Cómo crear una mentalidad de ahorro en una empresa en crecimiento

Una de las claves del éxito de una pequeña empresa es ser muy sensato con el dinero. Cuando se consigue una cantidad de dinero (más que bien merecida) en una ronda de financiación, puede ser tentador derrocharlo todo en pocos meses. Y si tu equipo está creciendo y no sabes quién gasta qué, es fácil perder el control de tus gastos. ¿Te suena? Sigue leyendo para entender cómo inculcar una mentalidad de ahorro en tu empresa en crecimiento.

Nunca hay un exceso de comunicación 

Siempre es mejor comunicar de más que quedarse corto. Cuantos más detalles ofrezcas a tu equipo, más claro tendrán en qué pueden gastar dinero y en qué no. Y eso contribuirá a evitar gastos excesivos. Robbie Osborne, Director Financiero de Humaans, una empresa de software de automatización de recursos humanos, explica: "Una de las cosas que intentamos hacer muy bien es ser transparentes sobre lo que hacemos bien y lo que no". Esto ayuda a otros equipos a entender las limitaciones que tienen, de modo que el equipo financiero no se convierta en el equipo de los “malos” que están siempre controlando. Gran parte de esta información se comunica en una reunión mensual de toda la empresa para que todo el mundo esté al corriente.

Sé realista

"El mayor reto al que se enfrentan muchas empresas de nuestro tamaño es la idea de que basta con recaudar constantemente a través de rondas de financiación para seguir creciendo. Lograr un crecimiento bruto a toda costa no solo consiste en quemar efectivo", afirma Robbie. Como empresa pequeña o en crecimiento, debes centrarte en gastar tus recursos de forma inteligente y sensata. Merece la pena ser realista a la hora de elaborar las previsiones financieras: recuerda hacer un seguimiento de tus progresos y hacer ajustes o recortes si es necesario. Haz que tus empleados sean conscientes de que no hay un bote ilimitado de dinero, asigna presupuestos a cada equipo y asegúrate de que se ciñen a ellos.

Revisa el gasto constantemente

Llevar las cuentas no siempre es fácil en una empresa en crecimiento. Sobre todo si se contratan constantemente nuevos miembros para el equipo o hay externos que gastan y necesitan reembolsos.

"Es algo que miramos con tan frecuentemente como una vez al mes", admite Robbie. "Usamos Pleo para mantener ese elemento central de visibilidad, para que los financieros puedan ver y entender exactamente lo que la gente está gastando en los diferentes equipos".

Responsabiliza a todos los empleados

Impulsar la responsabilidad es clave para asegurarte de que toda la empresa tiene una mentalidad de moderación. No sólo el equipo financiero. Robbie recomienda que "te asegures de que la gente entiende que estás evaluando estas cosas, que has comunicado claramente cuál es la prioridad para la empresa", para que la gente sepa qué es qué. Cuanto más responsables se sientan los empleados de sus decisiones de gasto, menos probable será que malgasten el dinero.

No basta con acabar con “lo divertido”

Los gastos relacionados con el equipo suelen ser los primeros en desaparecer, ya que no se consideran una necesidad crítica. Pero antes de reducir a la mitad tu presupuesto para actividades de equipo, piensa en las repercusiones para la empresa. Las actividades sociales son una maravillosa forma de recompensar a tu equipo y es probable que aumenten la productividad y la lealtad. Estas reuniones son especialmente importantes si trabajas en remoto, y eliminarlas de la ecuación podría ser perjudicial para el ambiente laboral. En lugar de recortar las actividades de equipo, comprueba si hay alguna actividad en la que puedas ahorrar dinero, o intenta pensar de forma innovadora (y ahorradora)  a la hora de organizar eventos.

Recuerda que el tiempo es oro

Si dedicas horas a tareas manuales que podrían automatizarse, no sólo estás perdiendo tiempo, sino también dinero. "El tiempo es un recurso tan importante como el dinero. Ser eficiente con el tiempo es muy importante", afirma Robbie. Nos recuerda que Humaans empezó a utilizar Pleo cuando sólo tenían cinco o seis empleados, para ayudarles a ser más eficientes con sus gastos y eliminar los liosos procesos manuales relacionados con los gastos. "Nos ayudó a agilizar todo sin tener que depender de que el director general pusiera su tarjeta cada vez que había una pequeña compra".

Pregúntate siempre: ¿añade algo de valor?

"Es muy común que las empresas pequeñas o en crecimiento tengan una amplia gama de programas informáticos. La gente los ve como algo bonito en lugar de entender realmente su valor", afirma Robbie. De vez en cuando, conviene hacer balance de las herramientas que utilizas, ya sean aplicaciones, suscripciones o incluso otro tipo de facturas. Comprueba que obtienes una buena relación calidad-precio, que tu equipo las utiliza realmente y que no estás pagando por duplicado por error. Y si una herramienta no tiene ningún impacto, es un coste que puede (y debe) reducirse.

¿Quieres saber más sobre cómo reducir costes en tu empresa? Suscríbete a nuestra serie Las finanzas del futuro y escucha a Robbie y a otros cuatro expertos en finanzas hablar de cómo el control puede ayudar a recortar gastos innecesarios y mejorar la eficiencia en el trabajo.