Les outils de gestion d'entreprise indispensables au DAF de PME

Acteur clé du pilotage de la performance financière de l’entreprise, le DAF de PME a vu son métier évoluer considérablement ces dernières années. En première ligne face à des évolutions organisationnelles majeures (émergence de nouvelles technologies et contraintes juridiques en constante évolution), son rôle s'est désormais centré sur la gestion des données et la digitalisation de la fonction finance.

Logiciel de comptabilité et de gestion de trésorerie, plateformes de gestion des dépenses, business intelligence, solutions de gestion de la paie : quels sont les outils de gestion d'entreprise à la disposition du DAF de PME pour réussir cette transformation digitale ?

1. Les logiciels de comptabilité et de finance

Un bon logiciel de comptabilité est essentiel pour une gestion financière efficace et précise de l'entreprise. Il automatise et facilite de nombreuses tâches comptables. Il offre une visibilité en temps réel sur la situation financière de l'entreprise. Nous listons les fonctionnalités clés à rechercher et vous proposons une sélection des logiciels de comptabilité les mieux adaptés aux PME.

1.2 Les fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel de comptabilité

• Saisie automatique des données : capture automatique des transactions à partir de relevés bancaires et de factures.
• Gestion des factures : création, envoi et suivi des factures clients, gestion des factures fournisseurs.
• Rapports financiers : génération de rapports financiers, bilans, comptes de résultat et analyses de performance.
• Gestion de la TVA : calcul automatique de TVA, déclarations fiscales conformes.
• Suivi des dépenses : suivi des dépenses professionnelles, gestion des notes de frais.
• Intégration bancaire : intégration avec les comptes bancaires pour les rapprochements et la synchronisation.
• Gestion des stocks : suivi du niveau des stocks, des coûts et des ventes.
• Gestion de projet : suivi des coûts et des revenus liés à des projets spécifiques.

1.2 Les logiciels populaires pour la comptabilité des PME

Choisir le bon logiciel de comptabilité dépend des besoins spécifiques de l'entreprise, de sa taille, de sa complexité financière et de son budget. Parmi les outils dédiés aux PME, nous avons sélectionné les logiciels de comptabilité suivants.

• QuickBooks : gestion des factures et des dépenses, rapports financiers, etc.
• Sage 50 : comptabilité complète et fonctionnalités de gestion financière.
• Xero : logiciel basé sur le cloud offrant une comptabilité en temps réel, avec suivi des factures et gestion de la TVA. Collaboration en ligne avec les comptables et les collaborateurs financiers.

2. Les outils de gestion de trésorerie

Un logiciel de trésorerie permet d'optimiser le suivi financier et comptable de l'entreprise. Cet outil puissant facilite la gestion de la trésorerie, favorise l'anticipation des besoins en fonds de roulement, réduit les risques financiers et améliore la prise de décision en matière de gestion financière. Découvrez les fonctionnalités proposées par la plupart des logiciels de trésorerie dédiés aux PME.

2.2 Les fonctionnalités proposées par les logiciels de gestion de trésorerie

Optimisation de la gestion financière, prévisions précises basées sur des données réelles et des scénarios d'anticipation, communication avec les partenaires financiers, réduction des risques : tels sont les principaux avantages offerts par un logiciel de trésorerie. Pour atteindre ces objectifs, voici les fonctionnalités proposées par ce type d'outil.   

• Suivi des mouvements de trésorerie : un logiciel de gestion de trésorerie enregistre et suit les mouvements de trésorerie (encaissements et décaissements). Il offre une vue en temps réel de la trésorerie disponible.
• Prévisions de trésorerie : pour une planification stratégique optimale, votre logiciel de gestion de trésorerie doit permettre de réaliser des prévisions financières sur plusieurs années ainsi que des simulations basées sur différents scénarios.
• Gestion des comptes en banque et synchronisation bancaire : le logiciel de gestion de trésorerie doit pouvoir se connecter aux comptes bancaires de l'entreprise pour une mise à jour automatique des soldes et des transactions. Cette synchronisation permet un suivi des flux de trésorerie réels et une communication directe entre la banque et l'entreprise. 
• Rapports et tableaux de bord : pour obtenir une vision claire et précise de la situation financière, le logiciel de trésorerie doit fournir des rapports et des tableaux de bord présentant des analyses détaillées de la trésorerie actuelle et future.
• Gestion des risques : pour atténuer les risques financiers et prendre les mesures préventives adéquates, le logiciel de trésorerie doit être capable d'identifier et d'anticiper les périodes de tension de trésorerie via alertes et indicateurs signalant les fluctuations imprévues de trésorerie.

2.3 Notre sélection d'outils de gestion de trésorerie utiles pour les DAF de PME 

Découvrez notre sélection d'outils de gestion de trésorerie utiles pour les DAF de PME.

• Agicap Cashflow : prévisionnel de trésorerie, consolidation, catégorisation automatisée, etc.
• Intuit - Quickbooks : solution de gestion cloud. 
• Sage : prévisionnel de trésorerie, rapprochement comptable, vue opérationnelle des placements et financements, fonctionnalités de communication bancaire.
• Sellsy : suite CRM, facturation et pré-comptabilité. 
• Pennylane : centralisation en temps réel de tous les flux financiers de l'entreprise, collaboration entre le dirigeant et l'expert comptable. 
• Fygr : solution de gestion et prévision de trésorerie pour les startups, les TPE et les PME.

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3. Les plateformes de gestion des dépenses

La gestion des dépenses et des coûts est un des éléments fondamentaux de la gestion financière. L'utilisation d'une plateforme de gestion des dépenses permet un suivi précis et en temps réel de toutes les dépenses de l'entreprise. Elle garantit un contrôle financier solide et évite les dépenses excessives ou non autorisées. Grâce à l'analyse des dépenses, l'entreprise peut identifier les domaines propices aux économies et ceux nécessitant une utilisation plus efficace des ressources. En se basant sur les dépenses passées et en anticipant les besoins futurs, il est également possible d'établir des budgets réalistes afin de maintenir la stabilité financière de l'entreprise.

3.2 Les fonctionnalités intégrées aux plateformes de gestion des dépenses  

Les plateformes de gestion des dépenses offrent une solution moderne et efficace pour gérer les dépenses d'une entreprise. Voici quelques-uns des principaux avantages de ces solutions.

• Automatisation des processus de collecte, de soumission et de validation des dépenses.
• Visibilité en temps réel sur les dépenses de l'entreprise avec tableaux de bord et rapports actualisés.
• Conformité avec les politiques de dépenses de l'entreprise au moyen de flux de pré-approbation automatiques.
• Réduction des coûts de gestion grâce à l'automatisation et à la simplification des processus.
• Applications mobiles permettant de soumettre les dépenses depuis n'importe quel terminal pour une efficacité et une rapidité du processus maximum.

3.3 Les plateformes incontournables pour la gestion des dépenses des PME 

Retrouvez les plateformes incontournables pour la gestion des dépenses des PME.

• Pleo : gestion simplifiée des dépenses, intégration avec les outils financiers, facturation automatisée.
• Payhawk : rapports en temps réel, limites de dépenses personnalisables, paiement des factures programmable.
• Spendesk : dépenses récurrentes automatisées, dépenses personnalisables, notifications, OCR.

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4. Les outils de reporting et de business intelligence

La génération de rapports financiers précis est indispensable pour la prise de décisions stratégiques au sein d'une entreprise. Ces rapports doivent fournir des informations financières claires, basées sur des données exactes et à jour. 

4.1 Les fonctionnalités associées aux outils de Business Intelligence pour l'analyse des données financières 

Les outils de Business Intelligence (BI) sont essentiels pour l'analyse approfondie des données financières. Voici quelques fonctionnalités clés proposées par ce type d'outil.

• Tableaux de bord interactifs : visualisation des données financières importantes sous forme de graphiques, de tableaux et de cartes interactives.
• Analyse prédictive : utilisation de modèles statistiques et d'algorithmes pour prévoir les tendances financières futures en se basant sur les données historiques.
• Forecasts (prévisions) : création de prévisions financières basées sur divers scénarios et hypothèses.
• Intégration de données : agrègation des données financières provenant de différentes sources (comptabilité, ventes, RH, etc.) pour obtenir une vue d'ensemble consolidée.

4.2 Les outils de reporting et BI les plus utilisés par les PME en France 

Nous vous présentons les outils de reporting et de Business Intelligence les plus utilisés par les PME en France 

• Microsoft Power BI : tableaux de bord interactifs, rapports et visualisations dynamiques à partir de différentes sources de données.
• Qlik Sense : fonctionnalités avancées d'analyse et de visualisation des données.
• Sisense : plateforme BI permettant d'agréger des données complexes pour une analyse approfondie.
• Zoho Analytics : outil de création de rapports et d'analyses financières adapté aux PME.
• Domo :  plateforme offrant des fonctionnalités étendues pour l'analyse des données financières et la création de tableaux de bord.

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5. Les solutions de gestion de la paie et des ressources humaines

Une solution de gestion de la paie et de RH (SIRH) est un système informatisé permettant de gérer de manière intégrée l'ensemble des processus liés à la rémunération des salariés et à la gestion des ressources humaines au sein d'une entreprise. Il s'agit d'un outil centralisé visant à automatiser et à optimiser la gestion des salaires, des avantages sociaux, des congés, de la formation, du recrutement, des performances et la gestion administrative des employés.

5.1 Les fonctionnalités offertes par les outils de gestion de la paie et des RH  

Les outils de gestion de la paie et des ressources humaines simplifient et automatisent la gestion des processus RH. Ils contribuent à une meilleure organisation et au respect de la conformité légale. Ils favorisent également une gestion optimale des talents et une expérience employé améliorée au sein de l'entreprise. Voici les principales fonctionnalités offertes par les outils de gestion de la paie et des RH.

• Gestion de la paie : calcul automatique des salaires, taxes, cotisations sociales, conformément à la législation en vigueur.
• Administration du personnel : gestion des dossiers des employés, contrats de travail, données personnelles, horaires de travail, congés, absences, etc.
• Recrutement et gestion des talents : gestion du processus de recrutement, suivi des candidatures, évaluation des performances, développement des compétences et formation.
• Gestion de la formation : suivi des formations à destination des employés, gestion des budgets de formation et des plans de développement.
• Gestion des avantages sociaux : compléments de salaire, avantages en nature, etc.
• Reporting et analyses : génération de rapports, analyses et tableaux de bord pour évaluer les performances des employés, les coûts salariaux, le taux d'absentéisme, etc.
• Interface employé en libre-service : plateforme permettant aux employés d'accéder à leurs données (contrats de travail ou bulletin de salaire par exemple), de soumettre une demande de congé, etc.

5.2 Notre top 5 des meilleurs outils pour la gestion de la paie et des RH

Voici notre top 5 des meilleurs outils pour la gestion de la paie et des RH adaptés aux PME. 

• Sage Paie : logiciel permettant la gestion complète des processus de paie, calcul des salaires, déclarations sociales, absences, avantages sociaux et conformité légale.
• Payfit : logiciel de paie intégrant des fonctionnalités de calcul automatisé des salaires, gestion des congés, déclarations sociales et fiscales et conformité légale.
• Lucca : solution de gestion des ressources humaines et de gestion des notes de frais proposant des fonctionnalités pour la gestion des congés, la planification, le suivi du temps de travail et la gestion des frais professionnels.
• Cegid Paie : solution de gestion de la paie intégrant les dernières évolutions légales et sociales. Cet outil offre des fonctionnalités pour le calcul des rémunérations, la gestion du temps de travail, des absences et des déclarations obligatoires.
• EBP Paie : logiciel complet de gestion de la paie adapté aux PME. Il permet de gérer efficacement les bulletins de salaire, les déclarations sociales, les absences, les congés payés, les charges sociales, etc.

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