6 sätt att effektivisera ekonomiavdelningen

Det råder ingen brist på artiklar om effektivisering av företag online.

Att effektivisera företagsprocesser leder till högre produktivitet och förbättrar medarbetarnas välmående, så det är inte så konstigt att ämnet är eftersökt.

Det är liksom win-win för både företagsägare och medarbetare. Men när det finns mycket information om ett ämne, kan det bli svårt att sålla.

Därför har vi grävt oss igenom sörjan och hittat guldkornen bland tipsen som snabbt och enkelt höjer produktiviteten och förbättrar medarbetarnas välmående tack vare lägre stressnivå.

Med andra ord, här kommer vår korta (men användbara) lista – du avgör vad som funkar bäst för din bokföring och ekonomiavdelning.

1. Använd senaste tekniken  

Det enklaste sättet att kicka igång ekonomin och bokföringsprocesserna, är att byta till automatiserade lösningar. Om du fortfarande hanterar utgifter manuellt och konterar varje enskilt köp för hand, slösar du bort värdefull tid. Så är det bara.

En undersökning visar att till exempel Pleo sparar administratörer i snitt 11,5 timmar i månaden. Och vi är inte de enda som utvecklar nya, smarta tjänster i fintechbranschen.

Verktygen som hanterar din data med uträkningar som stämmer utan att den mänskliga faktorn blandar sig i, är många.

Flera av dem automatiserar tidskrävande utgifter som ekonomiavdelningen ägnar sig åt. Som att samla in kvitton i realtid, hantera löner och betala fakturor.

Och det bästa med alltihop – fintechbolag utvecklar inte bara produkter, utan lösningar. 

Företagen jobbar med att hålla sig uppdaterade om kundernas behov och uppfylla dem. Saknar du en funktion i ditt lönesystem? Då kan du prata med företaget som utvecklat lösningen så att ni tillsammans kan utveckla den för att möta behoven bättre. Oftast är det inte bara du som efterfrågar funktionen.

Det innebär att du kan vara med och skapa den perfekta lösningen för ditt företag. Och här talar vi ur egen erfarenhet.

Genom att ta ett steg bort från manuella uppgifter kan dina ekonomer fokusera på viktigare saker, som investeringsmöjligheter, analys och uppföljning av trender. Och utveckling.

2. Skaffa företagskort till alla

Stoppa pressarna! Skämt åsido. Det är faktiskt förvånansvärt hur många företag som inte erbjuder sina medarbetare ett smidigt sätt att betala för saker i jobbet.

Manuell utgiftsrapportering kan vara extremt tidskrävande och att leta upp kvitton som ska matcha två månader gamla utgifter på eftersläpande kreditfakturor är sällan det du går till jobbet för.

Istället för att slösa tid på sådant, och för att slippa jaga efter folk och deras kvitton i slutet av månaden, kan du erbjuda dina anställda ett smart betalkort som Pleo. Vår app hämtar in kvitton i farten och ger dig en tydlig överblick över allt som köps, i realtid.

Din ekonomiavdelning kan spara mycket tid på ett sådant upplägg. Och tid är ju som bekant pengar.

3. Hantera utgifter automatiskt

De allra flesta företag hanterar flera olika typer av transaktioner varje dag. Att hantera varje faktura så fort den trillar in är inte optimalt, för varje gång en administratör tar en paus från sitt flow för att hantera en faktura, tappas fart och tiden för andra uppgifter blir mindre.

Genom att hantera flera utgifter på samma gång, helst automatiskt, effektiviserar du den typen av processer.

Här gör återigen de digitala lösningarna störst skillnad, eftersom många av dem samlar in och hanterar data automatiskt.

4. Var öppen för nya möjligheter

Sluta aldrig lära dig nya saker! Ja, vi slänger in ett ledord för livet här. Det går nämligen att applicera på ekonomi också.

De som hanterar företagets pengar bör hålla sig uppdaterade om det senaste och sätta nya standarder för bokföringen i företaget.

Konferenser, coaching och kurser kan hjälpa till att utveckla ekonomiavdelningen.

Utnyttja också varandras kunskaper. Dela med er av erfarenheter och idéer under workshops och temadagar.

För att effektivisera ytterligare är det en bra idé att lära sig hantera olika personers dagliga uppgifter. Då slipper processerna stanna upp om någon ger sig av på en välförtjänt semesterresa till Maldiverna.

Du hittar mycket på ämnet online. I podcasten Freakonomics Radio kan du till exempel höra om det senaste inom ekonomiområdet varje vecka. Den utmanar verkligen till att tänka utanför boxen.

Olika typer av event kan också vara användbart och kul (inte bara för att fylla på pennförrådet). Kolla till exempel in vad Ekonomi & Företag hittar på här näst.

En bonus av att hålla fokus på utveckling och kunskap är att medarbetarna trivs bättre när de får möjlighet att engagera sig.

5. Förbättra kommunikationen

Se till att alltid kommunicera vilka förväntningar ekonomiavdelningen har på resten av organisationen och vice vera, och berätta om processerna som används vid bokföring.

Att hitta en ny, smart lösning för lönehantering är toppen, men om ingen vet hur den ska hanteras kan det snabbt bli pannkaka av alltihop.

Räkna med en övergångsfas och försäkra dig om att alla är med på banan och förstår mål och syfte med eventuella förändringar.

Lika viktigt är det att lyssna in åsikter och ta emot feedback från kollegorna. Kanske kan du snappa upp smarta idéer på hur ni kan spara in mer tid och förbättra samarbetet mellan olika avdelningar?

Investera gärna i ett verktyg för internkommunikation för att underlätta.

Utse några personer som kan ansvara för att kommunikationen fungerar och ta reda på vilken metod som fungerar bäst för er. Vilka verktyg och tjänster som optimerar ert sätt att prata med varandra kan variera stort beroende på hur ni jobbar, och om ni sitter på samma kontor eller utspridda som distansarbetare.

6. Använd analyser och rapporter

Sist, men inte minst, vill vi slå ett slag för att faktiskt analysera och granska var företagets pengar tar vägen. Och aktivt agera på den insyn du får.

Många nya fintechlösningar ger dig en komplett översikt över företagets utgifter. Ta vara på den och använd de analysverktyg som finns för att förstå hur ni spenderar pengar i företaget. Det kan hjälpa er ta beslut som gagnar verksamheten.

Om du behöver få bättre koll på siffrorna i ditt företag kan du börja med att se vad din nuvarande redovisningstjänst erbjuder. Bokföringsprogram som Visma och Fortnox har inbyggda funktioner för smartare rapportering, och många fler med dem. Det finns bokföringsprogram för både små och stora företag, och Pleo integrerar med allihop. Kolla in vår guide om hur du väljer rätt.