Vad är budgetering och hur ska jag budgetera?

Budgetering är den process som leder fram till en budget. En budget är i sin tur en ekonomisk plan och prognos för företagets ekonomiska händelser. I den här artikeln berättar vi mer om budgetering och varför det är viktigt för ditt företag.  

Vad är skillnaden mellan budget och budgetering?

Ja, som du nu förstår är budget och budgetering två begrepp som hänger ihop. En budget är vanligtvis knuten till en specifik tidsram, såsom ett räkenskapsår, och tas ofta fram baserat på olika avdelningar eller affärsenheter inom en organisation. Den utgör en plan för den ekonomiska utvecklingen som förväntas inom organisationen under en specifik tidsperiod. Planen omfattar både förväntade intäkter och kostnader, och kan även inkludera investeringar och kassaflöde. 

Så vad är då definitionen av budgetering? Budgetering är processen att skapa, förvalta och genomföra en budget. Här ingår stegen att samla in data, sätta upp mål, fördela resurser samt övervaka och utvärdera resultatet. Budgetering är även relaterat till användningen av nyckeltal (KPI:er). Mer om nyckeltal kan du läsa här. 

3 huvuddelar inom en budget som kräver budgetering

Resultatbudgeten är vanligtvis ett huvudfokus när det kommer till ett företags budget. Den inkluderar förväntade intäkter och kostnader. Syftet med resultatbudgeten är att beräkna och styra organisationens inkomster och utgifter. 

Likviditetsbudgeten behandlar företagets likviditet. Med andra ord de tillgängliga likvida medlen. Likviditetsbudgeten återspeglar företagets förmåga att betala sina förpliktelser under en given tidsperiod. Den visar om företaget faktiskt har tillräckligt med likvida medel för att täcka sina utgifter, samt vilka betalningar som väntas komma in. 

Den budgeterade balansräkningen visar en prognos över hur tillgångar, eget kapital och skulder förväntas utvecklas under den period som omfattas av budgeten. Det här ger dig en uppskattning av organisationens finansiella ställning under den angivna tidsperioden. 

Budgetering i praktiken?

Det är viktigt att ditt företags intäkter överstiger utgifterna. Det är så ni kan gå runt i långa loppet. För att försäkra dig om att ni inte konsumerar över era tillgångar kan du använda dig av budgetering. En budget grundar sig såklart i antaganden och uppskattningar, som dessutom är föränderliga. Men trots det utgör den ett viktigt hjälpmedel för att hantera företagets ekonomi.                                                                                                                                                                                                                                 

En budget kan ge en känsla av trygghet då den markerar en väg för företagets ekonomiska framtid. Syftet med budgeteringen är att få en översikt över hur tillgångarna ska fördelas och användas, vilket i sin tur ger ett underlag för strategiska beslut. En budget kan även fungera som ett motiverande verktyg som ökar medarbetarnas insikt och kunskap om företagets ekonomiska mål och önskade resultat.  

Hur gör man en budgetering?

När det kommer till budget och budgetering finns det ett flertal metoder att använda sig av. Faktorer som verksamhet, företagskultur och tidigare erfarenheter kan påverka valet av metod. Här är några exempel på metoder för budgetering:  

Rullande budget (rullande prognos): Ger en kontinuerlig bild av prognosens tidsram, vilket innebär att budgeten/prognosen ständigt uppdateras och flyttas framåt i tiden. Det här skiljer sig från traditionella prognoser som vanligtvis avslutas vid en specifik tidpunkt, oftast i slutet av verksamhetsåret. 

Kontobaserad budget: Utgår från en kontoplan som är en förteckning över alla konton som företaget använder för bokföring. Det här är en klassisk metod för ekonomisk planering. 

Drivarbaserad budget: Planeras utifrån verksamhetsnära faktorer såsom antal sålda produkter, beläggningsgrad eller volym. Fokus ligger på ‘drivare’ som är väsentliga för verksamheten och lättförståeliga för medarbetarna.  

Top-down budget: Ledningen utarbetar en övergripande budget för hela företaget baserat på affärsmål och tidigare budgetar, och fördelar sedan budgeten till olika avdelningar eller områden. 

Bottom-up budget: Budgeten byggs upp nedifrån och sammanställs till en total budget, där olika avdelningar eller enheter skapar sina egna budgetar. Ledningen granskar dessa och gör eventuella ändringar innan en slutgiltig budget framställs.  

Zero-based budgeting: Avdelningar måste kontinuerligt motivera sin budget och sina kostnader för varje ny budgetperiod. Ingenting anses vara förutbestämt med syftet att öka medvetenheten om kostnaderna och tvinga chefer att utgå från vad som är nödvändigt för kommande perioder. 

Beyond Budgeting (budgetlös styrning): Här måste avdelningarna kontinuerligt rättfärdiga sin budget (och sina kostnader). Ingenting anses vara inkluderat för nästa budgetperiod. Tanken är att företaget ska bli mer kostnadsmedvetet. 

Tips: Slipp delade kreditkort med Pleos företagskort för medarbetare. Visa tillit till teamet samtidigt som du behåller kontrollen. Pleo erbjuder individuella köpgränser, inbyggda kontrollverktyg, automatisk kvittohämtning och mycket mer. Med Pleo-kortet är det ännu enklare att fördela budgeten mellan avdelningar. 

Varför är det viktigt att budgetera?

Det finns många fördelar med budgetering. Nedan följer några av dem:  

Överblick och kontroll: Genom att skapa en budget får du en översikt över dina inkomster och utgifter. Det ger dig kontroll över dina pengar och vart de går. Dessutom hjälper det dig att inte spendera mer pengar än vad du faktiskt har. 

Planering och målsättning: En budget hjälper dig att planera för framtida utgifter och mål. Genom att dela ut specifika belopp till olika avdelningar kan du spara för stora inköp, eller för långsiktiga mål. 

Minskad ekonomisk stress: En budget kan minska stress kring pengar eftersom du varje månad vet vad du kan förvänta dig. Det är även enklare att undvika att hamna i ekonomiska svårigheter eftersom du håller dig till företagets ekonomiska gränser. 

Identifiera möjligheter att spara: Genom att noggrant granska företagets budget kan du identifiera områden där det finns möjlighet att spara pengar. Det kan vara genom att minska onödiga utgifter eller hitta billigare alternativ.

Förberedelse för nödsituationer: Genom att budgetera och spara pengar kan du bygga en nödfond att använda vid oväntade utgifter eller ekonomiska svårigheter. 

Pleo hjälper dig med företagets budget 

Med Pleo får du full insyn i företagets kostnader och en tydlig överblick över alla utgifter, både per individ och för varje avdelning. Vi gör det enklare att få kontroll över ekonomin och sätta en budget. 

Pleo tar hand om mycket mer än bara kortutgifter. Hantera egna utlägg, milersättning, traktamente och prenumerationer lika smidigt, och på samma plattform. Testa Pleos redan nu – och underlätta samtidigt för din budgetering.