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¿Ahorrar en viajes de empresa es importante en tiempos de recesión?

Como en todo, sí. Cuando vienen mal dadas todo pequeño ahorro ayuda, y los viajes de empresa no son una excepción.

Pero de ahí a que los viajes de empresa desaparezcan… hay todo un mundo y te lo vamos a demostrar.

Larga no, ¡larguísima vida a los viajes de empresa!

Pero no como antes, que se hacían por cumplir

Así es: tenemos que quitarnos de la cabeza los viajes de empresa tradicionales, los que se hacían sin pena ni gloria.

Aquellos en los que el trabajador se iba, hacía lo que tenía que hacer y volvía.

En ese caso, el gasto producía solo un beneficio: el relacionado con el motivo del viaje.

¿Asistir a una conferencia? ¿Reunirse con un proveedor? ¿Verse con un cliente?

El objetivo casi siempre era único. Los miembros del equipo viajaban, cumplían con la obligación, volvían a casa o a la oficina sin mayor alegría… y a por un nuevo día 🫤

Pero eso ya pasó; ahora los viajes de empresa son otra historia.

Y no es tanto una cuestión de cantidad como de calidad: nos atrevemos a decir que no se viaja menos… pero sí que se viaja mejor 😊

¿Se viaja mejor? ¿Cómo es eso?

Pues mira, que la cosa se ha modernizado, o como quieras llamarlo.

¿Por qué iban a ser igual los viajes de ahora que los de hace 20 años, si ha cambiado tanto la sociedad como la tecnología?

Por eso decimos que no se viaja menos sino mejor; porque todo ha cambiado.

Ahora, los viajes de empresa tienen estas características:

#1 Los viajes se pueden reservar/gestionar/controlar más fácilmente

Antes, las empresas hablaban con una agencia de viajes y esta se encargaba de todo.

Si había que hacer cambios o cualquier gestión, tocaba pasar por la agencia.

O lo reservaba todo directamente la empresa: vuelos o billetes de tren, alojamientos, restaurantes… Y era un engorro, al tener que manejar varias reservas a la vez.

Imagina con el tema facturación; con cada reserva, una factura, que se tenía que unir a los justificantes de pago del trabajador que gastaba cuando viajaba.

Y del control por parte de la empresa ni hablamos; había que esperar a que el trabajador volviera con su nota de gastos y luego ya se vería.

Eso pasó a la historia, afortunadamente 😅

Siguen existiendo las agencias de viaje, claro, y son un recurso estupendo para todo, aunque continúan implicando el contacto constante con una persona humana… sujeta a cierta disponibilidad.

Pero si te lo montas por tu cuenta, los buscadores de vuelos para dar con los más baratos o las agencias de viajes online para dar con alojamientos son aliados excelentes para reservar en cuestión de minutos y hacer todas las gestiones online.

¿Y sabes lo mejor?

Que tu empresa puede controlar gasto a gasto toda la experiencia del viaje.

Al reservar online por tu cuenta, la gestión se hace por Internet y todo lo relacionado, también. Cambios en la reserva, facturas… ¡cualquier cosa! 🙌

Pero espera, que seguimos para bingo; si encima quieres centralizarlo todo —todo— desde el mismo portal, echa un ojo a los amigos de TravelPerk, que han llegado para revolucionar los viajes de empresa.

#2 Se busca utilizar medios menos contaminantes

Las generaciones, como los viajes de empresa, también han cambiado.

Los boomers dieron paso a la generación X y esta, a los millennials, predecesores de la generación Z.

En los millennials ya se atisbaba cierto interés por la sostenibilidad, factor importantísimo y determinante en la generación Z, que comprende a las personas nacidas entre 1994 y 2010.

La sostenibilidad es capital para atraer y retener el talento millennial y centennial, y es algo que también se refleja en la forma de viajar.

Porque cuando se mueven, los millennials y los integrantes de la generación Z intentan evitar el avión si pueden por contaminante, prefiriendo el uso del tren.

Entonces, ¿«viajar mejor» es viajar en tren?

En parte sí, pero hay otras cosas: existen, por ejemplo, compañías turísticas que compensan su huella de carbono donando un porcentaje de la reserva a reforestar bosques o a financiar empresas que persiguen este fin.

Lo dicho: la gente no viaja menos, sino mejor, de una forma más alineada con sus valores. 

#3 Y sobre todo: se aprovecha para hacer DE TODO

Hemos dejado el plato fuerte para el final.

Los viajes de empresa ya no se entienden como aquello de «voy, me reúno/asisto a una conferencia y vuelvo», sino como una experiencia en la que se hace de todo.

En un viaje de empresa más actual, no se viaja y ya está.

El trabajador se reúne con el cliente o proveedor, claro, que es el motivo principal del viaje.

Pero es que además queda con compañeros de trabajo, porque con el trabajo en remoto no hay tantas oportunidades de socializar; y ahora se aprovecha para coincidir unos días con otros miembros del equipo. Cosas de las nuevas tendencias del futuro laboral.

También puede aprovechar para reunirse con un partner de otra empresa con el que normalmente intercambia mails o se ve haciendo videollamadas de tanto en tanto.

¿Por qué no desvirtualizarse?

También puede intentar quedar con los proveedores que haya en ese destino o agendar posibles reuniones con clientes potenciales.

Se exprime desde el primer minuto hasta el último, haciendo que el viaje merezca realmente la pena.

Antes, el trabajador viajaba y se traía los deberes hechos —la reunión presencial con un cliente, por ejemplo— y punto finito.

Ahora, el trabajador viaja y no solo se trae la reunión con el cliente, sino dos encuentros más con clientes potenciales, la satisfacción con la empresa de un proveedor muy importante y los lazos más unidos con otros empleados, cosa que refuerza la fidelidad.

Y oye, en el tiempo libre que le quede, que debe tenerlo, que disfrute del destino como quiera, ¿no? Para eso está el workation, el bleisure y el blurring; y así no solo se trabaja y se viaja, sino que se vive mejor. 

¡Vaya diferencia!

Que tu equipo viaje menos o viaje más… pero que viaje mejor

Porque ahora que hay que intentar ahorrar, los viajes se planifican con más antelación y eso ofrece más visibilidad y control.

Por lo tanto, que tu equipo aproveche cada hora y se traiga un valioso botín de vuelta, tanto para él como para tu empresa.

Que disfrute del destino como quiera, con la tranquilidad de saber que su huella ambiental va a ser mínima.

Y que tu empresa le saque más partido que nunca a los viajes de negocios con todo lo que obtenga de cada uno… y lo fácil, sencillo y rápido que es ahora la gestión y control.

Porque como decíamos, ya no hace falta hablar a seis bandas para reservar un viaje. Ni sufrir al trasladar el viaje a la contabilidad de la empresa.

Ahora todo es mucho más simple 😌

Ya te hemos hablado de una app que te permite reservar y gestionar todo lo relativo a tus viajes de empresa desde el mismo lugar.

El turno ahora es para otra que se encarga de facilitarte al máximo la vida en lo relativo a los gastos en los viajes de empresa 🥰

Con Pleo no se viaja bien; ¡se viaja fenomenal!

Los viajes de empresa actuales de los que te estamos hablando se elevan a la máxima potencia con una herramienta como Pleo.

🍽 De primero, las tarjetas de empresa: tarjetas de débito para que tu equipo las utilice a la hora de pagar sus gastos de empresa, incluyendo aquellos cuando están de viaje.

Se acabó el que las personas tengan que adelantar dinero de su propio bolsillo estando de viaje de negocios. Y si lo hacen porque no se admite el pago con tarjeta, se le devuelve la cantidad desembolsada rápidamente gracias al balance de la app.

Sí, sí, la app.

🍽La app es el segundo plato: el lugar en el que se concentran todos los gastos que se pagan con la tarjeta. 

Gastos de representación, cenas, desayunos, taxis… todo.

Cuando la persona que está de viaje tiene un gasto, le hace una foto al ticket, lo sube a la app y ahí mismo lo validan los responsables.

Al aceptarlo, el gasto se integra en la contabilidad de la empresa.

Adiós papelito y hasta nunca errores humanos generadores del caos contable.

🍰 ¿Y el postre? 

El postre es el ahorro para tu empresa: horas y horas perdidas en angustiosas notas de gastos, malentendidos y tickets que pasan a una mejor vida y a las que dices adiós. 

También te ahorras las ansias de saber cómo repercutirá el viaje en el trimestre, porque podrás hacer un seguimiento del gasto en tiempo real.

Y por si fuera poco, también te ahorras un pequeño porcentaje de cada gasto con la maravillosa función Cashback

¿Cómo va a haber menos viajes de empresa con esta nueva forma de moverse por el mundo cuando se hace por negocios?

¿Estamos locos?

Marchaaaando un software para control de gastos para viajar como mandan los cánones de hoy en día: ¡a lo grande! 😎

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