Comment les fonctionnalités de contrôle des dépenses de Pleo vous aident à gérer vos dépenses professionnelles de façon plus harmonieuse

Que ce soit dans le domaine de la santé ou de l’édition de logiciels, nous avons toujours besoin de faire des achats professionnels, c’est inévitable. Les chefs de bureau doivent veiller à ce qu’il y ait toujours du café en salle de pause et les équipes commerciales ont besoin d’acheter des billets de train pour se rendre à leurs rendez-vous clients.

Garder le contrôle sur ces dépenses relève toutefois du défi pour certaines entreprises. Plus le nombre de collaborateurs faisant des achats est élevé, plus il est facile de perdre le fil des dépenses.

Prenons l’exemple d’une société de logiciels. Celle-ci peut avoir besoin de faire appel à des développeurs Web externes pour un nouveau projet, de payer des droits de licence de logiciel ou encore le transport de l’équipe chargée de l’installation des produits au bureau des clients. Les transactions sont si nombreuses que savoir quel employé dépense quel montant et chez quel commerçant relève parfois du casse-tête. Le fait que chacun fasse des achats dans son coin peut aussi nuire à vos finances.

Alors, plutôt que d’avoir le sentiment de perdre le contrôle, que diriez-vous d’un système adapté à votre entreprise, qui simplifie les processus de travail et vous donne un aperçu détaillé de chaque dépense ?

Une flexibilité et un contrôle complets 💪

C’est ce que la gamme d’outils de gestion des dépenses de Pleo offre aux équipes Finance. Ces solutions vous aident à atteindre vos objectifs en respectant les règles et réglementations ainsi qu’en contrôlant vos dépenses et vos activités.

Découvrons ensemble comment ceux-ci peuvent fonctionner pour diverses entreprises.

Vous souhaitez mieux gérer les dépenses de votre équipe ?

Nous connaissons une année assez agitée sur le plan financier. Le ralentissement économique actuel vous pousse peut-être à faire plus attention à vos dépenses.

Ne renoncez pas pour autant à votre politique de dépenses. Nous avons créé des autorisations flexibles pour éviter à votre entreprise toute dépense superflue. Commencez dans un premier temps par définir des limites de dépenses. 

Celles-ci peuvent être mensuelles ou propres à une carte. Par exemple, vous pouvez limiter les dépenses de votre équipe à 500 € par mois ou à 2 000 € au total. Vous pouvez aussi choisir de ne pas définir de limite par carte. Vous avez également la possibilité de définir une limite par achat. Ainsi, si vous limitez les dépenses d’un utilisateur à 200 € par transaction, tout achat d’un montant supérieur à celui-ci est automatiquement refusé.

Nous lançons également les limites de dépenses temporaires. Les administrateurs peuvent modifier la limite de dépenses pour une période donnée. Cela donne plus de flexibilité pour les collaborateurs tout en permettant à l’équipe finance de garder le contrôle sur les budgets.

Prenons l’exemple d’un responsable commercial ayant besoin de prendre un billet de train et une chambre d’hôtel pour un déplacement professionnel. Le collaborateur organise son voyage mais le prix du train et de l’hôtel est au-dessus de sa limite de dépenses. La seule chose à faire pour votre administrateur c’est d’augmenter la limite au sein de l’application. Une fois le voyage terminé,  la limite de dépenses du collaborateur reviendra au seuil normal.

Vous souhaitez limiter les dépenses en espèces ?

Pleo propose une fonctionnalité vous permettant de bloquer les retraits au guichet automatique. Si vous ne voulez pas que vos collaborateurs retirent des espèces avec leur carte d’entreprise, ce qui peut compliquer le suivi des dépenses, aucun souci ! Désactivez tout simplement cette fonctionnalité pour avoir davantage de contrôle sur l’utilisation par vos employé(e)s de leur carte Pleo.

Vous souhaitez davantage de contrôle et de visibilité sur certaines dépenses ?

Aucune dépense ne passe entre les mailles du filet avec Pleo. 

Vous pouvez notamment garder le contrôle en définissant des seuils de dépense. Ceux-ci vous permettent de personnaliser les approbations de dépense selon le montant. Par exemple, vous pouvez choisir de faire approuver toutes les dépenses d’un montant supérieur à 500 € par votre DAF. Toutes les transactions d’un montant inférieur seront alors soumises à l’approbation du responsable financier.

Vous apprécierez également notre processus de validation à plusieurs étapes. La vérification par l’équipe vous permet de désigner un vérificateur chargé d’approuver les dépenses des membres de l’équipe. Par exemple, vous pouvez demander à la direction des ressources humaines d’approuver les reçus de l’équipe RH. La vérification par l’entreprise consiste elle en une étape de vérification réalisée par l’équipe Finance (à savoir les administrateurs ou les comptables). Elle permet d’approuver les dépenses de l’ensemble de l’entreprise. Ces deux types de vérification renforcent le contrôle des dépenses et la visibilité sur celles-ci.

Vous pouvez même désigner une personne chargée de vérifier les factures et choisir parmi plusieurs options de programmation des paiements. Avec Pleo, vous pouvez programmer le paiement de vos factures à 15, 30 ou 60 jours, ou à la date d’échéance de ces dernières, ce qui vous permet de contrôler votre trésorerie. Pleo vous évite aussi de régler deux fois la même facture en détectant les doublons.

Vous craignez que vos cartes Pleo ne tombent entre de mauvaises mains ?

Détendez-vous. Nous avons conçu plusieurs contrôles visant à corriger les erreurs ou les irrégularités et à limiter les risques financiers pour votre entreprise. 

Le premier contrôle est le gel de carte, qui vous permet de bloquer la carte physique ou virtuelle (ou les deux) de vos employé(e)s en quelques secondes pour qu’ils ne puissent plus l’utiliser. Cette fonctionnalité s’avère très pratique si vous pensez qu’ils ont été victimes d’une arnaque ou si vous constatez une activité suspecte sur leur compte.

Vous pouvez aussi supprimer des utilisateurs du compte Pleo de l’entreprise en quelques clics. Un de vos collaborateurs a quitté l’entreprise ? Pas d’inquiétude, vous pouvez révoquer l’accès à sa carte Pleo en deux temps, trois mouvements depuis l’application.

Vous souhaitez obtenir un aperçu plus clair et détaillé de vos dépenses ?

Nous savons à quel point il vous est important d’avoir un aperçu global des dépenses de votre entreprise à tout moment. C’est pourquoi nous avons mis au point plusieurs outils qui facilitent la vérification des dépenses.  

Les catégories s’avèrent très pratiques pour le rapprochement de vos comptes. Dès qu’un collaborateur effectue un achat avec sa carte Pleo, notre système lui attribue automatiquement une catégorie (divertissement, voyage, repas et boissons, par exemple) en fonction du commerçant. En plus de donner à l’équipe Finance le contexte dont elle a besoin pour connaître les raisons d’un achat, ces catégories permettent également d’associer les dépenses à votre plan comptable et aux codes TVA.

Pour obtenir encore plus de détail, les administrateurs et les comptables peuvent définir des tags. Ces derniers, qui les aident à suivre toutes sortes de dimensions financières associées aux dépenses professionnelles, peuvent être implémentés depuis votre système de comptabilité, ou définis de A à Z dans Pleo. Un tag peut indiquer à quel projet une dépense est associée, quelle équipe a acheté quoi, ou même à quel client une dépense est liée.

Notre nouvelle fonctionnalité, Ajouter un tag aux budgets, permet aux administrateurs de créer un budget en lui attribuant un tag personnalisé, ce qui facilitera la visualisation et le suivi des dépenses en temps réel. Prenons une entreprise de construction qui a plusieurs clients différents. Celle-ci peut définir un tag pour chaque client afin d’associer automatiquement les dépenses liées à ce tag à son budget. Lorsque 75 et 100 % du budget ont été dépensés, l’entreprise est prévenue, ce qui lui permet de contrôler ses dépenses. 

Si vous avez du mal à contrôler les dépenses de votre entreprise, ces solutions sont faites pour vous. Personnalisez-les pour les adapter à votre situation et découvrez ce que cela fait d’avoir une équipe Finance et des collaborateurs qui travaillent (et font des achats) en harmonie. Découvrez plus en détail l’offre de ces nouvelles fonctionnalités de contrôle et maîtrisez vos  dépenses professionnelles de A à Z.