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Spécialiste de la vodka premium, Guillotine Vodka ambitionne de tripler son chiffre d’affaires tous les ans. Une forte croissance qui implique une maîtrise des coûts optimale dans un secteur soumis à des frais importants. Pour relever le défi, Quentin Verhille, COO et CFO chez Guillotine Vodka, décide de déployer Pleo, solution de gestion des dépenses professionnelles.

Objectif : disposer d’une vue des notes de frais en temps réel. 

Confronté à un très grand nombre de notes de frais, Quentin Verhille fait face à une problématique de taille : une multitude de dépenses de déplacement (repas, hôtels etc.) générées par les équipes commerciales qui ont besoin d’être au contact de leurs clients (bartenders, hôteliers, gérants etc.) et autres prescripteurs.

« J’avais d’abord besoin d’une solution qui me procure une transparence totale des coûts en temps réel tout en permettant à la Direction de suivre et de valider les notes de frais de manière centralisée aussi bien depuis son smartphone que de son ordinateur. Je recherchais également un outil qui facilite à la fois le paiement et la dématérialisation des justificatifs pour les collaborateurs. »

Quentin Verhille - CFO et COO Guillotine Vodka ®

Du suivi au temps réel… 

Équipé d’une solution de notes de frais dématérialisées adossée à une néo-banque, la direction financière n’avait aucune vue en temps réel sur les dépenses. En cas de problèmes, il était difficile de les repérer et d’agir rapidement. Par ailleurs, l’outil ne permettait pas de paramétrer des limites de dépenses personnalisées par employé pour leur éviter de dépasser le budget. De plus, la complexité d’utilisation engendrait un certain nombre de notes de frais non renseignées. Quentin Verhille saisit alors l’opportunité d’un événement dédié aux DAF et aux startups pour en apprendre plus sur la solution Pleo

« Mon besoin précis reposait sur le suivi dématérialisé en temps réel des notes de frais que ne permettait pas notre solution en place. J’ai donc comparé deux solutions, dont Pleo qui a su faire la différence grâce à la qualité de la relation client et de l’accompagnement proposé. Nous pouvons bénéficier d’une vraie continuité entre l’avant-vente et l’après-vente, ce qui est très appréciable » 

Quentin Verhille - CFO et COO Guillotine Vodka ®

… aux gains de temps à tous les niveaux

Accompagné par un cabinet d’expertise comptable externe, Quentin Verhille avait besoin d’une information fluide, exacte et facile à faire correspondre entre des sources multiples.

Contrat rempli pour Pleo, à commencer par l’extraction de données comptables désormais très rapide à produire. « L’extraction s’effectue directement dans le bon format Excel avec les bons justificatifs. Elle tient également compte de la date de la dernière extraction, évitant ainsi toute superposition avec des informations déjà rassemblées dans le passé. Je peux obtenir une brique absolument complémentaire aux précédentes ou une extraction sur une période précise. » 

Pleo permet également à Quentin Verhille de réduire considérablement le temps consacré à la clôture des comptes mensuels, puisqu’il contrôle désormais les frais 10 minutes par semaine et les extraie en 3 minutes par mois pour son équipe comptable.

Grâce à la catégorisation des dépenses paramétrée selon la nomenclature de Guillotine Vodka, l’équipe comptable ne passe plus aucun temps sur cet aspect.

Mêmes gains de temps pour les utilisateurs de l’application. Fini les erreurs, les oublis et les notes de frais non renseignées. Désormais, quelques secondes à peine suffisent au collaborateur pour photographier sa note de frais directement via l’application mobile, saisir la description et la catégoriser.

À la clé : un temps de traitement comptable divisé par deux, et un nombre de note de frais suscitant des questions a été divisé par 5.

« La prise en main de l’outil a été très rapide pour tout le monde et n’a entraîné aucune réticence tant il est fluide. Aujourd’hui, je suis beaucoup mieux et beaucoup plus souvent chaque note : il me suffit d’ouvrir l’application pour les gérer en temps réel. J’ai tout de suite sous les yeux ce que je dois vérifier, ce qui me permet de réallouer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée et plus stratégiques pour l’entreprise. »

Quentin Verhille - CFO et COO Guillotine Vodka ®

Simple, rapide et efficace

Quentin Verhille et l’équipe financière apprécient particulièrement le contrôle sur toutes les dépenses de l’entreprise en temps réel qui inclut aussi la possibilité d’ajouter, de retirer ou encore de geler en cas de perte des cartes facilement depuis la plateforme. 

Autres atouts très appréciés de la solution : sa grande simplicité d’utilisation et sa fiabilité informatique.

« Les mises à jour se font dans la seconde, très peu de clics sont nécessaires quelle que soit l’action, les saisies sont enregistrées automatiquement sans avoir besoin de confirmer, et les interfaces desktop et mobile sont similaires. La solution est extrêmement ergonomique. J’apprécie même les alertes car elles sont très pertinentes : signalement en cas de soldes insuffisants, avertissement de notes en attente… » 

Quentin Verhille - CFO et COO Guillotine Vodka ®

Et en cas de blocage, Quentin Verhille peut compter sur la grande réactivité des équipes Pleo. Résultat, en quelques heures à peine, le temps de créer les catégories et de la paramétrer, la solution était installée et opérationnelle. Simple, rapide et efficace tant du côté des administrateurs que des utilisateurs.

Les bénéfices ne se sont pas fait attendre : si le volume total de notes de frais est resté stable, le montant de chaque note a quant à lui baissé, les utilisateurs gérant désormais mieux leurs dépenses. 

Progressivement, la direction financière entend étendre son utilisation de la solution, à la facturation d’entreprise notamment.

« Nous utilisons déjà cette fonctionnalité pour payer certains abonnements à des solutions logicielles. Nous gérons également un CRM pour notre équipe de ventes avec Pleo et les paiements effectués via AMEX sont en cours de bascule sur la solution pour pouvoir suivre au quotidien toutes les dépenses et en temps réel. » 

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