L’automatisation des notes de frais pour se consacrer à leur cœur de métier

Socialclub, agence de publicité créée en 2017 et basée à Paris, a pour but de moderniser la publicité pour mieux répondre aux problématiques des marques, aux enjeux sociétaux et environnementaux. Réalisant des campagnes 360, Socialclub accompagne ses clients pour façonner leur identité et leur image de marque.

Pour la gestion des notes de frais et dépenses professionnelles, Socialclub a choisi Pleo. Depuis, les fondateurs et les équipes de commerciaux et producteurs (une vingtaine de personnes) utilisent la solution pour les dépenses du quotidien et celles liées à leurs projets clients, notamment les déplacements et les achats de matériel sur les tournages de publicité.

Pour cette première success story Pleo en France, nous avons discuté avec Valentin Fertillet, Co-fondateur et Managing Director de Socialclub, une agence de publicité parisienne qui utilise Pleo pour faciliter la gestion de ses dépenses et de ses notes de frais au quotidien.

Quels défis rencontriez-vous avant d’utiliser Pleo ?

Notre métier implique de nombreux déplacements et des achats imprévus. Ne disposant que de deux cartes professionnelles pour l’ensemble de l’entreprise via notre banque traditionnelle, de nombreuses dépenses étaient réalisées avec les cartes personnelles de nos équipes commerciales et de production. 

Le principal défi était de récupérer l’ensemble des justificatifs, de démêler les dépenses effectuées entre carte perso et carte pro, et d’associer ces frais aux projets clients. Cela nécessitait de nombreuses relances auprès des équipes.

Par ailleurs, le processus de création de notes de frais était tellement fastidieux que certaines petites dépenses n’étaient pas déclarées par l’équipe, pour gagner du temps. 

Entre les dépenses liées aux tournages, les achats du quotidien, et les abonnements en ligne, je dédiais l’équivalent d’une semaine par an pour clarifier et justifier les dépenses avec le comptable. Au-delà de la frustration et des frictions que cela pouvait engendrer, une note de frais perdue pour un achat important pouvait représenter un delta significatif dans la comptabilité.

Pourquoi avoir fait le choix de Pleo ?

Le choix s’est fait intuitivement. Lorsque nous avons découvert Pleo, nous avons su que c’était une solution nécessaire à notre entreprise en pleine croissance. L'interface et la facilité d’utilisation ont beaucoup pesé dans la décision.

Nous avons une culture de soft management, très horizontal, et la volonté d’accorder de l’indépendance et de la confiance à nos équipes : pouvoir inviter ses clients au restaurant, réserver un déplacement, ou payer du matériel lors d’un tournage... sans devoir avancer d’argent ou devoir demander la carte d’entreprise.

La mise en place de la solution s’est faite via l’application en quelques jours, avant de pouvoir l’implémenter et la connecter à nos outils de comptabilité avec le support de Pleo lors de la phase de déploiement.

Quels sont les résultats et bénéfices depuis la mise en place de la solution Pleo ?

La solution nous a fait gagner du temps et de l’argent, c’est indéniable. Par ailleurs, le principal bénéfice est l’allègement de la charge de travail liée à la gestion des notes de frais, aussi bien pour l’équipe financière et dirigeante, que pour l’ensemble des collaborateurs. Pour ces derniers, le sentiment de confiance et d’indépendance par l’entreprise est également très fort.

Pour accompagner la croissance de l’entreprise, des outils tels que Pleo sont précieux pour nous permettre d’automatiser des processus compta parfois fastidieux, et ainsi pouvoir nous concentrer sur notre réelle valeur ajoutée : la création de campagnes publicitaires et d’identités.

Quels sont les 3 mots clés qui vous viennent à l’esprit pour décrire Pleo ?

• Simple
• Esthétique
• Magique

Et la fonctionnalité Pleo qui vous impressionne le plus ?

L’alerte que les salariés reçoivent sur leur téléphone quand ils font une dépense. C’est un peu comme s’ils m’entendaient dire “N’oublie pas le reçu pour la note de frais”.