerque). 

9.- Cuidado con las aportaciones o retiradas de dinero por lo socios

La tendencia a usar la “cuenta corriente con socios” para las aportaciones o retiradas de dinero que estos realizan es bastante peligrosa porque puede enmascarar (y recalco el “puede”) un préstamo que debería devengar intereses o una distribución de dividendos encubierta.

Ambas situaciones conllevarían un coste fiscal que no se está asumiendo, por lo que la entidad podría tener problemas con Hacienda. Así que cuidado con estos movimientos.

10.- Repasa la normativa antes de calcular el impuesto de sociedades

Para bien o para mal, la normativa fiscal es muy cambiante. Y por eso es importante que antes de calcular el impuesto de sociedades tengas la certeza de que la estás aplicando correctamente. 

Además, pueden haber entrado en vigor deducciones y/o bonificaciones que quizás sean aplicables y beneficiosas.

11.- Echa siempre un último vistazo al balance de sumas y saldos

Lo propio, antes de dar por terminada la contabilidad de un ejercicio, es revisar todas sus cuentas y asegurarnos de que los saldos son correctos.

Sabemos que las cuentas de clientes, proveedores, acreedores… esconden con frecuencia algunos errores. Y, por supuesto, las relativas a Hacienda o la Seguridad Social son también un clásico.

Esta es la mecánica normal de cualquier contable: comprobar que los números sean los correctos.

Pero yo aquí me refiero a una acción muy simple que a veces, por lo que sea, no realizamos y es echar un último vistazo al balance de sumas y saldos cuando ya se han terminado de cuadrar todas las cuentas.

Es habitual trabajar por bloques de cuentas (bancos, clientes, préstamos, proveedores,….) y al hacerlo podemos teclear mal y arreglar una cuenta pero “estropear”, sin querer, otra que ya hemos dado por terminada.

Por eso, porque a veces son tantas las anotaciones a realizar, es fácil que se nos vayan los dedos a una tecla incorrecta, así que conviene asegurarnos de que, efectivamente, los saldos de todas las cuentas están perfectos.

En fin, sería bueno que incluyeras estas pautas en tu rutina de trabajo porque realmente inciden en detalles que marcarán la diferencia en el cierre de la contabilidad.

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