Gestion des factures : les 5 défis des directions financières de PME

Le recouvrement de créances représente un des plus gros enjeux pour la stabilité financière des PME. 

Dans un contexte où les retards de paiement sont monnaie courante, adopter des pratiques efficaces pour maintenir une trésorerie saine est impératif. Suivi des retards de paiement, respect des exigences légales, préservation des relations clients, les directeurs financiers des PME doivent jongler avec nombreuses responsabilités lorsqu'il s'agit de la gestion des factures.

Quels sont les défis liés au recouvrement de créances dans les PME ? En quoi un logiciel de gestion comptable comme Pleo peut simplifier le processus de facturation ? 

1. La complexité de la gestion des flux de facturation.

La gestion des flux de facturation constitue l'une des tâches les plus complexes pour les petites et moyennes entreprises (PME). En cause : un contexte hétérogène, un grand volume de factures entrantes et sortantes et des perturbations liées à l’avènement de la facturation électronique. 

1-1 Gestion des flux de facturation dans les PME : un contexte hétérogène

Le circuit des factures est un parcours semé d’embûches. Ici, le processus consiste à comptabiliser, vérifier, payer et archiver chaque facture. Dans ce contexte, la complexité réside dans l’hétérogénéité des fournisseurs, la disparité des modes de paiement et la multiplicité des types de factures.

1-1-1 Processus de facturation et diversité des fournisseurs

Les PME interagissent avec un grand nombre de fournisseurs : grandes entreprises, fournisseurs locaux, prestataires de services, etc. Chacun de ses fournisseurs peut être soumis à des processus de facturation, des conditions de paiement et des exigences spécifiques, rendant ainsi la gestion des flux de facturation plus délicate. 

1-1-2 Workflow des factures fournisseur et multiplicité des modes de paiement

Les PME doivent composer avec une grande variété de modes de paiement : 

• paiement en espèces ;
• paiement par chèque ;
• paiement par carte bancaire ;
• paiement électronique ; 
• paiement par virements bancaires ;
• prélèvement automatique ;
• effets de commerce.

Chaque mode de paiement présente ses propres spécificités en termes de réception, d’enregistrement, de contrôle et d’approbation.

1-1-3 Process de validation des factures d'achat types variés de factures

Les factures peuvent revêtir différentes formes dans les PME : facture fournisseur, facture client, facture récurrente ou ponctuelle, etc. Le document peut être notamment :

• une facture papier ;
• une facture EDI (échange de données informatisé) ;
• une facture scannée envoyée en ligne;

Chaque type de facture peut avoir ses propres délais de paiement, modalités et exigences de traitement, ce qui complique davantage la gestion des flux de facturation.

1-2 Un grand volume de factures entrantes et sortantes

Dans une PME, le traitement d'un volume important de documents provenant de divers fournisseurs représente l'une des principales difficultés de la gestion des flux de facturation. Au cours d’une transaction, plusieurs documents sont générés : bon de commande, devis, bon de livraison, facture, acompte, etc. La gestion de cette multitude de documents peut rapidement devenir fastidieuse et chronophage pour les services impliqués, notamment le service des achats et la comptabilité. Elle peut surtout devenir source de lenteurs, voire de retard.

1-3 La transition vers la généralisation de la facturation électronique 

La gestion des flux de facturation est d'autant plus épineuse dans un environnement en constante évolution. Ici, c’est à la transition vers la facturation électronique que nous faisons référence. Cette transition, bien que bénéfique à long terme, peut poser des difficultés initiales. Elle entraîne la modification des processus internes, la formation des collaborateurs et la refonte du cycle de facturation.

1-4 Quels outils pour simplifier et automatiser les processus de facturation ?

Avec l'avènement des logiciels de finance et de comptabilité, piloter efficacement le traitement des factures est désormais à la portée de toutes les entreprises. Ces applications permettent d'automatiser de nombreuses tâches manuelles : saisie des données, validation des factures et suivi des paiements. Elles sont gages de gain de temps, de réduction d’erreurs, de traçabilité et de conformité. Ces outils comptent parmi leurs fonctionnalités :

• la réception des factures ;
• la comptabilisation des factures ;
• l'approbation des factures ;
• la génération des paiements ;

l'archivage des documents.

2. Les risques liés aux erreurs et aux retards de paiement

Les erreurs de facturation, les retards de paiement et les doubles paiements sont des risques courants dans la gestion des PME. Leur occurrence peut entraîner de lourdes conséquences financières et opérationnelles.

2.1 Erreurs de facturation et retards de paiement : les risques de la gestion fournisseurs

Les erreurs de facturation et les retards de paiement constituent les deux risques planant sur la gestion des relations avec les fournisseurs. Par erreur de facturation, on entend généralement une confusion sur les produits ou les montants facturés, voire une inexactitude sur les conditions de paiement ou les délais de livraison. 

2.2 Les conséquences financières et opérationnelles des erreurs de facturation et des retards de paiement

Qu’il s’agisse d’erreurs de facturation, de retards de paiement ou de doubles paiements, les conséquences financières et opérationnelles impacteront votre entreprise et votre fournisseur. Dans les faits, l’entreprise sera confrontée à :

• une perte de liquidités ;
• un impact sur la trésorerie ;
• une accumulation de dettes ;
• une augmentation des frais de financement ;
• un risque de litiges ;
• un impact négatif sur la réputation de l'entreprise ;
• une altération de la relation fournisseur-client.

2.3 Les mesures préventives en matière de facturation 

Afin d’éviter ou limiter les erreurs de facturation et les retards de paiement, le directeur financier doit établir des processus de traitement et de recouvrement minutieux. Ces mesures préventives sont couramment listées dans le plan de gestion des risques de l’entreprise. Il peut s’agir entre autres de :

• la mise en place de contrôles de qualité rigoureux pour vérifier l'exactitude des factures ;
• l’automatisation des processus de facturation et de paiement pour réduire les risques d'erreurs humaines ;
• l’utilisation de logiciels de gestion financière pour suivre les délais de paiement et les échéances ;
• la communication proactive avec les fournisseurs pour résoudre rapidement les problèmes de facturation et éviter les retards de paiement ;
• la formation du personnel sur les procédures de facturation et de paiement pour minimiser les erreurs.

3. Le manque de visibilité et de contrôle sur les dépenses

Le manque de visibilité et le défaut de contrôle sur les dépenses font partie des écueils de la gestion financière des entreprises. Sans un bon pilotage des dépenses, il est impossible d’anticiper les frais, mais également les besoins futurs de l’entreprise. En d’autres termes, une gestion des dépenses défaillante ou l’absence de contrôle des coûts peut entraîner des erreurs de budgétisation, voire des pertes financières. En fin de compte, c’est également la confiance des investisseurs et des actionnaires qui peut être en jeu.

Pour gérer efficacement les dépenses, l’entreprise doit savoir qui a acheté quoi, à quel prix et pour quelle occasion. Cette démarche implique la surveillance et l'analyse des dépenses en conservant un juste équilibre entre confiance et contrôle. Pour atteindre cet objectif, l’équipe finance peut s’appuyer sur :

• l’automatisation du processus de gestion des dépenses ;
• la digitalisation des notes de frais ;
• la dématérialisation des documents ;
• l‘utilisation de cartes de paiement professionnelles.

4. Assurer la conformité réglementaire lors du traitement des factures

Assurer la conformité réglementaire en matière de facturation représente un défi de taille pour les entreprises. Cette précaution est d’autant plus vraie lorsqu’elle touche aux exigences en matière de TVA ou de facturation électronique. Ne pas respecter ces règles peut exposer l’entreprise à de sévères conséquences juridiques et financières en cas de contrôle par l’administration fiscale. La sanction encourue atteint :

• 15 euros par mention inexacte ou manquante en cas de facture non conforme ;
• 50 % des sommes versées ou reçues en cas de fausses factures ou de défaut de facturation ;
• majorations et intérêts de retard en cas d’omission de TVA.

Pour garantir la conformité des factures, l’entreprise peut opter pour :

• la mise en œuvre de processus de vérification et de validation des factures ;
• l'utilisation de logiciel facturation ;
• la formation régulière des collaborateurs sur les règles fiscales et juridiques de la facturation ; 
• la collaboration avec des experts en matière de fiscalité et de conformité réglementaire.

 5. La gestion des processus manuels dans le traitement des factures

La gestion des factures fournisseurs peut sembler simple. Le processus suit généralement les étapes suivantes :

• réception des factures au format papier ou électronique ;
• vérification et enregistrement comptable ;
• rapprochement avec les bons de commande et les bons de réception ;
• paiement des fournisseurs ;

Ces tâches sont souvent synonymes de perte de temps pour de nombreuses entreprises lorsqu’il s’agit de traiter manuellement les factures. Pour gagner en rapidité et améliorer l'efficacité du processus de facturation, l'automatisation du poste fournisseur demeure la meilleure solution. L'utilisation d’un logiciel de gestion des factures électroniques ou d’une solution de numérisation des documents offre les avantages suivants :

• accélération du traitement des factures ;
• allègement des tâches manuelles fastidieuses ;
• précision et cohérence des données ;
• diminution des risques d'erreurs humaines ;
• réduction des risques de perte de documents ;
• respect des délais de paiement ;
• garantie de transparence et de traçabilité du processus de validation ;
• éradication des factures frauduleuses et des dépenses non conformes.
  
  

10h30 : c’est ce que demande le traitement manuel de 120 factures par mois, soit 126 heures par an. Avec Pleo, la bonne nouvelle, c’est que le traitement du même volume de factures ne représente que 12 heures par an.

Optimisez la gestion de vos factures fournisseurs avec Pleo ! Simplifiez la saisie, le traitement, la validation, le paiement et la comptabilisation, le tout en un seul endroit. Avec Pleo, vous pouvez également automatiser la gestion de vos dépenses professionnelles.