Comment les équipes Finance peuvent-elles trouver le juste équilibre entre confiance et contrôle ?

Les employés veulent se sentir en confiance, et les équipes finance veulent conserver le contrôle des dépenses

Bien que l'adaptation aux processus changeants puisse constituer un obstacle pour les équipes finance qui préfèrent peut-être s'en tenir à ce qu'elles connaissent, faire le pas de faire confiance à vos employés peut entraîner des changements positifs.

Personne ne souhaite être microgéré, mais accorder une confiance excessive à son équipe peut parfois poser problème. La confiance est un spectre, trouver l'équilibre optimal commence par une communication ouverte, des politiques de dépenses claires et des contrôles sains des dépenses.

La confiance et le contrôle ont été des thèmes récurrents lors de notre récent événement Beyond à Paris (à voir en différé sur demande!). Nous avons donc rassemblé les meilleurs conseils pour aider votre entreprise à naviguer dans la confiance et le contrôle.

Donnez le pouvoir aux employés

80 % des employés se sentent plus motivés au travail lorsqu'ils bénéficient d'un niveau de confiance plus élevé de la part de leur employeur. L'impact de cette confiance et de la transparence ne se fait pas attendre, et les retombées positives sur l'ensemble de l'entreprise sont indéniables.

Les entreprises qui bénéficient d'un niveau de confiance plus élevé sont également plus rentables avec un rendement plus élevé sur le marché boursier. Il est donc dans votre meilleur intérêt de donner à vos collaborateurs un sentiment d'autonomie.

En réalité, donner aux employés le pouvoir de gérer leurs dépenses de manière autonome procure de nombreux avantages, et ce, non seulement pour votre entreprise. Lorsque les collaborateurs ont davantage confiance en leur organisation, non seulement la productivité s'améliore, mais ils restent plus longtemps chez leur employeur et collaborent même plus énergiquement avec leurs collègues. Les employés plus heureux sont des employés moins stressés, ce qui favorise les performances.

Faire confiance aux employés pour qu'ils dépensent de manière autonome n'est peut-être pas naturel, mais il s'agit de faire le premier pas. En permettant à vos employés de gérer leurs frais, vous pourriez constater qu’ils dépensent encore moins que lorsque ces dépenses sont gérées pour eux. Peut-être que la responsabilité de gérer leurs dépenses, ou d'être tenus responsables de ce qu'ils dépensent, facilite la vie à la fois pour les finances et les employés.

Le contrôle, c'est simplement une bonne gestion

Le contrôle n'est pas une notion négative, mais plutôt une mission cruciale, faisant intégralement partie de la description de poste dans le domaine financier. Et selon Johnny Bray, DAF de Vistair  et intervenant lors de notre événement Beyond, " la finance a beaucoup de retard à rattraper pour être plus efficace.” La nécessité de moderniser des tâches fastidieuses telles que les processus manuels, les feuilles de calcul Excel et la gestion des reçus est devenue impérative pour les équipes financières afin de maintenir un contrôle optimal sur les comptes.

L'ingrédient secret pour un meilleur contrôle

Cela peut sembler simple, mais partager ouvertement les informations avec le bon système pour les gérer est la clé. Promouvoir un environnement de collaboration et de travail d'équipe peut améliorer la communication à l'échelle de toute l'organisation.

Cependant, il arrive que les employés ne soient pas entièrement familiarisés avec les règles entourant les dépenses, ce qui peut donner une image négative des équipes financières. Étant donné qu'elles contrôlent les budgets, c'est à elles de décider ce que les gens peuvent dépenser. Personne n'apprécie d'être confronté à des vérifications de reçus en fin de mois ou de devoir corriger une dépense après coup, ce qui peut injustement ternir la réputation du département financier.

En fait, seuls 40% des employés sont pleinement conscients des objectifs et des stratégies de l'entreprise. Le stress chronique chez les employés découle souvent d'une méconnaissance de l'orientation de l'entreprise, entraînant une détérioration de l'esprit d'équipe.

Après tout, les incohérences dans la présentation des données financières entraînent une perte de contrôle à l'échelle de l'entreprise, et la confusion quant aux dépenses autorisées rend difficile pour les employés de faire preuve de cohérence. Le fait que les employés ne soient pas à jour avec les budgets établis peut facilement conduire à des dépenses excessives, à des dépassements de budget et à une perte de contrôle financier.

L'élément essentiel ? La transparence. Avoir des politiques clairement communiquées est un moyen fiable de reprendre le contrôle et de minimiser les problèmes tels que les employés qui se retrouvent à court d'argent. Inutile de suivre une recette une fois le gâteau déjà dans le four ; expliquer les règles après les dépenses ne fait qu'ajouter à la confusion.

Les organisations qui partagent leurs "plans de vol" avec les employés réduisent l'incertitude quant à leur destination et à la raison qui les guide.

Il existe de nombreuses façons de remettre votre équipe finance aux commandes, mais l'utilisation de contrôles des dépenses soigneusement sélectionnés est un excellent point de départ.

Quels avantages apportent le contrôle des dépenses ?

Le contrôle des dépenses représente un élément essentiel pour aider les organisations à atteindre leurs objectifs. Il soutient les performances opérationnelles et financières, tout en garantissant le respect des règles et des réglementations.

Les contrôles des dépenses se présentent sous différentes formes et tailles, offrant divers avantages, notamment :

• Préventif : Les contrôles préventifs visent à réduire les chances d'activités indésirables avant même qu'elles ne se produisent. La documentation proactive, l'autorisation et les processus bien réfléchis pour identifier les risques potentiels sont des nécessités de base pour un contrôle de haute qualité.
  
• Détectifs : à l'opposé des contrôles préventifs, les contrôles détectifs visent à détecter les erreurs après  qu'elles se soient produites, ce qui est fondamental pour déterminer si les premiers fonctionnent correctement. La forme la plus directe de contrôle de détection est la réconciliation
  
• Correctifs : Créés suite à un processus de détection, les contrôles correctifs sont utilisés pour rectifier les erreurs ou les irrégularités qui ont échappé à vos contrôles principaux, comme bloquer une carte de crédit en cas de fraude

Un processus bien équilibré inclurait idéalement toutes les formes de contrôle, afin qu'aucune erreur ne passe entre les mailles du filet. Des erreurs peuvent survenir même dans les organisations les plus rigoureuses, d'où l'importance de disposer de procédures visant à minimiser les dommages.

Comment Pleo peut-il aider ?

Trouver le bon équilibre entre la confiance et le contrôle n'est pas facile, mais c'est extrêmement important à faire correctement. C'est pourquoi chez Pleo, nous avons développé des Contrôles des dépenses personnalisables.

Ils sont faciles à configurer et vous donnent une autonomie totale sur les finances de votre entreprise, que vos employés soient en déplacement, dépensent de leur poche, invitent un client à dîner ou prennent simplement leur déjeuner.

• Budgets: Ajoutez des Tags pour des projets spécifiques afin de mieux contrôler les dépenses dans différents endroits. Besoin de dépenser un peu plus pour un client spécifique ? Il suffit d'attribuer les frais au Tag correspondant pour rester dans les limites de votre budget pour ce client. Vous pouvez même configurer des notifications lorsque vous approchez de votre limite
  
• Validations en plusieurs étapes:  La vérification de chaque frais pour l'ensemble d'une entreprise peut s'avérer impossible. Avec Pleo, vous pouvez répartir le processus de vérification entre les membres de votre équipe, à la fois au niveau de l'équipe et de l'entreprise. Vous avez même la possibilité d'établir des seuils pour que certains employés vérifient des montants spécifiques de dépenses, garantissant ainsi que les bonnes personnes examinent les bonnes transactions.
  
• Limites de dépenses: Chaque employé que vous choisissez d'avoir sur Pleo aura uniquement accès à un certain montant de fonds, défini par vous. Au lieu de charger individuellement les cartes de tout le monde, vous pouvez simplement ajuster leur limite en temps réel selon les besoins. Vous pouvez même définir des limites de transactions, afin qu'ils ne puissent pas dépenser plus d'un certain montant en une seule fois.

Vous pouvez également créer votre propre politique de dépenses sur mesure avec notre générateur de politique de frais. En informant vos employés sur leurs budgets pour les repas, les modalités de réservation d'hébergement, les consignes concernant les frais kilométriques, ainsi que les limites pour les événements ou les tickets de conférence, la finance peut être parfaitement transparente quant à la somme à dépenser et à la nature des dépenses.

Prendre le contrôle des finances de votre entreprise est plus facile que vous ne le pensez et peut conduire à des niveaux de confiance plus élevés entre vos employés et l'Équipe finance. Jetez un coup d'œil à notre page de Contrôle des dépenses pour en savoir plus sur la manière dont Pleo peut automatiser votre processus de gestion des frais afin de faciliter la vie de tous.