L’évolution de la gestion des dépenses : en êtes-vous restés à l’âge de pierre ?

Ça risque de vous étonner, mais la première trace de comptabilité a été retrouvée il y a 7 000 ans dans les ruines de l’ancienne Mésopotamie. La croissance des récoltes et des troupeaux a été enregistrée afin de déterminer un éventuel surplus ou risque de pénurie pour la saison.

Et des sacs d’huile et de lin accompagnés de jetons en os sur lesquels étaient gravés des chiffres (en un mot, des reçus) ont été découverts dans la tombe du roi de l’Égypte ancienne Scorpion Ier, vieille de 5 300 ans.

Nous avons clairement fait du chemin depuis l’utilisation de tablettes en pierre et de jetons en os pour suivre nos transactions.

Depuis le début du XXIe siècle, de nouvelles technologies ne cessent d’être rapidement adoptées, notamment par les entreprises, pour pouvoir s’aligner sur les besoins et les désirs des clients. 

Mais avant de se tourner vers l’avenir, il est important de se souvenir du passé. Quels ont été les points de transformation clés de la gestion des dépenses ?

Découverte de l’évolution de la gestion des dépenses

L’âge de pierre

C’est à cette époque que l’être humain a commencé à comprendre ce que signifiait une dépense (et à faire la douloureuse expérience des paiements).

Il commence alors à faire du troc en utilisant des jetons en pierre ou en os, plutôt que des marchandises. Le suivi des transactions n’était pas de tout repos, car il impliquait un grand nombre de calculs ainsi que de très lourdes jarres de petite caisse.

Premières civilisations

Bien que son origine fasse aujourd’hui encore débat en milieu académique (est-il originaire d’Égypte, de Mésopotamie ou d’Inde ?), il ne fait aucun doute que le boulier est l’une des meilleures inventions de l’être humain. Prouesse technologique de l’époque, cet outil comptable apparemment simple composé de cordes et des galets était utilisé dans les calculs servant à enregistrer de façon précise tous les types de transactions.

Époque médiévale

La période médiévale n’était pas si sombre que ça en ce qui concerne l’argent. À cette époque, on produit des pièces complexes auxquelles on attribue une valeur afin de remplacer les pierres. L’arrivée de toute cette nouvelle monnaie (de nombreuses monnaies en l’occurrence) a nécessité la création d’un système d’enregistrement plus avancé pour suivre les transactions.

XIXe siècle

En 1883, la première caisse enregistreuse est brevetée par un gérant de saloon, James Ritty. Une plus grande automatisation va de pair avec une comptabilité plus précise et rationalise le suivi des dépenses par les entreprises. 

Et pour que tout le monde sache bien que la boutique utilise des espèces, la cloche et le tiroir ont été ajoutés par la suite.

Maintenant, le rythme s’accélère…

Années 1970

L’époque du disco et du premier logiciel de comptabilité (vous préférez lequel ? De notre côté, nous ne sommes pas sûrs…). Son nom ? « System Analysis and Program Development » (Analyse de systèmes et développement de programmes). SAP, ça vous parle ? Grâce à lui, les entreprises peuvent gérer plus facilement leurs données financières et d’inventaire. Il y a moins d’erreurs humaines et la gestion des dépenses s’accélère.

Années 1990

L’ordinateur devient plus petit et le travailleur moyen l’utilise de plus en plus. C’est à cette époque que Microsoft Excel s’impose réellement sur le marché.

Années 2000

Grâce au cloud, tout est plus simple et plus facile à utiliser pour les entreprises. En ce nouveau millénaire, le SaaS devient un acteur majeur. En 2007, le premier iPhone est lancé et ouvre la porte à la gestion financière sur mobile.

La gestion des dépenses aujourd’hui

Si vous pensez que pour gérer vos dépenses, vous n’avez pas d’autre choix que de saisir manuellement vos reçus pour ensuite les faire approuver par vos supérieurs, laissez-moi vous confier un petit secret : ça n’est pas le cas !

Cette petite visite dans l’Histoire nous aura appris une chose : la technologie s’est développée très rapidement ces 30 dernières années. Il existe d’innombrables solutions pour aider les entreprises de toutes tailles à suivre et à enregistrer leurs dépenses.

Ces dernières années, l’abondance de l’offre des outils de fintech a permis une véritable transformation de la gestion de l’argent pour les entreprises. Qu’il s’agisse de gérer la paye ou les factures, ou encore de prévoir la trésorerie, tout s’est modernisé.

Il est ainsi devenu essentiel d’utiliser une solution de gestion des dépenses, pour que votre personnel et vous-même puissiez mieux comprendre les dépenses de votre entreprise.

Les erreurs humaines et les retards s’en trouvent éliminés et vos collaborateurs sont bien plus satisfaits. En effet, la saisie manuelle des données n’affecte pas uniquement votre résultat net, mais également vos employés.

Au niveau de l’entreprise, la gestion manuelle des dépenses est chronophage, ce qui les empêche de se concentrer sur les choses importantes.

Et n’oublions pas que la nouvelle génération d’employés n’a pas forcément la patience nécessaire pour jongler avec les reçus. Ils veulent des applications, et ce tout de suite.

Ce serait dommage de perdre vos talents uniquement parce que votre processus de gestion des dépenses n’a pas évolué, vous ne croyez pas ?

Regarder vers l’avenir

Dans la vie de tous les jours, tout s’automatise de A à Z. Même les voitures commencent à se conduire toutes seules ! Il n’y a donc aucune raison pour que les dépenses restent à la traîne.

Attendez-vous à bien plus d’automatisation, plus d’IA, et par-dessus tout, plus de mobilité.

Les entreprises s’internationalisent de plus en plus, ce qui implique une plus grande mobilité et une plus grande flexibilité des employés. Il faut donc pouvoir envoyer ses notes de frais et ses dépenses, mais également pouvoir faire approuver ses demandes aux responsables depuis un smartphone ou un ordinateur portable, n’importe où dans le monde. 

Tous les systèmes financiers (paiements par carte, comptes bancaires, comptabilité et paye) verront arriver une simplification des solutions de gestion des dépenses. Et c’est logique, étant donné que ces systèmes partagent de nombreuses informations identiques.

Prenez Invoices par exemple, notre fonctionnalité de gestion des factures. Ou Pocket, qui facilite le remboursement des avances de frais pour tout le monde.

L’intégration fluide à travers les systèmes rendra le processus encore plus simple, tout en assurant encore plus l’intégrité des données. Tout le monde y gagne.

Vous avez besoin d’aide pour passer à une solution de gestion des dépenses moderne ? Demandez une démo pour bien démarrer avec Pleo.