De CFO-agenda: 6 inzichten voor het aansturen van financiële digitale transformatie

Digitale transformatie staat dit jaar hoog op de agenda van financiële leiders in heel Europa. Uit Het CFO-handboek voor 2024 blijkt dat maar liefst 68% van de senior besluitvormers actief werkt aan het implementeren van digitale transformatie binnen hun bedrijf.

In ons recente webinar gingen we dieper in op de cijfers uit het CFO-handboek en lieten we diverse financiële leiders aan het woord over hoe bedrijfsprocessen met behulp van digitale transformatie efficiënter kunnen worden ingericht.

Ross Latta, medeoprichter, CEO en CFO van MacroFin, deelde enkele gouden tips om je voor te bereiden op nieuwe systemen binnen je organisatie. Oliver Wimshurst, FinOps Lead bij Rora, belichtte hoe technologie de rol van financiële teams significant verandert. En Faith Metobo, Senior Finance Manager bij Blinkist, legde uit hoe je een succesvol stappenplan uitrolt voor digitale transformatie.

Heb je het live-evenement gemist? Geen zorgen. Hier zijn de belangrijkste inzichten uit het webinar: 👇

1. Succesvolle financiële teams zijn wendbaar en flexibel

Wat een financieel team succesvol maakt, verschilt per bedrijf en per sector en is afhankelijk van uiteenlopende zaken. Toch ligt de sleutel tot succes volgens MacroFin-CEO Ross Latta bij “de mensen die openstaan voor systematische verbetering en verandering. Door veranderingen te verwelkomen en in goede banen te leiden, blijft het team stabiel en efficiënt functioneren. "Hierdoor kunnen processen goed worden geautomatiseerd.”

Een goede financiële leider begrijpt de nuances tussen diverse sectoren en past de strategie daar slim op aan. Faith Metobo van Blinkist: “Bedrijven hebben baat bij op data gebaseerde oplossingen die zowel flexibel als schaalbaar zijn en waarin cybersecurity een belangrijke rol speelt.”

Oliver Wimshurst van Rora voegt daaraan toe dat je moet voorkomen dat je vast komt te zitten in een stagnerende industrie.

Maar hoe vind je als finance-team de ruimte om buiten je dagelijkse taken om met innovatie bezig te zijn? De sprekers in het webinar zijn daar duidelijk over: door een probleem te delen, halveer je het. Goede onderlinge communicatie en samenwerking verlichten dus de druk. De tijd die je opoffert in het heden, leidt bovendien tot tijdsbesparing in de toekomst.

2. Hoe bedrijven het momentum van digitale transformatie kunnen behouden

“Veel CFO’s hebben beperkte ervaring met digitale transformatie, zeker ten opzichte van IT-managers. Dit leidt nogal eens tot uitstelgedrag, want wat je niet goed begrijpt, ligt zo ver buiten je comfortzone dat je er liever niet aan begint.”

Volgens Ross komt succes voort uit een sterk team dat goed wordt ondersteund door de CFO. Leiders moeten hun verantwoordelijkheid nemen om hun team te versterken, te ondersteunen en te leiden.

Ook zorgvuldige planning is belangrijk bij digitale transformatie. Het maken van een roadmap kan hierbij helpen. “Je houdt hiermee niet alleen koers, maar voorkomt ook dat je je constant laat afleiden door de nieuwste toeters en bellen rondom digitalisering."

James Keating, CMO bij Pleo en moderator van het webinar, herhaalt het punt van Ross en zegt dat “het creëren van een solide basis en een plan en strategie” het belangrijkste is. Toch is de angst voor mislukking bij financiële teams vaak groot, dus hoe stimuleer je je team om te innoveren?

Ook tijd en kosten vormen een barrière. Ollie ziet bijvoorbeeld dat besluitvormers zich zorgen maken over investeringen rondom digitale transformatie, terwijl die investeringen er nu juist voor zorgen dat hun bedrijf toekomstbestendig wordt. “Zie het niet als overhead, maar als een investering die zich in de toekomst terugverdient.”

3. De evolutie van financiële teams in 2024 en daarna

Het takenpakket van financiële professionals verandert. Traditionele boekhoudtaken worden steeds meer geautomatiseerd, waardoor financiële leiders eindelijk tijd overhouden voor het geven van strategisch advies. Dat geldt ook voor andere finance-medewerkers in het team.

Volgens Ross is waarde toevoegen aan het bedrijf een primair doel geworden voor financiële teams. Een goede samenwerking tussen finance en andere teams is daarbij essentieel. “Door het financiële team te betrekken bij verschillende afdelingen, worden mensen aangemoedigd om de juiste vragen te stellen rondom finance.”

De belangrijkste reden dat financiële teams evolueren, is de opkomst van technologie. Ollie ontving vroeger bijvoorbeeld schoenendozen vol met bonnetjes, die stuk voor stuk handmatig werden ingevoerd in Excel.

Een groot voordeel van technologie is dat het financiële team veel beter kan samenwerken met andere afdelingen. Ollie deelt bijvoorbeeld statistieken met het marketingteam om inzicht te krijgen in cijfers of strategieën.

4. Hoe en waar begin je met digitale transformatie?

Het is verstandig om vooraf een begin- en eindpunt vast te stellen. Hierdoor heb je een stip op de horizon en weet je vanuit welke plek je vertrekt. Faith benadrukt dat je hier vooraf goed over moet praten met je team. Hierdoor leg je de pijnpunten van je huidige werkwijze bloot en kun je bepalen waar en hoe je kunt beginnen met digitale transformatie. Je kunt daarnaast ook een expert vragen om mee te kijken naar de mogelijkheden.

Sommige bedrijven hebben de neiging te snel te gaan. Ze overhaasten de implementatie van nieuwe software, waardoor werknemers geen adequate training krijgen. Neem hier ruimschoots de tijd voor, want de overgang naar een nieuw systeem vergt veel voorbereiding.

Wat daarbij helpt, is het opstellen van een checklist, aldus Ross:

1. Start met een goede voorbereiding: Breng je huidige processen in kaart, identificeer de pijnpunten en bepaal welke voordelen digitale transformatie jouw organisatie kan bieden.
2. Stel een roadmap op: Bepaal zo concreet mogelijk welke processen binnen je finance-team vernieuwd en verbeterd moeten worden en welke tools daarbij kunnen helpen. Neem je tijd om deze tools te ontdekken, te testen en te vergelijken.
3. Voorzie je team van de juiste middelen: Zorg dat je team over voldoende tijd, capaciteit en middelen beschikt om aan de slag te gaan met digitale transformatie.
4. Blijf doorlopend verbeteren en ondersteunen: Je kunt de waarde van elke softwareoplossing maximaliseren door vooraf goed te plannen, maar ook door flexibel te blijven. Voeg op basis van voortschrijdend inzicht zo nodig nieuwe oplossingen toe aan je roadmap.

5. Vind de juiste balans tussen groei en stabiliteit

Om te groeien, heb je een gezonde balans nodig tussen vooruitgang en stabiliteit. Maar hoe help je je team en je klanten om dat evenwicht te vinden? “Het is vooral belangrijk dat je realistisch bent,” zegt Faith. “Wees transparant en baseer jezelf op data. Daarmee neem je onzekerheid weg.”

Faith vervolgt: “Om snel te kunnen schakelen, moeten mensen weten wat er speelt binnen de organisatie, ook buiten hun eigen team om. Wanneer finance-medewerkers financiële analyses en boekhoudgegevens delen met andere teams, stimuleer je op data gebaseerde besluitvorming.”

Dat dit soort processen niet altijd perfect lopen, weet Ross uit ervaring. “Soms geef je op korte termijn meer geld uit, maar kun je daardoor wel sneller inspelen op veranderingen. Mijn tip is om bij hoge kostendruk allereerst de stabiliteit te waarborgen. Als dat eenmaal gelukt is, kun je je kosten verlagen zonder dat je inboet aan flexibiliteit.”

Hij voegt daaraan toe: “Neem elke businesscase voor nieuwe vaste uitgaven nauwkeurig onder de loep. Ga zorgvuldig na wat de concrete voordelen zijn om een vast bedrag te besteden aan het implementeren van een nieuw systeem of het aannemen van extra personeel voor je bedrijf.”

6. Maak onderscheid tussen kosten en uitgaven

Uit het CFO-handboek blijkt dat ongeveer de helft van de bedrijven onderscheid maakt tussen uitgaven en kosten. Toch kan slechts 27% uitleggen wat nu precies het verschil is.

Volgens Ollie is dat vooral een communicatieprobleem. “Finance-medewerkers worden nog altijd beschouwd als onbenaderbaar en afstandelijk. Als er vragen zijn, bijvoorbeeld over het verschil tussen kosten en uitgaven, worden deze dus niet gesteld. Dat is zonde, want het leukste aan dit werk is nu juist om mensen ontmoeten en het gesprek aan te gaan.”

Het belangrijkste verzoek van Ollie is dan ook om proactief vragen te stellen aan het financiële team. “De beste finance-teams staan klaar voor hun collega’s.”

Die communicatie werkt volgens Faith wel twee kanten op. Ze stimuleert haar team dan ook om proactief over kosten en uitgaven te communiceren. “Kleine dingen kunnen snel uit de hand lopen als je er geen oog op houdt. We hebben daarom verschillende uitgavencategorieën opgesteld voor kleinere uitgaven, maar houden veel gedetailleerder toezicht op grotere kostenposten zoals budgetten.”

Ross voegt daar nog graag een gouden formule aan toe: het centraliseren van je zakelijke uitgaven in één systeem met consistente rapportage, segmentering, labels en goed doordachte boekhoudcodes.

Pfoe, dat was ‘m… 

We hopen dat je een beter beeld hebt van hoe je digitale transformatie implementeert en aanstuurt binnen je organisatie. Nog even kort samengevat: bepaal een concreet begin- en eindpunt, stimuleer de communicatie tussen het financiële team en andere afdelingen, reserveer voldoende tijd om nieuwe systemen te implementeren en je personeel daaraan te laten wennen en omarm de veranderende rol van finance-professionals binnen je bedrijf.

O, en nu we het er toch over hebben: wat dacht je van een alles-in-één-oplossing voor het beheren van al je zakelijke uitgaven? Ga vandaag nog met ons in gesprek en ontdek meer over Pleo, dé toonaangevende uitgavenbeheeroplossing van Europa.