Comment mettre en place un reporting financier performant en PME ?

En tant que DAF, vous recherchez le maximum de visibilité et de contrôle pour tous les éléments qui contribuent au pilotage économique de l’entreprise. Le reporting financier constitue un outil intéressant et puissant, si vous le construisez de façon intelligente et rationnelle. Bâtissez-le avec les données disponibles et les bons outils, en vue d’une communication efficace. Voici des idées pratiques à mettre en œuvre pour optimiser la conception de votre reporting et de vos tableaux de bord ainsi que leur utilisation concrète.

Reporting financier en PME : un outil de pilotage essentiel

Tout directeur financier le sait bien, la visibilité est indispensable au contrôle. Plusieurs moyens permettent d’améliorer la connaissance de la marche de l’entreprise. Parmi les outils classiques, le reporting financier occupe une place centrale et de choix.

1.1 - Gérer une entreprise exige de la visibilité et du contrôle

Pour prendre les bonnes décisions, le dirigeant de PME doit disposer d‘informations fiables, à jour et pertinentes sur le fonctionnement de sa société. Qu’il s’agisse de données commerciales ou de fabrication, toutes concourent à déterminer la performance économique, la rentabilité et l’assise financière de l’entreprise.

Aussi, le reporting financier donne une vision synthétique et régulière du fonctionnement économique. Il met en évidence les ratios et indicateurs clés essentiels. Il présente leur évolution dans le temps ou leur comparaison à des objectifs budgétaires. Le DAF se veut alors le garant de la fiabilité de ce reporting qui apporte de la visibilité aux décideurs. 

1.2 - Le reporting financier, un outil de suivi et de communication sur la situation globale de l’entreprise

Ce document synthétique reprend les informations financières périodiques de l’entreprise. Il se destine généralement aux dirigeants, aux associés, investisseurs et banquiers. Tous recherchent une vision globale de la marche de la société.

Ils disposent ainsi de données standardisées avec des ratios et indicateurs qu’ils maîtrisent. Ils bénéficient alors de repères pour analyser la situation financière, tant au niveau de la structure du bilan que de la rentabilité présentée au compte de résultat. En ce sens, le reporting financier constitue un réel vecteur de communication. Ses lecteurs en comprennent les codes.

1.3 - Les atouts d’un reporting financier pertinent

En proposant un reporting performant à ses destinataires, le directeur administratif et financier contribue à :

• faciliter et améliorer la prise de décision des dirigeants ;
• professionnaliser une demande de financement auprès de la banque ou d’investisseurs ;
• détecter des anomalies, insuffisances ou dysfonctionnements de l’entreprise ;
• traduire les actions stratégiques de l’entreprise en données financières synthétiques ;
• identifier les besoins de tableaux de bord opérationnels complémentaires.

Comment mettre en place un processus de reporting financier efficace ?

Les atouts d’un reporting financier pertinent ne sont donc plus à démontrer. Encore faut-il parvenir à déployer ce processus correctement, avec la bonne organisation, un contrôle interne digne de ce nom, des données comptables fiables, une solution de Business Intelligence, etc.

2.1 - Les points et étapes clés pour structurer le reporting financier

Le reporting comme tout tableau de bord financier ou opérationnel doit être en phase avec la stratégie de l’entreprise. Commencez par lister les objectifs majeurs. Déterminez les indicateurs financiers pour les mesurer. N’oubliez jamais qu’un objectif suppose d'être quantifiable.

Identifiez ensuite les sources d’information qui permettent de déterminer ces KPI et ratios clés et avec quelle périodicité. Enfin, décidez et testez le format de visualisation des données financières, tableaux, graphiques, etc. grâce aux outils de datavisualisation.

Assurez-vous que l'actualisation du reporting intervient lorsque les données financières sont à jour et disponibles en comptabilité. Privilégiez les délais courts. Seule une information fraîche présente un réel intérêt pour la prise de décisions.

2.2 - Fiabiliser la data en amont du reporting grâce au contrôle interne

Le directeur administratif et financier de PME est souvent le garant du contrôle interne en vue de la maîtrise et du pilotage des risques. Dans ce cadre, il cherche naturellement à mettre le maximum d'éléments sous contrôle. Toutes les procédures et workflows déployés au sein de l’entreprise contribuent à sécuriser la data.

C’est la fiabilité des informations de base qui garantit un reporting financier sérieux et de confiance. Aussi, cette sécurisation des données s’avère fondamentale, avec un logiciel de Business Intelligence comme avec un tableur Excel. En quelque sorte, le DAF joue sa crédibilité.

2.3 - Adopter les bons outils de reporting pour automatiser et organiser les informations financières

Avec les évolutions technologiques de ces dernières années, le DAF dispose de nombreuses solutions aujourd’hui pour bâtir son reporting financier, automatiser les traitements et sa mise à jour. Il gagne en efficacité et améliore sa communication en adoptant les bons outils, tant pour l’analyse des données financières que pour présenter les tableaux de bord opérationnels de chaque service.

a - La puissance de la Business Intelligence (BI) pour le directeur administratif et financier

Même si Excel reste le tableur préféré dans les services financiers, il ne constitue plus le meilleur outil pour bâtir le reporting. Afin d’éviter les ruptures d’information et pour pouvoir immédiatement répondre à des questions sur une donnée comptable, le DAF a tout intérêt à adopter aujourd’hui un outil de reporting intégré ou une solution de Business Intelligence. La BI couvre toute la chaîne décisionnelle, extraction de la data, structuration, stockage et analyse des données puis restitution avec la technique de la datavisualisation.

En recourant à de tels outils, souvent sans formation lourde et sans compétences en langage du type SQL, les financiers gagnent en temps et en fiabilité. En outre, ils bénéficient de visualisations puissantes et automatisées parfois complexes à mettre en place sur Excel, comme des graphiques cascades, des jauges, etc.

b - Associer analyse des données financières passées et prévision budgétaire

Le DAF qui utilise une solution de Business Intelligence peut souvent désormais faire d’une pierre deux coups sans complexifier le travail. Des solutions allient ainsi l’analyse des données financières issues de la comptabilité et la réalisation de prévisions. Il devient alors aisé de bâtir un budget prévisionnel directement dans le logiciel en disposant des informations comptables passées. En outre, une telle construction budgétaire suit naturellement le découpage analytique créé en comptabilité.

Ce type de logiciel intègre alors nativement le contrôle budgétaire avec la mise en parallèle du réalisé et du budget. Opter pour un tel outil facilite grandement la tâche dans les services financiers. Par ailleurs, vous réduisez les erreurs du fait de l’absence de reprise de données, soit par saisie soit par intégration d'un fichier Excel.

Comment exploiter le reporting financier pour une gestion performante ?

Le reporting financier permet de mettre sous contrôle de nombreux éléments indispensables au pilotage d’une entreprise. Il nécessite aussi de le compléter par des tableaux de bord plus opérationnels. Ceux-ci apportent des éclairages supplémentaires et plus pointus.

3.1 - Mettre sous contrôle l’ensemble de l’entreprise dans le cadre d’un processus budgétaire

Les données issues de la comptabilité donnent des indications générales sur la performance de l’entreprise ainsi que sur sa structure financière. Toutefois, un reporting financier qui associe le réel et le budget apporte une vision plus complète aux dirigeants pour piloter. 

En partant de la comptabilité analytique et des budgets par service, le reporting présente notamment le niveau de la marge brute atteinte par période ainsi que la maîtrise des coûts par service. La consolidation de ces suivis financiers détaillés par activité ou par domaine fonctionnel conduit à mettre sous contrôle l’ensemble des rouages de l’entreprise. Avec un tel projet, vous limitez les risques. Vous disposez de KPI pour suivre la performance et la gestion de chaque secteur ou service. 

3.2 - Savoir compléter les données financières par des tableaux de bord opérationnels

Pour maximiser l’utilisation du reporting, pensez aussi à le compléter par des informations extra-financières. En construisant des tableaux de bord par activité ou par service, vous suivez des KPI plus opérationnels basés sur des données volumiques de vente, de production, d’heures travaillées, etc. Ces ratios apportent une vision plus concrète de l’exploitation et aident à auditer la situation économique et financière.

Ainsi, vous pouvez analyser les variations d’un poste en dissociant l’effet volume de l’effet prix par exemple. Vous pouvez aussi décomposer le mix produit notamment pour expliquer une fluctuation de marge brute. C’est une manière de faire parler sur leurs chiffres les managers en charge de l’opérationnel. Le DAF obtient alors une information plus fine sur la marche des affaires.

3.3 - Exploiter la puissance de la datavisualisation pour maximiser la visibilité et faciliter les prises de décision

Désormais, les outils d’automatisation du reporting financier aident grandement à concevoir des visuels percutants et parlants. Pour optimiser sa communication financière auprès des dirigeants et du management en général, le DAF a tout intérêt à exploiter la puissance de la datavisualisation.

Aujourd’hui, le métier de DAF comprend l’identification et le choix des meilleurs graphiques ou indicateurs pour les rapports financiers. L’équipe finance doit savoir faire parler les opérationnels et les dirigeants à partir de données issues de la comptabilité. Or, le chiffre reste quelque chose qui rebute souvent dans les entreprises. Les outils actuels aident à réduire ce frein métier. Autant s’en servir intelligemment pour favoriser les commentaires, les analyses et le storytelling.

Le DAF dispose de nombreuses solutions technologiques aujourd’hui pour bâtir son reporting financier global ou par activité. Chez Pleo, nous l’accompagnons également pour la visibilité et le contrôle des dépenses professionnelles des collaborateurs grâce à notre plateforme tout-en-un. En plus de gérer les factures, les notes de frais, les cartes d’entreprise, etc., notre outil comporte des fonctionnalités de reporting. Ainsi, vous bénéficiez en permanence d’une vision à 360° des dépenses engagées. Pour découvrir la puissance de notre plateforme, inscrivez-vous pour un essai gratuit.