Digitalisering med människan i fokus: Så hittar du rätt balans

Digitalisering har varit ett hett ämne sedan ganska lång tid tillbaka, och allt tyder på att det kommer att fortsätta vara det. Det är nyckeln till många fördelar för dig som företagare – du håller dig konkurrenskraftig, frigör resurser och kan erbjuda mervärde för dina kunder.

Men det innebär inte att medarbetare ska bytas ut mot robotar, eller att kreativitet ska bytas ut mot logik. 

“Digitalisering med människan i fokus” kan låta som en motsägelse, men det ena behöver inte utesluta det andra. Som Charles Darwin en gång sa: "Det är inte den starkaste arten som överlever, inte heller den mest intelligenta. Det är den som är mest anpassningsbar." Ditt team har en viktig uppgift i att förstå fördelarna med nya teknologier och processer.

Men hur hittar du rätt balans mellan det digitala och det mänskliga?

Vad gör människor mest nytta?

1. Kombinera digitaliseringen med en gemensam vision

Dina medarbetare är bäst lämpade att driva digitaliseringen av ditt företag. För vem är det som kommer behöva lära sig att använda ny programvara och anamma nya processer? Som chef är det ditt jobb att ge dem möjlighet att ta rodret. Börja med att kartlägga deras behov och utmaningar så att du kan ge dem de verktyg och kunskaper de behöver för att lyckas genomföra nödvändiga förändringar.

Om ditt team inte driver digitaliseringen framåt, hjälp dem att förstå ditt “varför”. Människor är mer benägna att haka på något om de förstår syftet med projektet. Kanske är ditt “varför” att utöka kundskaran med 100 % på två år. Eller att effektivisera så att ni kan släppa tre nya funktioner inom ett halvår? Kommunicera visionen till dina medarbetare så att ni jobbar mot samma, konkreta mål.

Se också till att ta itu med eventuellt motstånd eller tveksamheter i tid. Du kan till exempel anordna en frågestund för att ge medarbetarna chansen att få sina oroliga frågor besvarade av ledningen.

Den stora fördelen med digitalisering är ökad effektivitet och mer tid över. Det resulterar i att människor kan agera mer strategiskt, i stället för operativt. Det ligger alltså i hela företagets intresse att driva digitaliseringen framåt. Vem vill inte ha enklare arbetsflöden och mer tid över varje dag?

2. Se över dina verktyg och processer

När syftet med digitaliseringen av ditt företag är kommunicerad är det dags att granska dina befintliga verktyg och processer. Här kommer den mänskliga faktorn väl till pass. Att granska de nuvarande arbetssätten är den bästa vägen till att se vilka verktyg som behöver uppgraderas, ersättas eller tas bort helt och hållet. Det finns två stora fördelar med det här. Du kan skrota prenumerationer på verktyg som ni inte längre använder och kan därmed spara pengar. Och uppgradering till mer användbar programvara kan hjälpa er att få ut ännu mer värde och hjälpa er att fatta smartare beslut.

Om du är osäker på var du ska börja kan du kolla in den här guiden över hur du granskar din tech stack.

3. Utbilda teamet i nya verktyg

Ny programvara på plats? Toppen – nu kan du hjälpa ditt team genom att erbjuda rätt utbildning för att kunna maxa nyttan av de nya verktygen. Många programvaror kommer med fina introduktionsvideor och chattbotar, men det bästa sättet att lära sig är oftast genom att faktiskt använda verktygen.

Uppmuntra ditt team att bekanta sig med de nya verktygen, och kolla upp om det finns tillhörande forum eller communityn där de kan interagera med andra användare av produkten. Det är ett bra sätt att lära av andra och se hur olika team får maximalt värde eller löser problem på innovativa sätt.

Bättre digital kompetens höjer medarbetarnas självförtroende. Ju mer de arbetar med och förstår olika verktyg och processer, desto bekvämare blir de med förändringar och att anpassa sig till nya arbetssätt i framtiden.

Försök att uppmuntra teamet att anta utgå från ett tillväxttänk under teknologiska förändringar. Den amerikanska psykologen Carol Dweck anser att det gör medarbetarna mer framgångsbenägna. Det stämmer extra bra när det gäller en stor organisationsförändring, som digitaliseringsarbetet.

4. Definiera digitaliseringens olika steg

När du ska genomföra förändring är tydlighet allt. En studie av Gallup visade att bara hälften av de anställda har förståelse för vad som förväntas av dem på jobbet. Så om du vill få något gjort – kommunicera det!

Människor är mer benägna att följa en tydlig process än en vag, så sätt upp förståeliga och uppnåeliga mål och se till att de kommuniceras i hela företaget. Att tidigt etablera en digitaliseringsstrategi kommer att hjälpa ditt företags resa och säkerställa att alla är på samma sida. Bjud in till regelbundna avstämningar för att kontrollera framstegen och se till att ditt team har allt de behöver för att lyckas. Det här är bara några av sakerna du kan göra för att vara en stark ledare under digitaliseringen.

5. Avvisa inte etiska frågeställningar

Självklart är det viktigt att förstå de etiska konsekvenserna och regelverken kring ny teknik. Hur intelligent programvaran än kan vara i dag, är den inte alltid felfri. Särskilt ChatGPT har gett upphov till intressanta juridiska frågor, bland annat om diskriminering. Mänsklig touch kan göra stor skillnad för att säkerställa att ditt företag följer gällande lagar och att dina kunders data hålls säkra.

Följer du bästa praxis för ansvarsfull användning av data? Prioriteras integritetsskydd på ditt företag? (Det borde prioriteras.) Har du tagit hänsyn till olika länders lagstiftning? Allt det här är saker du behöver överväga. Det är en bra idé att involvera dina jurister för att säkerställa att du använder ny programvara på rätt sätt så att det inte hindrar dig i digitaliseringsarbetet.

6. Kom ihåg: Den som går långsamt går säkert

Framgången – och hållbarheten – i digitaliseringsprojekt ligger till största del hos dina medarbetare. Men kom ihåg att det är ett maraton, inte en sprint. Ta små steg och iterera under resans gång. Avsätt tid för att engagera dina medarbetare och se till att regelbundet ge uppdateringar om framstegen så att alla vet hur nära mållinjen ni är. Du kan bara vinna genom att hålla medarbetarna i centrum.