Stärk samarbetet mellan IT- och ekonomiavdelningen

Det spelar ingen roll vilken bransch du verkar inom – marknadsläget skaver lite i oss alla. Just nu krävs en mix av jävlar anamma och kreativitet för att få företaget att växa. Kanske tänker du att ekonomiavdelningen och IT-avdelningen är vitt skilda delar av verksamheten som inte påverkar varandra nämnvärt? Tänk om. Båda avdelningarna kan bidra med värdefulla värden som hjälper företaget framåt. När ekonomiavdelningen värnar om ett nära samarbete med andra avdelningar finns många fördelar att hämta.

IT + ekonomi = sant

Digitalisering är högsta prioritet för många företag just nu. Det möjliggör hållbar tillväxt och är nyckeln till att hålla sig aktuell på en mer konkurrenskraftig marknad. För att inte tala om hur mycket pengar du kan spara på att digitalisera företagets processer.

Men för att lyckas krävs en stark insats av både ekonomiavdelningen och IT-avdelningen. Som tur är har båda samma intresse i att göra det optimala valet och investera i rätt teknologi. Att de båda avdelningarna samarbetar i den här typen av frågor känns självklart egentligen.

IT-chefen behöver resurser för att kunna implementera de nya teknologierna. Och ekonomichefen håller i plånboken. I ett drömscenario involveras ekonomichefen i ett tidigt skede. Då hinner IT-chefen förklara vilka möjligheter och risker som investeringen kommer med. Med den informationen i ryggen kan ekonomichefen ta ett välinformerat beslut om huruvida lösningen passar företagets mål eller inte.

Ekonomiavdelningen kan effektivisera IT-avdelningen

Ekonomiavdelningen har förmodligen stenkoll på företagets affärsmässiga mål. De behöver den grunden att stå på för att kunna planera för framtiden och allokera resurser på ett bra sätt. De sitter med andra ord på verktygen som kan hjälpa IT-avdelningen att sätta en budget som följer företagets mål. Båda parterna får möjlighet att sätta sin vinkel på den, och det är alltid positivt att kunna förklara för- och nackdelar med olika tillvägagångssätt.

För IT-chefer kan det här innebära minskad teknisk skuld. Ju större företagets tekniska skuld är, desto mer sannolikt är det att programvaruutvecklingen hålls tillbaka. Med ekonomiavdelningens hjälp kan IT-avdelningen få bukt med den tekniska skulden och skapa bättre förutsättningar för att kunna bistå organisationen i framtiden.

IT kan stärka säkerheten i de ekonomiska processerna

IT-säkerhet är viktig för alla företag, särskilt de som har valt att ha medarbetare på distans. När alla data finns tillgängliga i molnet ökar riskerna. Ekonomiavdelningen ansvarar för känslig data som behöver skyddas bakom lås och bom. Här kan IT-avdelningen verkligen bidra med sin expertis.

PwC konstaterade att 51% av de tillfrågade verksamheterna hade blivit utsatta för någon form av bedrägeri under de senaste två åren, och ofta innebär det att systemen ligger nere. Det är alla ekonomiavdelningars värsta mardröm – när företaget inte är igång kommer inga pengar in. Det ligger alltså i båda avdelningarnas intresse att säkra känsliga data. Här kan du lära dig mer om hur vi på Pleo håller dina pengar säkra.

Så kickstartar du samarbetet

Strategi och teknologi jobbar bra ihop.

Det första du behöver göra för att kickstarta samarbetet är att skissa upp hur mycket ett uteblivet samarbete kostar. Om digitalisering av ekonomiavdelningen ställer krav på ett fungerande samarbete med IT-avdelningen, vad blir då kostnaden om det fungerar dåligt? Jobba för att övertyga VD:n om att ett stärkt samarbete vore det bästa för företaget. Bästa sättet att göra det på är att visa upp en verklig och affärsmässig beräkning.

Sedan behöver du se till att båda parter har en grundläggande förståelse för respektive avdelning. Vet ekonomichefen vilka mål IT-chefen har för kvartalet? Hur ser budgeten ut? Och vice versa. Det kan vara en bra idé att införa ett veckomöte där två representanter från respektive avdelning träffas för att bibehålla god kommunikation.

När ny teknologi faktiskt ska implementeras, se också till att teamet känner sig involverad i framgångarna och tar det hela vidare sedan. Till exempel om ett visst team lägger fokus på att lära sig en ny programvara – se då till att de förstår vad nästa steg blir och hur kunskaperna kommer att skapa positiv skillnad. Generellt har människor enklare för att engagera sig om de känner att det finns ett syfte med det de gör.

Stora teknologiska investeringar kräver en plan. Dela upp processen i hanterbara delar, så att hela projektet blir hanterbart vid sidan av de dagliga uppgifterna. Sätt realistiska mål och kom ihåg att syftet med dem är att förbättra tillvaron på jobbet. Processen kan för all del gå långsamt, men du måste känna att slutresultatet kommer att berika företaget.

Till sist – vi kan inte tjata nog om vikten av att överkommunicera. Och då menar vi verkligen att överkommunicera stort. Tror du att du fått fram informationen? Upprepa den, oavsett om det är på månadsmötet, via mail eller i ett emojiladdat Slack-meddelande. Ju fler upprepningar, desto bättre. Testa konceptet Lunch & Learn – du får berätta om kommande planer och deltagarna får gratis lunch. Win-win, som man säger.

Alla ekonomiavdelningar som vill bredda sitt inflytande i företaget och hålla koll på affärsmålen tjänar på att samarbeta med IT-avdelningen. På samma sätt behöver IT-avdelningen hjälp av ekonomiavdelningen för att nå sina interna mål. Båda parter tjänar på det här strategiska samarbetet, och relativt enkla medel kan ta er dit.