CFO agenda: 6 nyckelinsikter för effektiv digitalisering

Digitalisering finns på de flesta ekonomiansvarigas radar i år. 

I vår CFO-handbok för 2024 upptäckte vi att 68 % av de seniora beslutsfattarna ägnar sig åt någon form av digitalisering just nu.

För att djupdyka i ämnet höll vi ett webbinarium inspirerat av handboken. Högt uppsatta ekonomichefer deltog i en diskussion kring hur digitaliseringen kommer att bana väg för mer effektiva processer. 

Ross Latta, medgrundare, VD och CFO på Macrofin delade med sig av sina bästa tips för hur du förbereder dig för ett nytt system. Oliver Wimshurst, FinOps Lead på Rora gick igenom hur teknologin förändrar ekonomiavdelningens roll och Faith Metobo, Senior Finance Manager på Blinkist, berättade hur du tar dig från punkt A till B under digitaliseringsresan.

Missade du eventet live? Inga problem. Här presenterar vi de viktigaste insikterna från samtalet 👇

1. Framgångsrika ekonomiavdelningar är agila och anpassningsbara

En bra ekonomiavdelning anpassar sig efter företagets behov. Det finns inget tillvägagångssätt som är rätt för alla. Variationer i regelverk, affärsmodeller, marknadsdynamik, ekonomiska utmaningar och möjligheter kan variera stort mellan olika branscher och ställer olika krav på ekonomiavdelningen.

Enligt Ross är det “de som har en öppen inställning till förbättringar och kan anpassa sig till nya system, och som gör förändringar för att automatisera och stabilisera processer med effektiv teknologisk användning” som lyckas. 

Förmågan att förstå de ekonomiska strategierna och skräddarsy dem efter företagets situation är den viktigaste egenskapen ekonomichefer kan ha. Och Faiths kommentar om att “jobba datadrivet på ett agilt och skalbart sätt med cybersäkerheten i bakhuvudet” hjälper företag att förstå vilka behov de har. 

Men att inte fastna i en stagnerad bransch är Ollies huvudstrategi.

Men hur kan ekonomiavdelningen hitta tid och utrymme för att tänka längre än de dagliga uppgifterna? För Ollie handlar det om öppen kommunikation och samarbete. Att ha starka ledare som inspirerar till nyfikenhet och öppnar upp för nya sätt att förbättra de egna processerna är rätt väg framåt enligt Ross. För Faith handlar det i grund och botten om att offra en liten del av nutiden för att lösa framtida problem och spara tid.

2. Så kan företag driva digitaliseringen framåt 

“CFO:er kan ha sämre erfarenhet av digitaliseringsresor än IT-chefer, och i många fall gör de sig skyldiga till förhalning av projektet till förmån för sysslor som de känner sig mer bekväma med.” 

Ross insikter bottnar i att framgång byggs med hjälp av starka team som får det stöd de behöver för att kunna göra ett bra jobb. Ledare behöver axla ansvaret och ge sina team den hjälp och inspiration de behöver för att förändringar ska kunna genomföras.

Noggrann planering och identifiering av potentiella utmaningar bidrar också. "När du väljer leverantör ska du fokusera på dina problem och inte låta dig distraheras av ytligheter hos andra mjukvaror."

James Keating, CMO på Pleo och moderator för webbinariet, säger att det är viktigast att “bygga en stabil grund och ha en plan och strategi". Men med ökad press och rädsla för misslyckande, finns det ens utrymmet för ekonomiavdelningar att driva innovation?

Ovanpå de här sakerna tillkommer också två vanliga bristvaror – tid och pengar. Ollie ser ofta att beslutsfattare oroar sig över hur mycket en digitalisering av ekonomiavdelningen kommer att kosta. Då glömmer beslutsfattarna att se på projektet som en framtidssäkring av företaget. "Se det som en investering."

Och, naturligtvis, "var medveten om syftet med vad du försöker göra."

3. Utvecklingen av framtidens ekonomiavdelning

Ekonomi handlar inte bara om att balansera budgetar. Vi har sett en tydlig förändring där ekonomiansvariga går från att ägna sig åt traditionell bokföring till att vara proaktiva rådgivare och strategiska ledare inom företagen de jobbar på. 

Att ha meningsfulla samtal om allt från väntetider på utbetalningar för utlägg, intäktsstrategier och investeringar innebär att beslutsfattandet är mer samarbetsvilligt och värdefullt avdelningarna emellan.

Att behålla drivkraften in i 2024 och framåt är målet. Men att komma i gång kan kännas motigt för vissa företag.

Ross säger att “målet är att se till att ekonomiavdelningen tillför mer värde till företaget." Han fortsätter med att beskriva hur de bokföringsansvarigas tankesätt håller på att förändras och hur de blir mer inriktade på teknik. Enligt Faith är det lika viktigt att introducera ekonomiavdelningen för olika avdelningar för att uppnå de strategiska målen genom att låta folk ställa frågor. Processen är beroende av stöd och effektivt ledarskap.

Men framför allt är det den tekniska utvecklingen som förändrar ekonomiavdelningens roll. Ollie brukade ta emot skokartonger fyllda med kvitton, som han var tvungen att gå igenom och mata in i Excel ett och ett.

"Vi befinner oss vid den här fantastiska punkten där enklare uppgifter automatiseras så att ekonomiavdelningen får möjlighet att bli mer av en affärspartner."

Ekonomiavdelningen har tillgång till data över hela företaget. Ollie tar ofta fram mätvärden till marknadsteamet för att kunna ställa frågor om siffror eller strategier som kan bearbetas – för företaget vinner trots allt på att generera pengar.

Och ekonomiavdelningen spelar en avgörande roll i att stötta den processen.

4. Här ska du börja din digitaliseringsresa

Att ha en utgångspunkt på plats är smart. Men att ha en tydlig start- och slutpunkt bäddar för företagets framgång.

För Faith börjar allt med en bedömning av nuläget: ha en punkt A och skapa en tydlig karta över hur du kommer till punkt B genom att prata med revisorer, diskutera problem och förstå exakt vart du vill komma.

Vissa företag kan skynda på processen och hitta leverantörer av smarta verktyg. Men att förbereda sig för nya system tar tid.

Ross rekommenderar att skissa en grundläggande checklista över nyckelområden att ha med sig för att teamet ska hålla sig på rätt spår:

1. Förberedelse och beredskap: Ta in experter för att kartlägga alla processer och identifiera smärtpunkter för att få en tydligare bild av de potentiella fördelarna.
2. Gör en plan: Oavsett om företaget förbereder sig för en börsintroduktion, implementerar en ny faktureringsprocess eller förbereder sig för tillväxt, är det viktigt att veta varför de nya processerna behövs. Tänk på det vid val av leverantörer och var inte rädd för att tacka nej om resursen inte är rätt.
3. Utrusta teamet: Att se till att teamet har alla resurser de behöver på plats, med tillräcklig tid och kapacitet för att implementera verktygen, gör att du slipper problem längre fram.
4. Erbjud löpande stöd: Att få ut mycket av varje programvara är viktigt för den inledande planeringen och för att inte bli överraskad senare. Om du kontinuerligt lägger till delar i den planen och på så sätt stöttar implementeringen kan du lägga till fler lösningar vid behov och integrera dem i din nuvarande techstack.

5. Hitta rätt balans mellan tillväxt och stabilitet 

Vi såg i CFO-handboken att nyckeln till motståndskraftig tillväxt ligger i att hitta rätt balans. Tillväxt är ett mål, men stabilitet är kärnan. Men hur kan ledare stötta sina team och kunder i att uppnå rätt balans?

"Var realistisk och datadriven när du prognostiserar och var transparent med ditt team," säger Faith, "för om du är realistisk minskar osäkerheten."

"Folk behöver veta vad som händer i olika team, budgetar och organisationen i stort för att snabbt kunna anpassa sig," fortsätter hon, "och ekonomiavdelningen kan vara en viktig del i det här genom analys och bokföring. Att dela information med andra team kan driva bättre beslut."

Under osäkra tider är det inte alltid enkelt.

Ross strategi har varit att minimera fasta kostnader så mycket som möjligt. Han säger att det “kan innebära högre månadsavgifter på kort sikt, men det tillåter dig att röra dig snabbare. Om det finns ett kostnadstryck behöver du fokusera på stabilitet, men då har du flexibiliteten att minska din kostnadsbas överlag."

Han tillägger att det är viktigt att "utvärdera din affär utifrån nya fasta kostnader noggrant. Utmana de potentiella fördelarna som kan komma från investeringen innan du åtar dig en fast kostnad för att införa ett nytt system eller anställa mer personal till företaget."

Att ha flexibilitet kan också komma med andra bonusar för företag. Enligt Ollie är förmågan att vara smidig “en stor konkurrensfördel för mindre startups."

6. Skilj på utgifter och kostnader 

Handboken visade att hälften av företagen betraktar utgifter och kostnader som två olika saker. Men bara 27 % har tydliga riktlinjer för hur de skiljer sig åt.

Enligt Ollie är det “mest ett kommunikationsproblem." Han säger att folk "historiskt sett har sett ekonomi som den här killen i kostym som står isolerad och otillgänglig i ett hörn. Det tycker jag är upprörande eftersom en av mina favoritdelar av jobbet är att träffa nya människor och prata, så jag vill att resten av företaget ska komma och prata med mig om de inte vet skillnaden mellan exempelvis utgift och kostnad."

De bästa ekonomiavdelningarna är de som är villiga att stå framför hela företaget och ta den diskussionen. Att övriga avdelningar ska kunna ställa frågor till ekonomiavdelningen är därför en hjärtefråga för Ollie.

Men kommunikation går åt två håll: Faith kommunicerar tydligt synen på kostnader med sitt team för att hjälpa dem hantera sina utgifter. "Små saker kan växa om du inte håller ögonen på dem. Vi har olika utgiftskategorier för mindre saker men övervakar större saker som budgetar mycket mer detaljerat."

Och naturligtvis är centralisering av utgifter till ett system med konsekvent rapportering, segmentering, korrekta taggar och väl genomtänkt bokföring Ross hemliga recept för att skilja de två åt.

Puh! Det var det. Att veta var digitaliseringen ska börja är en utmaning som de flesta ekonomichefer står inför 2024. Oavsett om det handlar om att planera din resa från A till B, att få försprång och hålla igång resan eller att omfamna ekonomiavdelningens förändrade roll, så för digitalisering med sig positiva förändringar till varje del av företaget.

Och varför inte börja med en allt-i-ett-lösning för utgifter som kan hjälpa till med allt ovanstående? Prata med oss i dag och se hur Pleo kan passa in i dina affärsmål för 2024.