DAF en PME : Comment mettre en place un plan de gestion des risques ?

Un plan de gestion des risques décline les risques potentiels pour une entreprise et les mesures à prendre pour maintenir ces risques à un niveau acceptable. Dans le cadre de la PME et en l’absence de service contrôle interne ou de management des risques, c’est au DAF que revient l'élaboration de ce plan d'action. Comment élaborer et mettre en œuvre un plan de gestion des risques efficace pour assurer une gestion financière performante ? Notre équipe vous répond dans cet article.

1. L'évaluation des risques : le préliminaire incontournable du plan de gestion des risques

Le plan de gestion des risques expose l'ensemble du processus mis en œuvre, en commençant par l'identification, l'évaluation et la stratégie d'atténuation des risques. Cette évaluation des risques permet de catégoriser chaque risque par probabilité et par gravité. Cette démarche s'applique de la même façon sur :   

• les risques stratégiques ;
• les risques opérationnels ;
• les risques informatiques ;
• les risques commerciaux ;
• les risques humains ;
• les risques financiers ;
• les risques de conformité réglementaire et juridique ;
• les risques environnementaux ;
• les risques immatériels.

Le plan de gestion des risques comprend également la description de la procédure de surveillance et de contrôle des risques, l’analyse coûts-avantages et les impacts financiers. Ce plan de gestion des risques doit s'aligner sur les objectifs de l'entreprise et particulièrement les objectifs financiers et commerciaux.

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2. La conception du plan de gestion des risques étape par étape

La conception du plan de gestion des risques (plan d'action) comporte plusieurs étapes. Il est recommandé de suivre ces étapes dans l'ordre.

2.1 L'identification des risques : la base du plan d'action 

Lors de l'élaboration du plan d'action, la première étape consiste à identifier les risques susceptibles de menacer les activités de l'entreprise. Un risque peut avoir des conséquences financières, opérationnelles, liées à la réputation, etc. Chaque événement à risque identifié est enregistré dans un registre des risques. Cette démarche permet d'anticiper les problèmes potentiels et de mettre en place des actions correctives pour en atténuer les effets.

2.2 L'évaluation des risques : pour une analyse qualitative et quantitative

Après l'étape d'identification, les risques détectés subissent une évaluation. Ce processus vise à qualifier et quantifier le niveau de menace présenté par les risques identifiés. Chaque risque fait l'objet d'un examen fondé sur la probabilité d'apparition du risque et sur son impact potentiel (gravité). L'analyse des risques permet d'orienter la stratégie d'atténuation vers les risques les plus critiques et ainsi garantir une allocation efficace des ressources.

Pour visualiser les impacts potentiels, il est d'usage d'utiliser une matrice d’évaluation des risques. Ce modèle permet de mesurer la probabilité (allant de probabilité faible à probabilité élevée) sur un axe et la gravité (allant de gravité faible à gravité élevée) sur l’autre axe. Un événement à risque affichant une probabilité et une gravité élevée est jugé prioritaire.

2.3 L'élaboration des stratégies d’atténuation des risques

Identifiés, évalués et priorisés, les risques sont ensuite intégrés dans un plan d'action. À ce stade de la démarche, le DAF procède à l'élaboration de la stratégie d'atténuation (mitigation) des risques. En fonction de la nature du risque, la procédure peut privilégier :

• une stratégie d'évitement ;
• une stratégie de transfert ;
• une stratégie de réduction ;
• une stratégie d'acceptation.

Cette partie du plan de gestion des risques doit décrire les mesures d'atténuation, les actions d'urgence ainsi que les processus de suivi des risques.

2.3 L'élaboration des plans d'urgence 

Lors de l'élaboration des plans d'urgence, l'objectif consiste à cibler les risques forts, c'est-à-dire ceux qui potentiellement peuvent causer des dommages significatifs au projet. Il s'agit d'anticiper les scénarios les plus redoutables et de prévoir des réponses adéquates pour minimiser leurs impacts. Ces plans stratégiques visent à réduire au maximum les conséquences des risques majeurs en proposant des alternatives et des solutions de remplacement. 

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3. La mise en œuvre et le suivi du plan de gestion des risques

La mise en œuvre des mesures définies dans le plan de gestion des risques est un processus continu et dynamique. Elle exige une coordination efficace entre les différentes équipes et parties prenantes. La communication et la formation appropriées sont essentielles pour garantir que chacun comprend et exécute son rôle dans le processus.

3.1 La mise en œuvre pratique des mesures

La mise en œuvre des mesures commence par l'application des dispositifs prévus dans le plan de gestion des risques. Il s'agit de concrétiser les actions préventives et correctives définies pour chaque risque identifié. Pour une efficacité optimale, toutes les équipes et tous les intervenants participant au plan d'action ou au plan d'urgence doivent être informés et formés sur la manière d'appliquer ces mesures.

3.2 Suivi et révision des risques identifiés 

Au fur et à mesure que le projet avance et que le contexte évolue, certains risques peuvent perdre de leur pertinence tandis que d'autres peuvent émerger ou prendre de l'ampleur. La probabilité et l'impact des risques peuvent subir des changements. Les risques identifiés exigent donc un suivi continu. Parfois, ils nécessitent une révision et une réévaluation.

3.3 Identification de nouveaux risques en cours de projet 

Au fil du temps, l'efficacité du plan d'action peut être influencée par l'émergence de nouveaux risques. Le conseil est donc de rester vigilant pour identifier ces nouveaux aléas, de les analyser en profondeur et de les évaluer afin de maintenir le plan d'action constamment à jour. 

3.4 Évaluation de l'efficacité du plan de gestion des risques

Pour garantir la pertinence du plan de gestion des risques tout au long du projet, certains ajustements et améliorations doivent être apportés. Voici comment procéder à ce stade.

• Analyser les résultats actuels par rapport aux objectifs fixés dans le plan initial.
• Identifier les écarts et les zones où le plan a bien fonctionné.
• Mettre en lumière les lacunes du plan : risques incorrectement atténués, stratégies inefficaces, etc.
• Collecter les retours d'information des équipes et intervenants participant au projet et d'autres intervenants pour distinguer les succès et les points d'amélioration.
• Proposer des ajustements appropriés au regard des résultats de l'analyse et des retours d'information.
• Procéder à la mise à jour du plan de gestion des risques.
• Communiquer les changements apportés au plan de gestion des risques à toutes les parties concernées et vérifier que chacun comprend son rôle et son niveau de responsabilité.

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